2020'nin dört ayında, tüm video iletişim hizmetleri arasında Zoom, ana duyuru haline geldi. Karantina süresince Zoom'un hisseleri katlanarak arttı. 2020'nin ilk çeyreğinde platformda 2019'un tamamından daha fazla yeni kullanıcı ortaya çıktı! Son bir ayda kullanıcı sayısı 10 milyondan 200 milyona kadar 20 kat arttı. Ve Yandex'teki arama sorgusu sayısı aya yaklaşırken 3 milyona ulaştı. Diğer video iletişim hizmetleri de artan talepten faydalanmaktadır.
Şüphesiz, dünya çapındaki gergin durum bu popülerlik artışına doğrudan katkıda bulundu. İşverenlerin çoğu çalışanlarını uzaktan çalışmaya geçirdi. Farklı ülkelerden doktorlar sanal olarak toplantılar düzenliyor ve deneyimlerini paylaşıyor, öğrenciler evden video derslere katılıyor, sıradan insanlar kolayca bir çevrimiçi partiye, hatta konsere katılabiliyor, bazıları ise "kör" randevularda eşini buluyor.
Yeni gerçeklik bu ve zamanında uyum sağlamak önemli. Yeni çevrimiçi ortama nasıl hızlıca uyum sağlanır? Güzel dekore edilmiş bir mekân olmadan, keyifli bir kahve molası olmadan ve gerçekte hissettiğin duygusal karşılık olmadan bir etkinlik nasıl hazırlanır? Başarılı bir çevrimiçi etkinliği nasıl planlayacağınızı anlatacağız: nelere dikkat etmeli ve hangi hatalardan kaçınmalısınız.
Amaç ve strateji
En ilk aşamada – fikri geliştirirken – çevrimiçi etkinliğinizin amacını ve görevlerini net bir şekilde belirlemelisiniz. Sonuçta neyi başarmak istiyorsunuz? Hedef kitleniz kim? Hangi sonuçları bekliyorsunuz? Bundan, hangi platformu seçmenin daha iyi olduğu, hangi işlevlere ihtiyacınız olduğu, hangi hizmetleri ek olarak dahil etmeniz gerektiği (networking, belge paylaşımı, etkinlik ajansı vb.) konusunda bir anlayış geliştireceksiniz.
Görüntülü bağlantı platformu
Farklı platformların olası seçeneklerini inceleyin, ihtiyaçlarınıza göre seçim yapın. Önemli olan, kullanımının kolay ve basit olması, katılımcıların karmaşık kayıt işlemleri gerektirmemesi ve içeriği YouTube'a aktarma imkânı sunmasıdır.
Tüm işlevleri test edin. Multimedya paylaşımı, etkileşimli web seminerleri, sohbetler, anketler, oyunlaştırma ve diğer gerekli uzantıların olanaklarını inceleyin.
|
|
Farklı platformların olası seçeneklerini inceleyin |
Geri bildirim
Her çalışanın etkileşimi ve katılımı, sanal bir etkinlikte bile öncelik olarak kalmalıdır. Başlangıç olarak, gelecekteki katılımcılar etkinliğe katılmaya motive edilmelidir. Bunun "gönüllü-zorunlu" değil, beklenen bir etkinlik olması önemlidir. Etkinliğin tanıtım sayfasını oluşturun, çekici bir logo ve isim, kısa ve öz bir açıklama düşünün, yayın bağlantısını önceden verin, tarih ve saati hatırlatın.
Görüntülü görüşme sırasında dahili sohbetlerin moderasyonunu sağlayın, böylece aşırı yüklenmemiş olurlar ve geri bildirim sağlarlar. İlgi çekici veya popüler kişileri, uzmanları davet edin, böylece dikkat değişimi gerçekleşsin. Etkinliğinizi dikkat dağıtıcı detaylarla zenginleştirin (alıntılar, videolar, fotoğraflar, memler) ki dikkat korunsun.
Oylama ve anketler yoluyla katılımcılara sürekli hitap etmek, her birinin önemini ve katılımını göstermek önemlidir.
Güvenlik her şeyden önce
Aynı anda çok sayıda katılımcının bir araya geldiği sanal ortam, davetsiz ziyaretçiler ve hacker'lar için cazip bir hedeftir. Yetersiz koruma, sohbetlerde hakaret ve saldırganlıktan katılımcıların kişisel verilerinin sızmasına kadar olumsuz sonuçlara yol açabilir. İnternet sağlayıcınızın yönlendiricisinin güvenliğini önceden kontrol edin, gerekirse hacker'lara karşı ek koruma sağlayın.
|
|
Güvenlik her şeyden önce
|
Konfor ve hoş detaylar
Unutmayın, görüntülü görüşme seansı ortalama 3 saati geçmemelidir; daha uzun süreler katılımcılar tarafından algılanmaz. Ayrıca:
-
İsteyenlerin «salondan soru sormasına» izin verin; bu tür bir etkileşim, olup bitenler üzerinde aktif etki sahibi oldukları hissini verir.
-
Çevrimiçi oylama aracını kullanın. Bu, izleyicinin etkinliğini ve duygusal katılımını takip etmenize yardımcı olur.
-
Ek bir networking (iş bağlantıları kurma) imkânı sunun. Bu her zaman ilgi çeker, çünkü uzaktan çalışma düzeninde faydalı kişilerle iletişim ve bağlantı kurmak daha da zorlaştı. Sadece bir konuk ve konuşmacı listesi bile, bu kişilerin faydalı olacağı kişileri çekmek ve ilgilendirmek için yeterli olacaktır.
-
Oturum sona erdikten sonra faydalı materyalleri paylaşın, vaka çalışmalarını, sunumları, fotoğraf ve videoları. Daha sonra kendi kanallarınızda kullanabilmek için canlı yayını kaydetmeyi unutmayın.
Sponsorları çekmekten ve onların işlevlerini ve tekliflerini etkinliğinize entegre etmekten çekinmeyin. Bu sadece sizin için değil, sponsor şirketten bir bonus alabilecek katılımcılar için de faydalı olacaktır.
Yevgeniya Gluşenkova'nın, «Aventura» etkinlik ajansının icra direktörünün belirttiği gibi, şirketlerin hızla yeniden yapılanması ve tüm çalışma araçlarını çevrimiçi ortama taşıması gerekiyor. Burada çalışanların, ortakların ve müşterilerin nerede olduğunun bir önemi yok; sadece internet erişimi gerekiyor.Yeni koşulları sonuna kadar kullanın: sınırları silin, kuralları yıkın ve yenilerini oluşturun, konfor alanınızdan çıkın. Etkinlik katılımcılarınızın her birini (binlerce olsalar bile) etkinliğinizin aktörü haline getirin. Ve o zaman dünya çapında bir kriz sırasında bile yüksek kaliteli ve verimli etkinlikler elde edersiniz. Çalışanlarımız da her türlü etkinliğin organizasyonunda size memnuniyetle yardımcı olacak ve bunu en üst düzeyde yapacaktır. Yeni bir gerçekliği birlikte yaratalım mı?..
Makale faydalı oldu mu?
