AからZoomまで：バーチャルイベントの計画に関するヒント

2020年の4ヶ月間で、Zoomは全てのビデオ会議サービスの中で最大のセンセーションとなりました。隔離期間中、Zoomの株は何倍にも上昇しました。2020年の第1四半期には、2019年全体よりも多くの新規ユーザーがプラットフォームに登録しました。先月だけでユーザー数は20倍に増え、1000万人から2億人になりました。また、Yandexでの検索クエリ数は月間300万件に近づいています。他のビデオ会議サービスも高い需要を享受しています。

疑いなく、世界中の緊迫した状況が、このような人気の急上昇を直接後押しした。ほとんどの雇用主が従業員をリモートワークに移行させた。各国の医師たちはオンラインで会議を行い経験を共有し、学生は自宅からビデオ講義を受講し、一般の人々はオンラインパーティーやコンサートにも気軽に参加でき、中には「ブラインド」デートで相手を見つける人もいる。

これが新しい現実であり、それに間に合うように適応することが重要です。新しいオンライン環境に素早く馴染むにはどうすればよいでしょうか？美しく装飾された会場も、心地よいコーヒーブレイクも、実際に感じられるような情緒的な一体感もない中で、イベントをどう準備すればよいでしょうか？成功するオンラインイベントを計画する方法、注目すべき点と避けるべきミスについてお伝えします。

目的と戦略

最初の段階、つまりアイデアの開発において、オンラインイベントの目的と課題を明確に定義する必要があります。最終的に何を達成したいのか？ターゲットオーディエンスは誰か？どのような結果を期待するのか？そこから、どのプラットフォームを選ぶのが最適か、どのような機能が必要か、どのサービスを追加で活用すべきか（ネットワーキング、ドキュメント共有、イベントエージェンシーなど）が理解できるようになります。

ビデオ通話のプラットフォーム

さまざまなプラットフォームの選択肢を調べ、自分のニーズに合わせて選びましょう。重要なのは、使いやすくシンプルで、参加者の複雑な登録を必要とせず、コンテンツをYouTubeにエクスポートできることです。

すべての機能をテストしてください。マルチメディア共有、インタラクティブなウェビナー、チャット、アンケート、ゲーミフィケーション、その他必要な拡張機能の可能性を調べてください。

さまざまなプラットフォームの選択肢を調べましょう

フィードバック

各従業員の交流と参加は、たとえバーチャルイベントであっても優先事項であり続けるべきです。まず、将来の参加者にイベントへの参加を動機付ける必要があります。重要なのは、それが「自主的・強制的なもの」ではなく、待ち望まれるイベントであることです。イベントの宣伝ページを作成し、魅力的なロゴと名前、簡潔で分かりやすい説明を考え、事前に配信へのリンクを提供し、日時をリマインドしましょう。 

ビデオ通話中の組み込みチャットのモデレーションを確保し、チャットが過負荷にならず、フィードバックを提供できるようにしましょう。注目を切り替えるために、面白い人や人気のある人物、専門家を招待しましょう。イベントに変化をつけましょう、注意を引く要素（引用、動画、写真、ミーム）を加えて、注意を維持しましょう。

投票やアンケートを通じて参加者に常に働きかけ、各人の重要性と関与を示すことが重要です。

安全第一

一度に膨大な数の参加者が集まるバーチャル環境は、招かれざる訪問者やハッカーにとって魅力的な標的です。不十分な保護は、チャットでの侮辱や攻撃から参加者の個人データの漏洩に至るまで、悪影響を及ぼす可能性があります。事前にインターネットプロバイダのルーターのセキュリティを再確認し、必要に応じてハッカーからの追加保護を確保してください。

安全第一

快適さと嬉しいディテール

ビデオ通話のセッションは平均で3時間を超えないようにご注意ください。それ以上は参加者に単に認識されません。また：

• 希望者が「会場からの質問」をできるようにしましょう。このようなやり取りは、進行に積極的に影響を与えているという実感をもたらします。

• オンライン投票のツールを使用しましょう。これは効果と視聴者の感情的な反応を追跡するのに役立ちます。

• 追加のネットワーキング （ビジネス関係の構築）の機会を提供しましょう。これは常に注目を集めます。なぜなら、リモート環境で有益な人々とのつながりを見つけることはさらに難しくなったからです。ゲストとスピーカーの簡単なリストだけでも、彼らが役立つ人々を引きつけ、関心を持たせるのに十分です。

• セッション終了後は、有用な資料を共有しましょう。ケーススタディ、プレゼンテーション、写真、動画。後で自社のリソースで使用できるように、ライブ配信を録画することを忘れないでください。

スポンサーを引きつけ、その機能や提案をイベントに統合することを恐れないでください。これはあなただけでなく、スポンサー企業から何らかの特典を受け取ることができる参加者自身にとっても有益です。

新しい環境を最大限に活用しましょう。境界をなくし、既存のルールを壊して新しいルールを作り、コンフォートゾーンから抜け出しましょう。イベントの参加者一人ひとりを（たとえ数千人であっても）あなたのイベントの主役にしましょう。そうすれば、世界的な危機の最中でも、生産性が高く質の高いイベントを実現できます。そして、私たちのスタッフがどんなイベントの企画も喜んでお手伝いし、最高レベルで実行します。一緒に新しい現実を作りませんか？..