In den ersten vier Monaten des Jahres 2020 wurde Zoom zur größten Sensation unter allen Videokonferenzdiensten. Während der Quarantäne vervielfachten sich die Aktien von Zoom. Im ersten Quartal 2020 kamen mehr neue Nutzer auf die Plattform als im gesamten Jahr 2019! Allein im letzten Monat stieg die Nutzerzahl um das 20-fache: von 10 Millionen auf 200 Millionen. Und die Anzahl der Suchanfragen bei Yandex pro Monat nähert sich 3 Millionen. Auch andere Videokonferenzdienste sind stark gefragt.

Zweifellos hat die globale angespannte Situation weltweit direkt zu diesem Popularitätsschub beigetragen. Die meisten Arbeitgeber haben ihre Mitarbeiter ins Homeoffice versetzt. Ärzte aus verschiedenen Ländern halten virtuelle Treffen und tauschen Erfahrungen aus, Studenten besuchen Videovorlesungen von zu Hause aus, normale Bürger können leicht an einer Online-Party oder sogar einem Konzert teilnehmen, und manche finden auf „Blind Dates“ einen Partner.

Das ist die neue Realität, und es ist wichtig, sich rechtzeitig daran anzupassen. Wie taucht man schnell in die neue Online-Umgebung ein? Wie bereitet man Veranstaltung ohne schön gestaltete Location, ohne angenehmen Kaffeepause und ohne emotionale Resonanz, die man live spürt? Wir erklären, wie man ein erfolgreiches Online-Eventplant: worauf zu achten ist und welche Fehler vermieden werden sollten.

Ziel und Strategie

In der allerersten Phase – der Ideenentwicklung – müssen Sie Ziel und Aufgaben Ihres Online-Events klar definieren. Was wollen Sie letztendlich erreichen? Wer ist Ihre Zielgruppe? Welche Ergebnisse erwarten Sie? Daraus ergibt sich das Verständnis, welche Plattform am besten geeignet ist, welche Funktionalität Sie benötigen und welche zusätzlichen Dienste (Networking, Dokumentenaustausch, Eventagentur usw.) hinzugezogen werden müssen.

Videokonferenzplattform

Informieren Sie sich über die verschiedenen Plattformoptionen und wählen Sie nach Ihren Bedürfnissen. Wichtig ist, dass sie bequem und einfach zu bedienen ist, keine komplizierte Teilnehmerregistrierung erfordert und die Möglichkeit bietet, Inhalte auf YouTube zu exportieren.

Testen Sie die gesamte Funktionalität. Untersuchen Sie die Möglichkeiten des Multimedia-Austauschs, interaktiver Webinare, Chats, Umfragen, Gamification und anderer erforderlicher Erweiterungen.

Informieren Sie sich über die Möglichkeiten verschiedener Plattformen

Feedback

Interaktion und Engagement jedes Mitarbeiters sollten auch bei einem virtuellen Event Priorität haben. Zunächst müssen die zukünftigen Teilnehmer motiviert werden, am Event teilzunehmen. Wichtig ist, dass es erwartete Veranstaltungist, nicht „freiwillig-pflichtig“. Erstellen Sie eine Event-Webseite, entwerfen Sie ein ansprechendes Logo und einen prägnanten Titel, eine kurze und aussagekräftige Beschreibung, geben Sie den Link zur Übertragung vorab bekannt und erinnern Sie an Datum und Uhrzeit.

Stellen Sie die Moderation der integrierten Chats während der Videokonferenz sicher, um Überlastung zu vermeiden und Feedback zu ermöglichen. Laden Sie interessante oder beliebte Persönlichkeiten, Experten ein, um Aufmerksamkeit zu wechseln. Lockern Sie Ihre Veranstaltung mit ablenkenden Details auf, um die Aufmerksamkeit zu halten (Zitate, Videos, Fotos, Memes).

Es ist wichtig, die Teilnehmer ständig durch Abstimmungen und Umfragen anzusprechen, um die Wichtigkeit und Beteiligung jedes Einzelnen zu zeigen.

Sicherheit geht vor

Eine virtuelle Umgebung, in der gleichzeitig eine große Anzahl von Teilnehmern zusammenkommt, ist ein lohnendes Ziel für ungebetene Besucher und Hacker. Unzureichender Schutz kann zu negativen Folgen führen – von Beleidigungen und Aggression in Chats bis hin zum Leck persönlicher Daten der Teilnehmer. Überprüfen Sie vorab die Sicherheit des Routers Ihres Internetanbieters und gewährleisten Sie bei Bedarf zusätzlichen Schutz vor Hackern.

Sicherheit geht vor

Komfort und angenehme Details

Denken Sie daran, dass eine Videokonferenzsitzung im Durchschnitt nicht länger als 3 Stunden dauern sollte, da sie sonst von den Teilnehmern nicht mehr wahrgenommen wird. Zudem:

• Ermöglichen Sie Interessierten, „Fragen aus dem Publikum“ zu stellen, diese Interaktion schafft das Verständnis für aktive Einflussnahme auf das Geschehen.

• Nutzen Sie das Tool für Online-Abstimmungen. Dies hilft Ihnen, die Effektivität und emotionale Resonanz der Zuschauer zu verfolgen.

• Bieten Sie eine zusätzliche Networking-Möglichkeit (Aufbau von Geschäftsbeziehungen). Dies zieht immer Aufmerksamkeit auf sich, da es noch schwieriger geworden ist, im Remote-Modus Kontakte und Verbindungen zu nützlichen Menschen zu finden. Selbst eine einfache Liste der Gäste und Redner reicht aus, um diejenigen anzuziehen und zu interessieren, für die sie nützlich sein könnten.

• Nach Ende der Sitzung teilen Sie nützliche Materialien, mit Fallbeispielen, Präsentationen, Fotos und Videos. Vergessen Sie nicht, die Video-Übertragung aufzuzeichnen, um sie später auf Ihren Ressourcen nutzen zu können.

Scheuen Sie sich nicht, Sponsoren anzuziehen und deren Funktionen und Angebote in Ihre Veranstaltung zu integrieren. Das kommt nicht nur Ihnen zugute, sondern auch den Teilnehmern, die einen Bonus vom Sponsorenunternehmen erhalten können.

Nutzen Sie die neuen Bedingungen maximal aus: Verwischen Sie Grenzen, zerstören Sie alte und schaffen Sie neue Regeln, verlassen Sie Ihre Komfortzone. Machen Sie jeden Teilnehmer der Veranstaltung (auch wenn es Tausende sind) zum Akteur Ihrer Veranstaltung. Dann erhalten Sie produktive Events von hoher Qualität, selbst während der weltweiten Krise. Unsere Mitarbeiter helfen Ihnen gerne bei der Organisation jeder Veranstaltung und tun dies auf höchstem Niveau. Schaffen wir gemeinsam eine neue Realität?..