Von A bis Zoom: Tipps zur Planung virtueller Events

In den ersten vier Monaten des Jahres 2020 wurde Zoom zur größten Sensation unter allen Videokonferenzdiensten. Während der Quarantäne vervielfachten sich die Aktien von Zoom. Im ersten Quartal 2020 kamen mehr neue Nutzer auf die Plattform als im gesamten Jahr 2019! Allein im letzten Monat stieg die Nutzerzahl um das 20-fache: von 10 Millionen auf 200 Millionen. Und die Anzahl der Suchanfragen bei Yandex pro Monat nähert sich 3 Millionen. Auch andere Videokonferenzdienste sind stark gefragt.

Zweifellos hat die angespannte globale Lage weltweit direkt zu einem solchen Popularitätsschub beigetragen. Die meisten Arbeitgeber haben ihre Mitarbeiter auf Heimarbeit umgestellt. Ärzte aus verschiedenen Ländern treffen sich virtuell und tauschen Erfahrungen aus, Studenten besuchen Videovorlesungen von zu Hause aus, normale Bürger können leicht an einer Online-Party oder sogar einem Konzert teilnehmen, und manche finden bei „Blind Dates“ ihren Partner.

Das ist die neue Realität, und es ist wichtig, sich rechtzeitig darauf einzustellen. Wie findet man schnell in die neue Online-Umgebung hinein? Wie bereitet man eine Veranstaltung ohne schön gestaltete Location, ohne angenehme Kaffeepause und ohne die emotionale Resonanz vor, die man in der Realität spürt? Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine erfolgreiche Online-Veranstaltung planen: worauf Sie achten und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Ziel und Strategie

Bereits in der allerersten Phase – der Ideenentwicklung – müssen Sie das Ziel und die Aufgaben Ihrer Online-Veranstaltung klar definieren. Was möchten Sie letztlich erreichen? Wer ist Ihre Zielgruppe? Welche Ergebnisse erwarten Sie? Daraus ergibt sich, welche Plattform Sie am besten wählen, welche Funktionen Sie benötigen und welche Dienste zusätzlich eingebunden werden sollten (Networking, Dokumentenaustausch, Event-Agentur usw.).

Plattform für Videokommunikation

Studieren Sie die möglichen Varianten verschiedener Plattformen und wählen Sie entsprechend Ihren Bedürfnissen. Das Wichtigste ist, dass sie bequem und einfach zu bedienen ist, keine komplizierte Registrierung der Teilnehmer erfordert und die Möglichkeit bietet, Inhalte nach YouTube zu exportieren.

Testen Sie den gesamten Funktionsumfang. Prüfen Sie die Möglichkeiten des Multimedia-Austauschs, interaktiver Webinare, Chats, Umfragen, Gamification und anderer notwendiger Erweiterungen.

Studieren Sie die möglichen Varianten verschiedener Plattformen

Feedback

Interaktion und Engagement jedes Mitarbeiters sollten auch bei einem virtuellen Event Priorität haben. Zunächst müssen potenzielle Teilnehmer motiviert werden, an der Veranstaltung teilzunehmen. Wichtig ist, dass es ein erwartetes Ereignis ist und nicht eine „freiwillige Pflichtveranstaltung“. Erstellen Sie eine Werbeseite für das Event, entwickeln Sie ein ansprechendes Logo und einen Namen, eine kurze und prägnante Beschreibung, geben Sie vorab den Link zum Stream bekannt und erinnern Sie an Datum und Uhrzeit. 

Sorgen Sie für die Moderation der integrierten Chats während der Videoverbindung, damit sie nicht überladen sind und Feedback ermöglichen. Laden Sie interessante oder bekannte Persönlichkeiten und Experten ein, um die Aufmerksamkeit umzuschalten. Lockern Sie Ihre Veranstaltung mit ablenkenden Elementen auf, um die Aufmerksamkeit zu halten (Zitate, Videos, Fotos, Memes).

Es ist wichtig, sich ständig an die Teilnehmer zu wenden – durch Abstimmungen und Umfragen, um die Bedeutung und Zugehörigkeit jedes Einzelnen zu zeigen.

Sicherheit steht an erster Stelle

Die virtuelle Umgebung, in der sich gleichzeitig eine große Zahl von Teilnehmern versammelt, ist ein lohnendes Ziel für ungebetene Gäste und Hacker. Unzureichender Schutz kann zu negativen Folgen führen – von Beleidigungen und Aggressionen in Chats bis hin zum Leck personenbezogener Daten der Teilnehmer. Überprüfen Sie die Sicherheit des Routers Ihres Internetanbieters im Voraus und sorgen Sie bei Bedarf für zusätzlichen Schutz vor Hackern.

Sicherheit steht an erster Stelle

Komfort und angenehme Details

Denken Sie daran, dass eine Videokonferenz im Durchschnitt nicht länger als 3 Stunden dauern sollte; länger wird sie von den Teilnehmern einfach nicht mehr aufgenommen. Außerdem:

• Erlauben Sie denjenigen, die es wünschen, „Fragen aus dem Publikum“ zu stellen; eine solche Interaktion vermittelt das Gefühl, aktiv Einfluss auf das Geschehen zu nehmen.

• Nutzen Sie ein Tool für Online-Abstimmungen. Das hilft Ihnen, die Effektivität und die emotionale Resonanz der Zuschauer zu verfolgen.

• Bieten Sie eine zusätzliche Möglichkeit zum Networking (Aufbau geschäftlicher Kontakte) an. Das zieht immer Aufmerksamkeit auf sich, denn Kontakte und Verbindungen zu nützlichen Personen im Remote-Modus zu finden, ist noch schwieriger geworden. Schon eine einfache Liste der Gäste und Speaker reicht aus, um diejenigen anzuziehen und zu interessieren, für die sie nützlich sind.

• Teilen Sie nach Ende der Session nützliche Materialien, Fallstudien, Präsentationen, Fotos und Videos. Vergessen Sie nicht, die Videoübertragung aufzuzeichnen, damit sie später auf Ihren eigenen Ressourcen genutzt werden kann.

Scheuen Sie sich nicht, Sponsoren zu gewinnen und deren Funktionen und Angebote in Ihre Veranstaltung zu integrieren. Das ist nicht nur für Sie von Vorteil, sondern auch für die Teilnehmer selbst, die einen Bonus vom Sponsorunternehmen erhalten können.

Nutzen Sie die neuen Bedingungen maximal: Verwischen Sie Grenzen, brechen Sie Regeln und schaffen Sie neue, verlassen Sie Ihre Komfortzone. Machen Sie jeden Teilnehmer der Veranstaltung (auch wenn es Tausende sind) zur handelnden Person Ihres Events. Und dann erhalten Sie produktive Events von hoher Qualität selbst während einer globalen Krise. Und unsere Mitarbeiter helfen Ihnen gerne bei der Organisation jeder Veranstaltung und tun dies auf höchstem Niveau. Schaffen wir gemeinsam eine neue Realität?..