De A à Zoom : conseils pour planifier des événements virtuels

Au cours des quatre premiers mois de 2020, parmi tous les services de visioconférence, Zoom est devenu la principale sensation. Les actions de Zoom ont augmenté considérablement pendant la période de quarantaine. Au premier trimestre 2020, la plateforme a accueilli plus de nouveaux utilisateurs que pendant toute l'année 2019 ! Rien que le dernier mois, le nombre d'utilisateurs a augmenté de 20 fois : passant de 10 millions à 200 millions. Et le nombre de requêtes dans Yandex approche les 3 millions par mois. D'autres services de visioconférence connaissent également une demande accrue.

Sans aucun doute, la situation mondiale tendue a directement contribué à un tel engouement. La plupart des employeurs ont fait passer leurs salariés au télétravail. Des médecins de différents pays se réunissent virtuellement et partagent leur expérience, les étudiants suivent des cours vidéo depuis chez eux, de simples particuliers peuvent facilement assister à une soirée en ligne ou même à un concert, et certains trouvent leur moitié lors de rendez-vous « à l'aveugle ».

Telle est la nouvelle réalité, et il est important de s'y adapter à temps. Comment s'intégrer rapidement au nouvel environnement en ligne ? Comment préparer un événement sans lieu joliment décoré, sans pause-café agréable et sans l'énergie émotionnelle que l'on ressent en présentiel ? Nous vous expliquerons comment planifier un événement en ligne réussi : à quoi faire attention et quelles erreurs éviter.

Objectif et stratégie

Dès la toute première étape – l'élaboration de l'idée – vous devez définir clairement l'objectif et les missions de votre événement en ligne. Quel résultat souhaitez-vous atteindre au final ? Quel est votre public cible ? Quels résultats attendez-vous ? Vous comprendrez alors quelle plateforme choisir, quelles fonctionnalités vous sont nécessaires et quels services mobiliser en complément (networking, échange de documents, agence événementielle, etc.).

Plateforme de visioconférence

Étudiez les différentes plateformes possibles et choisissez en fonction de vos besoins. L'essentiel est qu'elle soit pratique et simple d'utilisation, qu'elle n'exige pas d'inscription complexe des participants et qu'elle permette d'exporter le contenu vers YouTube.

Testez toutes les fonctionnalités. Explorez les possibilités d'échange multimédia, de webinaires interactifs, de chats, de sondages, de gamification et d'autres extensions nécessaires.

Étudiez les différentes plateformes possibles

Retour d'information

L'interaction et l'implication de chaque collaborateur doivent rester des priorités même lors d'un événement virtuel. Pour commencer, il faut motiver les futurs participants à rejoindre l'événement. Il est important qu'il soit un événement attendu et non « volontaire-obligatoire ». Créez une page promotionnelle de l'événement, imaginez un logo et un nom accrocheurs, une description courte et précise, donnez à l'avance le lien vers la diffusion, rappelez la date et l'heure. 

Assurez la modération des chats intégrés pendant la visioconférence, afin qu'ils ne soient pas surchargés et qu'ils assurent un retour d'information. Invitez des personnalités intéressantes ou populaires, des experts, pour créer un changement d'attention. Agrémentez votre événement de détails distrayants pour retenir l'attention (citations, vidéos, photos, mèmes).

Il est important de constamment interpeller les participants par le biais de votes et de sondages, afin de montrer l'importance et l'implication de chacun.

La sécurité avant tout

L'environnement virtuel, dans lequel un grand nombre de participants se réunissent en même temps, est une cible de choix pour les visiteurs indésirables et les pirates informatiques. Une protection insuffisante peut entraîner des conséquences négatives – allant des insultes et de l'agressivité dans les chats à la fuite de données personnelles des participants. Vérifiez à l'avance la sécurité du routeur de votre fournisseur d'accès Internet, assurez une protection supplémentaire contre les pirates si nécessaire.

La sécurité avant tout

Confort et détails agréables

N'oubliez pas qu'une session de visioconférence ne doit pas dépasser en moyenne 3 heures, au-delà, elle n'est tout simplement plus perçue par les participants. Également :

• Permettez à ceux qui le souhaitent de poser « questions depuis la salle », une telle interaction donne le sentiment d'influencer activement le déroulement de l'événement.

• Utilisez un outil de vote en ligne. Cela vous aidera à suivre l'efficacité et l'engagement émotionnel du public.

• Proposez une possibilité supplémentaire de networking (création de liens professionnels). Cela attire toujours l'attention, car trouver des contacts et créer des liens avec des personnes utiles à distance est devenu encore plus difficile. Même une simple liste des invités et des intervenants suffira pour attirer et intéresser ceux à qui ils seront utiles.

• Après la fin de la session, partagez des supports utiles, des études de cas, des présentations, des photos et des vidéos. N'oubliez pas d'enregistrer la retransmission vidéo afin de pouvoir ensuite l'utiliser sur vos propres ressources.

N'ayez pas peur de faire appel à des sponsors et d'intégrer leurs fonctions et propositions à votre événement. Cela sera bénéfique non seulement pour vous, mais aussi pour les participants eux-mêmes, qui pourront recevoir un bonus de la part de l'entreprise sponsor.

Tirez le meilleur parti des nouvelles conditions : effacez les frontières, brisez et créez de nouvelles règles, sortez de votre zone de confort. Faites de chaque participant à l'événement (même s'ils sont des milliers) un acteur à part entière de votre manifestation. Et vous obtiendrez ainsi des événements productifs et de grande qualité, même en pleine crise mondiale. Et nos collaborateurs vous aideront avec plaisir à organiser tout type d'événement et le feront au plus haut niveau. Créons une nouvelle réalité ensemble ?..