Au cours des quatre premiers mois de 2020, parmi tous les services de visioconférence, Zoom est devenu la principale sensation. Les actions de Zoom ont augmenté considérablement pendant la période de quarantaine. Au premier trimestre 2020, la plateforme a accueilli plus de nouveaux utilisateurs que pendant toute l'année 2019 ! Rien que le dernier mois, le nombre d'utilisateurs a augmenté de 20 fois : passant de 10 millions à 200 millions. Et le nombre de requêtes dans Yandex approche les 3 millions par mois. D'autres services de visioconférence connaissent également une demande accrue.

Sans aucun doute, la situation mondiale tendue a directement contribué à cette explosion de popularité. La plupart des employeurs ont transféré leurs employés en télétravail. Des médecins de différents pays tiennent des réunions virtuelles et partagent leur expérience, des étudiants assistent à des cours vidéo depuis chez eux, des citoyens ordinaires peuvent facilement participer à une fête en ligne ou même à un concert, et certains trouvent un partenaire lors de rendez-vous «aveugles».

C'est la nouvelle réalité, et il est important de s'y adapter en temps voulu. Comment s'intégrer rapidement dans ce nouvel environnement en ligne ?? Comment préparer un événement sans un lieu joliment aménagé, sans une pause-café agréable et sans l'émotion ressentie en personne ? Nous vous dirons comment planifier avec succès événement en ligne: sur quoi porter attention et quelles erreurs éviter.

Objectif et stratégie

À la toute première étape - la conception de l'idée - vous devez clairement définir l'objectif et les tâches de votre événement en ligne. Quels sont vos objectifs finaux ? Qui est votre public cible ? Quels résultats attendez-vous ? Cela vous donnera une idée du choix de la plateforme à privilégier, des fonctionnalités dont vous avez besoin, des services supplémentaires à impliquer (réseautage, échange de documents, agence événementielle, etc.).

Plateforme de vidéoconférence

Explorez les différentes options disponibles pour les plateformes, choisissez-en une selon vos besoins spécifiques. L'essentiel est qu'elle soit pratique et facile à utiliser, qu'elle ne nécessite pas une inscription complexe des participants et qu'elle offre la possibilité d'exporter le contenu vers YouTube.

Testez toutes les fonctionnalités. Explorez les possibilités d'échange multimédia, de webinaires interactifs, de chats, de sondages, de gamification et autres extensions nécessaires.

Explorez les différentes options possibles pour les plateformes

Retour d'information

L'interaction et l'engagement de chaque employé doivent rester une priorité même lors d'un événement virtuel. Pour commencer, il est important de motiver les futurs participants à rejoindre l'événement. Il est essentiel que cela soit l'événement attendu, et non pas "obligatoire-volontaire". Créez une page publicitaire pour l'événement, concevez un logo attractif et un nom, rédigez une description concise et percutante, donnez le lien vers la diffusion à l'avance, rappelez la date et l'heure.

Assurez la modération des chats intégrés pendant les visioconférences pour qu'ils ne soient pas surchargés et assurent un retour d'information. Invitez des personnalités intéressantes ou populaires, des experts, pour susciter un changement d'attention. Agrémentez votre événement avec des détails distrayants pour maintenir l'attention (citations, vidéos, photos, mèmes).

Il est important de solliciter en permanence les participants par le biais de votes, de sondages pour montrer l'importance et l'implication de chacun.

La sécurité avant tout

L'environnement virtuel où un grand nombre de participants se réunit en même temps est une cible attrayante pour les visiteurs non invités et les pirates informatiques. Une protection insuffisante peut entraîner des conséquences négatives - des insultes et de l'agressivité dans les chats jusqu'à la fuite des données personnelles des participants. Vérifiez à nouveau la sécurité du routeur de votre fournisseur Internet à l'avance, assurez une protection supplémentaire contre les pirates si nécessaire.

La sécurité avant tout

Confort et détails agréables

N'oubliez pas que la session de visioconférence ne doit pas dépasser en moyenne 3 heures car au-delà elle n'est tout simplement pas perçue par les participants. De plus :

• Permettez aux participants de poser des "questions ouvertes",questions du public, cette interaction donne une compréhension active de l'influence sur ce qui se passe.

• Utilisez un outil pour les votes en ligneCela vous aidera à suivre l'efficacité et l'engagement émotionnel du public.

• Proposez une opportunité supplémentaire de réseautage (établissement de contacts professionnels). Cela attire toujours l'attention car trouver des contacts utiles en mode distant est encore plus difficile. Même une simple liste d'invités et d'intervenants suffira à attirer et intéresser ceux pour qui ils seront utiles.

• Après la fin de la session partagez des documents utiles, études de cas, présentations, photos et vidéos. N'oubliez pas d'enregistrer la diffusion vidéo pour pouvoir l'utiliser ultérieurement sur vos propres supports.

N'ayez pas peur d'attirer des sponsors et d'intégrer leurs fonctions et offres à votre événement. Cela sera avantageux non seulement pour vous, mais aussi pour les participants eux-mêmes, qui pourront recevoir un bonus de la part de l'entreprise sponsor.

Utilisez au maximum les nouvelles conditions : effacez les frontières, détruisez et créez de nouvelles règles, sortez de votre zone de confort. Faites de chaque participant à l'événement (même s'ils sont des milliers) un acteur de votre événement. Et alors vous obtiendrez des événements productifs de haute qualité même en période de crise mondiale. Et nos employés seront heureux de vous aider à organiser n'importe quel événement et le feront au plus haut niveau. Créons une nouvelle réalité ensemble...