En cuatro meses de 2020, entre todos los servicios de videoconferencia, Zoom se convirtió en la gran sensación. Las acciones de Zoom se multiplicaron durante la cuarentena. En el primer trimestre de 2020, la plataforma sumó más usuarios nuevos que en todo 2019. ¡Solo en el último mes, el número de usuarios se multiplicó por 20: de 10 millones a 200! Y la cantidad de consultas de búsqueda en Yandex en un mes se acerca a los 3 millones. Otros servicios de videoconferencia también tienen una gran demanda.

Sin duda, la tensa situación global en todo el mundo contribuyó directamente a este aumento de popularidad. La mayoría de los empleadores han trasladado a sus empleados al trabajo remoto. Médicos de diferentes países realizan reuniones virtuales y comparten experiencias, los estudiantes asisten a videoconferencias desde casa, los ciudadanos comunes pueden asistir fácilmente a una fiesta en línea o incluso a un concierto, y algunos encuentran pareja en citas a ciegas.

Esta es la nueva realidad, y es importante adaptarse a tiempo. ¿Cómo integrarse rápidamente en el nuevo entorno en línea?? Cómo preparar evento sin una ubicación bellamente decorada, sin un coffee break agradable y sin la retribución emocional que se siente en persona? Te contamos cómo planificar un evento en líneaexitoso: en qué prestar atención y qué errores evitar.

Objetivo y estrategia

En la primera etapa – desarrollo de la idea – debes definir claramente el objetivo y las tareas de tu evento en línea. ¿Qué quieres lograr al final? ¿Cuál es tu público objetivo? ¿Qué resultados esperas? A partir de ahí, entenderás qué plataforma es mejor elegir, qué funcionalidad necesitas, qué servicios adicionales contratar (networking, intercambio de documentos, agencia de eventos, etc.).

Plataforma de videoconferencia

Explore las posibles opciones de varias plataformas y seleccione según sus necesidades. Lo principal es que sea cómoda y fácil de usar, no requiera un registro complejo de participantes y permita exportar el contenido a YouTube.

Pruebe toda la funcionalidad. Explore las posibilidades de intercambio multimedia, seminarios web interactivos, chats, encuestas, gamificación y otras extensiones necesarias.

Explore las posibles opciones de diferentes plataformas

Retroalimentación

La interacción y el compromiso de cada empleado deben seguir siendo prioridades incluso en un evento virtual. Para empezar, los futuros participantes deben estar motivados para unirse al evento. Es importante que sea ¿Creamos juntos una nueva realidad?...atractivo, no 'voluntario-forzoso'. Cree una página promocional del evento, diseñe un logotipo y un nombre llamativos, una descripción breve y concisa, proporcione el enlace de transmisión con antelación, recuerde la fecha y hora.

Asegure la moderación de los chats integrados durante la videoconferencia para que no estén saturados y proporcionen retroalimentación. Invite a personalidades interesantes o populares, expertos, para cambiar la atención. Amenice su evento con detalles distractores para mantener la atención (citas, videos, fotos, memes).

Es importante apelar constantemente a los participantes mediante votaciones y encuestas para mostrar la importancia y la participación de cada uno.

La seguridad es lo primero

El entorno virtual, donde se reúne una gran cantidad de participantes al mismo tiempo, es un objetivo atractivo para visitantes no invitados y hackers. Una protección insuficiente puede llevar a consecuencias negativas, desde insultos y agresiones en los chats hasta la filtración de datos personales de los participantes. Vuelva a verificar la seguridad del enrutador de su proveedor de Internet con anticipación y proporcione protección adicional contra hackers si es necesario.

La seguridad es lo primero

Comodidad y detalles agradables

Recuerde que una sesión de videoconferencia no debe superar un promedio de 3 horas; más tiempo simplemente no es percibido por los participantes. También:

• Permita que los interesados ​​hagan preguntas «Anime su evento», dicha interacción brinda comprensión de la influencia activa en lo que sucede.

• Utilice la herramienta de votación en línea. Esto le ayudará a monitorear la efectividad y la respuesta emocional del espectador.seguimiento. Esto le ayudará a medir la efectividad y la respuesta emocional del espectador.

• Ofrezca una oportunidad adicional votación en línea para networking (construcción de relaciones comerciales). Esto siempre atrae la atención, ya que encontrar contactos y conexiones con personas útiles en modo remoto se ha vuelto aún más difícil. Incluso una simple lista de invitados y oradores será suficiente para atraer e interesar a aquellos a quienes pueda ser útil.

• Después de finalizar la sesión networking, comparta estudios de caso, presentaciones, fotos y videos. No olvide grabar la transmisión en video para usarla luego en sus propios recursos.

No olvide grabar la transmisión en video para poder usarla después en sus propios recursos.

Esto será beneficioso no solo para usted, sino también para los propios participantes, quienes podrán obtener algún bono de la empresa patrocinadora.