En cuatro meses de 2020, entre todos los servicios de videoconferencia, Zoom se convirtió en la gran sensación. Las acciones de Zoom se multiplicaron durante la cuarentena. En el primer trimestre de 2020, la plataforma sumó más usuarios nuevos que en todo 2019. ¡Solo en el último mes, el número de usuarios se multiplicó por 20: de 10 millones a 200! Y la cantidad de consultas de búsqueda en Yandex en un mes se acerca a los 3 millones. Otros servicios de videoconferencia también tienen una gran demanda.
Sin duda, la tensa situación global en todo el mundo contribuyó directamente a este aumento de popularidad. La mayoría de los empleadores trasladó a sus empleados al trabajo remoto. Médicos de distintos países celebran reuniones virtuales y comparten experiencias, los estudiantes asisten a videoclases desde casa, la gente común puede acceder fácilmente a una fiesta en línea o incluso a un concierto, y algunos encuentran pareja en citas a ciegas.
Esta es la nueva realidad, y es importante adaptarse a ella a tiempo. ¿Cómo integrarse rápidamente en el nuevo entorno en línea? ¿Cómo preparar un evento sin una ubicación bellamente decorada, sin un agradable coffee break y sin la respuesta emocional que se siente en persona? Le contamos cómo planificar un evento en línea exitoso: en qué fijarse y qué errores evitar.
Objetivo y estrategia
Ya en la primera etapa, el desarrollo de la idea, usted debe definir claramente el objetivo y las tareas de su evento en línea. ¿Qué desea lograr al final? ¿Cuál es su público objetivo? ¿Qué resultados espera? A partir de esto comprenderá qué plataforma es mejor elegir, qué funcionalidad necesita y qué servicios debe atraer adicionalmente (networking, intercambio de documentos, agencia de eventos, etc.).
Plataforma de videollamada
Estudie las posibles opciones de distintas plataformas y elija según sus necesidades. Lo principal es que sea cómoda y sencilla de usar, que no requiera un registro complejo de los participantes y que permita exportar contenido a YouTube.
Pruebe toda la funcionalidad. Explore las posibilidades de intercambio multimedia, webinars interactivos, chats, encuestas, gamificación y otras extensiones necesarias.
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Estudie las posibles opciones de distintas plataformas |
Retroalimentación
La interacción y la implicación de cada empleado deben seguir siendo una prioridad incluso en un evento virtual. Para empezar, hay que motivar a los futuros participantes a sumarse al evento. Es importante que sea un evento esperado, y no una «obligación impuesta». Cree una página promocional del evento, diseñe un logotipo y un nombre atractivos, una descripción breve y concisa, comparta con antelación el enlace a la transmisión y recuerde la fecha y la hora.
Asegure la moderación de los chats integrados durante la videollamada para que no se saturen y permitan la retroalimentación. Invite a personas interesantes o populares, a expertos, para que se produzca un cambio de atención. Amenice su evento con detalles que distraigan para mantener la atención (citas, vídeos, fotos, memes).
Es importante recurrir constantemente a los participantes mediante votaciones y encuestas para mostrar la importancia y la implicación de cada uno.
La seguridad ante todo
El entorno virtual en el que se reúne al mismo tiempo una enorme cantidad de participantes es un objetivo codiciado para visitantes no invitados y hackers. Una protección insuficiente puede provocar consecuencias negativas, desde insultos y agresiones en los chats hasta la filtración de datos personales de los participantes. Verifique de antemano la seguridad del router de su proveedor de internet y, si es necesario, proporcione protección adicional contra hackers.
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La seguridad ante todo
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Comodidad y detalles agradables
Recuerde que una sesión de videollamada no debe superar en promedio las 3 horas, ya que los participantes simplemente no la perciben durante más tiempo. También:
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Permita que quienes lo deseen hagan «preguntas desde la sala», este tipo de interacción les da la sensación de influir activamente en lo que sucede.
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Utilice una herramienta para votación en línea. Esto le ayudará a hacer seguimiento de la eficacia y la respuesta emocional del espectador.
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Ofrezca una oportunidad adicional de networking (creación de contactos profesionales). Esto siempre atrae la atención, pues encontrar contactos y conexiones con personas útiles en modo remoto se ha vuelto aún más difícil. Incluso una simple lista de invitados y ponentes ya será suficiente para atraer e interesar a aquellos a quienes les puedan resultar útiles.
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Después de finalizar la sesión, comparta materiales útiles, casos prácticos, presentaciones, fotos y vídeos. No olvide grabar la transmisión de vídeo para poder utilizarla después en sus propios recursos.
No tema atraer patrocinadores e integrar sus funciones y propuestas en su evento. Esto será beneficioso no solo para usted, sino también para los propios participantes, que podrán recibir algún tipo de bonificación de la empresa patrocinadora.
Como señaló Evgenia Glushenkova, directora ejecutiva de la agencia de eventos «Aventura», las empresas simplemente necesitan reestructurarse rápidamente, trasladar a línea todas sus herramientas de trabajo. Después de todo, aquí no importa dónde se encuentren los empleados, socios y clientes, solo se necesita acceso a internet.Aproveche al máximo las nuevas condiciones: borre fronteras, derribe y cree nuevas reglas, salga de su zona de confort. Haga que cada participante del evento (incluso si son miles) sea un actor activo de su evento. Y entonces obtendrá eventos productivos y de alta calidad incluso durante una crisis mundial. Y nuestros empleados estarán encantados de ayudarle con la organización de cualquier evento y lo harán al más alto nivel. ¿Creamos juntos una nueva realidad?...
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