Oca

Başarılı bir konferans düzenlemek için öneriler

İş ve eğitim etkinliklerinin düzenlenmesi, etkinlik pazarlamasının en önemli parçalarından biridir, çünkü profesyonel ortamda şirketin itibarı üzerinde çalışır ve geniş kitlelerde marka tanınırlığını artırır. Bu bağlamda konferanslar, özellikle ülke çapında veya uluslararası düzeyde ise en zorlu ve karmaşık etkinlikler olarak adlandırılabilir. Bugün, nasıl üst düzey bir konferans düzenleneceği ve organizasyon sürecinde sizi bekleyen sürprizler hakkında konuşacağız.

Konferans hazırlıklarına nereden başlamalı

Öncelikle, etkinliğin uygunluğunu ve hedeflerini belirlemek gereklidir. Konuşma konuları ve sonrasındaki tartışma için bir konu seçerken, bunu planlanan izleyici kitlesinin ilgi alanlarıyla sadece değil, aynı zamanda işinizin nişindeki profesyonel trendlerle de ilişkilendirin.. Hangi sektör olursa olsun, bir konferans derinlemesine analitik çalışmayı gerektirir: araştırmalar yapmak, raporlar ve tahminler hazırlamak, yabancı meslektaşların deneyimlerini incelemek. Bununla birlikte, teorinin her zaman pratiğiyle dengelenmesi gerekir: uzmanların gerçek deneyimlerini paylaştığı etkinlikler her zaman en kazançlı olanlardır.. Bu nedenle, konu seçerken hemen uzman havuzunu da inceleyin.

Bu şekilde, konferansın sorunun güncelliğine ve kendi önemine cevap vermesi gerekir. Bu nedenle etkinliğin beklenen sonuçlarını öngörmek önemlidir. Örneğin, şirketin yeni gelişim stratejisini onaylamak, ürünün piyasaya sürülmesi için uygun teknolojik çözümü bulmak vb.

Bu nedenle konferans, sorunun güncelliği ve kendi önemiyle ilgili talepleri karşılamalıdır. Bu nedenle etkinliğin beklenen sonuçlarını da tahmin etmek önemlidir. Örneğin, şirketin yeni bir geliştirme stratejisi üzerinde anlaşmak, bir ürünün lansmanı için uygun bir teknolojik çözüm bulmak vb.

Harcamaların değerlendirilmesi ve bilet maliyeti

Konferans bütçesi, organizasyon bütçesine göre harcamalar (organizasyon bütçesine göre) ve geniş bir izleyici kitlesi için etkinlik biletlerinin satışından ve reklamverenlerle işbirliğinden elde edilebilecek gelirlerden oluşur. Ayrıca sadece izleyici yerleri değil, konuşmacı rolü de ücretli olabilir. Bu durum özellikle izleyici olarak potansiyel müşterilerin davet edildiği durumlarda geçerlidir. Örneğin, hedef kitlesi girişimciler olan bir izleyici kitlesi ve konuşmacılar b2b işletmelerinin temsilcileridir. Ayrıca sunum kayıtlarını, tezleri ve sunumları satışa sunabilirsiniz ve canlı çevrimiçi yayın genellikle etkinliğin ek bir gelir kaynağı olarak hizmet eder.

Konferansa katılım ücretini belirlerken, reklam etkinliğiniz düzeyinde kaç bilet satacağınızı gerçekçi bir şekilde değerlendirmeye çalışın ve topladığınız miktarın en azından maliyetleri karşılamak için yeterli olacağını hesaplayın. Ayrıca maliyetleri gerçekten azaltmak istiyorsanız reklam ortakları ve sponsorlar aramalısınız. Ancak bulamazsanız bile çok düşük bir fiyatla bilet satmaktan kaçının; bu etkinliğin statüsünü düşürür ve gerçekten yararlı misafirlerin oranını azaltır. Biletlerde indirim yapılabilir ancak kişiselleştirilmiş olmalıdır. Ayrıca katılımcılara erken kayıt imkanı sunmak, yüklenicilerle çalışma aşamasında bile finansal destek sağlamanıza yardımcı olabilir.

Konferans organizasyonu için harcamaların bütçesi, her detayı hesaba katmalı ve beklenmedik durumlar için mali kaynakların yönlendirilmesi için bir esneklik payını belirtmelidir. Önem verdiğiniz harcama kalemlerini (örneğin mekan gibi) ve ikincil harcamaları belirtmelisiniz. Ayrıca reklamverenlerin karşılayabileceği harcamaları tahmin etmeli ve bütçete "güvenlik yastığı" eklemelisiniz. Bu genellikle konferansın maliyetinin yaklaşık %10'u kadar olabilir.

Ortaklar ve konuşmacılar nasıl bulunur

İdeal olarak, konferans için hedef kitle ve konuşmacılara yönelik bir iletişim veritabanınız zaten olmalıdır. Ancak her zaman böyle olmaz. Bu durumda konuşmacı seçimi çok önemlidir: onlar hem etkinliğin hem de şirketinizin statüsünü belirlerler. Daha önce kamuya açık konuşma deneyimi olan konuşmacıları aramaya çalışın; onlar izleyiciyi duygusal olarak etkileyebilirler. Genel olarak sunumdan sonra yapılan tartışma en önemli konferans unsurlarından biridir; bu nedenle bu bölümün organizasyonu için ayrı moderatörler bulmaya çalışın.

Katılım bedeli ödeyen konuşmacıları davet edebilirsiniz; çünkü onlar izleyici kitlesine reklam yapacaklar ve aynı zamanda dikkat çekmek için tanınmış başlıkları - yani ünlü konuşmacıları - davet edebilirsiniz; böylece etkinliğe ilgi çekebilirsiniz çünkü kendi izleyicisi zaten olan tanınmış bir kişinin katılımını sağlamış olursunuz. Her iki durumu da sosyal medyada (ilgili topluluklar) ve diğer eğitim ve iş etkinlik programlarında bulabilirsiniz. iş etkinlikleri. Rakiplerinizin hangi toplantılara, seminerlere, podcast'lere ve eğitimlere kimleri davet ettiklerine bakın; ardından sizi ilgilendiren kişilere etkinlik açıklaması içeren davetiyeler göndererek olumlu yanıt almanız durumunda şartları (konu, finansman, materyallerin teslim tarihi, konuşma süresi) görüşebilirsiniz.

Konuşmacılardan tezleri ve sunum içeriğini incelediğinizde bilginin pratikte nasıl kullanılacağına ve konuşmacının kişisel gözlemlerine odaklanmalısınız. Genel bilgiler az olmalı, vaka analizleri ise daha fazla olmalıdır. Karşılıklı isteklilik ve zaman olduğunda birkaç prova bile yapılabilir; ancak birçoğu yazılı metne dayalı doğaçlama formatını tercih eder.

Konuşmacılarla işbirliği formatını önceden belirlemek istiyorsanız rider'larını önceden öğrenmek faydalı olacaktır. Bu bir MacBook, bir tahta ve kalemle yazma tercihleri gibi şeyleri içerebilir veya şehir dışından gelen bir konuşmacının yolculuk masraflarını veya konaklamasını karşılamak veya en azından biletleri ayarlamak ve varışta transferi organize etmek gerekebilir.

Senaryo geliştirme

Etkinlik planı - organizasyonun en önemli parçası olduğundan burada uzmanlara güvenmek daha iyidir. Aventura" ekibi programlar geliştiriyor konferansların ihtiyaçlarına uygun olarak şirket kültürüne, belirli iş alanına ve etkinlik trendlerine dikkat ederek programlar geliştiriyoruz.

Genellikle plan, konferansın unsurlarının ardışık sıralamasını ve net zamanlamasını içerir. Plan içinde hangi alanlarda hangi faaliyetlerin gerçekleşeceği, bu program parçasından sorumlu kişilerin kim olduğu, hangi ekipmanların, mobilyaların ve rekvizitlerin bulunması gerektiği de belirtilebilir.

Konferans neleri içerir?

Birincisi, katılımcıların resepsiyonda kaydının yapılması gerekmektedir; bu aşamada promosyon ürünleri alabilirler veya markalı hediyeler alabilirler ayrıca reklam malzemeleri: program broşürleri, mekan haritasına yönlendiren broşürler gibi dağıtım malzemelerini alabilirler.Bu alan veya yakınında hoş geldiniz kokteyli veya bar istasyonu yerleştirilebilir.

Ikinci olarak açılış törenini unutmamalısınız.Ve moderatörler sadece konuşmacıları ve onların konularını açıklamakla kalmaz aynı zamanda sponsorlara ve ortaklara da teşekkür ederler.

Bundan sonra ana kısım başlar — konuşmalar и sunumları. Konuşmacının nerede ve kimin önünde konuşacağına dair bilgi sahibi olması gerekir.Konuşmacıları tematik bloklara göre sıralayabilir veya mekan müsaitse onları coğrafi olarak bölebilirsiniz; farklı salonlarda eş zamanlı sunum yapma imkanına sahipseniz.Davetli uzmanların sunumları genellikle etkinlik süresince genel salonda ya da her günün sonunda düzenlenmektedir.Etkinlik süresince diğer aktiviteler yapılmaz böylece izleyicinin dikkati tamamen sunuma odaklanır.

Dikkatlice... raporları zaman zaman yemek molası ile, ayrıca aynı blokta konuşmacılar arasında 10-15 dakikalık bir ara vermek daha iyidir. Dinlenme sırasında konuklar için kahve molası ve kokteyl düzenlemek, davetli sanatçıların eğlenceli programlarına olanak sağlamak mümkündür. sanatçılar eğlence için. Etkinlik, genellikle resmi bir tören ve teşekkür konuşmaları ile sona erer, bazen sahne performansları da olabilir. Genellikle tek günlük konferanslar tüm aralıkların hesaba katılmasıyla 6 saate kadar sürer.

Mekan seçimi

Konferans organizasyonuna ne kadar erken başlarsanız, ideal mekan bulma şansınız o kadar artar. Etkinlikten 3-4 ay önce mekanlara göz atmanızı öneririz. Ancak etkinliği ajans aracılığıyla düzenlerseniz endişelenmenize gerek yok: geniş bir ortaklar tabanı, mekanı hızlıca bulmanızı ve müşteri için avantajlı koşullarda kiralamınızı sağlar.

Lokasyon için önemli olan nedir?
ТUlaşım kolaylığı, otoparkın varlığı veya toplu taşıma ile ulaşım imkanı, en azından hoparlörler, aydınlatma, projektör ve mikrofonların bulunması, yangın güvenliği ve hijyenik gerekliliklere uygun olması gereklidir. Mekan tüm izleyicileri sığdırmalı, bir sahneye ve konforlu mobilyalara sahip olmalıdır. Eğer kendi catering hizmetleri varsa, daha da iyi. Ayrıca mekanın hemen nerede kayıt alanı, bayraklarla fotoğraf alanı ve basın duvarları, dinlenme alanı, sigara içme alanı vb. gibi alanları zonlaması ve reklamverenlerin materyallerine veya marka tarzınıza uygun olarak markalandırmanız gerekecektir. Mekanın hangi bölümlerinin nerede olacağı hemen anlaşılır olmalıdır.

Pratik gösteriyor ki, loftlar, konferans ve banket salonları (otellerde, iş galerilerinde ve iş merkezlerinde), sinemalar, sergi kompleksleri ve sanat alanları gibi yerler yukarıda belirtilen kriterlere uygundur. Konukları şaşırtmak istiyor musunuz? O zaman gemiler, üretim tesisleri, planetaryumlar vb. gibi yerleri düşünün.

Personel ve ekipman seçimi

Konferansta en önemli ve faydalı kişi — etkinlik yöneticisi. Diğer ekibi işe alacak ve koordine edecek, bu yüzden profesyonel bir ajans içinde uzman bir seçim yapmak daha iyidir. Örneğin, Aventura" yöneticileri her zaman müşterilere hazırlık konusunda danışmanlık yapmaya hazır ve beklenmedik organizasyonel durumlardan çıkış yolu bulmaya hazır, müşteri bütçesinin aniden azalması veya planlanan mekanın reddedilmesi gibi durumlar olsun. Ayrıca etkinlikte sunucu, her bölümdeki rehberler ve mekan yöneticileri, kokteyl partisi için garsonlar, ışık ve ses yönetmenleri, hostesler de gerekecektir. Operasyonel yardım için gönüllüler de davet edilebilir. Temizlik personeli, acil tıbbi yardım, otopark çalışanları ve vestiyer görevlileri de olmalıdır.

Konferansın teknik ekipmanı her zaman artı eksi aynıdır. Bu dizüstü bilgisayarlar, projektörler, konuşmacılara kablosuz mikrofonlar, ekranlar, izleyiciler için kablosuz mikrofonlar, işaretçiler, flipchart'lar, kameralar ve hoparlörlerdir. Bu ekipmanın kontrolünü iki kez yapmak daha iyidir: mekanla tanışma gününde ve etkinlikten bir gün önce. Eksik bir şey varsa ekipman getirmek, bağlamak ve ayarlamak gerekecektir. Ayrıca mekanda her zaman rahat bir mikro iklim olması için ısıtma ve soğutma sistemlerini de unutmamalısınız.

Ayrıca internet hızına, cihazların şarj istasyonlarına ve fotoğrafçıların ve kameramanların ekipmanının çalışabilirliğine dikkat etmek de önemlidir. Eğlence kısmını içeren bir konferans düzenlenecekse sahne ekipmanına da mutlaka zaman ayırın: hem müzik konseri hem de lazer gösterisi gibi etkinliklerin teknik rider'ının titizlikle uygulanması gerekecektir.

Konferansın tanıtımı

En basit seçenek - etkinliği çevrimiçi olarak tanıtmaktır. Ayrı bir web sitesi ve sosyal medya topluluğu oluşturarak konuşmacıları duyurabilir ve etkinlikle ilgili haberleri veya hazırlık sürecinin ilerleyişini paylaşabilirsiniz. Arama motoru reklamları ve hedef kitleye yönelik reklamlar başlatın, blog yazarlarıyla anlaşmalar yapın; etkinlik kataloğu ve agregatörleri ile elektronik posta gönderimi (ortaklarınıza, üniversitelere, meslektaşlara vb.) gibi yöntemleri de unutmayın.

Bunun yanında etkinliği duyurmak için beklenmedik misafirleri davet etmek de ek reklam olacaktır: devlet yetkilileri ve medya temsilcilerini davet edebilirsiniz. Ayrıca konferansın duyurularını ilgili dergi ve gazetelerde yayınlatmayı deneyebilirsiniz. Şehirde açık hava reklamcılığı da denenebilir (afişler, pankartlar vb.). İnternet üzerinde yapılan yarışmalar da iyi sonuç vermektedir: insanlara konferansta bonuslar sunun; sponsorlardan hediyeler veya indirimli biletler karşılığında incelemeler yapmalarını isteyin.

Etkinlik günü etkinliğin izlenmesi

İlk olarak tüm sorumluların (teknik uzmanlar dahil) elinde son versiyonda senaryo bulunmalıdır. Bu müzik eşliğinde sunumların zamanında başlaması gerektiği anlamına gelir; aynı şekilde ışıklandırma ve mikrofonun da... Ayrıca tüm katılımcıların güvenliği için mekanın güvenlik sistemlerini etkinlik başlamadan önce kontrol etmek de önemlidir.

Bunun yanında misafirlerin ve konuşmacıların navigasyonu ile acil durumlarının çözümüne de dikkat etmek gerekmektedir: birinin kaybolması ya da geç kalması durumunda hazır olmalısınız; salon içinde eşyalarını kaybedenler olabilir vb.. Daha ciddi acil durumlar için de hazır olmalısınız: konuşmacının hastalanması, yüklenicilerden kaynaklanan hatalar vb.. Ancak etkinliğin zamanlamasını en fazla 10 dakika kaydırmanız gerekmektedir; konuşmacının sahnede ne kadar süre kalacağını onlara tabelalar veya ekranda gösterebilirsiniz.

Aventura" ekibi biliyor: organizasyonla ilgili tüm önerilere uymak bile konferansın %100 başarılı olacağının garantisi değildir... Kendinizi stresten korumak, zaman kazanmak ve enerji harcamamak için riski sıfıra indirmek istiyorsanız, etkinlik organizasyonu için profesyonellere başvurun... Ajansımız memnuniyetle herhangi bir ölçekteki konferans любого масштаба и уровня сложности: нам по плечу и hibrit, hem bayilik anlaşmalarına dayalı hem de döngüsel formatlara uygun şekilde.