İş ve eğitim etkinliklerinin düzenlenmesi, etkinlik pazarlamasının en önemli parçalarından biridir, çünkü profesyonel ortamda şirketin itibarı üzerinde çalışır ve geniş kitlelerde marka tanınırlığını artırır. Bu bağlamda konferanslar, özellikle ülke çapında veya uluslararası düzeyde ise en zorlu ve karmaşık etkinlikler olarak adlandırılabilir. Bugün, nasıl üst düzey bir konferans düzenleneceği ve organizasyon sürecinde sizi bekleyen sürprizler hakkında konuşacağız.
Konferans hazırlığına nereden başlamalı
Öncelikle, etkinliğin gerekliliğini ve hedeflerini netleştirmek gerekir. Sunumlar ve sonraki tartışma için bir konu seçerken, bunu yalnızca planlanan katılımcı kitlesinin ilgi alanlarıyla değil, aynı zamanda işinizin nişindeki profesyonel trendlerle de ilişkilendirin. Konferans hangi sektörle ilgili olursa olsun, derin bir analitik çalışma gerektirir: araştırmalar yapmak, raporlar ve tahminler hazırlamak, yabancı meslektaşların deneyimlerini incelemek. Bu noktada teori her zaman pratikle birleştirilmelidir: en başarılı etkinlikler, uzmanların gerçek deneyimlerini paylaştığı etkinliklerdir. Bu nedenle, konu seçerken aynı zamanda bu konudaki uzman havuzunu da hemen inceleyin.
Dolayısıyla konferans, sorunun güncelliği ve kendi önemi taleplerini karşılamalıdır. Bu nedenle etkinliğin beklenen sonuçlarını da öngörmek önemlidir. Örneğin, şirketin yeni gelişim stratejisini onaylamak, ürün lansmanı için uygun teknolojik çözümü bulmak vb.
Elbette konferansların pazarlama hedefleri de vardır: yatırımcıları ve iş ortaklarını çekmek, müşteri tabanını genişletmek, kârlı reklamverenler bulmak. Bunun yanı sıra konferans, İK görevlerinde de yardımcı olabilir: çalışan sadakatini artırmak, sunum hazırlayan meslektaşların potansiyelini ortaya çıkarmak vb. Konferanstan tam olarak hangi sonuçları beklemeniz gerektiğini bilmiyorsanız, Aventura ekibi hedef belirleme konusunda yardımcı olur: isteklerinizi dikkate alarak etkinliğin bütünsel bir konseptini geliştirir ve hatta KPI öneririz.
Maliyet değerlendirmesi ve bilet fiyatı
Konferans bütçesi, giderler (organizasyon tahminine göre) ve etkinliğin geniş kitlelere yönelik bilet satışı ile reklam verenlerle işbirliğinden elde edilebilecek gelirlerden oluşur. Ayrıca, yalnızca izleyici yeri değil, konuşmacı rolü de ücretli olabilir. Bu, konferansa potansiyel müşterilerin izleyici olarak davet edildiği durumlar için geçerlidir. Örneğin, izleyici kitlesi girişimciler, konuşmacılar ise b2b işletme temsilcileridir. Ayrıca konuşma kayıtlarını, tez ve sunumlara erişimi satabilirsiniz; canlı çevrimiçi yayın ise sıklıkla etkinliğin ek bir para kazanma yolu olarak öne çıkar.
Konferansa katılım ücretini belirlerken, kendi reklam etkinlik tanıtım seviyenizle kaç bilet satacağınızı ve toplanan tutarın giderlerinizi asgari düzeyde karşılamanıza nasıl olanak tanıyacağını gerçekçi bir şekilde değerlendirmeye çalışın. Bu arada, giderlerin gerçekten azalması için reklam ortakları ve sponsorlar aramalısınız. Ancak onları bulamadıysanız bile, izleyici toplamak uğruna biletleri çok düşük bir fiyattan satmakta acele etmeyin: bu, etkinliğin statüsünü ve gerçekten faydalı misafirlerin oranını düşürür. Biletlerde indirimler olabilir, ancak bunlar kişiselleştirilmiş olmalıdır. Ayrıca, katılımcıların erken kayıt erişiminin, yüklenicilerle çalışma aşamasında bile onlardan finansman sağlamanıza yardımcı olacağını unutmayın.
Konferans organizasyonu için gider tahmini, öncelikle her ayrıntıyı hesaba katmalı ve ikinci olarak, öngörülemeyen durumlarda fonların yeniden yönlendirilmesi için olası bir hareket alanı belirtmelidir. Tasarruf etmeyi planlamadığınız en önemli gider kalemlerini (örneğin, mekan) ve ikincil olanları belirtmelisiniz. Ayrıca, reklam verenlerin hangi giderleri karşılayabileceğini tahmin etmeli ve bütçeye mutlaka bir “güvenlik yastığı” dahil etmelisiniz. Bu, konferansın maliyetinin yaklaşık %10'unu oluşturabilir.
Bütçeyi formatınıza göre 1 iş günü içinde hazırlarız.Kurumsal etkinlikler, konferanslar, müşteri günleri — 16 yıl ve 1 200+ proje.
Bütçeyi hesaplaOrtaklar ve Konuşmacılar Nasıl Bulunur?
İdeal olarak, halihazırda konferansın hedef kitlesi ve konuşmacılar için bir kişi listesine sahip olmalısınız. Ancak bu her zaman böyle olmaz. Aynı zamanda konuşmacı seçimi çok önemlidir: hem tüm etkinliğin hem de şirketinizin statüsünü belirlerler. Daha önce topluluk önünde konuşma deneyimi olan konuşmacıları aramaya çalışın: dinleyicileri duygusal olarak etkileyebilirler. Aslında, konuşmanın ardından yapılan tartışma konferansın en önemli parçasıdır, bu nedenle organizasyonu için ayrı moderatörler bulmaya çalışın.
Katılımları için ödeme yapacak konuşmacıları davet edebilirsiniz, çünkü hedef kitleye reklam almış olacaklar; ayrıca popüler headliner'ları da davet edebilirsiniz — etkinliğe dikkat çekmek için sizin ödeme yapacağınız, kendi kitlesi olan tanınmış bir kişinin katılımı sayesinde. Her ikisini de en kolay sosyal medyada (ilgili topluluklar) ve diğer eğitici ve iş etkinliklerinin programlarında bulabilirsiniz. Rakiplerinizin toplantılara, seminerlere, podcast'lere ve eğitimlere kimi davet ettiğine bakın. Sonraki adım basit: ilginizi çeken kişilere etkinliğin açıklamasını içeren davetiyeler gönderin ve olumlu yanıt alırsanız koşulları görüşün: konu, finans, materyal teslim tarihleri, konuşma saati.
Konuşmacıların tezlerinin ve sunumlarının içeriğini de inceliyorsanız, bilginin pratik değerine ve konuşmacının kişisel gözlemlerine odaklanın. Genel olarak bilinen gerçekler daha az, vakalardan bahsedilmesi ve vaka analizleri daha fazla olmalı. Karşılıklı istek ve zaman varsa birkaç prova bile yapılabilir, ancak konuşmacıların çoğu yazılı olarak bazı vurgulara dayanan doğaçlama formatını savunuyor.
Konuşmacılarla iş birliği formatını kararlaştırırken, önceden onların rider'ını (taleplerini) öğrenmek iyi olur. Bu bir MacBook, işaretleyicili beyaz tahta, sunum sırasında içecek tercihleri vb. olabilir. Konuşmacı şehir dışından geliyorsa, yol ve konaklama masraflarını karşılamanız veya en azından biletleri ayırtmanız ve geldiğinde transfer düzenlemeniz gerekebilir.
Senaryo Geliştirme
Etkinlik planı — hazırlığın en önemli parçasıdır, bu yüzden burada uzmanlara güvenmek en iyisidir. Örneğin, Aventura ekibi yalnızca belirlenen görevleri değil, aynı zamanda şirketin kurumsal kültürünü, belirli iş nişini ve etkinlik trendlerini de dikkate alarak konferans programları geliştirir. Tüm bunlar bir arada, konferansı tanınabilir bir markaya dönüştürmeyi sağlar.Genellikle plan, konferans öğelerinin sırasından ve bunların net zamanlamasından oluşur. Ayrıca planda, etkinliğin mekandaki hangi bölgede gerçekleşeceğini, bu program bölümünden hangi kişilerin sorumlu olduğunu, orada hangi ekipman, mobilya ve malzemelerin bulunması gerektiğini belirtmek faydalıdır.
Konferans neleri içerir?
- Birincisi, izleyicilerin ve konuşmacıların resepsiyonda kaydı. Bu aşamada promosyon ürünleri, merch veya markalı hediyelik eşyaların yanı sıra dağıtım materyallerini de alabilirler: reklam basılı materyalleri, program broşürleri, mekanda gezinme haritası. Aynı bölgede veya yakınında bir karşılama kokteyli veya bar istasyonu yerleştirilebilir.
- İkincisi, açılış törenini unutmamak gerekir. Sunucu ve konferans organizatörleri sadece konuşmacıları ve konularını duyurmakla kalmaz, aynı zamanda sponsorlara ve ortaklara da teşekkür eder.
Bundan sonra ana bölüm başlar — konuşmalar ve sunumlar. Konuşmacılar nerede ve kimden sonra konuşacaklarından haberdar olmalıdır. Konuşmacıları tematik bloklara göre sırayla gruplayabilir veya mekan izin veriyorsa, eşzamanlı konuşmaların mümkün olduğu salonlara göre bölgesel olarak ayırabilirsiniz. Özel konukların konuşmaları, kural olarak, etkinliğin finalinde veya etkinlik uzunsa her günün sonunda ana salonda düzenlenir. Onların konuşmaları sırasında başka etkinlikler planlanmaz: bu şekilde izleyicinin maksimum dikkatini çekmek mümkündür.
Dikkat edin, konuşmalar zaman zaman uzun öğle aralarıyla çeşitlendirilmelidir, ayrıca aynı bloktaki konuşmacılar arasında 10-15 dakikalık bir ara vermek daha iyidir. Konukların dinlenmesi sırasında gayri resmi iletişim için kahve molası ve kokteyl düzenlenebilir veya eğlence için davet edilen sanatçılar tarafından bir şov programı sunulabilir. Etkinlik ayrıca görkemli bir tören ve teşekkür konuşmalarıyla, bazen de sahne gösterileriyle sona erer. Genellikle bir günlük konferanslar, tüm aralar dahil olmak üzere 6 saate kadar sürer.
Mekan Seçimi
Konferans organizasyonuna ne kadar erken başlarsanız, ideal mekanı bulma şansınız o kadar artar. Etkinlikten 3-4 ay önce mekanlara bakmanızı öneririz. Ancak etkinliği bir ajansla düzenlerseniz daha az endişelenebilirsiniz: geniş iş ortağı ağı sayesinde hızlıca mekan bulunup müşteri için avantajlı koşullarla kiralanabilir.
Mekan için neler önemli?
Ulaşım kolaylığı, buna otopark olması veya toplu taşıma ile ulaşım imkanı da dahil, asgari teknik donanım (en azından hoparlörler, aydınlatma, projeksiyon cihazı ve mikrofonlar) ve yangın ile hijyen gerekliliklerine uygunluk. Mekan tüm izleyicileri almalı, sahne ve konforlu mobilyalara sahip olmalı. Kendi ikram hizmeti varsa daha da iyi. Ayrıca mekanı bölgelere ayırmanız ve reklamverenlerin materyallerine veya markanızın kurumsal kimliğine uygun şekilde markalamanız gerektiğini unutmayın. Kayıt alanının, bannerlar ve basın duvarlarıyla fotoğraf çekim alanının, lounge'ın, sigara içme alanının vb. mekanda nerede olacağının hemen anlaşılması önemlidir.Uygulama, yukarıda sayılan kriterlere loftlar, konferans ve ziyafet salonları (oteller, iş galerileri ve iş merkezlerindekiler dahil), sinema salonları, sergi kompleksleri ve sanat alanları gibi mekanların uyduğunu gösteriyor. Misafirleri şaşırtmak ister misiniz? O zaman vapurları, üretim salonlarını, planetaryumları vb. düşünün.
Personel ve ekipman seçimi
Bir konferanstaki en önemli ve faydalı kişi — etkinlik yöneticisidir. Diğer ekibi işe alacak ve koordine edecek, bu nedenle profesyonel bir ajansta bir uzman seçmek daha iyidir. Örneğin, Aventura yöneticileri müşterileri hazırlık konularında her zaman danışmaya ve ister müşteri bütçesinin beklenmedik şekilde azalması ister planlanan mekandan vazgeçilmesi olsun, karmaşık organizasyonel durumlardan bir çıkış yolu bulmaya hazırdır. Ayrıca etkinlikte sunucu, her bölgede mekan küratörleri ve yöneticileri, kokteyl için garsonlar, ışık ve ses yönetmeni, hosteslere ihtiyacınız olacak. Bazen konuklara hızlı yardım için gönüllüler davet edilebilir. Temizlik personeli, nöbetçi sağlık görevlisi, otopark ve gardırop çalışanları da olmalıdır.
Bir konferansın teknik donanımı her zaman aşağı yukarı aynıdır. Bunlar dizüstü bilgisayarlar, projektörler, konuşmacılar için yaka mikrofonları, ekranlar, izleyiciler için kablosuz mikrofonlar, işaretçiler, flipchart'lar, kameralar ve hoparlörlerdir. Bu ekipmanın kontrolünü iki kez yapmak daha iyidir: mekanla tanışma gününde ve etkinlikten önceki gün. Eğer bir şey eksikse, ekipmanı teslim etmek, bağlamak ve ayarlamak gerekecektir. Ayrıca, yılın hangi zamanı olursa olsun mekanda konforlu bir mikro iklim olması için klima ve ısıtma sistemlerini de unutmayın.
Ayrıca internet hızına, gadget'lar için şarj istasyonlarının varlığına ve fotoğrafçılar ile videografların ekipmanlarının çalışır durumda olmasına dikkat etmek gerekir. Konferans eğlence bölümü içeriyorsa, sahne ekipmanına mutlaka zaman ayırın: ister spot ışıkları ister hareketli dekorlar olsun, hem müzik konseri hem lazer gösterisi hem de immersif gösteri teknik rider'ın titizlikle uygulanmasını gerektirir.
Konferansın tanıtımı
En basit seçenek — etkinliğin online reklamıdır. Konuşmacıları duyuracağınız ve konuyla ilgili haberleri ya da etkinliğe hazırlık sürecini anlatacağınız ayrı bir web sitesi ve sosyal medya topluluğu oluşturabilirsiniz. Bağlamsal ve hedefleme reklamlarını başlatın, blog yazarları, influencer'lar ve hatta konuşmacılarınızla anlaşarak etkinlikten bahsetmelerini sağlayın (barter veya ücret karşılığında). Ayrıca etkinlik kataloglarını ve toplayıcı platformları ve e-posta bültenini (partnerler, üniversiteler, meslektaşlar vb.) unutmayın.
Bunun yanı sıra, beklenmedik konukları davet etmek de ek reklam olacaktır: devlet yetkilileri ve basın temsilcileri. Ayrıca sektörel dergi ve gazetelerde konferans duyuruları ve basın bültenleri sipariş edebilirsiniz. Şehirde açık hava reklamını (bannerlar, afişler, billboardlar) da deneyebilirsiniz. İnternetteki yarışmalar ve çekilişler iyi sonuç veriyor: insanlara yorum, repost ve paylaşımlar karşılığında konferansta bonuslar, sponsorlardan hediyeler veya indirimli biletler teklif edin.
Etkinliğin gerçekleştiği gün takibi
Öncelikle, teknik uzmanlar da dahil olmak üzere tüm sorumlu kişilerin elinde senaryonun son sürümünün bir kopyası olmalıdır. Bu, müzik eşliği ve sunumların yanı sıra ışık ve mikrofonun zamanında açılması için gereklidir. Ayrıca tüm katılımcıların güvenliğini de düşünmelisiniz; örneğin etkinlik başlamadan önce mekândaki güvenlik ve yangın sistemlerinin çalışıp çalışmadığını kontrol edin.
Bunun yanı sıra, konukların ve konuşmacıların yönlendirilmesini ve acil sorunlarının çözülmesini de düşünmek gerekir. Birileri kaybolabilir, geç kalabilir, salonda eşyalarını kaybedebilir vb. Daha ciddi mücbir sebeplere de hazırlıklı olunmalıdır: konuşmacının hastalanması, yüklenicilerin hataları ve daha fazlası. Yine de etkinliğin zamanlaması en fazla 10 dakika kaydırılmalıdır. Konuşmacıların sunumları sırasında, konuşmacılara tabelalar veya ekran aracılığıyla sahnede ne kadar sürelerinin kaldığını gösterebilirsiniz.
Aventura ekibi biliyor: organizasyonla ilgili tüm önerilerin yerine getirilmesi bile konferansın %100 başarılı olacağını garanti etmez. Stresten korunmak, zaman ve güçten tasarruf etmek ve hata riskini sıfıra indirmek için etkinlik düzenlemeyi profesyonellere bırakın. Ajansımız her ölçek ve karmaşıklık seviyesindeki konferansı memnuniyetle hazırlar: hibrit, bayi ve döngüsel formatların üstesinden gelebiliriz.
Makale faydalı oldu mu?
