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Recommandations pour une organisation réussie d'une conférence

Organisation d'événements d'affaires et éducatifs - l'une des parties les plus importantes du marketing événementiel, car elle affecte à la fois la réputation de l'entreprise dans le milieu professionnel et la reconnaissance de la marque par un large public. Les conférences peuvent être légitimement considérées comme des événements les plus exigeants et complexes, en particulier lorsqu'il s'agit d'un niveau national ou international. Aujourd'hui, nous parlerons de comment organiser une conférence de haut niveau et des surprises inattendues qui peuvent survenir au cours du processus d'organisation.

Comment préparer une conférence

Tout d'abord, il est nécessaire de déterminer la pertinence de l'événement et ses objectifs. Lorsque vous choisissez un sujet pour les présentations et les discussions ultérieures, assurez-vous de le relier non seulement aux intérêts du public prévu, mais aussi aux tendances professionnelles dans votre secteur d'activité. Quel que soit le secteur concerné par la conférence, cela implique un travail analytique approfondi : réalisation d'études, rédaction de rapports et de prévisions, étude de l'expérience des collègues étrangers. De plus, la théorie doit toujours être associée à la pratique : les événements les plus réussis sont ceux où les spécialistes partagent une expérience réelle. C'est pourquoi lors du choix du sujet, étudiez immédiatement le groupe d'experts sur celui-ci.

Ainsi, la conférence doit répondre aux demandes actuelles liées au problème et à son importance propre. Il est donc important de prévoir les résultats attendus de l'événement. Par exemple, convenir d'une nouvelle stratégie de développement de l'entreprise, trouver une solution technologique appropriée pour le lancement d'un produit, etc.

Bien entendu, les conférences ont également des objectifs marketing : attirer des investisseurs et des partenaires, élargir la base clientèle, trouver des annonceurs avantageux. De plus, une conférence peut également contribuer à atteindre des objectifs RH : renforcer la fidélité des employés, révéler le potentiel des collègues ayant préparé des présentations, etc. Si vous n’êtes pas sûr des résultats attendus de la conférence, l’équipe "Aventura" vous aidera à définir vos objectifs : nous élaborerons un concept global pour votre événement en tenant compte de vos souhaits et proposerons même des KPI.

Évaluation des dépenses et coût du billet

Le budget de la conférence est constitué des dépenses (conformément au devis d'organisation) et des recettes possibles provenant de la vente de billets pour un large public et de la collaboration avec des annonceurs. De plus, non seulement les places assises peuvent être payantes, mais aussi le rôle du conférencier. Cela est pertinent dans les cas où des clients potentiels sont invités à la conférence en tant que spectateurs. Par exemple, si le public cible est composé d'entrepreneurs et que les intervenants sont des représentants du secteur B2B. Vous pouvez également vendre des enregistrements des discours, donner accès aux résumés et présentations, et la diffusion en direct en ligne est souvent un moyen supplémentaire de monétiser l'événement.

Lorsque vous déterminez le coût de participation à la conférence, essayez d'estimer réalistement le nombre de billets que vous vendrez avec votre niveau de promotion événementielle et le montant total que vous collecterez pour couvrir au moins les dépenses minimales. Pour que les dépenses soient réellement réduites, il est nécessaire de rechercher des partenaires publicitaires et des sponsors. Même si vous ne parvenez pas à en trouver, ne précipitez pas la vente des billets à un prix très bas juste pour attirer un public nombreux : cela diminuerait le statut de l'événement et le pourcentage d'invités réellement utiles. Des réductions sur les billets peuvent être proposées, mais elles doivent être personnalisées. N'oubliez pas non plus que l'accès anticipé à l'enregistrement aidera à obtenir des fonds auprès des participants même au stade initial du travail avec les sous-traitants.

Le devis pour l'organisation d'une conférence doit tenir compte de chaque petit détail et prévoir une marge pour rediriger les fonds en cas de circonstances imprévues. Vous devez identifier les postes budgétaires les plus importants pour vous sur lesquels il n'est pas prévu d'économiser (par exemple, l'emplacement), ainsi que les postes secondaires. Vous devez également estimer quels coûts peuvent être couverts par les annonceurs et inclure obligatoirement un "coussin de sécurité" dans le budget. Il peut représenter environ 10% du coût total de la conférence.

Comment trouver des partenaires et des intervenants

Idéalement, vous devriez déjà avoir une base de contacts et un public cible pour la conférence ainsi que des intervenants. Mais ce n'est pas toujours le cas. Le choix des intervenants est très important : ils déterminent le statut global de l'événement ainsi que celui de votre entreprise. Essayez de trouver des intervenants qui ont déjà une expérience dans les discours publics : ils seront capables d'impliquer émotionnellement le public. En général, la discussion après les discours est une partie très importante de la conférence ; essayez donc de trouver des modérateurs distincts pour l'organiser.

Vous pouvez inviter des intervenants qui paieront pour leur participation car ils bénéficieront d'une exposition auprès du public cible ainsi que des "têtes d'affiche" populaires - des orateurs pour lesquels vous paierez afin d'attirer l'attention sur l'événement grâce à leur participation en raison de leur propre public déjà établi. Vous pouvez facilement trouver ces deux types d'intervenants sur les réseaux sociaux (communautés spécialisées) et dans les programmes d'autres événements éducatifs et événements commerciaux. Regardez qui est invité aux réunions, séminaires, podcasts et formations organisés par vos concurrents. Ensuite, il suffit d'envoyer aux personnes qui vous intéressent une invitation avec une description de l'événement et discuter des conditions en cas de réponse positive : sujet, finances, délais pour soumettre du matériel, heure du discours.

. Lorsque vous examinez également le contenu des thèses et présentations des intervenants, orientez-vous vers la pertinence pratique des informations et les observations personnelles du conférencier. Il devrait y avoir moins de faits bien connus et plus de références à des études de cas et leur analyse. Avec une volonté mutuelle et du temps disponible, il est même possible d'organiser plusieurs répétitions bien que beaucoup d'intervenants préfèrent un format improvisé avec quelques accents écrits.

. Lorsque vous coordonnez avec les intervenants le format de collaboration pour leurs interventions, il est souhaitable de connaître à l'avance leurs exigences techniques spécifiques (rider). Cela peut inclure un MacBook, un tableau avec marqueur, leurs préférences en matière de boissons pendant leur discours etc.. Et si l'intervenant vient d'une autre ville, il peut être nécessaire de payer son voyage et son hébergement ou au moins réserver ses billets et organiser son transfert à son arrivée.

Élaboration du scénario

Plan de l'événement . - c'est une partie cruciale dans la préparation ; il vaut mieux faire confiance aux experts ici.. Par exemple, l'équipe "Aventura développe des programmes pour les conférences en tenant compte non seulement des objectifs fixés mais aussi de la culture d'entreprise spécifique, du secteur commercial particulier et des tendances événementielles actuelles.. Dans leur ensemble cela permettra à la conférence se transformer en une marque reconnaissable.

. Généralement le plan comprend une séquence chronologique des éléments constitutifs ainsi que leur timing précis.. Il est également utile dans ce plan d'indiquer dans quelle zone du lieu se déroulera chaque activité ; quelles personnes sont responsables ; quel équipement ; mobilier ; accessoires doivent être présents.

Qu'inclut la conférence?

. Tout d'abord ; inscrire les spectateurs et intervenants à la réception.. Ils peuvent déjà recevoir à ce stade-là du matériel promotionnel ; marchandises ou souvenirs personnalisés ainsi que tous les documents distribués : supports publicitaires ; brochures avec programme ; plan du lieu.. Dans cette zone ou à proximité on peut également organiser un cocktail ou un bar.

Ensuite, il ne faut pas oublier la cérémonie d'ouverture. L'animateur et les organisateurs de la conférence non seulement annoncent les conférenciers et leurs sujets, mais remercient également les sponsors et les partenaires.

Après cela commence la partie principale — les présentations и présentations. Les conférenciers doivent savoir où et devant qui ils interviennent. Vous pouvez regrouper les intervenants par thèmes ou, si l'espace le permet, les diviser géographiquement, par salles, avec des interventions simultanées. Les présentations des invités spéciaux sont généralement organisées dans la salle principale à la fin de l'événement ou à la fin de chaque journée si l'événement est long. Pendant leurs interventions, aucune autre activité n'est prévue : cela permet d'attirer au maximum l'attention du public.

Обратите вниманиеque les présentations doivent être ponctuées de pauses déjeuner régulières, et entre les intervenants d'un même bloc, il est préférable de faire une pause de 10 à 15 minutes. Pendant les temps de repos des invités, il est possible d'organiser une pause-café et un cocktail pour des échanges informels ou un programme artistique avec des artistes invités Attention pour divertir. L'événement se termine également par une cérémonie solennelle et des mots de remerciements, parfois même des numéros sur scène. Les conférences d'une journée durent généralement jusqu'à 6 heures en tenant compte de toutes les pauses.

Choix de l'emplacement

Plus tôt vous commencez à organiser la conférence, plus vous avez de chances de trouver un lieu idéal. Nous vous conseillons de commencer à rechercher des lieux 3 à 4 mois avant l'événement. Cependant, si vous organisez l'événement avec une agence, vous pouvez être moins inquiet : une large base de partenaires permet de trouver rapidement un lieu et de le louer pour le client dans des conditions avantageuses.

Qu'est-ce qui est important pour le lieu?
ТL'accessibilité en transport, y compris le stationnement ou la possibilité d'accéder en transport en commun, l'équipement technique minimal (au moins des haut-parleurs, un éclairage, un projecteur et des microphones) et la conformité aux exigences en matière de sécurité incendie et d'hygiène sanitaire sont également importants. Le lieu doit pouvoir accueillir tous les spectateurs, disposer d'une scène et de meubles confortables. S'il y a un service traiteur sur place — c'est encore mieux. N'oubliez pas non plus que vous devrez aménager le lieu en zones et le marquer aux couleurs des matériaux publicitaires ou du style corporatif de votre marque. Il est important que l'emplacement indique clairement où se trouveront la zone d'inscription, la zone photo avec bannières et les stands presse, le salon, la zone fumeurs, etc.

La pratique montre que ces critères sont respectés par des lieux tels que des lofts, des salles de conférence et de banquet (y compris dans les hôtels, les galeries commerciales et les centres d'affaires), des salles de cinéma, des complexes d'exposition et des espaces artistiques. Vous voulez surprendre vos invités? Alors pensez aux bateaux, aux salles de production, aux planétariums, etc.

Sélection du personnel et de l'équipement

La personne la plus importante et utile lors d'une conférence — le gestionnaire d'événements. Il embauchera et coordonnera le reste de l'équipe, il est donc préférable de choisir un spécialiste dans une agence professionnelle. Par exemple, les gestionnaires "Aventure sont prêts à conseiller les clients à tout moment sur la préparation et à trouver une solution aux situations organisationnelles complexes, qu'il s'agisse d'une réduction soudaine du budget du client ou du refus du lieu prévu. De plus, lors de l'événement, vous aurez besoin d'un animateur, de curateurs et administrateurs du lieu dans chaque zone, de serveurs pour le cocktail, d'un régisseur lumière et son, d'hôtesses. Parfois, il est possible d'inviter des volontaires pour aider rapidement les invités. Le personnel de nettoyage, l'aide médicale en service, le personnel du parking et du vestiaire doivent également être présents.

L'équipement technique pour la conférence est toujours plus ou moins le même. Il s'agit d'ordinateurs portables, de projecteurs, de micros-cravates pour les intervenants, d'écrans, de micros sans fil pour le public, de pointeurs laser, de paperboards, de caméras et d'enceintes. Il est préférable de vérifier cet équipement deux fois : le jour où vous visitez le lieu et la veille de l'événement. S'il manque quelque chose, il faudra livrer l'équipement manquant, le connecter et le configurer. N'oubliez pas non plus les systèmes de climatisation et de chauffage pour assurer un microclimat confortable sur place quel que soit le moment de l'année.

De plus, il convient également de prêter attention à la vitesse Internet, à la disponibilité des stations de recharge pour les gadgets ainsi qu'à la fonctionnalité du matériel photo et vidéo. Lorsque la conférence inclut une partie divertissante, accordez également du temps à l'équipement scénique : aussi bien un concert musical qu'un spectacle laser ou immersif nécessitent une exécution rigoureuse du rider technique, qu'il s'agisse de projecteurs ou de décors mobiles.

Promotion de la conférence

Le moyen le plus simple est la promotion en ligne de l'événement. Vous pouvez créer un site web dédié et une communauté sur les réseaux sociaux où vous annoncerez les conférenciers et parlerez des actualités thématiques ou du déroulement des préparatifs pour l'événement. Lancez une publicité contextuelle et ciblée, concluez des accords avec des blogueurs, des influenceurs voire vos propres conférenciers pour qu'ils parlent de l'événement (en échange ou moyennant rémunération). N'oubliez pas non plus les annuaires d'événements et les envois électroniques (aux partenaires, universités, collègues etc.).

En outre, inviter des invités inattendus tels que des représentants gouvernementaux et des médias sera une publicité supplémentaire pour votre événement : vous pouvez également commander des annonces et communiqués de presse sur la conférence dans des magazines spécialisés et journaux. Vous pouvez également essayer la publicité extérieure en ville (bannières publicitaires, affiches). Les concours et tirages au sort en ligne donnent également de bons résultats : proposez aux gens des bonus pour assister à la conférence ou des cadeaux offerts par les sponsors ou encore des billets à prix réduit en échange d'avis positifs partagés.

Suivi de l'événement le jour de sa tenue

Tout responsable impliqué dans l'événement doit avoir une copie du script dans sa version finale entre ses mains dès le début : cela est nécessaire pour que l'accompagnement musical et les présentations soient lancés à temps ainsi que pour gérer l'éclairage avec les micros correctement allumés au bon moment par exemple.

Кроме этого, нужно подумать о навигации гостей и спикеров и решении их насущных вопросов. Кто-то может заблудиться, опоздать, потерять вещи в зале и т.д. Нужно быть готовыми и к более серьезным форс-мажорам: болезнь докладчика, ошибки со стороны подрядчиков и прочее. При этом сдвигать тайминг мероприятия стоит не более, чем на 10 минут. Во время выступления спикеров вы можете показывать докладчикам на табличках или экране, сколько времени на сцене им еще отведено.

Équipe “Авентура” знает: даже выполнение всех рекомендаций по организации не гарантирует 100%-ого успеха конференции. Чтобы уберечь себя от стресса, сэкономить время и силы и свести риск ошибок к нулю, обращайтесь за проведением ивентов à des professionnels conférence de toute envergure et complexité : nous sommes à la hauteur et hybrides, et concessionnaires, et formats cycliques.