Organisation d'événements d'affaires et éducatifs - l'une des parties les plus importantes du marketing événementiel, car elle affecte à la fois la réputation de l'entreprise dans le milieu professionnel et la reconnaissance de la marque par un large public. Les conférences peuvent être légitimement considérées comme des événements les plus exigeants et complexes, en particulier lorsqu'il s'agit d'un niveau national ou international. Aujourd'hui, nous parlerons de comment organiser une conférence de haut niveau et des surprises inattendues qui peuvent survenir au cours du processus d'organisation.
Par où commencer la préparation d'une conférence
Avant tout, il faut déterminer la pertinence de l'événement et ses objectifs. Lorsque vous choisissez un thème pour les interventions et les discussions qui suivront, mettez-le en relation non seulement avec les intérêts de l'audience prévue, mais aussi avec les tendances professionnelles de votre secteur d'activité. Quel que soit le secteur concerné par la conférence, elle implique un travail analytique approfondi : la réalisation d'études, la rédaction de rapports et de prévisions, l'étude de l'expérience de collègues étrangers. En outre, la théorie doit toujours être associée à la pratique : les événements les plus réussis sont ceux où les spécialistes échangent leurs expériences réelles. Par conséquent, lors du choix du thème, étudiez également dès le départ le vivier d'experts correspondant.
Ainsi, la conférence doit répondre aux exigences d'actualité du problème et de sa propre importance. Il est donc important de prévoir aussi les résultats attendus de l'événement. Par exemple, valider une nouvelle stratégie de développement de l'entreprise, trouver une solution technologique adaptée pour le lancement d'un produit, etc.
Bien entendu, les conférences ont aussi des objectifs marketing : attirer des investisseurs et des partenaires, élargir la base de clients, trouver des annonceurs intéressants. De plus, la conférence peut également aider à résoudre des problématiques RH : renforcer la fidélité des collaborateurs, révéler le potentiel des collègues ayant préparé des interventions, etc. Si vous ne savez pas encore exactement quels résultats attendre de la conférence, l'équipe "Aventura" vous aidera à définir les objectifs : nous élaborerons une conception complète de l'événement en tenant compte de vos souhaits et nous vous proposerons même des KPI.
Estimation des dépenses et prix du billet
Le budget d'une conférence se compose des dépenses (selon le devis d'organisation) et des revenus possibles grâce à la vente de billets pour l'événement au grand public et à la collaboration avec des annonceurs. De plus, le poste de spectateur peut être payant, tout comme le rôle d'intervenant. Cela vaut pour les cas où des clients potentiels sont invités à la conférence en tant que spectateurs. Par exemple, l'auditoire est constitué d'entrepreneurs et les intervenants sont des représentants du b2b. Vous pouvez aussi vendre les enregistrements des interventions, l'accès aux synthèses et aux présentations, et la diffusion en direct en ligne constitue souvent une option supplémentaire de monétisation de l'événement.
Lorsque vous déterminez le prix de participation à la conférence, efforcez-vous d'évaluer réellement combien de billets vous vendrez avec votre niveau de promotion événementielle publicitaire et quelle somme collectée vous permettra de couvrir au minimum les dépenses. Par ailleurs, pour que les dépenses diminuent réellement, il faut rechercher des partenaires publicitaires et des sponsors. Mais même si vous ne les avez pas trouvés, ne vous empressez pas de vendre les billets à un prix très bas pour remplir la salle : vous réduisez ainsi le statut de l'événement et le pourcentage d'invités vraiment utiles. Des réductions sur les billets peuvent exister, mais elles doivent être personnalisées. Rappelez-vous aussi que l'accès des participants à une inscription anticipée vous aidera à obtenir leurs financements dès l'étape du travail avec les prestataires.
Le devis des dépenses pour l'organisation d'une conférence doit, d'une part, tenir compte du moindre détail et, d'autre part, indiquer une marge de manœuvre possible pour rediriger les fonds en cas d'imprévu. Vous devez désigner les postes de dépenses les plus importants pour vous, sur lesquels il n'est pas prévu d'économiser (par exemple, le lieu), et les postes secondaires. Vous devez aussi évaluer quelles dépenses les annonceurs peuvent couvrir et impérativement inclure dans le budget un « coussin de sécurité ». Il peut représenter environ 10 % du coût de revient de la conférence.
Nous établirons un devis adapté à votre format en 1 jour ouvré.Événements d'entreprise, conférences, journées clients — 16 ans et 1 200+ projets.
Calculer le budgetComment trouver des partenaires et des intervenants
Idéalement, vous devriez déjà disposer d'une base de contacts et d'une audience cible pour la conférence, ainsi que des intervenants. Mais ce n'est pas toujours le cas. De plus, le choix des intervenants est crucial : ils déterminent le statut de l'ensemble de l'événement et de votre entreprise. Efforcez-vous de rechercher des conférenciers ayant déjà une expérience de prise de parole en public : ils sauront impliquer émotionnellement l'auditoire. En général, la discussion des exposés après les interventions est une partie essentielle de la conférence, alors efforcez-vous de trouver des modérateurs dédiés pour l'organiser.
Vous pouvez inviter des intervenants qui paieront pour leur participation, car ils bénéficieront d'une promotion auprès de l'audience, ainsi que des têtes d'affiche populaires — des conférenciers que vous rémunérerez, afin d'attirer l'attention sur l'événement grâce à la participation d'une personnalité connue disposant déjà de sa propre audience. Les uns comme les autres, il est plus simple de les trouver sur les réseaux sociaux (communautés spécialisées) et dans les programmes d'autres événements éducatifs et événements d'affaires. Regardez qui vos concurrents invitent à leurs rencontres, séminaires, podcasts et formations. Ensuite, la tâche est simple : envoyer à ceux qui vous intéressent des invitations avec une description de l'événement et discuter des conditions en cas de réponse positive : le sujet, le financement, les délais de remise des supports, l'heure de l'intervention.
Si vous examinez également le contenu des thèses et des présentations des intervenants, fiez-vous à la valeur pratique des informations et aux observations personnelles du conférencier. Les faits notoires doivent être moins nombreux, tandis que les mentions et analyses de cas doivent être plus nombreuses. En cas de volonté mutuelle et de temps disponible, il est même possible d'organiser plusieurs répétitions, bien que beaucoup d'intervenants préfèrent un format d'improvisation en s'appuyant sur quelques points clés écrits.
Lorsque vous convenez avec les intervenants du format de collaboration, il est souhaitable de connaître à l'avance leur rider. Cela peut être un MacBook, un tableau avec marqueur, des préférences de boissons pendant l'intervention, etc. Et si l'intervenant vient d'une autre ville, il faudra peut-être payer le voyage et l'hébergement, ou du moins réserver les billets et organiser le transfert à son arrivée.
Élaboration du scénario
Le plan de l'événement est la partie la plus importante de la préparation, il vaut donc mieux s'en remettre à des experts. Par exemple, l'équipe d'Aventura élabore des programmes de conférences en tenant compte non seulement des objectifs fixés, mais aussi de la culture d'entreprise, du secteur d'activité spécifique et des tendances de l'événementiel. L'ensemble de ces éléments permet de transformer la conférence en une marque reconnaissable.Habituellement, le plan se compose d'une séquence d'éléments de la conférence et de leur timing précis. Il est également utile d'indiquer dans le plan dans quelle zone du site se déroulera l'action, quelles personnes sont responsables de cette partie du programme, quels équipements, meubles et accessoires doivent s'y trouver.
Que comprend une conférence ?
- Premièrement, l'enregistrement des spectateurs et des intervenants à l'accueil. Ils peuvent dès cette étape recevoir des produits promotionnels, du merchandising ou des souvenirs à l'effigie de la marque, ainsi que des documents à distribuer : supports publicitaires, brochures avec le programme, plan de navigation sur le site. Dans cette même zone ou à proximité, on peut installer un cocktail de bienvenue ou un bar.
- Deuxièmement, il ne faut pas oublier la cérémonie d'ouverture. L'animateur et les organisateurs de la conférence annoncent non seulement les intervenants et leurs sujets, mais remercient aussi les sponsors et les partenaires.
Ensuite commence la partie principale — les interventions et les présentations. Les intervenants doivent savoir où et après qui ils prennent la parole. Vous pouvez regrouper les intervenants successivement par blocs thématiques ou, si le lieu le permet, les répartir géographiquement, par salles, avec la possibilité de présentations simultanées. Les interventions des invités spéciaux sont généralement organisées dans la salle principale à la fin de l'événement ou à la fin de chaque journée si l'événement est long. Pendant leurs interventions, aucune autre activité n'est programmée : on obtient ainsi un maximum d'attention de la part du public.
Notez que les interventions doivent être entrecoupées de temps à autre de longues pauses pour le déjeuner, et qu'entre les orateurs d'un même bloc, il est préférable de prévoir une pause de 10 à 15 minutes. Pendant la pause des invités, il est possible d'organiser un coffee-break et un buffet pour des échanges informels, ou un programme de spectacle avec des artistes invités pour divertir. L'événement se termine également par une cérémonie solennelle et des remerciements, et parfois par des numéros scéniques. Habituellement, les conférences d'une journée durent jusqu'à 6 heures, pauses comprises.
Choix du lieu
Plus vous commencez tôt l’organisation de la conférence, plus vous avez de chances de trouver le lieu idéal. Nous vous conseillons de vous pencher sur les lieux 3-4 mois avant l’événement. Cela dit, si vous organisez l’événement avec une agence, vous pouvez vous inquiéter moins : une large base de partenaires permet de trouver rapidement un lieu et de le louer pour le client à des conditions avantageuses.
Qu’est-ce qui est important pour le lieu ?
L’accessibilité des transports, y compris la présence d’un parking ou la possibilité de venir en transports en commun, un équipement technique minimal (au moins des enceintes, un éclairage, un projecteur et des micros) et la conformité aux exigences en matière de sécurité incendie et d’hygiène. Le lieu doit pouvoir accueillir tous les spectateurs, disposer d’une scène et d’un mobilier confortable. S’il dispose de son propre service traiteur, c’est encore mieux. N’oubliez pas non plus que vous devrez aménager le lieu en zones et le personnaliser conformément aux supports des annonceurs ou à l’identité visuelle de votre marque. Il est important que l’on comprenne immédiatement où se trouveront la zone d’enregistrement, l’espace photo avec bannières et murs de presse, le lounge, l’espace fumeurs, etc.La pratique montre que les critères énumérés ci-dessus correspondent à des lieux tels que les lofts, les salles de conférence et de banquet (y compris dans les hôtels, les galeries d’affaires et les centres d’affaires), les salles de cinéma, les complexes d’exposition et les espaces artistiques. Vous voulez surprendre vos invités ? Alors pensez aux bateaux, aux ateliers de production, aux planétariums, etc.
Sélection du personnel et de l'équipement
La personne la plus importante et la plus utile lors d'une conférence est l'event manager. Il recrutera et coordonnera le reste de l'équipe, il est donc préférable de choisir un spécialiste au sein d'une agence professionnelle. Par exemple, les managers d'Aventura sont prêts à tout moment à conseiller les clients sur les questions de préparation et à trouver une solution aux situations organisationnelles complexes, qu'il s'agisse d'une réduction soudaine du budget client ou de l'abandon d'un lieu prévu. Lors de l'événement, vous aurez également besoin d'un animateur, de coordinateurs et d'administrateurs du site dans chaque zone, de serveurs pour le buffet, d'un régisseur lumière et son, d'hôtesses. Parfois, il est possible d'inviter des bénévoles pour apporter une aide rapide aux invités. Le personnel de nettoyage, une assistance médicale de garde, des employés pour le parking et le vestiaire doivent également être présents.
L'équipement technique d'une conférence est toujours à peu près le même. Ce sont des ordinateurs portables, des projecteurs, des micros-cravates pour les intervenants, des écrans, des micros sans fil pour le public, des pointeurs, des paperboards, des caméras et des enceintes. Il est préférable de vérifier cet équipement deux fois : le jour de la visite du lieu et la veille de l'événement. S'il manque quelque chose, il faudra livrer le matériel, le brancher et le configurer. Pensez également aux systèmes de climatisation et de chauffage, afin que le lieu, quelle que soit la période de l'année, bénéficie d'un microclimat confortable.
Il convient également de prêter attention à la vitesse d'Internet, à la présence de stations de recharge pour les gadgets, ainsi qu'au bon fonctionnement du matériel des photographes et des vidéastes. Lorsqu'une conférence comporte une partie divertissement, accordez impérativement du temps à l'équipement scénique : un concert de musique, un spectacle laser ou une pièce immersive exigent le respect scrupuleux du rider technique, qu'il s'agisse de projecteurs ou de décors mobiles.
Promotion de la conférence
L'option la plus simple est la publicité en ligne de l'événement. Vous pouvez créer un site dédié et une communauté sur les réseaux sociaux, où vous annoncerez les intervenants et parlerez de l'actualité thématique ou de l'avancement de la préparation à l'événement. Lancez de la publicité contextuelle et ciblée, négociez avec des blogueurs, des influenceurs et même vos propres conférenciers pour qu'ils parlent de l'événement (par troc ou contre rémunération). N'oubliez pas non plus les catalogues d'événements et les agrégateurs, ainsi que l'envoi d'e-mails (aux partenaires, aux universités, aux collègues, etc.).
En outre, une publicité supplémentaire consistera à inviter des invités inattendus : des représentants des autorités et des médias. Vous pouvez également commander des annonces et des communiqués de presse de la conférence dans des magazines et journaux spécialisés. Vous pouvez aussi essayer la publicité extérieure en ville (bannières, affiches, panneaux). Les concours et les tirages au sort sur Internet donnent de bons résultats : proposez aux gens des bonus à la conférence, des cadeaux des sponsors ou des billets à prix réduits en échange d'avis, de partages et de publications.
Suivi de l'événement le jour de sa tenue
Tout d'abord, tous les responsables, y compris les techniciens, doivent avoir en main un exemplaire du scénario dans sa dernière version. Cela est nécessaire pour que l'accompagnement musical et les présentations soient lancés à temps, tout comme l'éclairage et le microphone. Il faut également veiller à la sécurité de tous les participants, par exemple, vérifier le fonctionnement des systèmes de sécurité et de protection contre les incendies sur le site avant le début de l'événement.
En outre, il faut penser à la navigation des invités et des intervenants et à la résolution de leurs questions urgentes. Certains peuvent se perdre, arriver en retard, perdre des objets dans la salle, etc. Il faut aussi être prêt à des imprévus plus graves : maladie d'un conférencier, erreurs de la part des prestataires, etc. Cela dit, il ne faut pas décaler le timing de l'événement de plus de 10 minutes. Pendant la prise de parole des intervenants, vous pouvez indiquer aux conférenciers sur des panneaux ou à l'écran combien de temps il leur reste sur scène.
L'équipe « Aventura » sait : même le respect de toutes les recommandations d'organisation ne garantit pas un succès à 100 % de la conférence. Pour vous protéger du stress, économiser du temps et de l'énergie et réduire le risque d'erreurs à zéro, faites appel à des professionnels pour l'organisation d'événements. Notre agence préparera avec plaisir une conférence de toute ampleur et de tout niveau de complexité : nous sommes à la hauteur des formats hybrides, concessionnaires et cycliques.
Sommaire
