Realizar eventos empresariales y educativos es una de las partes más importantes del marketing de eventos, ya que trabaja tanto en la reputación de la empresa en el ámbito profesional como en el reconocimiento de la marca entre el público general.
Cómo empezar a preparar una conferencia
En primer lugar, hay que definir la pertinencia del evento y sus objetivos. Cuando elige el tema para las ponencias y el debate posterior, relaciónelo no solo con los intereses del público previsto, sino también con las tendencias profesionales en el nicho de su negocio. Sea cual sea el sector al que se refiera la conferencia, implica un profundo trabajo analítico: realizar investigaciones, elaborar informes y pronósticos, estudiar la experiencia de colegas extranjeros. Además, la teoría siempre debe combinarse con la práctica: los eventos más exitosos son aquellos en los que los especialistas intercambian experiencia real. Por eso, al elegir el tema, estudie también de inmediato el grupo de expertos en la materia.
Así, la conferencia debe responder a las demandas de actualidad del problema y relevancia propia. Por ello, es importante prever también los resultados esperados del evento. Por ejemplo, acordar una nueva estrategia de desarrollo de la empresa, encontrar una solución tecnológica adecuada para el lanzamiento de un producto, etc.
Por supuesto, las conferencias también implican objetivos de marketing: atraer inversores y socios, ampliar la base de clientes, encontrar anunciantes rentables. Además, la conferencia puede ayudar también con tareas de RR. HH.: aumentar la lealtad de los empleados, revelar el potencial de los colegas que prepararon las ponencias, etc. Si no sabe con certeza qué resultados esperar de la conferencia, el equipo "Aventura" le ayudará con el establecimiento de objetivos: desarrollaremos un concepto integral del evento teniendo en cuenta sus deseos e incluso propondremos KPI.
Estimación de gastos y precio de la entrada
El presupuesto de la conferencia se compone de los gastos (según el presupuesto de organización) y los ingresos, que son posibles con la venta de entradas al evento para el público general y la colaboración con anunciantes. Además, no solo el asiento del espectador puede ser de pago, sino también el rol del ponente. Esto es relevante en aquellos casos en que se invita a la conferencia a clientes potenciales como espectadores. Por ejemplo, la audiencia son empresarios, y los ponentes son representantes de empresas B2B. También puede vender grabaciones de las ponencias, acceso a las tesis y presentaciones, y la transmisión en directo por internet a menudo actúa como una opción adicional de monetización del evento.
Cuando determine el precio de la participación en la conferencia, trate de evaluar de manera realista cuántas entradas venderá con su nivel de promoción publicitaria de eventos y qué cantidad recaudada le permitirá cubrir mínimamente los gastos. Al mismo tiempo, para que los gastos realmente se reduzcan, hay que buscar socios publicitarios y patrocinadores. Pero incluso si no los ha encontrado, no se apresure a vender entradas a un precio muy bajo para llenar el aforo: con esto reduce el estatus del evento y el porcentaje de invitados realmente útiles. Puede haber descuentos en las entradas, pero deben ser personalizados. Recuerde también que el acceso de los participantes a la inscripción anticipada le ayudará a obtener fondos de ellos incluso en la etapa de trabajo con los contratistas.
El presupuesto de gastos para la organización de la conferencia debe, en primer lugar, tener en cuenta cada detalle y, en segundo lugar, indicar un posible margen de reasignación de fondos en caso de imprevistos. Debe identificar las partidas de gastos más importantes para usted, en las que no se planea ahorrar (por ejemplo, el lugar), y las secundarias. También debe calcular qué gastos pueden cubrir los anunciantes e incluir obligatoriamente en el presupuesto un “colchón de seguridad”. Puede representar alrededor del 10% del costo de la conferencia.
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Calcular presupuestoCómo encontrar socios y ponentes
Idealmente, ya debería tener una base de contactos y del público objetivo de la conferencia, y de los ponentes. Pero no siempre es así. Además, la elección de los ponentes es muy importante: ellos determinan el estatus tanto de todo el evento como de su empresa. Trate de buscar ponentes que ya tengan experiencia en hablar en público: podrán involucrar emocionalmente a la audiencia. En general, la discusión de las ponencias tras la intervención es la parte más importante de la conferencia, así que trate de encontrar moderadores específicos para organizarla.
Puede invitar a ponentes que paguen por su participación, ya que obtendrán publicidad ante la audiencia, así como a headliners populares — ponentes a los que pagará usted, para atraer la atención al evento mediante la participación de una persona conocida que ya tiene su propia audiencia. A ambos es más fácil encontrarlos en las redes sociales (comunidades especializadas) y en los programas de otros eventos educativos y eventos de negocios. Vea a quién invitan sus competidores a reuniones, seminarios, podcasts y formaciones. Luego la tarea es simple: enviar a quienes le hayan interesado invitaciones con la descripción del evento y discutir las condiciones en caso de respuesta positiva: tema, finanzas, plazos de entrega de materiales, hora de la intervención.
Si también estudia el contenido de las tesis y las presentaciones de los ponentes, guíese por la relevancia práctica de la información y las observaciones personales del ponente. Debe haber menos hechos de conocimiento general y más menciones y análisis de casos. Si hay deseo mutuo y tiempo, incluso se pueden realizar varios ensayos, aunque muchos de los ponentes abogan por el formato de improvisación con apoyo en ciertos puntos clave por escrito.
Al acordar con los ponentes el formato de colaboración, es deseable conocer de antemano su rider. Esto puede ser un MacBook, una pizarra con rotulador, preferencias de bebidas durante la ponencia, etc. Y si el ponente es de otra ciudad, quizás sea necesario pagar el viaje y el alojamiento o al menos reservar los billetes y organizar el traslado a su llegada.
Desarrollo del guion
Plan del evento — es una parte fundamental de la preparación, por lo que es mejor confiar en los expertos. Por ejemplo, el equipo de Aventura desarrolla programas de conferencias teniendo en cuenta no solo los objetivos planteados, sino también la cultura corporativa de la empresa, el nicho de negocio concreto y las tendencias de eventos. En conjunto, todo esto permite convertir la conferencia en una marca reconocible.Normalmente, el plan consiste en una secuencia de elementos de la conferencia y su cronometraje preciso. También es útil indicar en el plan en qué zona del recinto se desarrollará la acción, qué personas son responsables de esa parte del programa, qué equipos, muebles y utilería deben estar allí.
¿Qué incluye una conferencia?
- En primer lugar, el registro de asistentes y ponentes en recepción. Ya en esta etapa pueden recibir productos promocionales, merchandising o souvenirs de marca, así como materiales informativos: folletos publicitarios, programas, un mapa para orientarse por el recinto. En esta misma zona o cerca se puede colocar un cóctel de bienvenida o una estación de bar.
- En segundo lugar, no hay que olvidar la ceremonia de apertura. El presentador y los organizadores de la conferencia no solo anuncian a los ponentes y sus temas, sino que también agradecen a los patrocinadores y socios.
Después de esto comienza la parte principal: las ponencias y las presentaciones. Los oradores deben estar informados de dónde y después de quién hablan. Puede agrupar a los ponentes secuencialmente por bloques temáticos o, si el recinto lo permite, dividirlos territorialmente, por salas, con posibilidad de intervenciones simultáneas. Las ponencias de los invitados especiales, por regla general, se organizan en la sala principal al final del evento o al final de cada día, si el evento es largo. Durante sus intervenciones no se programan otras actividades: así se puede lograr la máxima atención del público.
Tenga en cuenta que las ponencias deben intercalarse de vez en cuando con largos descansos para el almuerzo, y entre los oradores de un mismo bloque es mejor hacer una pausa de 10-15 minutos. Durante el descanso de los invitados, es posible organizar un coffee break y un cóctel para la comunicación informal o un programa de espectáculo con artistas invitados para el entretenimiento. El evento también finaliza con una ceremonia solemne y palabras de agradecimiento, y a veces con números escénicos. Normalmente, las conferencias de un día duran hasta 6 horas, incluyendo todos los descansos.
Elección del lugar
Cuanto antes empiece a organizar la conferencia, más posibilidades tendrá de encontrar el lugar ideal. Recomendamos considerar las ubicaciones con 3-4 meses de antelación al evento. No obstante, si realiza el evento con la ayuda de una agencia, puede preocuparse menos: una amplia base de socios permite seleccionar rápidamente un lugar y alquilarlo para el cliente en condiciones ventajosas.
¿Qué es importante para la ubicación?
Accesibilidad, incluida la disponibilidad de aparcamiento o la posibilidad de llegar en transporte público, equipamiento técnico mínimo (al menos altavoces, iluminación, proyector y micrófonos) y cumplimiento de los requisitos de seguridad contra incendios e higiénico-sanitarios. El lugar debe acomodar a todos los espectadores, tener un escenario y mobiliario cómodo. Si además cuenta con su propio servicio de catering, mejor aún. También recuerde que tendrá que zonificar el lugar y personalizarlo según los materiales de los anunciantes o la imagen de marca de su empresa. Es importante que quede claro de inmediato dónde estará la zona de registro, la zona de fotos con banners y photocalls, el lounge, la zona para fumadores, etc.La práctica demuestra que ubicaciones como lofts, salas de conferencias y banquetes (incluidas las de hoteles, galerías de negocios y centros de negocios), salas de cine, complejos de exposiciones y espacios de arte cumplen con los criterios anteriores. ¿Quiere sorprender a sus invitados? Entonces piense en barcos fluviales, naves industriales, planetarios, etc.
Selección de personal y equipamiento
La persona más importante y útil en la conferencia es el event manager. Él se encargará de contratar y coordinar al resto del equipo, por lo que es mejor elegir a un especialista de una agencia profesional. Por ejemplo, los managers de “Aventura” están dispuestos a asesorar a los clientes en cualquier momento sobre cuestiones de preparación y a encontrar una salida a situaciones organizativas complejas, ya sea una reducción repentina del presupuesto del cliente o la cancelación del venue previsto. También necesitará en el evento un presentador, coordinadores y administradores del venue en cada zona, camareros para el bufet, técnico de iluminación y sonido, azafatas. A veces se puede invitar a voluntarios para ayudar rápidamente a los invitados. El personal de limpieza, el servicio médico de guardia, el personal de aparcamiento y guardarropa también deben estar presentes.
El equipamiento técnico de una conferencia es siempre más o menos el mismo. Esto incluye portátiles, proyectores, micrófonos de corbata para los ponentes, pantallas, micrófonos inalámbricos para el público, punteros, rotafolios, cámaras y altavoces. Es mejor revisar este equipo dos veces: el día de la visita al venue y la víspera del evento. Si falta algo, habrá que llevar el equipo, conectarlo y configurarlo. Recuerde también los sistemas de aire acondicionado y calefacción, para que en el venue, independientemente de la época del año, haya un microclima confortable.
Además, conviene prestar atención a la velocidad de internet, la disponibilidad de estaciones de carga para dispositivos, así como al funcionamiento del equipo de fotógrafos y videógrafos. Cuando la conferencia incluye una parte de entretenimiento, asegúrese de dedicar tiempo al equipamiento escénico: tanto un concierto musical como un espectáculo láser o una obra inmersiva requieren el cumplimiento estricto del rider técnico, ya sean proyectores o decorados móviles.
Promoción de la conferencia
La opción más sencilla es la publicidad del evento en línea. Puede crear un sitio web independiente y una comunidad en redes sociales, donde anunciará a los ponentes y hablará de las novedades temáticas o del avance de la preparación del evento. Lance publicidad contextual y segmentada, llegue a acuerdos con blogueros, influencers e incluso con sus propios ponentes para que hablen del evento (por trueque o por dinero). Tampoco olvide los catálogos de eventos y agregadores, ni el envío de correos electrónicos (a socios, universidades, colegas, etc.).
Además, una publicidad adicional será la invitación de invitados poco evidentes: representantes de organismos oficiales y medios de comunicación. También puede encargar anuncios y comunicados de prensa de la conferencia en revistas y periódicos especializados. Puede probar también la publicidad exterior en la ciudad (banners, carteles, vallas). Los concursos y sorteos en internet dan buenos resultados: ofrezca a las personas bonos en la conferencia, regalos de los patrocinadores o entradas con descuento a cambio de reseñas, reposiciones y publicaciones.
Seguimiento del evento el día de su celebración
En primer lugar, todas las personas responsables, incluidos los especialistas técnicos, deben tener una copia del guion en su última versión. Esto es necesario para que la música y las presentaciones se activen a tiempo, al igual que la iluminación y el micrófono. También hay que preocuparse por la seguridad de todos los participantes; por ejemplo, comprobar el funcionamiento de los sistemas de seguridad y contra incendios en el recinto antes del inicio del evento.
Además, hay que pensar en la orientación de los invitados y ponentes y en resolver sus cuestiones urgentes. Alguien puede perderse, llegar tarde, perder sus cosas en la sala, etc. Hay que estar preparados también para imprevistos más graves: enfermedad de un ponente, errores por parte de los contratistas, etc. Además, el horario del evento no debe retrasarse más de 10 minutos. Durante la intervención de los ponentes, puede mostrarles en carteles o en la pantalla cuánto tiempo les queda aún en el escenario.
El equipo de “Aventura” sabe que incluso el cumplimiento de todas las recomendaciones de organización no garantiza el 100 % del éxito de la conferencia. Para protegerse del estrés, ahorrar tiempo y esfuerzo y reducir el riesgo de errores a cero, recurra a los profesionales para la organización de eventos. Nuestra agencia preparará con gusto una conferencia de cualquier escala y nivel de complejidad: somos capaces de abordar formatos híbridos, de distribuidores y cíclicos.
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