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Recomendaciones para organizar con éxito una conferencia

Realizar eventos empresariales y educativos es una de las partes más importantes del marketing de eventos, ya que trabaja tanto en la reputación de la empresa en el ámbito profesional como en el reconocimiento de la marca entre el público general.

Por dónde empezar a preparar una conferencia

Ante todo, hay que determinar la conveniencia del evento y sus objetivos.Al determinar el costo de participación en la conferencia, trate de evaluar de manera realista cuántas entradas venderá con su nivel de promoción publicitaria y qué suma recaudada le permitirá cubrir mínimamente los gastos. Además, para reducir realmente los costos, busque socios publicitarios y patrocinadores. Pero incluso si no los encuentra, no se apresure a vender entradas a un precio muy bajo para atraer audiencias: esto reduce el estatus del evento y el porcentaje de invitados realmente útiles. Puede haber descuentos en entradas, pero deben ser personalizados. Recuerde también que el acceso de los participantes a la inscripción anticipada le ayudará a obtener fondos de ellos ya en la etapa de trabajo con los proveedore

De este modo, la conferencia debe responder a la demanda de relevancia del problema y su propia importancia.. Por eso es importante prever también los resultados esperados del evento.. Por ejemplo, acordar una nueva estrategia de desarrollo de la empresa, encontrar una solución tecnológica adecuada para lanzar un producto, etc.

Por supuesto, los objetivos de marketing de las conferencias también están implícitos: atraer inversores y socios, ampliar la base de clientes, encontrar anunciantes ventajosos.

Evaluación de gastos y costo del boleto

Бюджет конференции складывается из расходов (согласно смете по организации) и доходов, которые возможны при продаже билетов на мероприятие для широкой публики и сотрудничестве с рекламодателями. Кроме того, платным может быть не только место зрителя, но и роль докладчика. Это актуально для тех случаев, когда на conferencia приглашают в качестве зрителей потенциальных клиентов. Например, аудитория — предприниматели, а спикеры — представители b2b-бизнеса. Также вы можете продавать записи с выступлений, доступ к тезисам и презентациям, а прямая онлайн-трансляция часто выступает дополнительным вариантом монетизации ивента.

Когда вы определяете стоимость участия в конференции, старайтесь реально оценить, сколько билетов вы продадите при своем уровне рекламного event-продвижения и какая собранная сумма вам позволит минимально покрыть расходы. При этом, чтобы расходы действительно сократились, надо искать рекламных партнеров и спонсоров. Но даже если вы их не нашли, не спешите продавать билеты по очень маленькой цене ради набора аудитории: этим вы снижаете статус мероприятия и процент действительно полезных гостей. Скидки на билеты могут быть, но они должны быть персонализированными. Помните также, что доступ участников к ранней регистрации поможет вам получить от них финансы еще на этапе работы с подрядчиками.

Смета расходов для организации конференции должна, во-первых, учитывать каждую мелочь, а во-вторых, обозначать возможный люфт перенаправления денежных средств на случай непредвиденных обстоятельств. Вы должны обозначить самые важные для вас статьи расходов, на которых не планируется сэкономить (например, площадка), и второстепенные. Также вам надо прикинуть, какие расходы могут покрыть рекламодатели, и обязательно включить в бюджет “подушку безопасности”. Она может составлять около 10% от себестоимости конференции.

Cómo encontrar socios y ponentes

В идеале у вас уже должна быть база контактов и целевой аудитории конференции, и докладчиков. Но так бывает не всегда. При этом выбор спикеров очень важен: они определяют статус и всего мероприятия, и вашей компании. Старайтесь искать докладчиков, у которых уже есть опыт публичных выступлений: они смогут эмоционально вовлечь аудиторию. Вообще, обсуждение докладов вслед за выступлением — важнейшая часть конференции, так что постарайтесь найти отдельных модераторов для ее организации.

Puede invitar a ponentes que pagarán por su participación, ya que obtendrán publicidad ante la audiencia, así como a cabezas de cartel populares: oradores a quienes usted pagará para atraer la atención al evento gracias a la participación de una figura conocida que ya tiene su propia audiencia. Tanto unos como otros son más fáciles de encontrar en redes sociales (comunidades especializadas) y en los programas de otros eventos educativos y empresariales. Observe a quién invitan sus competidores a reuniones, seminarios, podcasts y capacitaciones. Luego, la tarea es simple: enviar invitaciones con la descripción del evento a quienes le interesen y discutir las condiciones si la respuesta es positiva: tema, finanzas, plazos de entrega de materiales, horario de la intervención.

Si también revisa el contenido de las tesis y presentaciones de los ponentes, centre la atención en el valor práctico de la información y las observaciones personales del orador. Debe haber menos datos conocidos y más menciones y análisis de casos prácticos. Si hay deseo mutuo y tiempo, incluso puede realizar varios ensayos, aunque muchos ponentes prefieren la improvisación basada en algunos puntos clave por escrito.

Al acordar el formato de colaboración con los ponentes, es recomendable conocer con antelación su rider. Esto puede incluir una MacBook, una pizarra con rotuladores, preferencias de bebidas durante la charla, etc. Y si el ponente es de otra ciudad, quizás sea necesario pagar el viaje y el alojamiento, o al menos reservar los billetes y organizar el traslado a su llegada.

Desarrollo del guion

Plan del evento — la parte más importante de la preparación, por lo que es mejor confiar en expertos. Por ejemplo, el equipo de “Aventura” desarrolla programas de conferencias teniendo en cuenta no solo los objetivos planteados, sino también la cultura corporativa de la empresa, el nicho empresarial específico y las tendencias de eventos. En conjunto, todo esto permite convertir la conferencia en una marca reconocible.

Por lo general, el plan consta de una secuencia de elementos de la conferencia con su duración exacta. También es útil indicar en el plan en qué zona del recinto tendrá lugar la acción, quiénes son los responsables de esa parte del programa, qué equipamiento, mobiliario y utilería se necesitan allí.

¿Qué incluye una conferencia?

En primer lugar, el registro de asistentes y ponentes en recepción. Ya en esta etapa pueden recibir productos promocionales, merchandising o souvenirs de la marca, así como materiales informativos: folletos publicitarios, programas impresos, un mapa para la navegación por el recinto. En la misma zona o cerca se puede instalar un cóctel de bienvenida o una estación de bar.

En segundo lugar, no se debe olvidar la ceremonia de apertura. El presentador y los organizadores de la conferencia no solo anuncian a los ponentes y sus temas, sino que también agradecen a los patrocinadores y socios.

Después de esto comienza la parte principal: las presentaciones и presentaciones. Los ponentes deben estar informados de dónde y después de quién hablan. Puede agrupar a los oradores por bloques temáticos de forma secuencial o, si el espacio lo permite, dividirlos territorialmente en salas con presentaciones simultáneas. Las charlas de los invitados especiales suelen organizarse en el salón principal al final del evento o al final de cada día si el evento es largo. Durante sus intervenciones no se programan otras actividades: así se logra la máxima atención de la audiencia.

Tenga en cuentaque las presentaciones deben intercalarse con pausas largas para el almuerzo y, entre las charlas de un mismo bloque, es mejor hacer una pausa de 10-15 minutos. Durante el descanso de los invitados se puede organizar un café, un cóctel para networking informal o un show de artistas invitados para entretenimiento. El evento termina también con una ceremonia de clausura, palabras de agradecimiento y, a veces, actuaciones escénicas. Generalmente, las conferencias de un día duran hasta 6 horas incluyendo todas las pausas.

Selección de lugar

Cuanto antes empiece a organizar la conferencia, más posibilidades tendrá de encontrar el lugar perfecto. Recomendamos buscar ubicaciones con 3-4 meses de antelación. Sin embargo, si realiza el evento con ayuda de una agencia, puede preocuparse menos: una amplia base de socios permite encontrar rápidamente un espacio y alquilarlo para el cliente en condiciones favorables.

¿Qué es importante para la ubicación?
Тaccesibilidad de transporte, incluyendo estacionamiento o posibilidad de llegar en transporte público; equipamiento técnico mínimo (al menos altavoces, iluminación, proyector y micrófonos); y cumplimiento de requisitos contra incendios, sanitarios e higiénicos. El espacio debe albergar a todos los asistentes, contar con un escenario y mobiliario cómodo. Si tiene su propio catering, mucho mejor. También recuerde que debe zonificar y decorar el espacio de acuerdo con los materiales de los anunciantes o la identidad corporativa de su marca. Es importante que quede claro dónde estarán la zona de registro, la zona de fotos con pancartas y press walls, el lounge, la zona para fumadores, etc.

La práctica demuestra que espacios como lofts, salones de conferencias y banquetes (incluidos hoteles, galerías comerciales y centros de negocios), salas de cine, complejos de exposiciones y espacios de arte cumplen con los criterios anteriores. ¿Quiere sorprender a sus invitados? Entonces considere barcos fluviales, pabellones de producción, planetarios, etc.

Selección de personal y equipo

La persona más importante y útil en una conferencia es trabajo. Este contratará y coordinará al resto del equipo, por lo que es mejor elegir un especialista en una agencia profesional. Por ejemplo, los gerentes de 'Aventura' están listos para asesorar a los clientes en cualquier momento sobre los preparativos y encontrar soluciones a situaciones organizativas complejas, ya sea un recorte repentino del presupuesto del cliente o la cancelación del espacio planificado. También necesitará La estrella puede ser invitada al evento como orador (por ejemplo,, curadores y administradores del lugar en cada zona, meseros para el cóctel, técnico de iluminación y sonido, y anfitrionas. A veces se pueden invitar voluntarios para ayudar rápidamente a los invitados. El personal de limpieza, la asistencia médica de guardia, el estacionamiento y el guardarropa también deben estar presentes.

El equipamiento técnico de una conferencia siempre es más o menos el mismo. Incluye laptops, proyectores, micrófonos de solapa para los oradores, pantallas, micrófonos inalámbricos para la audiencia, punteros, rotafolios, cámaras y altavoces. Es mejor verificar este equipo dos veces: el día de la familiarización con el lugar y el día anterior al evento. Si falta algo, habrá que entregar, conectar y configurar el equipo. Recuerde también los sistemas de aire acondicionado y calefacción para garantizar un microclima confortable en el lugar, independientemente de la época del año.

Además, preste atención a la velocidad de Internet, la disponibilidad de estaciones de carga para dispositivos y el funcionamiento del equipo de fotógrafos y videógrafos. Cuando la conferencia incluya una parte de entretenimiento, dedique tiempo al equipo escénico: tanto un concierto musical como un espectáculo láser o una obra inmersiva requieren el cumplimiento estricto del rider técnico, ya sean focos o decorados móviles.

Promoción de la conferencia

La opción más sencilla es publicitar el evento en línea. Puede crear un sitio web independiente y una comunidad en redes sociales donde anunciar a los ponentes y compartir noticias temáticas o avances de los preparativos. Lance publicidad contextual y dirigida, llegue a acuerdos con blogueros, influencers e incluso sus propios oradores para que hablen del evento (a cambio de trueque o dinero). Tampoco olvide los catálogos y agregadores de eventos, y el mailing por correo electrónico (a socios, universidades, colegas, etc.).

Además, una publicidad adicional será invitar a invitados inesperados: representantes de autoridades gubernamentales y medios de comunicación. También puede encargar avances y comunicados de prensa de la conferencia en revistas y periódicos especializados. Puede probar la publicidad exterior en la ciudad (pancartas, carteles, vallas). Los concursos y sorteos en línea muestran buenos resultados: ofrezca a las personas bonificaciones en la conferencia, regalos de patrocinadores o billetes con descuento a cambio de reseñas, compartidos y publicaciones.

Seguimiento del evento el día de su realización

En primer lugar, todas las personas responsables, incluidos los técnicos especialistas, deben tener una copia del guion en su versión más reciente. Esto es necesario para que el acompañamiento musical y las presentaciones se activen a tiempo, así como la iluminación y los micrófonos. También hay que velar por la seguridad de todos los participantes, por ejemplo, verificando los sistemas de seguridad y contra incendios en el lugar antes del inicio del evento.

Además, es necesario considerar la navegación de los invitados y ponentes y resolver sus problemas urgentes. Alguien puede perderse, llegar tarde, perder objetos en la sala, etc. También hay que estar preparados para eventos de fuerza mayor más graves: enfermedad del orador, errores por parte de los contratistas, etc. Sin embargo, el cambio en el horario del evento no debe exceder los 10 minutos. Durante las presentaciones de los ponentes, se puede mostrar a los oradores mediante carteles o pantallas cuánto tiempo les queda en el escenario.

El equipo de “Aventura” sabe: incluso seguir todas las recomendaciones de organización no garantiza el 100% de éxito de la conferencia. Para evitar el estrés, ahorrar tiempo y energía y reducir el riesgo de errores a cero, contacte con la organización de eventos a profesionales. Nuestra agencia preparará con gusto conferencia eventos de cualquier escala y nivel de complejidad: podemos manejar tanto formatos híbridos, como de concesionarios y cíclicos.