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Empfehlungen zur erfolgreichen Organisation einer Konferenz

Durchführung von geschäftlichen und Bildungsveranstaltungen ist einer der wichtigsten Teile des Event-Marketings, da es sowohl den Ruf des Unternehmens in professionellen Kreisen als auch die Markenbekanntheit in der breiten Masse beeinflusst. Gleichzeitig können Konferenzen als die arbeitsintensivsten und komplexesten Veranstaltungen bezeichnet werden, insbesondere wenn es um nationale oder internationale Ebene geht. Heute werden wir darüber sprechen, wie man eine erstklassige Konferenz durchführt und welche unerwarteten Situationen Sie bei der Organisation erwarten können.

Mit welcher Vorbereitung beginnen für die Konferenz

Zunächst muss die Zweckmäßigkeit der Veranstaltung und ihre Ziele bestimmt werden. Wenn Sie ein Thema für Vorträge und anschließende Diskussionen auswählen, sollten Sie es nicht nur auf die Interessen des geplanten Publikums abstimmen, sondern auch auf die professionellen Trends in Ihrem Geschäftsbereich. Unabhängig von der Branche erfordert eine Konferenz eine gründliche analytische Arbeit: Durchführung von Studien, Erstellung von Berichten und Prognosen, Untersuchung der Erfahrungen ausländischer Kollegen. Dabei sollte Theorie immer mit Praxis verbunden sein: Die erfolgreichsten Veranstaltungen sind diejenigen, bei denen Experten ihre realen Erfahrungen austauschen. Daher sollten Sie bei der Auswahl des Themas auch sofort das Expertenpanel dazu studieren.

Somit sollte die Konferenz den Anforderungen an die Aktualität des Problems und ihre eigene Bedeutung entsprechen. Daher ist es wichtig, die erwarteten Ergebnisse der Veranstaltung zu prognostizieren. Zum Beispiel, um eine neue Unternehmensentwicklungsstrategie abzustimmen, eine geeignete technologische Lösung für die Markteinführung eines Produkts zu finden usw.

Natürlich sind auch Marketingziele für Konferenzen vorgesehen: Investoren und Partner gewinnen, Kundenbasis erweitern, lukrative Werbepartner finden. Darüber hinaus kann eine Konferenz auch bei HR-Aufgaben helfen: Mitarbeiterloyalität steigern, das Potenzial von Kollegen offenlegen, die Vorträge vorbereitet haben usw. Wenn Sie nicht genau wissen, welche Ergebnisse von der Konferenz zu erwarten sind, wird das "Aventura"-Team Ihnen bei der Zielsetzung helfen: Wir entwickeln ein umfassendes Veranstaltungskonzept unter Berücksichtigung Ihrer Wünsche und schlagen sogar KPI vor.

Bewertung der Ausgaben und Kosten des Tickets

Das Budget für die Konferenz setzt sich aus den Ausgaben (gemäß der Organisationskalkulation) und den Einnahmen zusammen, die durch den Verkauf von Tickets für die breite Öffentlichkeit und die Zusammenarbeit mit Werbetreibenden möglich sind. Darüber hinaus kann nicht nur der Sitzplatz, sondern auch die Rolle des Referenten kostenpflichtig sein. Dies ist relevant für Fälle, in denen potenzielle Kunden als Zuschauer zur Konferenz eingeladen werden. Zum Beispiel Unternehmer als Publikum und B2B-Geschäftsvertreter als Sprecher. Sie können auch Aufzeichnungen von Vorträgen, Zugang zu Thesen und Präsentationen verkaufen, und Live-Streaming ist oft eine zusätzliche Möglichkeit zur Monetarisierung des Events.

Wenn Sie den Teilnahmepreis für die Konferenz festlegen, versuchen Sie realistisch einzuschätzen, wie viele Tickets Sie bei Ihrem Werbeevent verkaufen werden und welcher Betrag Ihnen ermöglicht, die Kosten minimal zu decken. Um die Kosten tatsächlich zu senken, sollten Sie nach Werbepartnern und Sponsoren suchen. Selbst wenn Sie diese nicht finden, sollten Sie nicht überstürzt Tickets zu einem sehr niedrigen Preis verkaufen, um das Publikum anzulocken: Dadurch wird der Status der Veranstaltung gesenkt und der Anteil wirklich nützlicher Gäste verringert. Rabatte auf Tickets sind möglich, aber sie sollten personalisiert sein. Denken Sie auch daran, dass der Zugang der Teilnehmer zur frühen Registrierung Ihnen helfen wird, bereits in der Phase der Zusammenarbeit mit Auftragnehmern Finanzmittel von ihnen zu erhalten.

Die Kostenschätzung für die Organisation einer Konferenz sollte zum einen jede Kleinigkeit berücksichtigen und zum anderen einen möglichen Spielraum für die Umleitung von Geldern im Falle unvorhergesehener Umstände anzeigen. Sie sollten die wichtigsten Kostenpunkte festlegen, bei denen keine Einsparungen geplant sind (zum Beispiel die Veranstaltungsfläche), sowie sekundäre Kostenpunkte. Außerdem sollten Sie abschätzen, welche Kosten Werbetreibende decken können, und unbedingt ein "Sicherheitspolster" in das Budget aufnehmen. Dies kann etwa 10% der Gesamtkosten der Konferenz betragen.

Wie Partner und Sprecher finden

Idealerweise sollten Sie bereits über eine Kontaktbasis und eine Zielgruppe für die Konferenz sowie über Referenten verfügen. Das ist jedoch nicht immer der Fall. Die Auswahl der Referenten ist dabei sehr wichtig: Sie bestimmen den Status der gesamten Veranstaltung und Ihres Unternehmens. Versuchen Sie Referenten zu finden, die bereits Erfahrung mit öffentlichen Auftritten haben: Sie können das Publikum emotional einbeziehen. Die Diskussion nach dem Vortrag ist generell ein sehr wichtiger Teil der Konferenz, daher bemühen Sie sich darum separate Moderatoren dafür zu finden.

Sie können Referenten einladen, die für ihre Teilnahme zahlen werden, da sie Werbung beim Publikum erhalten werden, sowie bekannte Headliner-Referenten - Referenten, denen Sie bezahlen werden, um Aufmerksamkeit auf die Veranstaltung durch ihre bereits vorhandene Zielgruppe zu lenken. Beide Typen können am einfachsten in sozialen Netzwerken (spezielle Communities) und in Programmen anderer Bildungs- und Geschäftsveranstaltungengefunden werden. Schauen Sie sich an, wen Ihre Wettbewerber zu ihren Treffen, Seminaren, Podcasts und Schulungen einladen. Dann ist es einfach: Senden Sie Einladungen mit einer Beschreibung des Events an diejenigen, die Ihr Interesse geweckt haben und besprechen Sie bei positiver Antwort Bedingungen wie Thema des Vortrags, Finanzen, Fristen für Materialabgabe und Zeitpunkt des Auftritts.

Wenn Sie auch den Inhalt von Thesen und Präsentationen von Referenten studieren, orientieren Sie sich an der praktischen Bedeutung der Informationen und an den persönlichen Beobachtungen des Referenten. Es sollte weniger allgemein bekannte Fakten geben und mehr Erwähnungen und Analysen von Fallstudien geben. Bei gegenseitigem Wunsch und Zeit können sogar mehrere Proben durchgeführt werden, obwohl viele Referenten für das Format der Improvisation mit Schwerpunkt auf bestimmten schriftlichen Akzenten stehen.

Bei der Abstimmung des Kooperationsformats mit den Rednern ist es ratsam im Voraus ihre Anforderungen zu erfahren (Rider). Dies kann ein MacBook sein oder eine Tafel mit einem Marker oder Vorlieben für Getränke während des Vortrags usw.. Und wenn der Redner von außerhalb kommt, müssen möglicherweise Reise- und Unterkunftskosten bezahlt oder zumindest Flugtickets reserviert und ein Transfer organisiert werden.

Entwicklung des Drehbuchs

Veranstaltungsplan - ist ein wichtiger Teil der Vorbereitung; hier ist es besser Experten zu vertrauen. Zum Beispiel, Team "Aventura entwickelt Programme für Konferenzen unter Berücksichtigung nicht nur gestellter Aufgaben sondern auch der Unternehmenskultur des Unternehmens, des spezifischen Geschäftsbereichs und der Event-Trends. Insgesamt ermöglicht dies es uns, die Konferenz in eine erkennbare Marke zu verwandeln.

Ein typischer Plan besteht aus einer Abfolge von Elementen der Konferenz und deren genauer Zeitplanung. Im Plan ist es auch nützlich anzugeben in welchem Bereich auf dem Gelände welche Aktivitäten stattfinden werden; wer für diesen Teil des Programms verantwortlich ist; welche Ausrüstung; Möbel und Requisiten dort sein müssen.

Was beinhaltet die Konferenz?

Zunächst einmal die Registrierung von Zuschauern und Rednern am Empfangstresen; sie können bereits hier Werbematerialien; Merchandise oder Markensouvenirs sowie Informationsmaterialien wie Werbedrucke; Programmhefte; Geländepläne erhalten.

Zweitens darf man die Eröffnungszeremonie nicht vergessen; Der Moderator und Organisatoren der Konferenz stellen nicht nur Redner und ihre Themen vor; sondern danken auch Sponsoren und Partnern.

Danach beginnt der Hauptteil — Vorträge и Präsentationen. Die Redner müssen darüber informiert sein; wo sie auftreten werden und vor wem sie sprechen werden; Sie können Redner nach thematischen Blöcken gruppieren oder sie territorial nach Räumen aufteilen; mit gleichzeitigen Präsentationsoptionen; Gastredner werden normalerweise im Hauptsaal am Ende oder am Ende eines jeden Tages organisiert; wenn das Event lang ist; Während ihrer Redezeiten werden keine anderen Aktivitäten durchgeführt; so kann man maximale Aufmerksamkeit vom Publikum erreichen.

Beachten Sie, dass Vorträge von Zeit zu Zeit durch längere Pausen für das Mittagessen aufgelockert werden sollten, und es ist besser, zwischen den Rednern in einem Block eine Pause von 10-15 Minuten zu machen. Während der Ruhepause können die Gäste ein Kaffeepause und ein Buffet für informelle Gespräche oder eine Show von eingeladenen Künstlern zur Unterhaltung genießen. Das Event endet auch mit einer feierlichen Zeremonie und Dankesworten, manchmal auch mit Bühnenauftritten. Eintägige Konferenzen dauern in der Regel bis zu 6 Stunden unter Berücksichtigung aller Pausen.

Die Wahl des Veranstaltungsortes.

Je früher Sie mit der Organisation der Konferenz beginnen, desto mehr Chancen haben Sie, einen idealen Veranstaltungsort zu finden. Wir empfehlen, sich 3-4 Monate vor der Veranstaltung die Locations anzusehen. Wenn Sie das Event jedoch über eine Agentur durchführen, können Sie sich weniger Sorgen machen: Die breite Basis an Partnern ermöglicht es, schnell einen Veranstaltungsort zu finden und diesen zu günstigen Konditionen für den Kunden zu mieten.

Was ist für den Veranstaltungsort wichtig?
ТDie Verkehrsanbindung, einschließlich Parkmöglichkeiten oder die Möglichkeit, mit öffentlichen Verkehrsmitteln anzureisen, minimale technische Ausstattung (mindestens Lautsprecher, Beleuchtung, Projektor und Mikrofone) sowie die Einhaltung der Brandschutz- und hygienischen Anforderungen sind ebenfalls wichtig. Der Veranstaltungsort sollte alle Zuschauer aufnehmen können, eine Bühne und komfortable Möbel haben. Wenn es dort ein eigenes Catering gibt - umso besser. Denken Sie auch daran, dass Sie den Veranstaltungsort zonieren und entsprechend den Materialien der Werbetreibenden oder dem Firmenstil Ihrer Marke gestalten müssen. Es ist wichtig, dass sofort erkennbar ist, wo sich die Registrierungszone, die Fotobereich mit Bannern und Pressewänden, die Lounge, die Raucherzone usw. befinden werden.

Die Praxis zeigt, dass solche Locations wie Lofts, Konferenz- und Bankettsäle (auch in Hotels, Business-Galerien und Business-Centern), Kinosäle, Messekomplexe und Kunstbereiche den oben genannten Kriterien entsprechen. Möchten Sie Ihre Gäste überraschen? Dann denken Sie über Schiffe, Produktionshallen, Planetarien usw. nach.

Auswahl des Personals und der Ausrüstung

Der wichtigste und nützlichste Mensch auf der Konferenz ist der Event-Manager. Er wird das übrige Team einstellen und koordinieren, daher ist es besser, einen Spezialisten in einer professionellen Agentur zu wählen. Zum Beispiel, Manager von "Aventura sind jederzeit bereit, Kunden bei der Vorbereitung zu beraten und Lösungen für schwierige organisatorische Situationen zu finden, sei es eine plötzliche Kürzung des Kundenbudgets oder die Ablehnung des geplanten Veranstaltungsortes. Außerdem benötigen Sie auf der Veranstaltung Moderator, Kuratoren und Administratoren des Veranstaltungsortes in jedem Bereich, Kellner für das Buffet, Licht- und Tontechniker sowie Hostessen. Manchmal können auch Freiwillige zur schnellen Hilfe für die Gäste eingeladen werden. Reinigungspersonal, medizinische Hilfe im Dienst, Parkplatzmitarbeiter und Garderobenpersonal sollten ebenfalls vorhanden sein.

Die technische Ausstattung einer Konferenz ist immer mehr oder weniger gleich. Dazu gehören Laptops, Projektoren, Ansteckmikrofone für Redner, Bildschirme, Funkmikrofone für das Publikum, Zeigestifte, Flipcharts, Kameras und Lautsprecher. Es ist ratsam, diese Ausrüstung zweimal zu überprüfen: am Tag des Kennenlernens mit dem Veranstaltungsort und am Vorabend der Veranstaltung. Wenn etwas fehlt, müssen Geräte geliefert, angeschlossen und eingerichtet werden. Denken Sie auch an Klima- und Heizsysteme, damit auf dem Gelände unabhängig von der Jahreszeit ein angenehmes Raumklima herrscht.

Darüber hinaus sollten Sie auf die Geschwindigkeit des Internets achten sowie auf das Vorhandensein von Ladestationen für Geräte und die Funktionsfähigkeit der Ausrüstung von Fotografen und Videografen. Wenn die Konferenz einen Unterhaltungsteil beinhaltet, widmen Sie unbedingt Zeit der Bühnentechnik: Sowohl ein Musik-Konzert als auch eine Lasershow oder eine immersive Aufführung erfordern eine akribische Umsetzung des technischen Riders - sei es Projektoren oder bewegliche Dekorationen.

Förderung der Konferenz

Die einfachste Möglichkeit ist die Online-Werbung für die Veranstaltung. Sie können eine separate Website und Community in sozialen Netzwerken erstellen, auf denen Sie Referenten ankündigen und über thematische Neuigkeiten oder den Vorbereitungsstand der Veranstaltung berichten werden. Starten Sie kontextbezogene und zielgerichtete Werbung, vereinbaren Sie mit Bloggern, Influencern und sogar Ihren Sprechern Werbung für das Event (entweder im Tausch gegen Leistungen oder gegen Bezahlung). Vergessen Sie auch nicht Event-Kataloge und Aggregatoren sowie E-Mail-Marketing (an Partnerunternehmen, Universitäten, Kollegen usw.).

Darüber hinaus wird zusätzliche Werbung durch Einladung unerwarteter Gäste wie Vertreter staatlicher Behörden und Medienvertreter erfolgen. Sie können auch Ankündigungen und Pressemitteilungen zur Konferenz in Fachzeitschriften und Zeitungen bestellen. Versuchen Sie es mit Außenwerbung in der Stadt (Banner, Plakate, Plakatwände). Wettbewerbe und Verlosungen im Internet zeigen gute Ergebnisse: Bieten Sie den Menschen Boni für die Teilnahme an der Konferenz an - Geschenke von Sponsoren oder vergünstigte Tickets im Austausch gegen Bewertungen, Weiterempfehlungen und Veröffentlichungen.

Überwachung des Events am Veranstaltungstag

Zunächst sollten alle verantwortlichen Personen einschließlich technischer Spezialisten eine Kopie des Szenarios in der letzten Version zur Hand haben. Dies ist notwendig damit Musikbegleitung und Präsentationen rechtzeitig gestartet werden können sowie Licht mit Mikrofon funktionieren kann. Es sollte auch für die Sicherheit aller Teilnehmer gesorgt werden - zum Beispiel sollten vor Beginn der Veranstaltung die Sicherheits- und Brandschutzsysteme auf dem Gelände überprüft werden.

Darüber hinaus müssen Sie sich um die Navigation von Gästen und Rednern kümmern sowie ihre dringenden Fragen lösen. Jemand kann sich verirren, zu spät kommen oder Dinge im Saal verlieren usw. Sie müssen auch auf ernstere Notfälle vorbereitet sein: Krankheit eines Referenten, Fehler seitens der Auftragnehmer usw.. Dabei sollte die Zeitplanverschiebung nicht mehr als 10 Minuten betragen dürfen. Während der Rednerauftritte können Sie diesen auf Tafeln oder Bildschirmen anzeigen lassen wie viel Zeit ihnen noch auf der Bühne bleibt.

-28., 29.: No changes weiß selbst: selbst die Beachtung aller Empfehlungen zur Organisation garantiert keinen 100%-igen Erfolg einer Konferenz. Um sich vor Stress zu schützen, Zeit und Kraft zu sparen und das Risiko von Fehlern auf Null zu reduzieren, wenden Sie sich an die Durchführung von Events an die Profis. Unsere Agentur bereitet gerne Konferenz jeglichen Umfangs und Schwierigkeitsgrads vor: wir meistern sowohl Hybride, Händler- als auch Zyklusformate.