Durchführung von geschäftlichen und Bildungsveranstaltungen ist einer der wichtigsten Teile des Event-Marketings, da es sowohl den Ruf des Unternehmens in professionellen Kreisen als auch die Markenbekanntheit in der breiten Masse beeinflusst. Gleichzeitig können Konferenzen als die arbeitsintensivsten und komplexesten Veranstaltungen bezeichnet werden, insbesondere wenn es um nationale oder internationale Ebene geht. Heute werden wir darüber sprechen, wie man eine erstklassige Konferenz durchführt und welche unerwarteten Situationen Sie bei der Organisation erwarten können.
Wie man mit der Vorbereitung einer Konferenz beginnt
Zuallererst muss man die Zweckmäßigkeit der Veranstaltung und ihre Ziele festlegen. Wenn Sie ein Thema für Vorträge und die anschließende Diskussion auswählen, sollten Sie es nicht nur mit den Interessen der geplanten Zielgruppe, sondern auch mit den professionellen Trends in Ihrer Branche abgleichen. Unabhängig davon, welche Branche die Konferenz betrifft, setzt sie eine tiefgehende analytische Arbeit voraus: die Durchführung von Studien, das Erstellen von Berichten und Prognosen, das Studium der Erfahrungen ausländischer Kollegen. Dabei sollte Theorie immer mit Praxis kombiniert werden: Am erfolgreichsten sind jene Veranstaltungen, bei denen Fachleute echte Erfahrungen austauschen. Daher sollten Sie bei der Themenwahl auch sofort den Pool der Experten zu diesem Thema prüfen.
Somit muss die Konferenz den Anforderungen an die Aktualität des Problems und ihre eigene Bedeutung entsprechen. Deshalb ist es wichtig, auch die erwarteten Ergebnisse der Veranstaltung zu prognostizieren. Zum Beispiel eine neue Unternehmensentwicklungsstrategie abzustimmen, eine geeignete technologische Lösung für den Produktstart zu finden usw.
Natürlich werden bei Konferenzen auch Marketingziele verfolgt: Investoren und Partner gewinnen, den Kundenstamm erweitern, lukrative Werbekunden finden. Darüber hinaus kann eine Konferenz auch bei HR-Aufgaben helfen: die Mitarbeiterbindung erhöhen, das Potenzial von Kollegen, die Vorträge vorbereitet haben, zu entfalten und mehr. Wenn Sie nicht genau wissen, welche Ergebnisse von der Konferenz zu erwarten sind, hilft das Team von Aventura bei der Zielsetzung: Wir entwickeln ein ganzheitliches Konzept für die Veranstaltung unter Berücksichtigung Ihrer Wünsche und schlagen sogar KPIs vor.
Kostenschätzung und Ticketpreis
Das Konferenzbudget setzt sich aus den Ausgaben (gemäß dem Organisationskostenplan) und den Einnahmen zusammen, die durch den Verkauf von Tickets für die Veranstaltung an ein breites Publikum und durch die Zusammenarbeit mit Werbetreibenden möglich sind. Darüber hinaus kann nicht nur der Zuschauerplatz, sondern auch die Rolle des Referenten kostenpflichtig sein. Das ist relevant für Fälle, in denen potenzielle Kunden als Zuschauer zur Konferenz eingeladen werden. Zum Beispiel besteht das Publikum aus Unternehmern, und die Speaker sind Vertreter des B2B-Geschäfts. Außerdem können Sie Aufzeichnungen der Auftritte, den Zugang zu Thesen und Präsentationen verkaufen, und eine direkte Online-Übertragung fungiert oft als zusätzliche Option zur Monetarisierung des Events.
Wenn Sie den Preis für die Teilnahme an der Konferenz festlegen, versuchen Sie realistisch einzuschätzen, wie viele Tickets Sie bei Ihrem Niveau der werblichen Event-Förderung verkaufen werden und welcher gesammelte Betrag Ihnen eine minimale Deckung der Ausgaben ermöglicht. Um die Ausgaben tatsächlich zu senken, müssen Sie Werbepartner und Sponsoren suchen. Aber selbst wenn Sie keine gefunden haben, beeilen Sie sich nicht, Tickets zu einem sehr niedrigen Preis zu verkaufen, nur um Publikum zu gewinnen: Damit senken Sie den Status der Veranstaltung und den Anteil wirklich nützlicher Gäste. Rabatte auf Tickets können sein, aber sie müssen personalisiert sein. Denken Sie auch daran, dass der Zugang der Teilnehmer zur Frühregistrierung Ihnen hilft, deren Finanzen bereits in der Phase der Zusammenarbeit mit Auftragnehmern zu erhalten.
Der Kostenplan für die Organisation einer Konferenz muss erstens jedes Detail berücksichtigen und zweitens einen möglichen Spielraum für die Umleitung von Geldern für den Fall unvorhergesehener Umstände vorsehen. Sie müssen die wichtigsten Kostenpositionen, bei denen nicht gespart werden soll (zum Beispiel die Location), und die zweitrangigen kennzeichnen. Außerdem müssen Sie abschätzen, welche Ausgaben Werbetreibende decken können, und unbedingt einen „Sicherheitspuffer“ in das Budget aufnehmen. Er kann etwa 10 % der Selbstkosten der Konferenz betragen.
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Angebot berechnenWie man Partner und Referenten findet
Im Idealfall verfügen Sie bereits über eine Kontaktdatenbank sowohl der Zielgruppe der Konferenz als auch der Referenten. Doch das ist nicht immer der Fall. Dabei ist die Auswahl der Referenten sehr wichtig: Sie bestimmen den Status sowohl der gesamten Veranstaltung als auch Ihres Unternehmens. Versuchen Sie, Referenten zu finden, die bereits Erfahrung mit öffentlichen Auftritten haben: Sie können das Publikum emotional einbinden. Überhaupt ist die Diskussion der Vorträge im Anschluss an den Auftritt ein wesentlicher Bestandteil der Konferenz, daher sollten Sie versuchen, separate Moderatoren für deren Organisation zu finden.
Sie können Referenten einladen, die für ihre Teilnahme bezahlen, da sie Werbung vor einem Publikum erhalten, sowie populäre Headliner – Referenten, die Sie bezahlen, um durch die Teilnahme einer bekannten Persönlichkeit, die bereits über ein eigenes Publikum verfügt, Aufmerksamkeit für die Veranstaltung zu gewinnen. Beide finden Sie am einfachsten in sozialen Netzwerken (Fachcommunities) und in den Programmen anderer Bildungs- und Business-Veranstaltungen. Schauen Sie, wen Ihre Wettbewerber zu Treffen, Seminaren, Podcasts und Trainings einladen. Danach ist die Aufgabe einfach: Senden Sie denjenigen, die Sie interessieren, Einladungen mit einer Beschreibung der Veranstaltung und besprechen Sie bei positiver Antwort die Bedingungen: Thema, Finanzen, Deadlines für die Abgabe der Materialien, Redezeit.
Wenn Sie auch den Inhalt der Thesen und Präsentationen der Referenten prüfen, orientieren Sie sich am praktischen Nutzen der Informationen und an den persönlichen Beobachtungen des Referenten. Allgemein bekannte Fakten sollten weniger, Erwähnungen und Fallanalysen mehr sein. Bei beiderseitigem Wunsch und Zeit können sogar mehrere Proben durchgeführt werden, obwohl viele Referenten ein Improvisationsformat mit schriftlich festgehaltenen Akzenten als Orientierung befürworten.
Wenn Sie mit den Referenten das Format der Zusammenarbeit abstimmen, ist es ratsam, sich vorab über ihren Rider zu informieren. Dies kann ein MacBook, ein Whiteboard mit Marker, Vorlieben bei Getränken während des Vortrags usw. sein. Nun, wenn der Referent aus einer anderen Stadt kommt, müssen Sie möglicherweise Reise und Unterkunft bezahlen oder zumindest Tickets buchen und einen Transfer bei der Ankunft organisieren.
Entwicklung des Szenarios
Der Veranstaltungsplan — ein wesentlicher Teil der Vorbereitung, daher sollte man hier besser den Experten vertrauen. Zum Beispiel entwickelt das Team von „Aventura“ Programme für Konferenzen unter Berücksichtigung nicht nur der gestellten Aufgaben, sondern auch der Unternehmenskultur, der spezifischen Geschäftsnische und der Event-Trends. All dies zusammen ermöglicht es, die Konferenz in eine wiedererkennbare Marke zu verwandeln.Normalerweise besteht der Plan aus einer Abfolge von Konferenzelementen und deren genauem Timing. Ebenso ist es nützlich, im Plan anzugeben, in welchem Bereich des Veranstaltungsortes die Aktion stattfindet, welche Personen für diesen Programmteil verantwortlich sind, welche Ausrüstung, Möbel und Requisiten dort vorhanden sein müssen.
Was beinhaltet eine Konferenz?
- Erstens die Registrierung der Zuschauer und Referenten am Empfang. Sie können bereits zu diesem Zeitpunkt Werbeprodukte, Merch oder gebrandete Souvenirs sowie Handouts erhalten: Werbedrucke, Programmhefte, einen Lageplan zur Orientierung auf dem Veranstaltungsgelände. Im selben Bereich oder daneben kann man einen Begrüßungsempfang oder eine Barstation einrichten.
- Zweitens darf man die Eröffnungszeremonie nicht vergessen. Der Moderator und die Organisatoren der Konferenz nennen nicht nur die Referenten und ihre Themen, sondern danken auch den Sponsoren und Partnern.
Danach beginnt der Hauptteil – Vorträge und Präsentationen. Die Sprecher müssen wissen, wo und nach wem sie auftreten. Sie können die Referenten nacheinander in thematischen Blöcken gruppieren oder, wenn es der Veranstaltungsort zulässt, sie territorial nach Sälen aufteilen, mit der Möglichkeit von gleichzeitigen Auftritten. Die Vorträge von Special Guests werden in der Regel im großen Saal am Ende der Veranstaltung oder am Ende jedes Tages organisiert, wenn die Veranstaltung lang ist. Während ihrer Auftritte werden keine anderen Aktivitäten angesetzt: So kann man ein Maximum an Aufmerksamkeit vom Publikum erreichen.
Beachten Sie, dass die Vorträge von Zeit zu Zeit durch längere Pausen für das Mittagessen aufgelockert werden sollten, und auch zwischen den Rednern in einem Block sollte man besser eine Pause von 10-15 Minuten einlegen. Während der Ruhepausen der Gäste ist die Organisation einer Kaffeepause und eines Empfangs für informelle Gespräche möglich oder ein Showprogramm von eingeladenen Künstlern zur Unterhaltung. Beendet wird das Event ebenfalls mit einer feierlichen Zeremonie und Dankesworten, manchmal auch mit Bühnennummern. Normalerweise dauern eintägige Konferenzen bis zu 6 Stunden unter Berücksichtigung aller Pausen.
Auswahl der Location
Je früher Sie mit der Organisation einer Konferenz beginnen, desto größer sind Ihre Chancen, die ideale Location zu finden. Wir empfehlen, sich 3-4 Monate vor der Veranstaltung nach Locations umzusehen. Wenn Sie die Veranstaltung jedoch mit einer Agentur durchführen, können Sie sich entspannter zurücklehnen: Eine breite Partnerbasis ermöglicht es, schnell eine Location zu finden und sie für den Kunden zu günstigen Konditionen anzumieten.
Was ist bei der Location wichtig?
Verkehrsanbindung, einschließlich Parkmöglichkeiten oder der Möglichkeit, mit öffentlichen Verkehrsmitteln anzureisen, eine Mindestausstattung an Technik (zumindest Lautsprecher, Beleuchtung, Projektor und Mikrofone) und die Einhaltung der Brandschutz- und Hygienevorschriften. Die Location muss alle Zuschauer fassen können, eine Bühne und bequeme Möbel bieten. Wenn es dort eigenes Catering gibt — umso besser. Denken Sie auch daran, dass Sie die Location in Zonen aufteilen und gemäß den Materialien der Werbetreibenden oder dem Corporate Design Ihrer Marke branden müssen. Wichtig ist, dass sofort erkennbar ist, wo sich auf der Location die Registrierungszone, die Fotozone mit Bannern und Presswänden, die Lounge, der Raucherbereich usw. befinden.Die Praxis zeigt, dass Locations wie Lofts, Konferenz- und Bankettsäle (auch in Hotels, Business-Galerien und Geschäftszentren), Kinosäle, Ausstellungskomplexe und Kreativräume die oben genannten Kriterien erfüllen. Wollen Sie Ihre Gäste überraschen? Dann denken Sie an Flussschiffe, Produktionshallen, Planetarien usw.
Auswahl von Personal und Ausrüstung
Der wichtigste und nützlichste Mensch auf einer Konferenz ist der Event-Manager. Er wird das restliche Team einstellen und koordinieren, daher sollte man besser einen Spezialisten in einer professionellen Agentur wählen. Zum Beispiel sind die Manager von „Aventura“ jederzeit bereit, Kunden in Fragen der Vorbereitung zu beraten und einen Ausweg aus schwierigen organisatorischen Situationen zu finden, sei es eine plötzliche Kürzung des Kundenbudgets oder die Absage der geplanten Location. Außerdem benötigen Sie bei der Veranstaltung einen Moderator, Kuratoren und Administratoren der Location in jeder Zone, Kellner für das Buffet, Licht- und Tontechniker, Hostessen. Manchmal kann man Freiwillige einladen, um den Gästen schnell zu helfen. Reinigungspersonal, medizinischer Bereitschaftsdienst, Parkplatz- und Garderobenpersonal sollten ebenfalls vorhanden sein.
Die technische Ausstattung einer Konferenz ist immer mehr oder weniger gleich. Das sind Laptops, Projektoren, Ansteckmikrofone für die Redner, Bildschirme, Funkmikrofone für das Publikum, Laserpointer, Flipcharts, Kameras und Lautsprecher. Die Überprüfung dieser Ausrüstung sollte besser zweimal durchgeführt werden: am Tag der Besichtigung der Location und am Vorabend der Veranstaltung. Wenn etwas fehlt, muss die Technik geliefert, angeschlossen und eingerichtet werden. Denken Sie auch an Klimaanlagen und Heizungssysteme, damit in der Location unabhängig von der Jahreszeit ein angenehmes Mikroklima herrscht.
Zusätzlich sollte man auf die Internetgeschwindigkeit, das Vorhandensein von Ladestationen für Gadgets sowie die Funktionsfähigkeit der Technik von Fotografen und Videografen achten. Wenn die Konferenz einen Unterhaltungsteil vorsieht, nehmen Sie sich unbedingt Zeit für die Bühnentechnik: Sowohl ein Musikkonzert als auch eine Lasershow und ein immersives Theaterstück erfordern die strikte Einhaltung des technischen Riders, sei es Scheinwerfer oder bewegliche Kulissen.
Bewerbung der Konferenz
Der einfachste Weg ist die Online-Werbung für die Veranstaltung. Sie können eine separate Website und eine Community in den sozialen Netzwerken erstellen, in der Sie Referenten ankündigen und über thematische Neuigkeiten oder den Fortgang der Vorbereitung auf die Veranstaltung berichten. Starten Sie Kontext- und Targeting-Werbung, vereinbaren Sie mit Bloggern, Influencern und sogar Ihren eigenen Speakern, dass sie über das Event berichten (per Barter oder gegen Bezahlung). Vergessen Sie auch Event-Kataloge und -Aggregatoren sowie den E-Mail-Newsletter (an Partner, Universitäten, Kollegen usw.) nicht.
Darüber hinaus dient die Einladung unerwarteter Gäste – Vertreter von Behörden und Medien – als zusätzliche Werbung. Sie können auch Ankündigungen und Pressemitteilungen zur Konferenz in Fachzeitschriften und -zeitungen in Auftrag geben. Sie können auch Außenwerbung in der Stadt ausprobieren (Banner, Plakate, Werbetafeln). Gute Ergebnisse zeigen Gewinnspiele und Verlosungen im Internet: Bieten Sie den Leuten Boni bei der Konferenz, Geschenke von Sponsoren oder vergünstigte Tickets im Austausch für Bewertungen, Reposts und Veröffentlichungen.
Begleitung der Veranstaltung am Tag der Durchführung
Erstens müssen alle Verantwortlichen, einschließlich der technischen Spezialisten, ein Exemplar des Drehbuchs in der neuesten Fassung zur Hand haben. Das ist notwendig, damit Musikbegleitung und Präsentationen rechtzeitig eingeschaltet werden, ebenso wie Licht und Mikrofon. Außerdem sollte für die Sicherheit aller Teilnehmer gesorgt werden, indem beispielsweise die Funktion der Sicherheits- und Brandschutzsysteme am Veranstaltungsort vor Beginn der Veranstaltung überprüft wird.
Darüber hinaus muss man an die Navigation der Gäste und Referenten denken und ihre drängenden Fragen lösen. Jemand kann sich verlaufen, zu spät kommen, Sachen im Saal verlieren usw. Man muss auch auf schwerwiegendere Notfälle vorbereitet sein: Krankheit eines Referenten, Fehler seitens der Auftragnehmer und Ähnliches. Dabei sollte das Timing der Veranstaltung um nicht mehr als 10 Minuten verschoben werden. Während der Auftritte der Speaker können Sie den Referenten auf Schildern oder einem Bildschirm zeigen, wie viel Zeit ihnen auf der Bühne noch bleibt.
Das Team von “Aventura” weiß: Selbst die Einhaltung aller Organisationsempfehlungen garantiert nicht den 100%igen Erfolg einer Konferenz. Um sich vor Stress zu bewahren, Zeit und Kräfte zu sparen und das Fehlerrisiko auf Null zu reduzieren, wenden Sie sich für die Durchführung von Events an Profis. Unsere Agentur bereitet mit Freude eine Konferenz jeder Größenordnung und Komplexität vor: Wir sind sowohl hybriden als auch Händler- und Zyklusformaten gewachsen.
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