1月

Рекомендации по успешной организации конференции

Проведение деловых и образовательных мероприятий — одна из важнейших частей event-маркетинга, поскольку работает и на репутацию компании в профессиональной среде, и на узнаваемость бренда в широкой массе. При этом конференции можно по праву назвать самыми трудоемкими и сложными событиями, особенно если речь идет о всероссийском или международном уровне. Сегодня мы поговорим о том, как провести を計画していますか？それとも、 по высшему разряду и какие вообще неожиданности могут подстерегать вас в процессе организации.

С чего начать подготовку к конференции

まず第一に、決定を下さなければなりません： イベントの妥当性 とその タスク。レポートやその後のディスカッションのテーマを選ぶときは、計画された聴衆の関心だけでなく、ビジネスのニッチにおけるプロフェッショナルなトレンドにも関連付けてください。カンファレンスがどの業界に関するものであっても、深い分析作業（調査の実施、レポートや予測の作成、外国人同僚の経験の研究）が必要です。そして理論は常に実践と組み合わされるべきです。専門家が実際の経験を共有するイベントが最も成功します。したがって、テーマを選ぶときは同時にその分野の専門家のプールも調査してください。

したがって、カンファレンスは以下の要求に応えるべきです： 問題の関連性 и 自身の重要性。そのため、イベントの期待される結果を予測することも重要です。例えば、会社の新しい発展戦略に合意したり、製品ローンチのための適切な技術ソリューションを見つけたりするなどです。

もちろん、カンファレンスにはマーケティング目標もあります。投資家やパートナーを引きつけ、顧客基盤を拡大し、有利な広告主を見つけることです。さらに、カンファレンスはHR業務にも役立ちます。従業員のロイヤルティを高め、レポートを準備した同僚の可能性を引き出すなどです。カンファレンスからどのような成果が期待できるか完全にわからない場合、 アヴェンチュラチーム が目標設定をお手伝いします。ご希望に沿ったイベントの全体的なコンセプトを策定し、KPIを提案します。

Оценка расходов и стоимость билета

カンファレンスの予算は、費用（運営見積による）と、一般向けのチケット販売や広告主との協力による収入から成り立ちます。また、有料にできるのは観客席だけでなく、講演者の役割もです。これはカンファレンスに潜在顧客を観客として招待する場合に関係します。例えば、聴衆が起業家で、スピーカーがB2Bビジネスの代表者である場合です。また、講演の録画、要旨やプレゼンテーションへのアクセスを販売することもできます。そしてライブオンライン配信は、イベントの追加的な収益化オプションとして機能することがよくあります。

カンファレンス参加費を決定する際には、現在のイベントプロモーションレベルでどれだけのチケットが売れるか、そしてその集まった金額で最低限の費用を賄えるかを現実的に評価するように努めてください。費用を実際に削減するには、広告パートナーやスポンサーを探す必要があります。しかし、見つからなかった場合でも、聴衆を集めるために非常に低価格でチケットを販売するのは避けてください。それによりイベントのステータスと本当に有益なゲストの割合が低下します。チケットの割引はあっても構いませんが、パーソナライズされるべきです。また、早期登録を利用することで、下請業者との作業段階で参加者から資金を得ることができることを忘れないでください。

カンファレンス運営のための費用見積は、第一に細部をすべて考慮し、第二に不測の事態に備えた資金の振り替え余裕を示すべきです。節約する予定のない最も重要な費用項目（会場など）と、二次的な項目を特定する必要があります。また、広告主がカバーできる費用を見積もり、予算に「安全バッファー」を必ず含めてください。これはカンファレンスの原価の約10％になることがあります。

Как найти партнёров и спикеров

理想的には、カンファレンスのターゲットオーディエンスの連絡先データベースや講演者のリストがすでにあるべきです。しかし、そうでないこともあります。スピーカーの選択は非常に重要です。彼らがイベント全体とあなたの会社のステータスを決定します。公の講演経験がある講演者を探すように努めてください。聴衆を感情的に引き込むことができます。一般的に、講演後の報告の議論はカンファレンスの最も重要な部分なので、その運営のために別のモデレーターを探すようにしてください。

講演者を招く際、参加費を支払うスピーカー（オーディエンスへの宣伝効果を得るため）と、ヘッドライナーとして人気のある登壇者（自らのオーディエンスを持つ著名人を招き、参加費を支払うことでイベントの注目度を高める）の2タイプがあります。前者も後者も、ソーシャルメディア（専門コミュニティ）や他の教育・ビジネスイベントのプログラムで探すのが最も簡単です。 бизнес-мероприятийスピーカーのテーゼやプレゼンテーション内容も確認する場合は、情報の実用的な価値と講演者の個人的な観察に焦点を当ててください。一般的な事実は少なめに、ケーススタディの言及と分析は多めにします。双方の希望と時間があれば、リハーサルを数回行うことも可能ですが、多くのスピーカーは書面での主要ポイントに基づく即興形式を好みます。

協力形式を調整する際には、事前にスピーカーのライダー（必要な機材や設備）を把握しておくことが望ましいです。マックブック、ホワイトボードとマーカー、講演中の飲み物の好みなどがあるでしょう。また、遠方からのスピーカーであれば、交通費や宿泊費の負担、あるいは少なくともチケットの予約や到着時の送迎手配が必要な場合もあります。

Согласовывая с выступающими формат сотрудничества, желательно заранее узнать их райдер. Это может быть макбук, доска с маркером, предпочтения по напиткам во время доклада и т.д. Ну а если спикер иногородний, возможно, потребуется оплатить дорогу и проживание или хотя бы забронировать билеты и организовать трансфер по приезду.

Разработка сценария

План мероприятия 通常、計画はカンファレンスの要素の順序と正確なタイミングで構成されます。また、各アクションが行われるエリア、そのプログラムパートの責任者、必要な機材、家具、小道具を計画に明記することも有益です。 команда “Авентуры” 第二に、開会式を忘れてはいけません。司会者と主催者は登壇者とそのテーマを発表するだけでなく、スポンサーやパートナーに謝意を表します。 конференций 注意すべき点は、講演は長時間の昼食休憩で適宜区切り、同じブロック内でもスピーカー間に10〜15分の休憩を入れることです。休憩中には、コーヒーブレイクや非公式な交流のためのビュッフェ、または招待されたパフォーマーによるショープログラムを開催することも可能です。イベントは、盛大な閉会式と謝辞、場合によってはステージパフォーマンスで終了します。通常、1日のカンファレンスは休憩を含めて6時間程度続きます。

カンファレンスの準備を早く始めるほど、理想的な会場を見つけるチャンスが増えます。イベントの3〜4ヶ月前には会場をチェックすることをお勧めします。ただし、代理店を通じてイベントを開催する場合は、それほど心配する必要はありません。幅広いパートナーネットワークにより、クライアントの条件に合った会場を迅速に見つけ、有利な条件でレンタルすることができます。

Что включает конференция?

Во-первых, регистрацию зрителей и докладчиков на ресепшн. Они могут уже на этом этапе получить промо-продукцию, мерч или брендированные сувениры, а также раздаточные материалы: рекламную полиграфию, буклеты с программой, карту для навигации по площадке. В этой же зоне или рядом можно расположить приветственный фуршет или барную станцию.

Во-вторых, нельзя забывать о церемонии открытия. Ведущий и организаторы конференции не только озвучивают докладчиков и их темы, но и благодарят спонсоров и партнеров.

После этого начинается основная часть — доклады и プレゼンテーション. Спикеры должны быть осведомлены, где и за кем они выступают. Вы можете последовательно сгруппировать докладчиков по тематическим блокам или, если площадка позволяет, разделить их территориально, по залам, с возможностью одновременных выступлений. Доклады спецгостей, как правило, организуют в общем зале в финале мероприятия или в конце каждого дня, если ивент долгий. На время их выступлений другие активности не ставят: так можно добиться максимума внимания от аудитории.

Обратите внимание, что доклады надо время от времени разбавлять длительными перерывами для обеда, да и между выступающими в одном блоке лучше делать паузу в 10-15 минут. Во время отдыха гостей возможна организация кофе-брейка и фуршета для неформального общения или шоу-программа от приглашенных артистов для развлечения. Заканчивают ивент также торжественной церемонией и благодарственными словами, а иногда и сценическими номерами. Обычно однодневные конференции длятся до 6 часов с учетом всех перерывов.

会場選び

Чем раньше вы приступаете к организации конференции, тем больше у вас шансов отыскать идеальную площадку. Мы советуем присмотреться к локациям за 3-4 месяца до мероприятия. Впрочем, если проводить ивент с помощью агентства, можно волноваться меньше: широкая база партнеров позволяет быстро подобрать площадку и арендовать ее для клиента на выгодных условиях.

Что важно для локации?
Транспортная доступность, в том числе наличие парковки или возможность доехать общественным транспортом, минимальная техническая оснащенность (хотя бы колонки, освещение, проектор и микрофоны) и соответствие противопожарным и санитарно-гигиеническим требованиям. Площадка должна вместить всех зрителей, иметь сцену и комфортную мебель. Если там есть свой кейтеринг — еще лучше. Также помните, что вам предстоит зонировать площадку и брендировать ее в соответствии с материалами от рекламодателей или фирменным стилем вашего бренда. Важно, чтобы было сразу понятно, где на локации будет зона регистрации, фотозона с баннерами и пресс-волами, лаунж, зона для курения и т.д.

交通の便、駐車場の有無や公共交通機関でのアクセス可能性、最低限の技術設備（少なくともスピーカー、照明、プロジェクター、マイク）、防火・衛生基準への適合が求められます。会場は全観客を収容でき、ステージと快適な家具を備えている必要があります。ケータリングが自前であればなお良いです。また、会場をゾーニングし、広告主の資料や自社ブランドのコーポレートスタイルに合わせてブランディングすることを忘れないでください。登録エリア、バナーやプレスウォールのあるフォトゾーン、ラウンジ、喫煙エリアなどが一目でわかるようにすることが重要です。実務上、上記の基準を満たす会場としては、ロフト、カンファレンスルームや宴会場（ホテル、ビジネスギャラリー、ビジネスセンター内を含む）、映画館、展示複合施設、アートスペースなどが挙げられます。 Тогда подумайте о теплоходах, производственных залах, планетариях и т.д.

Подбор персонала и оборудования

それなら、船、工場ホール、プラネタリウムなどを検討してみてください。 イベントマネージャーカンファレンスで最も重要で役立つ人物はプロジェクトマネージャーです。彼・彼女が残りのチームを採用し調整するため、プロフェッショナルな代理店の専門家を選ぶのが最善です。例えば、Aventuraのマネージャーはいつでもクライアントの準備に関する相談に応じ、クライアントの予算の急な削減や予定会場のキャンセルなど、複雑な運営状況からの解決策を見つける用意があります。また、イベントにはステージマネージャー、各エリアのキュレーターと会場管理者、ビュッフェのウェイター、照明・音響技師、ホステスが必要です。ゲストへの迅速な対応のためにボランティアを招くこともあります。清掃スタッフ、待機医療、駐車場・クローク係員も必要です。 менеджеры “Авентуры” さらに、インターネット速度、ガジェット用充電ステーションの有無、写真家やビデオグラファーの機材の動作状態にも注意すべきです。カンファレンスにエンターテイメント部が含まれる場合は、舞台設備に必ず時間を割いてください。音楽コンサート、レーザーショー、イマーシブ演劇のいずれも、スポットライトや可動式セットなど、テクニカルライダーの厳格な順守が必要です。司会者最も簡単なオプションは、オンラインでのイベント広告です。専用Webサイトやソーシャルメディアコミュニティを作成し、講演者を告知したり、テーマに関するニュースや準備状況を発信したりできます。コンテキスト広告やターゲティング広告を開始し、ブロガー、インフルエンサー、さらには自社のスピーカーと協力してイベントについて宣伝してもらいましょう（バーターまたは有料で）。また、イベントカタログやアグリゲーター、電子メールニュースレター（パートナー、大学、同僚など向け）も忘れずに。

さらに、追加の広告としては、非コアなゲスト（当局やメディアの代表者）の招待が効果的です。また、専門誌や新聞にカンファレンスの予告やプレスリリースを掲載することもできます。屋外広告（バナー、ポスター、看板）も試せます。インターネット上のコンテストやキャンペーンも良い結果を示しています。レビュー、シェア、投稿と引き換えに、カンファレンスでの特典、スポンサーからのギフト、割引チケットを提供しましょう。

第一に、技術者を含むすべての責任者は、最新バージョンのシナリオのコピーを用意する必要があります。これは、音楽やプレゼンテーション、照明やマイクが適切なタイミングで作動するために必要です。また、すべての参加者の安全を確保してください。例えば、イベント開始前に会場のセキュリティシステムや防火システムが正常に機能するか確認しましょう。

Продвижение конференции

Самый простой вариант — реклама мероприятия в онлайне. Вы можете сделать отдельный сайт и сообщество в соцсетях, где будете анонсировать докладчиков и рассказывать о тематических новостях либо ходе подготовки к мероприятию. Запустите контекстную и таргетинговую рекламу, договоритесь с блогерами, инфлюенсерами и даже своими спикерами, чтобы они рассказали об ивенте (по бартеру или за деньги). Также не забывайте про event-каталоги и агрегаторы и электронную почтовую рассылку (по партнерам, университетам, коллегам и т.д.).

Кроме этого, дополнительной рекламой станет приглашение неочевидных гостей: представителей органов власти и средств массовой информации. Вы также можете заказать анонсы и пресс-релизы конференции в профильных журналах и газетах. Можно попробовать и наружную рекламу в городе (баннеры, афиши, щиты). Хороший результат демонстрируют конкурсы и розыгрыши в интернете: предлагайте людям бонусы на конференции, подарки от спонсоров или билеты со скидками взамен на отзывы, репосты и публикации.

Отслеживание мероприятия в день проведения

Во-первых, у всех ответственных лиц, включая технических специалистов, должен быть на руках экземпляр сценария в последней версии. Это нужно для того, чтобы музыкальное сопровождение и プレゼンテーション включались вовремя, как и свет с микрофоном. Также следует позаботиться о безопасности всех участников, например, проверить работу охранных и противопожарных систем на площадке перед началом мероприятия.

また、ゲストやスピーカーの誘導や喫緊の質問への対応を考える必要がある。迷子になる人、遅刻する人、会場で物を紛失する人などがいるかもしれない。スピーカーの病気や下請け業者のミスなど、より深刻な不測の事態にも備える必要がある。その際、イベントのタイムスケジュールを10分以上ずらしてはならない。スピーカーのプレゼンテーション中は、持ち時間を表示したボードやスクリーンを使って残り時間を知らせることができる。

「Aventura」チームは知っている： 推奨事項をすべて実行しても、カンファレンスの100％の成功は保証されない。ストレスを回避し、時間と労力を節約し、エラーのリスクをゼロにするためには、プロフェッショナルにイベント運営を依頼しよう。私たちのエージェンシーは喜んでを計画していますか？それとも、あらゆる規模と複雑さのレベルを準備する：ハイブリッド形式も、ディーラー形式も、サイクル形式も対応可能だ。▶ この記事では、カンファレンスの成功する運営と実施のためのいくつかの基本的な推奨事項を紹介する…