ビジネスおよび教育イベントの実施は、イベントマーケティングの最も重要な要素の一つです。専門業界における企業の評判と、広く一般におけるブランド認知度の両方に寄与するからです。その中でも、特に全国規模や国際規模となれば、カンファレンスは最も労力がかかり複雑なイベントと言ってよいでしょう。本日は、最高水準のカンファレンスを開催する方法と、準備の過程でどのような予想外の出来事が待ち受ける可能性があるのかについてお話しします。
カンファレンスの準備はどこから始めるべきか
まず第一に、イベントの妥当性とその目的を明確にする必要があります。発表とその後のディスカッションのテーマを選ぶ際には、予定している聴衆の関心だけでなく、自社ビジネスのニッチにおけるプロフェッショナルなトレンドとも照らし合わせてください。カンファレンスがどの業界に関わるものであっても、深い分析作業が伴います。調査の実施、レポートや予測の作成、海外の同僚の経験の研究などです。その際、理論は常に実践と組み合わされるべきです。最も効果的なのは、専門家が実際の経験を交換するイベントです。したがって、テーマを選ぶ際には、そのテーマに関する専門家プールもすぐに検討してください。
このように、カンファレンスは問題の時事性と自らの重要性という要求に応えるものでなければなりません。そのため、イベントの期待される成果を予測することも重要です。たとえば、会社の新しい成長戦略を合意すること、製品投入に適した技術的ソリューションを見つけることなどです。
もちろん、カンファレンスにはマーケティング目的も含まれます。投資家やパートナーを引きつけ、顧客基盤を拡大し、有利な広告主を見つけることです。さらに、カンファレンスはHRの課題にも役立ちます。従業員のロイヤルティを高め、発表を準備した同僚の潜在能力を引き出すなどです。カンファレンスからどのような成果が期待されるか完全にわからない場合、Aventuraチームが目標設定を支援します。お客様のご要望を考慮したイベントの全体的なコンセプトを策定し、KPIまでご提案します。
費用の見積もりとチケット価格
会議の予算は、経費（運営の見積もりに基づく）と、一般公開のイベントのチケット販売や広告主との提携によって得られる収入から成ります。さらに、有料となるのは観客席だけでなく、登壇者の役割である場合もあります。これは、潜在顧客を観客として会議に招待する場合に該当します。例えば、聴衆が起業家で、スピーカーがB2Bビジネスの関係者である場合などです。また、講演の録画や、要旨やプレゼン資料へのアクセスを販売することもできます。ライブ配信は、イベントの収益化の追加オプションとしてよく利用されます。会議の参加費を決める際には、ご自身のイベント広告プロモーションのレベルでチケットを何枚販売できるか、また集まった金額で最低限どの程度経費を賄えるかを現実的に見積もるようにしてください。その際、経費を実際に削減するには、広告パートナーやスポンサーを探す必要があります。しかし、たとえそれらが見つからなくても、集客のためにチケットを非常に安い価格で販売しようと急がないでください。それはイベントのステータスと、本当に有益なゲストの割合を下げることになります。チケットの割引はあってもよいですが、個別対応であるべきです。また、参加者が早期登録できるようにすることで、請負業者との作業段階で彼らから資金を得られることを覚えておいてください。
会議を開催するための経費見積もりは、第一に細かい点まで考慮し、第二に不測の事態に備えて資金を別途振り向ける余裕を示す必要があります。あなたにとって最も重要な経費項目で、節約する予定のないもの（例えば会場）と、二次的なものを明示する必要があります。また、広告主がどの経費を負担できるかを見積もり、予算に「安全クッション」を必ず含める必要があります。それは会議の原価の約10%に相当する場合があります。
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見積もりを計算パートナーとスピーカーの見つけ方
理想的には、すでに連絡先データベースと、カンファレンスのターゲットオーディエンス、そして登壇者のリストがあるべきです。しかし、いつもそうとは限りません。その上で、スピーカーの選定は非常に重要です。彼らはイベント全体とあなたの会社のステータスを決定づけます。すでに公開スピーチの経験がある登壇者を探すようにしましょう。彼らは聴衆を感情的に巻き込むことができます。一般に、発表後のディスカッションはカンファレンスの最も重要な部分です。ですので、それを進行する専任のモデレーターを見つけるようにしましょう。
参加費を支払うスピーカーを招くこともできます。彼らはオーディエンスへの宣伝を得られるからです。また、有名なヘッドライナー、つまりあなたが報酬を支払う登壇者を招き、すでに自分のオーディエンスを持つ著名人の参加によってイベントへの注目を集めることもできます。どちらも、ソーシャルメディア（専門コミュニティ）や他の啓発的・ビジネスイベントのプログラムで見つけるのが最も簡単です。競合他社がミートアップ、セミナー、ポッドキャスト、トレーニングに誰を招いているかを見てみましょう。次にやることは簡単です。興味を持った相手にイベントの説明を添えた招待状を送り、前向きな返答があれば条件を話し合います。テーマ、報酬、資料提出の締め切り、登壇時間などです。
スピーカーの発表要旨やプレゼン資料の内容も検討する場合は、情報の実用性と登壇者自身の個人的な観察に注目してください。一般に知られた事実は少なく、事例の言及や分析を多くするべきです。双方に意欲と時間があれば、数回のリハーサルを行うこともできますが、多くのスピーカーは、いくつかのポイントを書面で押さえた上での即興形式を支持しています。
登壇者と協力形態を調整する際には、事前に彼らのライダー（要求事項）を確認することが望ましいです。それはMacBook、マーカー付きホワイトボード、登壇中の飲み物の好みなどです。また、スピーカーが遠方からの場合、交通費と宿泊費を支払うか、少なくともチケットを予約し、到着時の送迎を手配する必要があるかもしれません。
シナリオの開発
イベントの計画は準備の中で最も重要な部分なので、ここは専門家に任せるのが良いでしょう。たとえば、「Aventura」のチームは、カンファレンスのプログラムを、設定された課題だけでなく、企業のコーポレートカルチャー、特定のビジネスニッチ、イベントトレンドも考慮して開発します。これらすべてが相まって、カンファレンスを認知されるブランドへと変えることができます。通常、計画はカンファレンスの要素の順序と、それらの明確なタイムテーブルで構成されます。また、計画には、会場のどのゾーンでアクションが行われるか、プログラムのこの部分にどの担当者が責任を持つか、そこにどのような設備、家具、備品が必要かを記載すると役立ちます。
カンファレンスには何が含まれる？
- 第一に、受付での来場者と登壇者の登録です。この段階ですでに、プロモーション用品、ノベルティ、ブランド入りの記念品、さらに配布資料（広告印刷物、プログラム入りパンフレット、会場内を案内するためのマップ）を受け取ることができます。同じゾーンまたはその近くに、ウェルカムレセプションやバーカウンターを設置することもできます。
- 第二に、開会式を忘れてはいけません。司会者とカンファレンス主催者は、登壇者とそのテーマを紹介するだけでなく、スポンサーやパートナーへの感謝も述べます。
その後、メイン部分である講演とプレゼンテーションが始まります。登壇者は、どこで、誰の後に登壇するのかを把握しておく必要があります。登壇者をテーマ別のブロックごとに順番にグループ化するか、会場が許せば、同時登壇が可能なように会場ごとにエリアを分けることもできます。特別ゲストの講演は、通常、イベントのフィナーレ、またはイベントが長期にわたる場合は各日の終わりに、共通ホールで行われます。その登壇中は他のアクティビティを入れません。そうすることで、観客の最大限の注目を集められます。
ご注意ください、講演は時々、昼食のための長めの休憩で区切る必要があり、また同じブロック内の登壇者の間には10〜15分の休憩を入れるのが良いでしょう。ゲストの休憩中には、非公式の交流のためのコーヒーブレイクやレセプション、または招待したアーティストによる娯楽のためのショープログラムを実施することも可能です。イベントの締めくくりも、厳かなセレモニーと感謝の言葉、時にはステージパフォーマンスで行われます。通常、1日間のカンファレンスは、すべての休憩を含めて最長6時間続きます。
会場の選定
カンファレンスの準備に早く取りかかれば取りかかるほど、理想的な会場を見つけられる可能性が高くなります。イベントの3～4ヶ月前までに会場を検討することをおすすめします。ただし、エージェンシーにイベント運営を依頼する場合は、それほど心配はいりません。幅広いパートナー基盤があるため、迅速に会場を選定し、クライアントのために有利な条件で借りることができます。
会場にとって重要なこととは？
交通アクセス（駐車場の有無や公共交通機関でのアクセスを含む）、最低限の技術設備（少なくともスピーカー、照明、プロジェクター、マイク）、消防・衛生基準への適合が重要です。会場はすべての観客を収容でき、ステージと快適な家具を備えている必要があります。会場にケータリングがあれば、なお良いでしょう。また、会場をゾーニングし、広告主の素材や自社ブランドのコーポレートアイデンティティに合わせてブランディングする必要があることを忘れないでください。受付エリア、バナーやプレスウォールのあるフォトゾーン、ラウンジ、喫煙エリアなどが会場のどこにあるのか、すぐにわかることが重要です。実践から、上記の基準を満たす会場としては、ロフト、カンファレンス・宴会場（ホテル、ビジネスギャラリー、ビジネスセンター内のものを含む）、映画館、展示複合施設、アートスペースなどが挙げられます。 ゲストを驚かせたいですか？ それなら、船上パーティー（クルーズ船）、工場のホール、プラネタリウムなどを検討してみてください。
スタッフと機材の選定
カンファレンスで最も重要で役立つ人物は、イベントマネージャーです。彼は残りのチームを雇い、調整するため、専門のエージェンシーのスペシャリストを選ぶのが良いでしょう。例えば、Aventuraのマネージャーは、いつでもお客様の準備に関する相談に応じ、クライアントの予算が突然削減されたり、予定していた会場が使えなくなったりといった複雑な運営上の問題の解決策を見つける準備ができています。また、イベントには司会者、各ゾーンの会場キュレーターと管理者、ビュッフェ用のウェイター、照明・音響ディレクター、ホステスが必要です。時には、ゲストを迅速にサポートするためにボランティアを招待することもできます。清掃スタッフ、待機医療スタッフ、駐車場とクロークの係員も必要です。
カンファレンスの技術設備は、常におおむね同じです。ノートパソコン、プロジェクター、登壇者用のピンマイク、スクリーン、聴衆用のワイヤレスマイク、ポインター、フリップチャート、カメラ、スピーカーなどです。これらの機材のチェックは、会場の下見の日とイベント前日の2回行うのが良いでしょう。何か足りない場合は、機材を搬入し、接続して設定する必要があります。また、季節に関係なく会場が快適な環境になるよう、空調と暖房システムにも注意してください。
さらに、インターネット速度、ガジェット用充電ステーションの有無、写真家とビデオグラファーの機材の動作状況にも注意を払う価値があります。カンファレンスにエンターテインメント部分が含まれる場合は、必ず舞台設備に時間を割いてください。音楽コンサート、レーザーショー、イマーシブ演劇のいずれも、投光器であれ可動式の舞台美術であれ、テクニカルライダーを厳守する必要があります。
カンファレンスのプロモーション
最も簡単な方法は、オンラインでのイベント広告です。別途サイトやSNSコミュニティを作成し、登壇者の告知やテーマに関するニュース、イベント準備の進捗を発信できます。コンテクスト広告やターゲティング広告を開始し、ブロガー、インフルエンサー、さらには自身のスピーカーと交渉してイベントについて話してもらいましょう（バーターまたは有料で）。また、イベントカタログやアグリゲーター、電子メール配信（パートナー、大学、同僚など宛て）も忘れないでください。
さらに、追加の広告として、意外なゲストの招待が挙げられます。たとえば、政府機関やマスメディアの代表者です。また、業界誌や新聞にカンファレンスの予告やプレスリリースを掲載依頼することもできます。都市部での屋外広告（バナー、ポスター、看板）も試す価値があります。インターネット上のコンテストや抽選は良い結果を示しています。人々にカンファレンスでの特典、スポンサーからのギフト、割引チケットを提供し、その代わりにレビュー、リポスト、投稿をしてもらいましょう。
イベント当日のモニタリング
まず、技術スタッフを含むすべての責任者が、最新版の台本を手元に持っている必要があります。これは、音楽やプレゼンテーション、照明、マイクを時間通りにオンにするために必要です。また、すべての参加者の安全にも配慮し、たとえばイベント開始前に会場の警備システムと消防システムの作動を確認してください。
さらに、ゲストやスピーカーの誘導と、彼らの差し迫った問題の解決について考える必要があります。誰かが迷ったり、遅刻したり、会場で物を失くしたりするかもしれません。より深刻な不測の事態にも備える必要があります。登壇者の病気、下請け業者のミスなどです。その際、イベントのタイミングのずれは最大10分までに抑えるべきです。スピーカーの登壇中、登壇者に対して看板や画面で、ステージ上で残された時間を表示することができます。
「Aventura」チームは知っています。組織化に関するすべての推奨事項を実行しても、カンファレンスの100%の成功を保証するものではありません。ストレスから身を守り、時間と労力を節約し、ミスのリスクをゼロにするために、イベント開催を専門家にご依頼ください。当社は、あらゆる規模と複雑さのカンファレンスを喜んで準備いたします。ハイブリッド、ディーラー、サイクル形式も対応可能です。
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