Tüm program, konukların ve konuşmacıların dağılımı, ortam ve dekorlar, teknik ekipman, broşürler, yaka kartları, stantlar, aksesuarlar, yemek, ulaşım, konaklama, reklam, medya… Liste daha da uzayıp gidebilir. Ve tüm bunların arkasında etkinlik yöneticileri var – etkinliğin başarısının bağlı olduğu kişiler. Her şeyden sorumlu olan kişiler.
Uzun zamandır beklediğiniz kurumsal etkinliğe mi hazırlanıyorsunuz? Yoksa bir konferans için iş seyahati mi planlıyorsunuz? Ya da belki keyifli bir takım oluşturma etkinliği mi bekliyorsunuz? Etkinlikler ne olursa olsun, genellikle katılımcılar ve konuklar için yoğun ve eğlenceli geçer. Ancak herkes, organizatörlerin bu etkinlikten önce ne kadar muazzam bir çalışma yaptığını düşünmez.
Her şeye nasıl yetişilir? Hiçbir şeyi nasıl kaçırmaz, unutmaz, geç kalmazsınız? Oysa bazen en küçük bir aksaklık, «hata», arıza veya mücbir sebep tüm etkinliğin izlenimini bozabilir. Bazı etkinlikler aylarca hazırlanır, onlarda yüzlerce ve binlerce katılımcı yer alır!
Bu nedenle organizatörler, hazırlıktaki tüm soruları düzenlemek ve sistemleştirmek için yardımcı materyaller kullanır. Bunlar belgeler, kontrol listeleri, planlar ve bütçelerdir – kısacası, süreci görselleştiren ve yanlış anlaşılmaları önlemeye yardımcı olan her şey. «Aventura» etkinlik ajansının çalışanları sırlarını paylaşmaya ve bir etkinliğe hazırlığı içeriden göstermeye karar verdi. Bu materyaller ve belgeler, örneğin etkinliği kendi başınıza düzenlemeye karar verdiyseniz, kusursuz bir etkinlik organize etmenize yardımcı olacaktır. Makalemiz öncelikle pazarlamacılar, PR ve İK departmanı yöneticileri için faydalı olacaktır.
Brief
Bu en önemli aşamalardan biridir. Şirket yöneticisiyle iletişim sırasında etkinliğin amaçlarını ve hedeflerini anlamak, fikri, ana düşünceyi kavramak ve sonra onu olabildiğince doğru şekilde hayata geçirmek önemlidir. Bazen bu istekler satır aralarında ifade edilir, onları hissetmek gerekir.
|
|
|
Brief birkaç bloktan oluşur. Örneğin, şu yapıyı kullanıyoruz:
- Temel etkinlik bilgileri (tarih, saat, şehir ve yer, vesile, ana mesaj (beklenen sonuçlar), etkinliğin amacı, format (kurumsal etkinlik, açılış, takım oluşturma, konferans, seminer, sunum, basın toplantısı, reklam kampanyası, sponsorluk katılımı, şehir dışı etkinlik, yeni ürün lansmanı, diğer).
- Hedef kitle (toplam katılımcı sayısı, ortalama yaş, bileşim: çalışanlar %, iş ortakları %, VIP konuklar %, basın %, bunların içinde: Erkekler %, Kadınlar %).
- Etkinlik yeri tercihleri (restoran, şehir dışı kompleks, otel kompleksi, gece kulübü, konferans salonu, açık alan, fuar merkezi, VIP alanı olması, diğer).
- Lojistik desteği (konuklar için transfer, farklı şehirlerden ulaşım lojistiğinin sağlanması, konaklama organizasyonu, otopark imkânı, özel koşullar).
- Yemek formatı (banket, oturma düzeni olmayan kokteyl, oturmalı kokteyl, kahve molası, piknik (barbekü), kokteyl).
- Teknik donanım tercihleri (ışık, ses, sahne yapıları, video ekipmanı (LED ekranlar, plazma paneller, projeksiyon ekipmanı), süsleme, dekor, özel efektler (lazer gösterisi, ışık gösterisi, 3-D projeksiyon vb.).
- Reklam ve imaj desteği (hediyeler, hediyelik eşyalar, davetiyeler, yaka kartları, kurumsal çantalar, kalemler, bloknotlar, tişörtler, şapkalar, diplomalar, ödüller, bannerlar, afişler, diğer).
- Etkinlik programı
- Resmi bölüm (yönetim konuşması, çalışan konuşması, iş ortağı konuşması, ödül töreni, tanıtım filmi , imaj videosu)
- Şov programı (sunucu, şov balesi, dj, canlı müzik, özgün tür, sahne yıldızı, piroteknik gösteri (havai fişek), şov numaraları, diğer)
- Ek olarak (foto-video, gezi çekimi, tercüman, mekân markalama, konuk kaydı, diğer)
- PR desteği (medya dahil etme, basın toplantısı düzenleme, sosyal ağlarda tanıtım, PR gönderileri yazma, kurum içi PR).
- Tahmini etkinlik bütçesi (KDV hariç)
- Müşteriyle ilgili iletişim bilgileri (Ad soyad, görev, iletişim).
Etkinlik konseptli sunum
Sunum, etkinliğin görselleştirilmiş konseptidir; önceki görüşmelere dayanarak onu nasıl gördüğünüzdür. Bu, birkaç özlü slaytta yansıtılan kısa bir ön etkinlik programıdır. Tüm bilgileri içermemelidir; en çarpıcı ve ilgi çekici anları, nüansları ve «püf noktalarını» anlatın. Fikrinizi slaytlar aracılığıyla aşılayın ki yönetici size ve fikrinize inansın.
|
| Etkinlik sunumu örneği |
Sunumda etkinliğin amaç ve hedeflerinden, düzenlenme biçiminden, stil ve aksesuarlarından, senaryodan kısaca, ana aşamalarından, parlak anlarından, eğlence programından bahsedebilirsiniz. Her aşamada beklenen sonucu, belirli görevlerin çözümünü, konseptin uygulanmasını gösterin. Projenin benzersizliğinden, yaratıcılığından, yeniliklerinden bahsetmeyi unutmayın. Özel koşullar gerekiyorsa, bunu da belirtebilirsiniz.
Başarılı bir sunum, fikrinizin başarılı bir şekilde hayata geçirilmesinin garantisidir. İdeal seçenek, alternatif konseptler (2-3) sunmanız olacaktır. Yönetici, çabalarınızı ve işe karşı sorumlu yaklaşımınızı takdir edecektir.
Etkinlik Bütçesi
Bütçe, bu projenin hayata geçirilmesi için gereken harcamaların ön listesidir. Yöneticinin yaklaşan maliyetleri değerlendirebilmesi için gereklidir. Genellikle bütçe maksimum üzerinden hesaplanır ve onay sürecinde düzeltilir: kısaltılır veya tam tersine artırılır. Her durumda, bütçeyi oluşturmadan önce hangi bütçeye güvenebileceğinizi bilmek önemlidir.
Bütçede ana ve ek harcamalar mutlaka belirtilir: mekan kirası, sunucu, sanatçılar ve ses yönetmenine ödeme, ekipman, ulaşım kirası, dekorasyon, aksesuarlar, misafirlere hediyeler, catering vb. Bir etkinlik ajansından yardım alıyorsanız, bütçede etkinliğin organizasyon maliyeti de yazılır: senaryo geliştirme, yönetim, personel çalışması ve diğerleri.
Her şeyi önceden düşünmek, ayrıntılara kadar her şeyi hesaba katmak önemlidir. Aksi takdirde ayrılan bütçe yeterli olmayabilir. Bütçenin bazı noktaları tam olarak net değilse, yöneticiyle olası bütçe dalgalanmalarını tartışmaya değer. Bazen bütçeye öngörülemeyen harcamalar için bir yüzde eklenir.
|
| Örnek etkinlik bütçesi |
Sözleşmeler, faturalar, hizmet sunum belgeleri
Etkinlik hazırlığının her aşaması belgelerle desteklenmelidir. Başlangıçta etkinlik ajansı ile sözleşme ile. Bu belge, işbirliğinizi yasal alanda düzenler. Bu nedenle, tüm maddeleri, nüansları, tarafların yükümlülüklerini ve sorumluluklarını belirtmek çok önemlidir. Anlaşmazlık durumunda (ki ne yazık ki bazen olur) sözleşme en büyük koruyucunuzdur.
Olası tüm işbirliği senaryolarını, mücbir sebepler dahil, sınırları da yazın. Etkinliği kendi başınıza düzenliyorsanız, yüklenici firmalar için de aynısı geçerlidir. Her anlaşma ve her hizmet, sözleşme veya makbuz ile belgelenmelidir. Küçük harcamaları da unutmayın, tüm alışverişlerin fişlerini saklayın.
|
| Sözleşmenin imzalanması |
Etkinlik zaman çizelgesi ve yüklenici kişilerin iletişim bilgileri
Etkinlik zaman çizelgesi, organizatörün önemli bir iç belgesidir; burada etkinliğin tüm aşamaları ve katılımcıların eylemleri dakika dakika yazılmıştır. Kronolojik sırayla, kurulum ve söküm süreleri dikkate alınarak hazırlanır. Zaman çizelgesi, etkinliğin her teknik anının süresini değerlendirmeyi sağlar.
|
| Örnek zaman çizelgesi |
Buna sahne hazırlığı çalışmaları, sunucuların eylemleri, sanatçı performansları, konuşma süresi, ödül törenleri, aralar, eğlence unsurları, kokteyl vb. dahildir. Tablonun zorunlu maddeleri, zaman, eylem, yer (sahne, soyunma odası, salon), iletişim bilgileriyle sorumlu kişi (aksilik durumunda hızlıca iletişim kurmak için) ve notlar (teknik gereksinimler, gerekli aksesuarlar ve diğer nüanslar) belirtmektir.
Zaman çizelgesi programın gidişatını kontrol eder ve belirli bir aşamayı uzatmadan gerekli süreye uymaya yardımcı olur. Zaman çizelgesi ne kadar ayrıntılı olursa, organizatör ekibinin her üyesi o kadar iyi koordine edilir.
Kontrol listesi
Kontrol listesi, etkinlik için gerekli olan her şeyin ayrıntılı bir listesidir, sözde "yapılacaklar listesi". Neyin yapıldığını ve hazırlandığını, neyin yapılmadığını, önce ne yapılması gerektiğini ve neyin ertelenebileceğini görmeyi sağlar.
Kontrol listesi sürekli değişebilir, yeni maddelerle genişleyebilir. Kolaylık olması için bloklar veya tematik gruplar halinde tablo şeklinde düzenlenir: sunucular, şov programı, öğle yemeği, hediyeler, matbaa işleri, ulaşım, otel vb. Her maddenin karşısında tamamlandı işareti, "son teslim tarihi" ve notlar bulunur.
|
| Örnek kontrol listesi |
Doğru bir kontrol listesi nasıl oluşturulur?
-
Gerekli hedeflerden oluşan bir tablo hazırlayın ve bunları görevlere bölün
-
Süreleri belirleyin, görevin tamamlanmasına ilişkin bir sütun ekleyin, yorumları unutmayın
-
Önerileri net, kısa ve anlaşılır şekilde ifade edin
-
En önemli her şeyi renkler ve kalın yazıyla vurgulayın
-
Her proje için listeyi özelleştirin
-
Vazgeçilebilecek önemsiz maddelerin üzerini çizin. Kontrol listeleri uzun olmamalı.
-
Projenin hayata geçirilmesi için gerekli olan her şeyin listesini unutmayın (yanınıza almanız gereken önemli şeyler: her türlü küçük detayın listesi)
«1000 küçük detayı» akılda tutmak ve tek bir ayrıntıyı bile kaçırmamak – kontrol listesinin temel görevi budur.
Teknik sayfa
Bu, gerekli ekipmanın listesidir: sahne, ışık, ses vb. Burada etkinliğin dış yönüne ve teknik araçlara ilişkin tüm gereksinimler belirtilir. Senaryo temelinde oluşturulur ve bundan ek koşullar doğar (örneğin, video yayını için ekipman, internet erişimi, projeksiyon ekranlı sahne, mobil bariyerler vb.). Ayrıca burada etkinliğin güvenliğine ilişkin gereksinimler belirtilir: metal dedektörleri, kameralar, telsizler ve benzerleri.
Etkinlik senaryosu
Kısa (senaryo planı) veya ayrıntılı olabilir. Kısa olanda etkinliğin ana aşamaları, sunucuların ve diğer katılımcıların eylemleri zaman belirtilerek yazılır. Ayrıntılı senaryo, tüm etkinliğin ayrıntılı bir açıklamasıdır; her konuşmacının konuşması, yarışmalar, eğlence numaraları ve aralar yazılıdır. Senaryoya uymak, «her şeyi ve herkesi kontrol altında tutmaya» yardımcı olan önemli bir ayrıntıdır.
|
|
|
Ancak işler planladığınız gibi gitmezse umutsuzluğa kapılmayın. Senaryoyu yeniden düzenleyin, numaraların sırasını değiştirin, yarışmayı başka biriyle değiştirin. Bunu yalnızca siz ve ekibiniz bilirsiniz. Misafirler büyük olasılıkla aksaklıklardan şüphelenmez bile. Ancak etkinlik bittikten sonra mutlaka hataları gözden geçirin, nedenlerini belirleyin ki gelecekte bu tür «aksaklıklar» yaşanmasın.
Gördüğünüz gibi, etkinlik düzenleme süreci oldukça zor bir iştir, bu nedenle çoğu zaman bunu profesyonellere emanet etmek daha iyidir. Aventura etkinlik ajansının uzmanları, etkinliklerin planlanması ve yürütülmesinin her aşamasına her zaman özenle yaklaşır. Herhangi bir mücbir sebebi önlemek için açıklanan belgelerin her birini dikkatle hazırlıyoruz. Deneyimimizin sizin için faydalı olacağını umuyoruz.
Makale faydalı oldu mu?
