Todo el programa, distribución de invitados y ponentes, ambientación y decoración, equipamiento técnico, folletos, credenciales, stands, artículos promocionales, catering, transporte, alojamiento, publicidad, medios de comunicación… La lista podría continuar mucho más. Y detrás de todo esto están los gestores de eventos, personas de quienes depende el éxito del evento. Personas responsables de todo.
¿Te estás preparando para el ansiado evento corporativo? ¿O planeas un viaje de trabajo a una conferencia? ¿O tal vez esperas un emocionante team building? Sean cuales sean los eventos, normalmente para los participantes e invitados transcurren de forma intensa y divertida. Pero no todos piensan en el colosal trabajo que los organizadores realizaron antes de ese evento.
¿Cómo hacerlo todo a tiempo? ¿Cómo no pasar nada por alto, no olvidar nada, no llegar tarde? Después de todo, a veces el más mínimo fallo, un «desliz», una avería o un imprevisto pueden estropear la impresión de todo el evento. ¡Y algunos eventos se preparan durante meses, en ellos participan cientos y miles de personas!
Por eso, para organizar y sistematizar todas las cuestiones en la preparación, los organizadores utilizan materiales auxiliares. Son documentos, listas de verificación, planes y presupuestos; en una palabra, todo lo que visualiza el proceso y ayuda a evitar malentendidos. Los empleados de la agencia de eventos «Aventura» decidieron compartir sus secretos y mostrar la preparación del evento desde dentro. Estos materiales y documentos ayudarán a organizar un evento ideal, por ejemplo, si has decidido celebrar el evento por tu cuenta. Nuestro artículo será útil principalmente para especialistas de marketing, jefes de departamentos de PR y RR. HH.
Brief
Esta es una de las etapas más importantes. Durante la comunicación con el director de la empresa es importante entender los objetivos y las tareas del evento, captar la idea, la idea principal, para luego implementarla con la máxima precisión. A veces estos deseos se expresan entre palabras, hay que sentirlos.
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El brief consta de varios bloques. Por ejemplo, utilizamos la siguiente estructura:
- Información básica sobre el evento (fecha, hora, ciudad y lugar de celebración, motivo, mensaje principal (resultados esperados), objetivo del evento, formato (evento corporativo, inauguración, team building, conferencia, seminario, presentación, rueda de prensa, acción publicitaria, participación como patrocinador, evento fuera de la sede, lanzamiento de un nuevo producto, otro).
- Audiencia (número total de participantes, edad media, composición: empleados %, socios %, invitados VIP %, prensa %, de ellos: hombres %, mujeres %).
- Preferencias sobre el lugar de celebración del evento (restaurante, complejo campestre, complejo hotelero, discoteca, sala de conferencias, espacio abierto, centro de exposiciones, disponibilidad de zona VIP, otro).
- Logística (traslado para los invitados, logística de desplazamiento desde distintas ciudades, organización del alojamiento, posibilidad de aparcamiento, condiciones especiales).
- Formato de la comida (banquete, aperitivo de pie, aperitivo con asientos, coffee break, pícnic (barbacoa), cóctel).
- Preferencias sobre el equipamiento técnico (iluminación, sonido, estructuras escénicas, equipo de vídeo (pantallas LED, paneles de plasma, equipo de proyección), decoración, ornamentación, efectos especiales (espectáculo láser, espectáculo de luz, proyección 3D, etc.).
- Materiales publicitarios y de imagen (regalos, souvenirs, invitaciones, tarjetas identificativas, bolsas de marca, bolígrafos, cuadernos, camisetas, gorras, diplomas, premios, banners, carteles, otro).
- Programa del evento
- Parte oficial (discurso de la dirección, discurso de los empleados, discurso de los socios, ceremonia de entrega de premios, película de presentación , vídeo de imagen)
- Programa de espectáculos (presentador, ballet show, dj, música en directo, género original, «estrella» del espectáculo, espectáculo pirotécnico (fuegos artificiales), números de show, otro)
- Adicional (foto y vídeo, grabación de la excursión, traductor, branding del espacio, registro de invitados, otro)
- Acompañamiento de PR (atracción de medios de comunicación, organización de rueda de prensa, promoción en redes sociales, redacción de posts de PR, PR interno).
- Presupuesto estimado del evento (sin IVA)
- Información de contacto del cliente (nombre completo, cargo, contactos).
Presentación con el concepto del evento
La presentación es el concepto visualizado del evento, cómo lo ves, partiendo de las conversaciones previas. Es un breve programa preliminar del evento, reflejado en varias diapositivas concisas. No debe incluir toda la información; habla de los momentos más brillantes e interesantes, de los matices y los «trucos». Contagia tu idea a través de las diapositivas para que el director confíe en ti y en tu propuesta.
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| Ejemplo de presentación de un evento |
En la presentación se puede hablar sobre los objetivos y las tareas del evento, la forma de realización, el estilo y la imagen corporativa, brevemente sobre el guion, sus etapas principales, los momentos destacados, el programa de entretenimiento. En cada etapa, muestre el resultado previsto, la solución de determinadas tareas, la implementación del concepto. No olvide mencionar la singularidad del proyecto, la creatividad y las innovaciones. Si se requieren condiciones especiales, también se pueden señalar.
Una presentación exitosa es la garantía de la implementación exitosa de su idea. La opción ideal sería que proponga conceptos alternativos (2-3). El directivo valorará su esfuerzo y su enfoque responsable del trabajo.
Presupuesto del evento
El presupuesto es una lista preliminar de los gastos necesarios para la implementación de este proyecto. Es necesaria para que el directivo pueda evaluar los costos previstos. Por lo general, el presupuesto se calcula al máximo y, durante el proceso de aprobación, se ajusta: se reduce o, por el contrario, aumenta. En cualquier caso, antes de elaborar el presupuesto es importante saber con qué presupuesto se puede contar.
En el presupuesto se indican obligatoriamente los gastos principales y adicionales: alquiler del local, pago a los presentadores, artistas y técnico de sonido, alquiler de equipos, transporte, decoración, atrezo, regalos para los invitados, catering, etc. Si recurre a la ayuda de una agencia de eventos, en el presupuesto se especifica el costo de la organización del evento: desarrollo del guion, administración, trabajo del personal, etc.
Es importante pensarlo todo con antelación para tener en cuenta hasta los mínimos detalles. De lo contrario, el presupuesto asignado puede no ser suficiente. Si algunos puntos del presupuesto no están del todo claros, conviene hablar con el directivo sobre las posibles fluctuaciones del presupuesto. A veces, en el presupuesto se incluye un porcentaje para gastos imprevistos.
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| Ejemplo de presupuesto del evento |
Contratos, facturas y actas de prestación de servicios
Cada etapa de la preparación del evento debe respaldarse documentalmente. En primer lugar, con un contrato con la agencia de eventos. Este documento regula su colaboración en el marco legal. Por eso es muy importante estipular en él todos los puntos, matices, obligaciones y responsabilidades de cada una de las partes. En caso de surgir malentendidos (que, por desgracia, a veces ocurren), el contrato es su principal defensor.
Estipule todos los posibles escenarios de colaboración, incluidas las situaciones de fuerza mayor, así como los límites. Lo mismo se aplica a las empresas contratistas, si organiza el evento por su cuenta. Cada acuerdo y cada servicio deben estar respaldados documentalmente: con un contrato o un recibo. No olvide los gastos menores, guarde los tiques de todas las compras.
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| Firma del contrato |
Cronograma del evento con los contactos de los contratistas
El cronograma del evento es un documento interno importante del organizador, en el que se detallan minuto a minuto todas las etapas del evento y las acciones de los participantes. Se elabora en orden cronológico, teniendo en cuenta el tiempo de montaje y desmontaje. El cronograma permite evaluar la duración de cada momento técnico del evento.
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| Ejemplo de cronograma |
En él se incluyen los trabajos de preparación del escenario, las acciones de los presentadores, las actuaciones de los artistas, el tiempo para los discursos, las premiaciones, las pausas, los elementos de entretenimiento, el cóctel, etc. Los puntos obligatorios de la tabla son la indicación de la hora, la acción, el lugar (escenario, camerino, sala), la persona responsable con sus contactos (para contactar rápidamente en caso de contratiempo) y las notas (requisitos técnicos, atrezo necesario y otros matices).
El cronograma controla el desarrollo del programa y ayuda a ajustarse al tiempo necesario sin alargar ninguna etapa concreta. Cuanto más detallado esté el cronograma, mejor coordinado estará cada miembro del equipo de organizadores.
Lista de verificación
La lista de verificación es una lista detallada de todo lo necesario para el evento, la denominada «to do list». Permite ver qué ya está hecho y preparado y qué no, qué hay que hacer en primer lugar y qué se puede posponer.
La lista de verificación puede cambiar constantemente, ampliándose con nuevos puntos. Para mayor comodidad, se presenta en forma de tabla por bloques o grupos temáticos: presentadores, programa de espectáculo, almuerzo, regalos, imprenta, transporte, hotel, etc. Frente a cada punto hay una marca de cumplimiento, una «fecha límite» y notas.
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| Ejemplo de lista de verificación |
¿Cómo elaborar correctamente una lista de verificación?
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Elabore una tabla con los objetivos necesarios y divídalos en tareas
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Establezca plazos, añada una columna sobre la finalización de la tarea, no olvide los comentarios
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Formule las propuestas de forma inequívoca, breve y clara
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Destaque en colores y negrita todo lo más importante
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Adapte la lista a cada proyecto
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Tache los puntos de poca importancia de los que se pueda prescindir. Las listas de verificación no deben ser largas.
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No olvide la lista de todo lo necesario para la implementación del proyecto (qué es importante llevar consigo: una lista de pequeños detalles)
Mantener en la cabeza «1000 pequeños detalles» y no pasar por alto ni un solo detalle: esa es la principal tarea de la lista de verificación.
Ficha técnica
Esta es la lista del equipo necesario: escenario, iluminación, sonido, etc. Aquí se especifican todos los requisitos relativos al aspecto externo de la realización del evento y a los medios técnicos. Se elabora a partir del guion, del que se derivan condiciones adicionales (por ejemplo, equipo para la transmisión de vídeo, acceso a internet, escenario con pantalla de proyección, barreras móviles, etc.). También se especifican aquí los requisitos de seguridad para la realización: detectores de metales, cámaras, walkie-talkies y similares.
Guion del evento
Puede ser breve (plan de guion) o detallado. En el breve se detallan las etapas principales del evento, las acciones de los presentadores y de otros participantes con indicación del tiempo. El guion detallado es una descripción pormenorizada de todo el evento, con el discurso de cada orador, los concursos, los números de entretenimiento y los descansos. Seguir el guion es un matiz importante que ayuda a «mantener todo y a todos bajo control».
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Pero no hay que desanimarse si algo no salió según el plan. Reorganice el guion a partir de ese momento, cambie el orden de los números, sustituya un concurso por otro. De esto solo saben usted y su equipo. Es probable que los invitados ni siquiera sospechen que hubo fallos. Pero al terminar el evento, haga obligatoriamente una revisión de los errores y averigüe las causas para que este tipo de «fallos» no vuelva a ocurrir.
Como puede ver, el proceso de organización de un evento no es una tarea sencilla, por lo que a menudo es mejor confiarlo a profesionales. Los especialistas de la agencia de eventos «Aventura» siempre abordan con esmero cada etapa de la planificación y realización de eventos. Redactamos con atención cada uno de los documentos descritos para prevenir cualquier situación de fuerza mayor. Esperamos que nuestra experiencia le resulte útil.
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