Die gesamte Programmgestaltung, Gäste- und Sprecherzuweisung, Einrichtung und Dekoration, technische Ausstattung, Broschüren, Namensschilder, Stände, Werbematerial, Verpflegung, Transport, Unterkunft, Werbung, Medien... Die Liste kann noch lange fortgesetzt werden. Und hinter all dem stehen Eventmanager - Menschen, von denen der Erfolg der Veranstaltung abhängt. Menschen, die für alles verantwortlich sind.
Bereiten Sie sich auf das lang ersehnte Firmenevent vor? Oder planen Sie eine Geschäftsreise zu einer Konferenz? Oder erwartet Sie vielleicht ein spannendes Teambuilding? Wie auch immer die Events aussehen, für Teilnehmer und Gäste verlaufen sie meist intensiv und unterhaltsam. Doch nicht jeder denkt darüber nach, welche enorme Arbeit die Organisatoren vorher geleistet haben.
Wie schafft man das alles? Wie verpasst man nichts, vergisst nichts, kommt nicht zu spät? Denn manchmal kann die kleinste Störung, ein „Patzer“, eine Panne oder höhere Gewalt den Eindruck der gesamten Veranstaltung verderben. Und manche Events werden monatelang vorbereitet, Hunderte und Tausende Teilnehmer sind daran beteiligt!
Deshalb nutzen Organisatoren bei der Vorbereitung unterstützende Materialien, um alle Fragen zu organisieren und zu systematisieren. Das sind Dokumente, Checklisten, Pläne und Budgets – mit einem Wort, alles, was den Prozess visualisiert und hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Die Mitarbeiter der Eventagentur „Aventura“ haben beschlossen, ihre Geheimnisse zu teilen und die Vorbereitung auf ein Event von innen zu zeigen. Diese Materialien und Dokumente helfen bei der Organisation eines perfekten Events, zum Beispiel, wenn Sie beschlossen haben, die Veranstaltung selbst durchzuführen. Unser Artikel ist in erster Linie für Marketingfachleute, Leiter von PR- und HR-Abteilungen nützlich.
Briefing
Dies ist eine der wichtigsten Phasen. Bei der Kommunikation mit der Geschäftsführung ist es wichtig, die Ziele und Aufgaben der Veranstaltung zu verstehen, die Idee, die Hauptidee zu erfassen, um sie später so genau wie möglich umzusetzen. Manchmal werden diese Wünsche zwischen den Zeilen ausgedrückt, man muss sie erspüren.
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Das Briefing besteht aus mehreren Blöcken. Zum Beispiel verwenden wir folgende Struktur:
- Grundlegende Informationen zur Veranstaltung (Datum, Uhrzeit, Stadt und Ort der Durchführung, Anlass, Kernbotschaft (erwartete Ergebnisse), Ziel der Veranstaltung, Format (Firmenveranstaltung, Eröffnung, Teambuilding, Konferenz, Seminar, Präsentation, Pressekonferenz, Werbeaktion, Sponsoring, Auswärtsveranstaltung, Produkteinführung, Sonstiges).
- Zielgruppe (Gesamtzahl der Teilnehmer, Durchschnittsalter, Zusammensetzung: Mitarbeiter %, Partner %, VIP-Gäste %, Presse %, davon: Männer %, Frauen %).
- Wünsche zum Veranstaltungsort (Restaurant, Landkomplex, Hotelkomplex, Nachtclub, Konferenzsaal, Freigelände, Ausstellungszentrum, Vorhandensein einer VIP-Zone, Sonstiges).
- Logistik (Transfer für Gäste, Sicherstellung der Logistik für die Anreise aus verschiedenen Städten, Organisation der Unterbringung, Parkmöglichkeiten, besondere Bedingungen).
- Verpflegungsformat (Bankett, Stehempfang ohne Sitzplätze, Empfang mit Sitzplätzen, Kaffeepause, Picknick (Barbecue), Cocktail).
- Wünsche zur technischen Ausstattung (Licht, Ton, Bühnenelemente, Videoausstattung (LED-Wände, Plasmapaneele, Projektionsausstattung), Gestaltung, Dekor, Spezialeffekte (Lasershow, Lichtshow, 3-D-Projektion usw.).
- Werbe- und Imagebegleitung (Geschenke, Souvenirs, Einladungen, Badges, Markentaschen, Stifte, Notizblöcke, T-Shirts, Kappen, Diplome, Auszeichnungen, Banner, Plakate, Sonstiges).
- Veranstaltungsprogramm
- Offizieller Teil (Rede der Geschäftsführung, Auftritt der Mitarbeiter, Auftritt der Partner, Preisverleihung, Präsentationsfilm, Imagefilm)
- Showprogramm (Moderator, Showballett, DJ, Live-Musik, Originalgenre, „Star“ der Unterhaltungsbranche, Pyrotechnik-Show (Feuerwerk), Shownummern, Sonstiges)
- Zusätzlich (Foto/Video, Aufnahme von Exkursionen, Dolmetscher, Branding der Location, Gästeregistrierung, Sonstiges)
- PR-Begleitung (Einbindung von Medien, Organisation einer Pressekonferenz, Förderung in sozialen Netzwerken, Verfassen von PR-Beiträgen, interne PR).
- Voraussichtliches Veranstaltungsbudget (ohne MwSt.)
- Kontaktinformationen zum Auftraggeber (vollständiger Name, Position, Kontakte).
Präsentation mit dem Eventkonzept
Die Präsentation ist das visualisierte Konzept des Events, so wie Sie es aufgrund der vorherigen Gespräche sehen. Das ist ein kurzes vorläufiges Veranstaltungsprogramm, das in einigen aussagekräftigen Folien dargestellt wird. Sie sollte nicht alle Informationen enthalten; erzählen Sie von den hellsten und interessantesten Momenten, Details und „Kniffen“. Begeistern Sie mit Ihrer Idee durch die Folien, damit die Geschäftsführung Ihnen und Ihrer Idee vertraut.
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| Beispiel einer Eventpräsentation |
In der Präsentation können Sie über Ziele und Aufgaben der Veranstaltung, die Durchführungsform, Stilistik und Ausstattung, kurz über das Drehbuch und seine Hauptetappen, Highlights und das Unterhaltungsprogramm sprechen. Zeigen Sie bei jeder Etappe das erwartete Ergebnis, die Lösung bestimmter Aufgaben und die Umsetzung des Konzepts. Vergessen Sie nicht, die Einzigartigkeit des Projekts, die Kreativität und Innovationen zu erwähnen. Falls besondere Bedingungen erforderlich sind, können Sie diese ebenfalls anmerken.
Eine erfolgreiche Präsentation ist der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung Ihrer Idee. Ideal wäre es, wenn Sie alternative Konzepte (2–3) anbieten. Der Vorgesetzte wird Ihre Mühe und Ihren verantwortungsvollen Arbeitsansatz zu schätzen wissen.
Kostenplan der Veranstaltung
Der Kostenplan ist eine vorläufige Liste der Ausgaben, die für die Umsetzung dieses Projekts erforderlich sind. Er wird benötigt, damit der Vorgesetzte die anstehenden Kosten einschätzen kann. In der Regel wird der Kostenplan maximal berechnet und im Abstimmungsprozess angepasst: gekürzt oder im Gegenteil erhöht. In jedem Fall ist es wichtig, vor der Erstellung des Kostenplans zu wissen, mit welchem Budget gerechnet werden kann.
Im Kostenplan werden unbedingt Haupt- und Zusatzausgaben angegeben: Miete der Location, Honorare für Moderatoren, Künstler und Tontechniker, Miete von Ausrüstung und Transport, Dekoration, Requisiten, Geschenke für Gäste, Catering usw. Wenn Sie die Hilfe einer Event-Agentur in Anspruch nehmen, werden im Kostenplan die Kosten für die Organisation der Veranstaltung ausgewiesen: Szenarioentwicklung, Administration, Personaleinsatz und Weiteres.
Es ist wichtig, im Voraus alles zu durchdenken, um alle Details zu berücksichtigen. Andernfalls könnte das zugewiesene Budget nicht ausreichen. Wenn einige Punkte des Kostenplans nicht ganz klar sind, sollten Sie mit dem Vorgesetzten mögliche Budgetschwankungen besprechen. Manchmal wird im Kostenplan ein Prozentsatz für unvorhergesehene Ausgaben eingeplant.
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| Beispiel eines Kostenplans für eine Veranstaltung |
Verträge, Rechnungen, Leistungsnachweise
Jede Vorbereitungsphase einer Veranstaltung muss dokumentarisch belegt werden. Zunächst durch einen Vertrag mit der Event-Agentur. Dieses Dokument regelt Ihre Zusammenarbeit im rechtlichen Rahmen. Daher ist es sehr wichtig, darin alle Punkte, Nuancen, Pflichten und Verantwortlichkeiten jeder Partei festzuhalten. Bei Missverständnissen (die es leider manchmal gibt) ist der Vertrag Ihr wichtigster Schutz.
Beschreiben Sie alle möglichen Szenarien der Zusammenarbeit, einschließlich höherer Gewalt, sowie die Grenzen. Dasselbe gilt für Auftragnehmerfirmen, wenn Sie die Veranstaltung selbst organisieren. Jede Vereinbarung und jede Dienstleistung müssen dokumentarisch belegt werden – durch einen Vertrag oder eine Quittung. Vergessen Sie auch die kleinen Ausgaben nicht, bewahren Sie die Belege für alle Einkäufe auf.
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| Vertragsunterzeichnung |
Timing der Veranstaltung mit Kontakten der Auftragnehmer
Das Timing der Veranstaltung ist ein wichtiges internes Dokument des Organisators, in dem alle Etappen der Veranstaltung und die Handlungen der Beteiligten minutengenau aufgeführt sind. Es wird in chronologischer Reihenfolge erstellt, unter Berücksichtigung der Zeit für Auf- und Abbau. Das Timing ermöglicht es, die Dauer jedes technischen Moments der Veranstaltung einzuschätzen.
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| Beispiel eines Timings |
Darin werden die Arbeiten zur Vorbereitung der Bühne, die Handlungen der Moderatoren, die Auftritte der Künstler, Zeit für Reden, Preisverleihungen, Pausen, Unterhaltungselemente, das Buffet usw. aufgenommen. Pflichtpunkte der Tabelle sind Angaben zu Zeit, Handlung, Ort (Bühne, Umkleide, Saal), verantwortliche Person mit Angabe ihrer Kontakte (um bei Verzögerungen schnell Kontakt aufnehmen zu können) und Anmerkungen (technische Anforderungen, benötigte Requisiten und andere Details).
Das Timing kontrolliert den Ablauf des Programms und hilft, die erforderliche Zeit einzuhalten, ohne eine einzelne Etappe in die Länge zu ziehen. Je detaillierter das Timing aufgeführt ist, desto besser ist jedes Mitglied des Organisationsteams koordiniert.
Checkliste
Die Checkliste ist eine detaillierte Liste alles Notwendigen für die Veranstaltung, eine sogenannte „To-do-Liste“. Sie ermöglicht zu sehen, was bereits erledigt und vorbereitet ist und was nicht, was zuerst getan werden muss und was aufgeschoben werden kann.
Die Checkliste kann sich ständig ändern und um neue Punkte erweitert werden. Der Übersichtlichkeit halber wird sie als Tabelle nach Blöcken oder thematischen Gruppen gestaltet: Moderatoren, Showprogramm, Mittagessen, Geschenke, Druckerzeugnisse, Transport, Hotel usw. Gegenüber jedem Punkt gibt es eine Erledigungsmarkierung, eine „Deadline“ und Anmerkungen.
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| Beispiel einer Checkliste |
Wie erstellt man eine Checkliste richtig?
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Erstellen Sie eine Tabelle mit den notwendigen Zielen und unterteilen Sie sie in Aufgaben
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Legen Sie Fristen fest, fügen Sie eine Spalte zum Aufgabenstatus hinzu, vergessen Sie die Kommentare nicht
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Formulieren Sie Sätze eindeutig, kurz und klar
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Heben Sie alles Wichtigste mit Farben und Fettschrift hervor
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Passen Sie die Liste für jedes Projekt an
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Streichen Sie unwichtige Punkte, auf die verzichtet werden kann. Checklisten sollten nicht lang sein.
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Vergessen Sie nicht die Liste aller Dinge, die für die Umsetzung des Projekts notwendig sind (was wichtig ist, mitzunehmen: eine Liste aller möglichen Kleinigkeiten)
„1000 Kleinigkeiten“ im Kopf zu behalten und kein Detail zu übersehen – das ist die Hauptaufgabe einer Checkliste.
Technikblatt
Dies ist eine Liste der notwendigen Ausstattung: Bühne, Licht, Ton usw. Hier werden alle Anforderungen an die äußere Durchführung der Veranstaltung und an die technischen Mittel festgehalten. Sie wird auf Basis des Skripts erstellt, aus dem sich zusätzliche Bedingungen ergeben (zum Beispiel Ausstattung für die Videoübertragung, Internetzugang, eine Bühne mit Projektionsleinwand, mobile Absperrungen usw.). Auch hier werden die Anforderungen an die Sicherheit der Durchführung festgehalten: Metalldetektoren, Kameras, Funkgeräte und Ähnliches.
Veranstaltungsskript
Es kann kurz (Szenarioplan) oder ausführlich sein. Im kurzen sind die Hauptphasen der Veranstaltung, die Handlungen der Moderatoren und anderer Teilnehmer mit Zeitangabe festgehalten. Das ausführliche Skript ist eine detaillierte Beschreibung der gesamten Veranstaltung mit der Rede jedes Redners, ausformulierten Wettbewerben, Unterhaltungsnummern und Pausen. Die Einhaltung des Skripts ist ein wichtiger Aspekt, der hilft, „alles und alle unter Kontrolle zu halten“.
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Doch man sollte nicht verzweifeln, wenn etwas nicht nach Plan läuft. Strukturieren Sie das Skript weiter um, ändern Sie die Reihenfolge der Programmpunkte, ersetzen Sie einen Wettbewerb durch einen anderen. Davon wissen nur Sie und Ihre Gruppe. Die Gäste werden die Störungen wahrscheinlich nicht einmal bemerken. Aber nach Ende der Veranstaltung sollten Sie unbedingt eine Fehleranalyse durchführen und die Ursachen ermitteln, damit es künftig nicht zu solchen „Ausfällen“ kommt.
Wie Sie sehen, ist die Organisation einer Veranstaltung eine alles andere als einfache Aufgabe, daher sollte man sie oft besser Profis überlassen. Die Spezialisten der Eventagentur „Aventura“ gehen jeden Schritt der Planung und Durchführung von Veranstaltungen stets mit großem Einsatz an. Wir erstellen jedes der beschriebenen Dokumente sorgfältig, um jegliche höhere Gewalt zu vermeiden. Wir hoffen, dass unsere Erfahrung für Sie nützlich ist.
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