「1000の細かいこと」を頭に留めておくには？成功するイベントマネージャーの実務ツール

プログラム全体、ゲストと出演者の配置、環境と装飾、技術機器、パンフレット、バッジ、スタンド、記念品、食事、交通、宿泊、広告、メディア…リストはまだまだ続きます。そして、これらすべての背後にはイベントマネージャーがいます。イベントの成功を左右する人々です。すべてに責任を持つ人々。

待ちに待った社内イベントの準備をしていますか？それとも、カンファレンスへの出張を計画していますか？あるいは、楽しいチームビルディングを期待していますか？イベントがどんなものであっても、参加者やゲストにとっては通常、充実していて楽しいものです。しかし、このイベントの前に主催者がどれほどの膨大な作業を行ったかは、誰もが考えているわけではありません。

どうすればすべてに間に合うのか？どうすれば何も見落とさず、忘れず、遅れないようにできるのか？なぜなら、ほんの小さな不具合、「失敗」、トラブル、あるいは不可抗力が、イベント全体の印象を台無しにすることがあるからです。しかも、何か月もかけて準備され、何百人、何千人もの参加者が関わるイベントもあります！

そのため、準備におけるあらゆる問題を整理・体系化するために、主催者は補助資料を活用します。それは文書、チェックリスト、計画、見積書など、つまりプロセスを可視化し、誤解を避けるのに役立つすべてのものです。イベントエージェンシー「Aventura」のスタッフは、自社のノウハウを共有し、イベント準備の舞台裏を紹介することにしました。これらの資料や文書は、たとえば自社の力でイベントを開催しようと考えている場合に、完璧なイベントを組織するのに役立ちます。この記事は、まず何よりマーケター、PR部門やHR部門の責任者に役立つでしょう。 

ブリーフ

これは最も重要な段階の一つです。会社の責任者との やり取りの中で、イベントの目的と課題を理解し、構想や主なアイデアを掴み、その後それを最大限正確に実現することが重要です。時には、そうした希望は言葉の端々に表れるので、それを感じ取る必要があります。

ブリーフはいくつかのブロックで構成されています。たとえば、私たちは次のような構成を使用しています： 

1. イベントの基本情報（日付、時間、都市と開催場所、理由・きっかけ、主要メッセージ（期待される成果）、イベントの目的、形式（コーポレートイベント、オープニング、チームビルディング、カンファレンス、セミナー、プレゼンテーション、記者会見、広告キャンペーン、スポンサー参加、出張イベント、新製品発表、その他）。  
2. オーディエンス （参加者の総数、平均年齢、構成： 従業員 %、パートナー %、VIPゲスト  %、プレス %、うち：男性 %、女性 %）。
3. 開催場所に関する希望 （レストラン、郊外型複合施設、ホテル複合施設、ナイトクラブ、会議室、オープンスペース、展示センター、VIPゾーンの有無、その他）。
4. ロジスティクスの確保 （ゲストの送迎、さまざまな都市からの移動ロジスティクスの確保、宿泊の手配、駐車場の有無、特別な条件）。
5. 食事形式（バンケット、着席なしのビュッフェ、着席ありのビュッフェ、コーヒーブレイク、ピクニック（バーベキュー）、カクテル）。
6. 技術面に関する希望 （照明、音響、舞台構造、映像機器（LEDスクリーン、プラズマパネル、プロジェクター機器）、装飾、デコレーション、 特殊効果（レーザーショー、ライトショー、3Dプロジェクションなど）。
7. 広告・イメージ関連のサポート（ギフト、記念品、招待状、バッジ、ブランド包装袋、ペン、ノート、 Tシャツ、キャップ、ディプロマ、賞品、バナー、ポスター、その他）。
8. イベントプログラム
• 公式パート（経営陣の挨拶、従業員のスピーチ、パートナーのスピーチ、表彰式、プレゼンテーション映像、イメージ映像）
• ショープログラム（MC、ショーバレエ、DJ、生演奏、オリジナルジャンル、演芸界の「スター」、パイロテクニックショー（花火）、ショー演目、その他） 
• その他（写真・動画撮影、 エクスカーションの撮影、通訳者、会場のブランディング、ゲスト登録、その他）
• PRサポート（メディアの招致、記者会見の実施、SNSでのプロモーション、 PR投稿の執筆、社内PR）。
9. イベントの想定予算 （付加価値税別）
   
10. 発注者の連絡先情報 （氏名、役職、連絡先）。  

イベントのコンセプトをまとめたプレゼンテーション

プレゼンテーションとは、イベントのコンセプトを視覚化したものであり、これまでの話し合いに基づいて、あなたがイベントをどのように見ているかを示すものです。これは、いくつかの簡潔なスライドに反映された、イベントの短い暫定プログラムです。すべての情報を含める必要はありません。最も鮮やかで興味深い瞬間、ニュアンス、「ウリ」について伝えましょう。スライドを通じてあなたのアイデアを伝え、責任者にあなたとあなたの構想を信じてもらいましょう。 

イベントプレゼンテーションの例

プレゼンテーションでは、イベントの目的と目標、開催形式、スタイルとアトリビュート、簡単なシナリオ、その主な段階、ハイライト、エンターテインメントプログラムについて説明できます。各段階で、想定される結果、特定の課題の解決、コンセプトの実現を示してください。プロジェクトの独自性、創造性、新規性について言及することを忘れないでください。何か特別な条件が必要な場合は、それも指摘できます。

成功するプレゼンテーションは、あなたのアイデアの成功裏の実現の鍵です。代替コンセプト（2〜3）を提案すると理想的です。上司はあなたの努力と仕事への責任あるアプローチを評価するでしょう。 

イベントの見積もり

見積もりとは、このプロジェクトの実施に必要な経費の暫定リストです。これは、上司が今後の費用を見積もるために必要です。通常、見積もりは最大限に見積もられ、調整プロセスで修正されます：削減されたり、逆に増額されたりします。いずれにせよ、見積もりを作成する前に、どの予算を期待できるかを知ることが重要です。

見積もりには、主要および追加費用を必ず記載します：会場のレンタル、司会者、アーティスト、音響技術者への報酬、機材や交通機関のレンタル、装飾、小道具、ゲストへの贈り物、ケータリングなど。イベント代理店に支援を依頼する場合、見積もりにはイベント運営の費用が記載されます：シナリオの開発、管理、スタッフの作業など。

事前にすべてを熟考し、細部まで考慮することが重要です。そうしないと、割り当てられた予算が足りなくなる可能性があります。見積もりのいくつかの点が完全に明確でない場合は、上司と予算の変動の可能性について話し合う価値があります。時には、見積もりに不測の出費のためのパーセンテージが組み込まれます。

イベント見積もりの例

契約書、請求書、サービス提供証明書

イベントの準備の各段階は、文書で裏付ける必要があります。最初はイベント代理店との契約書です。この文書は、法的枠組みにおけるあなたの協力を規定します。したがって、その中にすべての条項、ニュアンス、各当事者の義務と責任を明記することが非常に重要です。誤解が生じた場合（残念ながら時々ありますが）、契約書があなたの主な保護者です。

考えられるすべての協力シナリオ（不可抗力の状況を含む）と境界を明記してください。同様に、イベントを自分で開催する場合は、下請け会社にも当てはまります。各合意と各サービスは、契約書や領収書などで文書化する必要があります。少額の経費も忘れず、すべての購入のレシートを保管してください。

契約書の署名

下請け業者の連絡先を含むイベントのタイミング

イベントのタイミングは、主催者の重要な内部文書であり、イベントのすべての段階と参加者の行動が分単位で記載されています。これは、設置と撤去の時間を考慮して、時系列順に作成されます。タイミングにより、イベントの各技術的な瞬間の長さを評価できます。

タイミングの例

これには、舞台の準備作業、司会者の行動、アーティストのパフォーマンス、スピーチの時間、表彰、休憩、エンターテインメント要素、ビュッフェなどが含まれます。表の必須項目は、時間、行動、場所（舞台、楽屋、ホール）、連絡先（遅延が生じた場合に迅速に連絡するため）を記載した責任者、および注記（技術要件、必要な小道具、その他のニュアンス）です。

タイミングはプログラムの進行を管理し、特定の段階を引き延ばすことなく、必要な時間内に収めるのに役立ちます。タイミングが詳細に記載されているほど、主催者チームの各メンバーの連携が良くなります。

チェックリスト

チェックリストとは、イベントに必要なすべての詳細なリスト、いわゆる「to do list」です。これにより、何がすでに完了し準備されているか、何がまだかを確認でき、何を最初に行う必要があるか、何を後回しにできるかがわかります。

チェックリストは常に変更され、新しい項目で拡大する可能性があります。便宜上、ブロックまたはテーマ別グループ（司会者、ショープログラム、昼食、贈り物、印刷物、交通、ホテルなど）ごとに表の形式で作成されます。各項目の向かいに、完了マーク、「締め切り」、および注記があります。

チェックリストの例

チェックリストを正しく作成する方法は？ 

1. 必要な目標を表にまとめ、タスクに分解しましょう

2. 期限を設定し、タスクの実行状況の列を追加し、コメントも忘れないようにしましょう

3. 提案は明確に、短く、分かりやすく表現しましょう

4. 最も重要な点は色や太字で強調しましょう

5. プロジェクトごとにリストをカスタマイズしましょう

6. なくても済む重要度の低い項目は削除しましょう。チェックリストは長くしないようにしましょう。

7. プロジェクト実施に必要なもののリスト（持って行くべき重要なもの：細々したもののリスト）を忘れないようにしましょう

「1000の細事」を頭に留め、細部を一つも見落とさないこと – これがチェックリストの主な役割です。

テクニカルシート

これは必要な機材のリストです：ステージ、照明、音響など。ここには、イベント実施の外的側面と技術的手段に関するすべての要件が記載されます。これはシナリオに基づいて作成され、そこから追加条件が導き出されます（例：ビデオ配信用機材、インターネットアクセス、プロジェクションスクリーン付きステージ、モバイルバリアなど）。また、実施の安全性に関する要件も記載されます：金属探知機、カメラ、無線機など。 

イベントのシナリオ

それは簡潔なもの（シナリオプラン）と詳細なものがあります。簡潔なものには、イベントの主要な段階、進行役や他の参加者の行動が時間とともに記載されています。詳細なシナリオは、イベント全体の詳細な記述であり、各登壇者のスピーチ、コンテスト、余興、休憩が記載されています。シナリオに従うことは、「すべてと全員をコントロール下に置く」のに役立つ重要なポイントです。

しかし、何かが計画通りに進まなくても落胆しないでください。シナリオを再構築し、演目の順序を変更し、コンテストを別のものに置き換えましょう。これについて知っているのはあなたとあなたのグループだけです。ゲストはおそらくトラブルに気づかないでしょう。しかし、イベント終了後は必ず間違いを分析し、原因を究明して、今後このような「障害」が起こらないようにしましょう。

ご覧のとおり、イベントの企画プロセスは非常に簡単な作業ではないため、多くの場合、専門家に任せるのが良いでしょう。イベントエージェンシー「Aventura」のスペシャリストは、イベントの計画と実施の各段階に常に熱心に取り組んでいます。私たちは、あらゆる不可抗力な事態を防ぐために、説明した各文書を注意深く作成しています。私たちの経験がお役に立てば幸いです。