Tout le programme, répartition des invités et des intervenants, aménagement et décorations, équipement technique, brochures, badges, stands, articles promotionnels, restauration, transport, hébergement, publicité, médias... La liste pourrait continuer longtemps. Et derrière tout cela se trouvent les gestionnaires d'événements - des personnes dont dépend le succès de l'événement. Des personnes qui sont responsables de tout.
Vous préparez le corporate tant attendu ? Ou vous planifiez un déplacement professionnel pour une conférence ? Ou peut-être attendez-vous un team building passionnant ? Quels que soient les événements, ils sont généralement riches et joyeux pour les participants et les invités. Mais tout le monde ne pense pas au travail colossal accompli par les organisateurs avant cet événement.
Comment tout réussir ? Comment ne rien oublier, ne rien manquer, ne pas être en retard ? Car parfois, le moindre dysfonctionnement, un « raté », une panne ou un cas de force majeure peuvent gâcher l'impression de tout un événement. Et certains événements se préparent pendant des mois, impliquant des centaines et des milliers de participants !
C'est pourquoi, pour organiser et systématiser toutes les questions de préparation, les organisateurs utilisent des supports auxiliaires. Ce sont des documents, des check-lists, des plans et des budgets – en un mot, tout ce qui visualise le processus et aide à éviter les malentendus. Les collaborateurs de l'agence événementielle « Aventura » ont décidé de partager leurs secrets et de montrer la préparation d'un événement de l'intérieur. Ces matériels et documents aideront à organiser un événement parfait, par exemple si vous décidez de réaliser l'événement par vous-mêmes. Notre article sera utile en premier lieu aux marketeurs, aux responsables des départements PR et RH.
Brief
C'est l'une des étapes les plus importantes. Lors de l'échange avec le dirigeant de l'entreprise, il est important de comprendre les buts et les objectifs de l'événement, de saisir l'intention, l'idée principale, afin de la réaliser ensuite le plus précisément possible. Parfois, ces souhaits s'expriment entre les mots, il faut les ressentir.
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Le brief se compose de plusieurs blocs. Par exemple, nous utilisons la structure suivante :
- Informations principales sur l'événement (date, heure, ville et lieu de l'événement, occasion, message principal (résultats attendus), objectif de l'événement, format (événement corporate, inauguration, team building, conférence, séminaire, présentation, conférence de presse, action publicitaire, participation de sponsor, événement hors site, lancement d'un nouveau produit, autre).
- Audience (nombre total de participants, âge moyen, composition : employés %, partenaires %, invités VIP %, presse %, dont : Hommes %, Femmes %).
- Souhaits concernant le lieu de l'événement (restaurant, complexe de campagne, complexe hôtelier, boîte de nuit, salle de conférence, espace ouvert, centre d'exposition, présence d'un espace VIP, autre).
- Gestion de la logistique (transfert pour les invités, organisation logistique des déplacements depuis différentes villes, organisation de l'hébergement, possibilité de parking, conditions particulières).
- Format de restauration (banquet, buffet sans places assises, buffet avec places assises, pause café, pique-nique (barbecue), cocktail).
- Souhaits concernant l'équipement technique (lumière, son, structures scéniques, équipement vidéo (écrans LED, panneaux plasma, matériel de projection), décoration, décor, effets spéciaux (spectacle laser, spectacle lumière, projection 3D, etc.).
- Accompagnement publicitaire et d'image (cadeaux, souvenirs, invitations, badges, sacs personnalisés, stylos, blocs-notes, t-shirts, casquettes, diplômes, récompenses, bannières, affiches, autre).
- Programme de l'événement
- Partie officielle (discours de la direction, discours des collaborateurs, discours des partenaires, cérémonie de remise des prix, film de présentation, clip d'image)
- Programme de spectacle (animateur, ballet show, DJ, musique live, genre original, « star » de la scène, spectacle pyrotechnique (feu d'artifice), numéros de show, autre)
- En supplément (photo-vidéo, tournage de l'excursion, interprète, habillage de l'espace, enregistrement des invités, autre)
- Accompagnement PR (attraction des médias, organisation de conférence de presse, promotion sur les réseaux sociaux, rédaction de posts PR, PR interne).
- Budget prévisionnel de l'événement (hors TVA)
- Coordonnées du client (nom, prénom, fonction, contacts).
Présentation du concept de l'événement
La présentation est le concept visualisé de l'événement, tel que vous le voyez, sur la base des discussions précédentes. C'est un bref programme préliminaire de l'événement, reflété dans quelques diapositives concises. Elle ne doit pas inclure toutes les informations, parlez des moments les plus marquants et intéressants, des nuances et des « astuces ». Transmettez votre idée à travers les diapositives, pour que le dirigeant croie en vous et en votre projet.
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| Exemple de présentation d'événement |
Dans la présentation, vous pouvez parler des buts et objectifs de l'événement, de sa forme, de son style et de ses attributs, brièvement du scénario, de ses étapes principales, des moments forts, du programme de divertissement. À chaque étape, montrez le résultat attendu, la résolution de certaines tâches, la mise en œuvre du concept. N'oubliez pas de mentionner l'unicité du projet, la créativité, les innovations. Si des conditions particulières sont nécessaires, cela peut également être signalé.
Une présentation réussie est la garantie de la réalisation réussie de votre idée. L'idéal serait de proposer des concepts alternatifs (2-3). Le responsable appréciera vos efforts et votre approche responsable du travail.
Budget prévisionnel de l'événement
Le budget prévisionnel est une liste préliminaire des dépenses nécessaires à la réalisation de ce projet. Il permet au responsable d'évaluer les coûts à venir. En général, le budget prévisionnel est calculé au maximum, puis ajusté lors de la validation : à la baisse ou, au contraire, à la hausse. Dans tous les cas, avant de l'établir, il est important de savoir sur quel budget vous pouvez compter.
Dans le budget prévisionnel, on indique obligatoirement les dépenses principales et supplémentaires : location du lieu, rémunération de l'animateur, des artistes et de l'ingénieur du son, location du matériel, du transport, décoration, accessoires, cadeaux pour les invités, service traiteur, etc. Si vous faites appel à une agence événementielle, le budget prévisionnel précise le coût de l'organisation de l'événement : élaboration du scénario, administration, travail du personnel, etc.
Il est important de tout anticiper pour ne rien oublier. Sinon, le budget alloué risque d'être insuffisant. Si certains points du budget prévisionnel ne sont pas tout à fait clairs, il convient de discuter avec le responsable des éventuelles variations budgétaires. Parfois, un pourcentage pour dépenses imprévues est intégré au budget prévisionnel.
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| Exemple de budget prévisionnel de l'événement |
Contrats, factures, actes de prestation de services
Chaque étape de la préparation de l'événement doit être documentée. Au départ, par un contrat avec l'agence événementielle. Ce document encadre votre collaboration sur le plan juridique. Il est donc très important d'y préciser toutes les clauses, les nuances, les obligations et la responsabilité de chaque partie. En cas de malentendus (qui, malheureusement, arrivent parfois), le contrat est votre principal protecteur.
Précisez tous les scénarios possibles de collaboration, y compris les situations de force majeure, ainsi que les limites. Il en va de même pour les entreprises prestataires si vous organisez l'événement vous-même. Chaque accord et chaque service doivent être documentés – par un contrat ou un reçu. N'oubliez pas non plus les petites dépenses, conservez les tickets de caisse pour tous les achats.
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| Signature du contrat |
Timing de l'événement avec les contacts des prestataires
Le timing de l'événement est un document interne important de l'organisateur, où toutes les étapes de l'événement et les actions des participants sont décrites minute par minute. Il est établi par ordre chronologique, en tenant compte du temps de montage et de démontage. Le timing permet d'évaluer la durée de chaque moment technique de l'événement.
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| Exemple de timing |
Il comprend les travaux de préparation de la scène, les actions des animateurs, les prestations des artistes, le temps de parole, les remises de prix, les pauses, les éléments de divertissement, le cocktail, etc. Les mentions obligatoires du tableau sont l'indication de l'heure, de l'action, du lieu (scène, loge, salle), de la personne responsable avec ses contacts (afin de pouvoir la joindre rapidement en cas de retard) et des remarques (exigences techniques, accessoires nécessaires et autres nuances).
Le timing contrôle le déroulement du programme et aide à respecter le temps imparti sans étirer une étape particulière. Plus le timing est détaillé, mieux chaque membre de l'équipe d'organisation est coordonné.
Check-list
Une check-list est une liste détaillée de tout ce qui est nécessaire pour l'événement, une sorte de « to do list ». Elle permet de voir ce qui a déjà été fait et préparé, ce qui ne l'est pas encore, ce qu'il faut faire en priorité et ce qui peut être reporté.
La check-list peut constamment évoluer et s'enrichir de nouveaux points. Pour plus de commodité, elle est présentée sous forme de tableau par blocs ou groupes thématiques : animateurs, programme de spectacle, déjeuner, cadeaux, imprimés, transport, hôtel, etc. En face de chaque point figure une marque d'exécution, une « deadline » et des remarques.
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| Exemple de check-list |
Comment bien établir une check-list ?
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Établissez un tableau avec les objectifs nécessaires et décomposez-les en tâches
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Fixez des délais, ajoutez une colonne sur l'exécution de la tâche, n'oubliez pas les commentaires
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Formulez les propositions de manière univoque, courte et claire
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Mettez en évidence par des couleurs et en gras tout ce qui est le plus important
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Personnalisez la liste pour chaque projet
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Rayez les points mineurs dont on peut se passer. Les check-lists ne doivent pas être longues.
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N'oubliez pas la liste de tout ce qui est nécessaire à la réalisation du projet (ce qu'il est important d'emporter : la liste des petites choses)
Garder en tête les « 1000 petites choses » et ne manquer aucun détail – c'est la tâche principale de la check-list.
Fiche technique
C'est la liste du matériel nécessaire : scène, lumière, son, etc. On y décrit toutes les exigences concernant l'aspect extérieur de l'événement et les moyens techniques. Elle est établie à partir du scénario, dont découlent des conditions supplémentaires (par exemple, l'équipement pour la diffusion vidéo, l'accès à Internet, une scène avec écran de projection, des barrières mobiles, etc.). On y précise également les exigences en matière de sécurité : détecteurs de métaux, caméras, talkies-walkies et autres.
Scénario de l'événement
Il peut être bref (plan scénique) ou détaillé. Dans le bref, on décrit les principales étapes de l'événement, les actions des animateurs et des autres participants avec indication de l'heure. Le scénario détaillé est une description complète de tout l'événement, avec le discours de chaque intervenant, les concours décrits, les numéros de divertissement et les pauses. Suivre le scénario est un aspect important qui aide à « garder tout et tous sous contrôle ».
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Mais il ne faut pas se décourager si quelque chose ne se passe pas comme prévu. Réorganisez le scénario, changez l'ordre des numéros, remplacez un concours par un autre. Vous et votre équipe êtes les seuls à le savoir. Les invités, très probablement, ne se douteront même pas des problèmes. Mais après la fin de l'événement, faites impérativement un retour d'expérience, identifiez les causes afin que de tels « incidents » ne se reproduisent plus.
Comme vous pouvez le constater, le processus d'organisation d'un événement est une tâche assez complexe, c'est pourquoi il est souvent préférable de la confier à des professionnels. Les spécialistes de l'agence événementielle « Aventura » abordent toujours avec application chaque étape de la planification et de la réalisation des événements. Nous rédigeons attentivement chacun des documents décrits afin de prévenir tout imprévu. Nous espérons que notre expérience vous sera utile.
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