Şirkette Mentor Günü: Ekip için Etkinlik Programı

Mentor Günü, çalışanların deneyimini ekibin anlayabileceği bir formatta toplamaya yardımcı olur. Etkinlik öncesi ve sonrası hedefleri, programı, rolleri ve iletişimi ele alıyoruz.

Şirketin neden Mentor Günü'ne ihtiyacı var?

Kısaca: Şirkette Mentor Günü, güçlü çalışanların deneyiminin görünür ve meslektaşlar için erişilebilir olması gerektiğinde gereklidir. Etkinlik, adaptasyon veya eğitim sisteminin yerini almaz, ancak bir buluşma noktası yaratır: mentorlar tanınırlık kazanır, yeni başlayanlar canlı büyüme yollarını görür ve yöneticiler uzun bir onay zinciri olmadan ekiplerin sorularını duyar.

2026 yılında mentorluk konusu, çalışan tutma, verimlilik ve işveren markası ile birlikte İK gündeminin odağında kalmaya devam ediyor. Bu, HR Summit tarafından yayınlanan İK yöneticileri ve uzmanları anketinin sonuçlarıyla da doğrulanıyor. Kurumsal bir etkinlik için bu basit bir kayma anlamına geliyor: program, takvimi eğlencelerle doldurmak yerine iş görevine yanıt vermelidir.

2 Mart'ta Rusya'da Mentor Günü kutlanır. İş dünyası için bu tarih, uygun olan herhangi bir ayda kendi formatını planlamak için uygun bir fırsat olabilir. Konuşma tarihle başlar, ancak değeri içerik yaratır: çalışanların birbirinden neler öğrenebileceği ve şirketin bu alışverişi toplantıdan sonra nasıl destekleyeceği.

Etkinlik amacını mekân seçmeden önce nasıl formüle etmeli?

Kısaca: önce ekibin yanında götürmesi gereken tek bir ana sonucu seçin. Mentorluk Günü için bu, programın başlatılması, hâlihazırda çalışan mentorların takdir edilmesi, birimler arasında uygulama paylaşımı veya yeni çalışanların yardım isteyebilecekleri kişilerle tanışması olabilir.

«Mentorluk Günü düzenlemek» ifadesi bütçe ve senaryo için fazla geniştir. Çalışan bir hedef kulağa daha somut gelir: örneğin, yeni çalışanları üretim vardiyalarındaki mentorlarla tanıştırmak veya çalışanların yeni role uyum sağlamasına yardımcı olan yöneticilerin uygulamalarını bir araya getirmek.

Başlamadan önce dört soruyu netleştirin:

1. Ana katılımcı kim: mentorlar, yeni çalışanlar, birinci kademe yöneticiler veya karma bir kitle.
2. Etkinlik sonrasında hangi eylem bekleniyor: programa kayıt, mentor seçimi, iletişim bilgilerinin paylaşılması, soruların toplanması veya bir pilotun başlatılması.
3. Şirket, müşteri ve üretim detaylarını açıklamadan ekip içinde hangi hikâyeleri açıkça paylaşmaya hazır.
4. Ekip, formatın faydalı olduğunu nasıl anlayacak: kayıt sayısına, katılım oranına, geri bildirim kalitesine veya sonraki buluşma sayısına göre.

Böyle bir brif, faydalı bir programı bir dizi aktiviteden ayırmaya yardımcı olur. Benzer bir yaklaşım, görevin henüz hazır bir senaryoya dönüşmediği durumlarda kurumsal etkinlik organizasyonu için de işe yarar.

Ekip için hangi formatı seçmeli?

Kısaca: format, şirket için neyin daha önemli olduğuna bağlıdır - pratik bilgi aktarmak, katkıyı takdir etmek veya soruları toplamak. Küçük ölçekli yüz yüze bir gün, diyalog ve sunumlar için iyi çalışır; hibrit format ise şubeleri bağlamaya yardımcı olur. Ayrı bir tören yalnızca takdirin anlaşılır kriterlere bağlı olduğu durumlarda uygundur.

Göreve göre format:

• Mentorluk programının başlatılması. Kısa hikâyeler ve tanışma içeren açılış toplantısı. Etkinlikten önce mentor profillerini, katılım kurallarını ve kayıt noktasını hazırlayın.
• İş yöntemlerinin aktarılması. Uygulamalı istasyonlar veya atölyeler. İstasyon konuları, moderatörler ve katılımcı limiti gerekir.
• Mentorların takdiri. Ekip hikâyeleri içeren tören. Şeffaf kriterleri ve teşekkür ifadelerini önceden kararlaştırın.
• Ofisler ve lokasyonlar arasında bağlantı. Soru-cevap içeren hibrit stüdyo. Bağlantıyı, ekran materyallerini ve sohbet moderatörünün çalışmasını kontrol edin.

MICE Russia tarafından yayımlanan MICE pazar araştırması, daha kompakt ve ekonomik açıdan anlaşılır etkinliklere yönelik talebi tanımlıyor. Bu nedenle Mentor Günü'nün ilk versiyonu için, içerik açısından güçlü noktalar olmadan tüm güne yayılan bir programı şişirmek yerine, birkaç saatlik güçlü tek bir senaryo oluşturmak daha mantıklıdır.

Mentor Günü programı hangi bloklardan oluşturulmalı?

Kısaca: programı uzun sunumlar etrafında değil, canlı pratik etrafında oluşturun. Katılımcının üç soruya yanıt alması gerekir: bir görevle kime gitmeli, neler öğrenilebilir ve bugünkü buluşmadan sonra ne olacak. Her blok bu yanıtlardan birine götürmelidir.

2,5-3 saatlik program örneği:

1. 10-15 dakikalık açılış: yönetici, buluşmayı ekibin gerçek göreviyle ilişkilendirir ve etkinlikten sonra ne olacağını belirtir.
2. Üç kısa mentor hikâyesi: deneyimin işe yaradığı somut iş durumları.
3. Uygulamalı istasyonlar: küçük gruplar bir süreci, aracı veya tipik bir soruyu ele alır.
4. «Mentor - yeni başlayan» sohbeti: önceden toplanan sorular, bir moderatör ve «bu ayrı bir çalışma gerektirir» deme hakkı.
5. Takdir: rastgele bir isim listesi değil, net bir gerekçeyle mentorlara teşekkür.
6. Sonraki adım: toplantılara kayıt, pilot takvimi veya materyallerin kurumsal kanalda yayımlanması.

Büyük bir kitle için içerik ve tören kısımlarını ayırmak faydalıdır. İş etkinliklerinde de mantık aynı şekilde kurulur: önce görev ve kitle, ardından senaryo, mekân ve teknik uygulama.

Önemli: mentorlardan kamera veya salon önünde hazırlıksız doğaçlama yapmalarını istemeyin. Onlarla konuyu, açıklık sınırlarını ve yanıtlayacakları sorunun formatını önceden konuşmak gerekir.

Aventura Telegram kanalında kurumsal ve iş etkinliklerinin formatlarını ele alıyoruz - ilk fikirden etkinlik gününe kadar.

Mentorları ve katılımcıları gereksiz bürokrasi olmadan nasıl hazırlamalıyız?

Kısaca: hazırlık, her iki taraftaki belirsizliği gidermelidir. Mentora konu, zaman ve anlaşılır bir rol gerekir. Katılımcıya gelme nedeni, program ve soru sormak için basit bir yol gerekir. Tek bir genel duyuru bunu çözmez.

İki-üç hafta içinde mentorlarla kısa görüşmeler yapın. Hangi iş vakasını ele almaya hazır olduklarını, en sık hangi soruları duyduklarını ve hangi formatın onlara uygun olduğunu sorun: sahne, yuvarlak masa, istasyon veya önceden kayıt. İnsanlardan “ilham verici hikâyeler” istemeyin - sakin bir çözüm, hata ve çıkarım analizi daha faydalıdır.

Katılımcılar için ayrı mesajlar hazırlayın. Yeni başlayanlar için tanışma ve temel şeyleri sorma hakkı önemlidir. Yöneticiler için organizasyonel anlaşmalar önemlidir. Diğer birimlerden meslektaşlar için kendi işlerinde uygulayabilecekleri konular gerekir. Bu segmentasyon, salonda tamamen farklı beklentilere sahip kişilerin bulunma riskini azaltır.

Mekânı ve teknik donanımı nasıl organize etmeli?

Kısaca: mekân sohbeti desteklemeli, onu bir derse dönüştürmemeli. Hikâyeler ve Q&A için iyi ses ve ekran görünürlüğü gerekir. İstasyonlar için kısa rotalar, anlaşılır yönlendirme ve küçük bir grubun yanındakini rahatsız etmediği bir alan gerekir.

Önce katılımcının yolculuğunu çizin: kayıt, açılış, istasyonlar arası geçiş, ara, final bölümü. Şemada darboğazlar hemen fark edilir - tek bir kayıt bankosu, salona kadar çok uzun bir yol veya tek etkileşime giden kuyruk.

Temel seti kontrol edin: mentorlar ve moderatör için mikrofonlar, büyük yazılı ekran, kısa konuşmalar için zamanlayıcı, materyalleri göstermenin yedek bir yolu ve salondan gelen sorulardan sorumlu bir kişi. Şubeler katılıyorsa, sadece genel bir bağlantı testi değil, her konuşmacıyla teknik bir prova yapın.

Konferans ve forumlar hazırlama deneyimi burada özellikle zamanlama disiplini, yönlendirme ve dinleyiciyle çalışma açısından faydalıdır. Ölçek daha küçük olabilir, ancak programın netliğine yönelik gereksinimler aynı kalır.

Etkinlik gününde hangi roller gerekli?

Kısaca: Mentorluk Günü'nün programla ilgili kararları veren tek bir yüzü ve operasyonel ritmi yöneten bir kişisi olmalı. Diğer rolleri önceden belirlemek daha iyi olur; böylece mentorlar kendi sunumları arasında teknik ve organizasyonel konularla uğraşmak zorunda kalmaz.

Minimum ekip, İK veya iç iletişim tarafındaki talep sahibini, program yapımcısını, moderatörü, mentor koordinatörünü, teknik yöneticiyi ve mekân koordinatörünü içerir. Uygulamalı istasyonlar için her gruba bir sorumlu gerekir. Bu kişi katılımcıları karşılar, zamanı takip eder ve ele alınamayan soruları not eder.

Senaryoda sadece konuşmacıların çıkışlarını değil, geçişleri de yazın: sıradaki grubu kim karşılar, soru kartlarını kim toplar, ses düzeninin hazır olduğunu kim onaylar, etkinlik sonrası materyalleri kim yerleştirir. Bu ayrıntı, şirket farklı şehirlerden veya vardiyalardan çalışanları davet ettiğinde özellikle önemlidir.

Etkinlik sonrası geri bildirim nasıl toplanır ve çalışmaya nasıl devam edilir?

Kısaca: geri bildirim, bir sonraki adımı seçmek için gereklidir. Katılımcılara daha sonra neyi tartışmak istediklerini, mentorun iletişim bilgilerini bulup bulmadıklarını ve hangi formatın onlara uygun olduğunu sorun. Yanıtları, deneyim hâlâ tazeyken programdan hemen sonra toplamak daha iyidir.

Kısa bir anket üç sorudan oluşabilir: hangi bölüm daha faydalıydı, bir sonraki toplantıya hangi konu taşınmalı ve katılımcının mentorla iletişim kurması gerekiyor mu? Anketi her konuşmacıyı on maddede değerlendirmeye dönüştürmeyin - bu, yanıtların kalitesini ve bir sonraki sefere katılma isteğini azaltır.

Birkaç gün sonra katılımcılara materyalleri, mentorların iletişim bilgilerini ve yaklaşan adımların takvimini gönderin. Programın pilotu başlatıldıysa, süreç sahibini ve bir sonraki kontrol tarihini belirtin. İç etkinlik ancak sonrasında anlaşılır bir devamı olduğunda anlam kazanır.

Formatı en sık hangi hatalar değersizleştirir?

Kısaca: format en sık, şirket çok fazla hedefi karıştırdığında, mentorları hazırlıksız bıraktığında veya programı devamı olmadan bitirdiğinde anlamını yitirir. Bu hatalar brief ve senaryo aşamasında düzeltilir, dolayısıyla karmaşık bir prodüksiyon gerektirmez.

• Çalışma hikâyeleri yerine uzun raporlar. Katılımcılar genel ifadeler duyar ama mentorla tartışabilecekleri bir pratik elde etmez.
• Kriterler olmadan ödüllendirme. Teşekkürün nedeni net değilse, takdir rastgele görünür.
• Herkes için aynı mesaj. Yeni başlayan, yönetici ve deneyimli çalışan farklı sorularla gelir.
• Zamanlama ve koordinatör olmadan istasyonlar. Sonuçta bazı kişiler istedikleri konuya yetişemez.
• Sonraki adımı olmayan final. İletişim bilgileri, materyaller ve takvim etkinlik gününden önce hazır olmalı.

Görevi mekân, reji, teknik prodüksiyon ve saha çalışmasıyla birlikte toplamak gerekirse, «Aventura» ekibi hedef kitleniz için bir konsept ve bütçe hazırlayabilir. Ajansın portföyüne göz atın, farklı etkinlik formatlarını görmek için.

Kaynaklar

• HR Trendleri 2026 - HR Summit
• Rusya'da MICE: 2025/2026 araştırması - MICE Russia
• İş etkinlikleri trendleri - Event.ru
• Rus iş dünyası kurumsal etkinliklere yaklaşımını nasıl gözden geçiriyor - Event.ru
• Rusya'da Mentor Günü - 1 Eylül