Mentorentag im Unternehmen: Veranstaltungsprogramm für das Team

Ein Mentorentag hilft, die Erfahrung der Mitarbeitenden in ein für das Team verständliches Format zu bringen. Wir betrachten Ziele, Programm, Rollen und Kommunikation vor und nach dem Event.

Warum braucht ein Unternehmen einen Mentorentag?

Kurz gesagt: Ein Mentorentag im Unternehmen ist dann sinnvoll, wenn die Erfahrung starker Mitarbeitender sichtbar und für Kolleginnen und Kollegen zugänglich werden soll. Die Veranstaltung ersetzt kein Onboarding- oder Weiterbildungssystem, schafft aber einen Treffpunkt: Mentorinnen und Mentoren erhalten Anerkennung, Neue sehen lebendige Entwicklungswege, und Führungskräfte hören die Fragen der Teams ohne lange Abstimmungskette.

Im Jahr 2026 bleibt das Thema Mentoring gemeinsam mit Retention, Effizienz und Arbeitgebermarke im Fokus der HR-Agenda. Darauf deuten die Ergebnisse einer Umfrage unter HR-Leitenden und Fachkräften hin, die vom HR Summit veröffentlicht wurden. Für eine Unternehmensveranstaltung bedeutet das eine einfache Verschiebung: Das Programm muss eine geschäftliche Aufgabe beantworten und nicht den Kalender mit Unterhaltung füllen.

Am 2. März wird in Russland der Mentorentag gefeiert. Für Unternehmen kann das Datum ein praktischer Anlass sein, ein eigenes Format in einem passenden Monat zu planen. Das Gespräch beginnt mit dem Datum, doch den Wert schafft der Inhalt: was Mitarbeitende voneinander lernen können und wie das Unternehmen diesen Austausch nach dem Treffen unterstützt.

Wie formuliert man das Ziel der Veranstaltung, bevor man die Location auswählt?

Kurz gesagt: Wählen Sie zuerst ein Hauptziel, das das Team mitnehmen soll. Beim Mentorentag könnte das der Start des Programms sein, die Anerkennung bereits aktiver Mentorinnen und Mentoren, der Austausch von Praktiken zwischen Abteilungen oder das Kennenlernen neuer Mitarbeitender mit den Menschen, an die sie sich um Hilfe wenden können.

Die Formulierung „einen Mentorentag durchführen“ ist zu weit gefasst für Budget und Drehbuch. Ein arbeitsfähiges Ziel klingt konkreter: zum Beispiel neue Mitarbeitende mit den Mentorinnen und Mentoren der Produktionsschichten bekannt zu machen oder Praktiken von Führungskräften zu sammeln, die Mitarbeitenden helfen, in ihre neue Rolle hineinzuwachsen.

Klären Sie vor dem Start vier Fragen:

1. Wer ist die Hauptzielgruppe: Mentorinnen und Mentoren, neue Mitarbeitende, Führungskräfte auf Leitungsebene oder eine gemischte Gruppe.
2. Welche Handlung wird nach der Veranstaltung erwartet: Anmeldung zum Programm, Wahl eines Mentors, Austausch von Kontakten, Sammlung von Fragen oder Start eines Pilotprojekts.
3. Welche Geschichten ist das Unternehmen bereit, öffentlich innerhalb des Teams zu zeigen, ohne Kunden- und Produktionsdetails preiszugeben.
4. Woran erkennt das Team, dass das Format nützlich war: an der Anmeldung, der Teilnahmequote, der Qualität des Feedbacks oder der Anzahl der Folgetreffen.

Ein solches Briefing hilft, ein nützliches Programm von einer bloßen Ansammlung von Aktivitäten zu unterscheiden. Ein ähnlicher Ansatz ist auch bei der Organisation einer Firmenveranstaltung hilfreich, wenn die Aufgabe noch nicht zu einem fertigen Drehbuch geworden ist.

Welches Format passt zum Team?

Kurz gesagt: Das Format hängt davon ab, was dem Unternehmen wichtiger ist – Praxiswissen weiterzugeben, Leistungen anzuerkennen oder Fragen zu sammeln. Ein kleiner Präsenztag eignet sich gut für Dialog und Demonstrationen, während ein hybrides Format hilft, Filialen einzubinden. Eine separate Zeremonie ist nur dann sinnvoll, wenn die Anerkennung mit klaren Kriterien verbunden ist.

Format passend zur Aufgabe:

• Start eines Mentoring-Programms. Eine Auftaktveranstaltung mit kurzen Geschichten und Kennenlernen. Bereiten Sie vor dem Event Mentorenprofile, Teilnahmeregeln und einen Anmeldepunkt vor.
• Weitergabe von Arbeitsmethoden. Praktische Stationen oder Workshops. Dafür braucht es Stationsthemen, Moderatoren und eine Teilnehmerbegrenzung.
• Anerkennung der Mentoren. Eine Zeremonie mit Teamgeschichten. Stimmen Sie vorab transparente Kriterien und Dankesformulierungen ab.
• Verbindung zwischen Büros und Standorten. Ein hybrides Studio mit Q&A. Prüfen Sie die Verbindung, die Bildschirmmaterialien und die Arbeit des Chat-Moderators.

Eine von MICE Russia veröffentlichte MICE-Marktstudie beschreibt die Nachfrage nach kompakteren und wirtschaftlich nachvollziehbaren Veranstaltungen. Daher ist es für die erste Version eines Mentorentags sinnvoller, ein starkes Szenario für ein paar Stunden zusammenzustellen, als das Programm ohne inhaltliche Höhepunkte auf einen ganzen Tag aufzublähen.

Aus welchen Bausteinen lässt sich das Programm für den Mentorentag zusammenstellen?

Kurz gesagt: Stellen Sie das Programm rund um lebendige Praxis zusammen, nicht rund um lange Vorträge. Teilnehmende brauchen Antworten auf drei Fragen: An wen wende ich mich mit einer Aufgabe, was kann ich lernen und was passiert nach dem heutigen Treffen. Jeder Baustein sollte zu einer dieser Antworten führen.

Programmvorschlag für 2,5-3 Stunden:

1. Eröffnung in 10-15 Minuten: Die Führungskraft verknüpft das Treffen mit einer echten Teamaufgabe und nennt, was nach dem Event passieren wird.
2. Drei kurze Geschichten von Mentoren: konkrete Arbeitssituationen, in denen die Erfahrung geholfen hat.
3. Praktische Stationen: Kleingruppen bearbeiten einen Prozess, ein Tool oder eine typische Frage.
4. Gespräch „Mentor – Neueinsteiger“: vorab gesammelte Fragen, ein Moderator und das Recht, ehrlich zu sagen: „Das erfordert eine separate Ausarbeitung.“
5. Anerkennung: Dank an Mentoren mit klarem Grund, keine zufällige Namensliste.
6. Nächster Schritt: Anmeldung zu Gesprächen, Pilotkalender oder Veröffentlichung der Materialien im Unternehmenskanal.

Bei großem Publikum ist es sinnvoll, den inhaltlichen und den zeremoniellen Teil zu trennen. Dieselbe Logik gilt für Business-Veranstaltungen: zuerst Aufgabe und Zielgruppe, dann Szenario, Location und technische Umsetzung.

Wichtig: Bitten Sie Mentoren nicht, ohne Vorbereitung vor der Kamera oder vor dem Publikum zu improvisieren. Besprechen Sie mit ihnen vorab das Thema, die Grenzen der Offenheit und das Format der Frage, auf die sie antworten.

Im Telegram-Kanal „Aventura“ analysieren wir Formate für Corporate- und Business-Events – von der ersten Idee bis zum Veranstaltungstag.

Wie bereitet man Mentorinnen und Mentoren sowie Teilnehmende ohne überflüssige Bürokratie vor?

Kurz gesagt: Die Vorbereitung muss Unsicherheiten auf beiden Seiten beseitigen. Der Mentor braucht ein Thema, Zeit und eine klare Rolle. Der Teilnehmer braucht einen Grund zu kommen, ein Programm und eine einfache Möglichkeit, eine Frage zu stellen. Eine einzige allgemeine Ankündigung löst das nicht.

Sammeln Sie zwei bis drei Wochen vorher kurze Interviews mit den Mentorinnen und Mentoren. Fragen Sie, welchen Arbeitsfall sie bereit sind zu besprechen, welche Fragen sie am häufigsten hören und welches Format ihnen passt: Bühne, runder Tisch, Station oder Vorabaufzeichnung. Verlangen Sie keine „inspirierenden Geschichten“ – nützlicher ist eine ruhige Analyse einer Lösung, eines Fehlers und einer Schlussfolgerung.

Bereiten Sie für die Teilnehmenden separate Nachrichten vor. Für Neueinsteiger sind das Kennenlernen und das Recht, nach grundlegenden Dingen zu fragen, wichtig. Für Führungskräfte sind organisatorische Absprachen wichtig. Für Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen sind Themen wichtig, die sie in ihrer eigenen Arbeit anwenden können. Diese Segmentierung verringert das Risiko, dass im Saal Menschen mit völlig unterschiedlichen Erwartungen sitzen.

Wie organisiert man Raum und Technik?

Kurz gesagt: Der Raum soll das Gespräch unterstützen und es nicht in einen Vortrag verwandeln. Für Geschichten und Q&A braucht es guten Ton und Sicht auf den Bildschirm. Für Stationen braucht es kurze Wege, verständliche Navigation und einen Ort, an dem eine kleine Gruppe die benachbarte nicht stört.

Zeichnen Sie zuerst den Weg der Teilnehmenden auf: Registrierung, Eröffnung, Wechsel zwischen den Stationen, Pause, Abschlussblock. Auf dem Schema fallen Engpässe sofort auf – ein einziger Registrierungsschalter, ein zu langer Weg zum Saal oder eine Schlange am einzigen interaktiven Element.

Prüfen Sie das Basis-Set: Mikrofone für Mentorinnen und Mentoren sowie für die Moderation, einen Bildschirm mit großen Beschriftungen, einen Timer für Kurzvorträge, eine Ersatzmöglichkeit, Materialien zu zeigen, und eine Person, die für Fragen aus dem Saal zuständig ist. Wenn Filialen teilnehmen, machen Sie eine technische Probe mit jedem Sprecher, nicht nur einen allgemeinen Verbindungstest.

Die Erfahrung in der Vorbereitung von Konferenzen und Foren ist hier gerade durch die Disziplin beim Timing, bei der Navigation und im Umgang mit dem Publikum nützlich. Der Maßstab kann kleiner sein, aber die Anforderungen an die Klarheit des Programms bleiben.

Welche Rollen werden am Tag der Veranstaltung gebraucht?

Kurz gesagt: Der Mentorentag braucht eine Entscheidungsperson für das Programm und eine Person, die den operativen Rhythmus hält. Die übrigen Rollen sollten vorab benannt werden, damit Mentor:innen nicht zwischen ihren Auftritten technische und organisatorische Fragen klären müssen.

Das minimale Team umfasst den Auftraggeber seitens HR oder interner Kommunikation, einen Programmproduzenten, einen Moderator, eine Koordination für die Mentor:innen, eine technische Leitung und eine Location-Koordination. Für die praktischen Stationen braucht jede Gruppe eine verantwortliche Person. Sie empfängt die Teilnehmenden, behält die Zeit im Blick und hält Fragen fest, die nicht mehr besprochen werden konnten.

Legen Sie im Skript nicht nur die Auftritte der Speaker fest, sondern auch die Übergänge: Wer empfängt die nächste Gruppe, wer sammelt die Fragekarten ein, wer bestätigt, dass der Ton bereit ist, wer stellt die Materialien nach der Veranstaltung bereit. Diese Details sind besonders wichtig, wenn das Unternehmen Mitarbeitende aus verschiedenen Städten oder Schichten einlädt.

Wie holt man Feedback ein und führt die Arbeit nach der Veranstaltung fort?

Kurz gesagt: Feedback ist nötig, um den nächsten Schritt zu wählen. Fragen Sie die Teilnehmenden, was sie als Nächstes besprechen möchten, ob sie den Kontakt zu Mentor:innen gefunden haben und welches Format zu ihnen passt. Antworten sollten direkt nach dem Programm gesammelt werden, solange die Erfahrung noch frisch ist.

Eine kurze Umfrage kann aus drei Fragen bestehen: welcher Block am nützlichsten war, welches Thema in das nächste Treffen mitgenommen werden sollte und ob die teilnehmende Person Kontakt zu Mentor:innen benötigt. Machen Sie daraus keine Bewertung jedes Speakers anhand von zehn Punkten – das senkt die Qualität der Antworten und die Lust, beim nächsten Mal teilzunehmen.

Einige Tage später senden Sie den Teilnehmenden Materialien, Kontakte zu Mentor:innen und einen Kalender mit den nächsten Schritten. Wenn ein Programm-Pilot gestartet wurde, benennen Sie den Prozessverantwortlichen und das Datum des nächsten Abgleichs. Eine interne Veranstaltung ergibt nur dann Sinn, wenn es danach eine klare Fortsetzung gibt.

Welche Fehler entwerten das Format am häufigsten?

Kurz gesagt: Am häufigsten verliert das Format seinen Sinn, wenn das Unternehmen zu viele Ziele vermischt, Mentoren ohne Vorbereitung lässt oder das Programm ohne Fortsetzung beendet. Diese Fehler lassen sich bereits in der Briefing- und Skriptphase korrigieren und erfordern daher keine aufwendige Produktion.

• Lange Berichte statt konkreter Arbeitsgeschichten. Die Teilnehmenden hören allgemeine Worte, erhalten aber keine Praxis, die sie mit ihrem Mentor besprechen können.
• Ehrungen ohne Kriterien. Wenn der Grund für den Dank nicht klar ist, wirkt die Anerkennung zufällig.
• Dieselbe Botschaft für alle. Neue Mitarbeitende, Führungskräfte und erfahrene Kollegen kommen mit unterschiedlichen Fragen.
• Stationen ohne Timing und Koordination. Am Ende schaffen es einige nicht rechtzeitig zum gewünschten Thema.
• Ein Finale ohne nächsten Schritt. Kontakte, Materialien und Kalender müssen vor dem Veranstaltungstag bereitstehen.

Wenn die Aufgabe gemeinsam mit Location, Regie, technischer Produktion und Arbeit vor Ort umgesetzt werden soll, kann das Team von Aventura eine Konzeption und ein Budget für Ihre Zielgruppe vorbereiten. Sehen Sie sich das Portfolio der Agentur an, um verschiedene Veranstaltungsformate kennenzulernen.

Quellen

• HR-Trends 2026 – HR Summit
• MICE in Russland: Studie 2025/2026 – MICE Russia
• Trends bei Geschäftsveranstaltungen – Event.ru
• Wie russische Unternehmen Firmenveranstaltungen überdenken – Event.ru
• Mentorentag in Russland – Erster September