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Organización de foros y seminarios

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Características distintivas
  • Elaboramos un plan de evento, escribimos el guion y creamos un concepto creativo.
  • Contratamos presentadores, contratamos servicios de catering, equipamos áreas de descanso para los invitados del evento.
  • Decoramos y marcamos la sede, instalamos equipos y ayudamos con la disposición de los asientos.
Características distintivas
  • Elaboramos un plan de evento, escribimos el guion y creamos un concepto creativo.
  • Contratamos presentadores, contratamos servicios de catering, equipamos áreas de descanso para los invitados del evento.
  • Decoramos y marcamos la sede, instalamos equipos y ayudamos con la disposición de los asientos.

La organización de foros empresariales y de negocios en Moscú implica trabajar con un evento corporativo complejo donde en un mismo día se deben combinar sesiones plenarias, secciones paralelas, paneles de discusión, zonas para socios y networking en vivo. Nos encargamos de la realización de foros llave en mano: desde el desarrollo del programa y guion hasta la selección del lugar, equipamiento, registro, transmisión, catering y logística para ponentes e invitados.

El equipo de «Aventura» trabaja con foros de diferentes escalas, desde eventos íntimos para 100–200 participantes hasta grandes eventos con cientos y miles de invitados, incluyendo proyectos internacionales. Para empresas privadas, asociaciones sectoriales y entidades gubernamentales, diseñamos foros de manera que cada sesión plenaria, panel de discusión y sección contribuyan a un resultado concreto: acuerdos, alianzas, iniciativas y reconocimiento de marca.

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Conferencia Code/R

Conferencia anual para especialistas en TI de "Raiffeisenbank" en "Expocentre". Nuestro equipo se encargó de toda la organización del evento: desde el desarrollo del concepto de branding del lugar hasta la realización de una cena de gala.
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Foro de Kazajistán

Del 5 al 7 de noviembre de 2019, el equipo de la agencia de eventos "Aventura" participó en la organización de un evento masivo y muy importante para toda Rusia: el XVI Foro de Cooperación Interregional entre Rusia y Kazajistán...
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Día familiar para Gazpromneft

Implementamos un programa anual para cuidar a los empleados y sus familias. Un enfoque integral que combinó un estilo de vida saludable, actividades infantiles y talleres ecológicos. Una lotería final con premios activos unió a todos los participantes y reforzó los valores de la marca.
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Evento deportivo para Rostelecom

Creamos un evento que se convirtió en un punto culminante de la vida corporativa de Rostelecom y aumentó la lealtad de los empleados. Desarrollamos una dinámica competición corporativa donde cada participante tuvo la oportunidad de destacarse y sentir el apoyo de sus colegas.
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Día del cliente de la compañía "Ekoniva

Evento combinado para clientes: una parte oficial en el centro de distribución con presentación de equipos y una continuación informal en el restaurante "Riga-Moscú" con un show culinario y karaoke.
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Stand de Gazpromneft en la exposición Agro-Omsk

Diseñamos el stand "Gazpromneft-Regional Sales" para el evento y decoramos el área con pancartas con el logotipo de la empresa. También organizamos catering para los invitados del pabellón, actividades btl con azafatas y merchandising corporativo.
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20 aniversario de Agro Expert Group y Día del Campo

Organización del "Día del Campo" con motivo del 20 aniversario de Agroexpert Group. Combinamos el programa empresarial con la celebración. Los invitados disfrutaron de: una zona de bienvenida, una parte oficial con premiaciones y un exclusivo taller práctico en el campo al final.
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Encuentro turístico de Gazprom Neft

Realizamos eventos para más de 80 personas para los empleados de Gazpromneft Catalytic Systems. El programa incluyó competiciones en una pista de obstáculos, orientación deportiva y mucho más.
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Día del Químico

Celebramos un festival anual en la plaza principal de la ciudad de Volkhov, en conmemoración del 20 aniversario de FosAgro. El festival a gran escala se llevó a cabo en 2 escenarios y culminó con las actuaciones estelares de Igor Kornelyuk y Niletto.
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Conferencia intersectorial "PRO Bitum

Organización de la conferencia sectorial más grande dedicada a la producción y aplicación de materiales bituminosos en la construcción de carreteras en Rusia. El evento-2018 reunió a más de 450 actores clave del mercado: representantes de autoridades federales, principales contratistas y empresas de diseño, así como fabricantes de betunes y polímeros modificados. Creamos un espacio para un diálogo directo entre reguladores y empresas, estableciendo la dirección del desarrollo del sector.
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¿Qué foros organizamos?

Foros de negocios y congresos sectoriales

Los eventos reúnen a empresas, asociaciones, reguladores y expertos de un segmento específico: industria, agro, TI, finanzas y otros sectores. Dichos eventos empresariales permiten discutir cambios en el mercado y la ley, presentar casos y proyectos, así como establecer un diálogo entre empresas y el estado.

Foros corporativos

Un foro corporativo es un evento empresarial interno para empleados, socios y clientes clave. En el programa de dichos eventos combinamos sesiones plenarias con discursos de la dirección, sesiones temáticas para departamentos, sesiones estratégicas y formatos para involucrar a los participantes en los cambios.

Foros de inversión y económicos

Se enfocan en la búsqueda y presentación de proyectos, el diálogo con inversores, fondos y organismos especializados. En estos eventos son importantes la calidad de los ponentes, moderadores y socios, un programa claro de reuniones, sesiones de preguntas y respuestas, así como una logística cómoda para las delegaciones.

Foros educativos y de RRHH

Reúnen a especialistas en gestión de personal, formación y desarrollo, cultura corporativa y comunicaciones internas. Aquí cobran protagonismo los casos prácticos, las sesiones de tendencias, los paneles de discusión con participación de directores de RR. HH. y secciones dedicadas a herramientas y programas específicos de desarrollo de empleados.

¿Qué problemas resuelve la realización de foros?

Formación de la agenda sectorial

Ante todo, un foro es una plataforma para el diálogo. Reúne a representantes de empresas, el Estado y la comunidad de expertos para debatir tendencias y soluciones sectoriales. Esto es relevante para empresas rusas e internacionales, asociaciones y administraciones regionales que necesitan marcar la pauta de la discusión y participar en el desarrollo de iniciativas.

Ampliación y fortalecimiento de vínculos

El foro es una herramienta clave para los negocios. A través de sesiones plenarias, paneles de discusión, seminarios y networking informal, los participantes encuentran clientes, contratistas, inversores y socios tecnológicos. Esta tarea es especialmente importante para startups, desarrolladores, fondos de inversión y corporaciones que construyen un ecosistema en torno a sus productos y servicios.

Promoción de marca y reputación

El estatus de participación en el foro —organizador, socio, patrocinador o ponente— refuerza el posicionamiento de la empresa como experta y actor confiable en el mercado. Este resultado es importante para marcas que desarrollan relaciones públicas, entran en nuevos mercados o establecen relaciones a largo plazo con la comunidad profesional y los medios.

Intercambio de experiencias y capacitación

El foro brinda la oportunidad de comparar enfoques empresariales, ver casos exitosos, discutir errores y soluciones en un formato vivo de preguntas y respuestas. Esta tarea es utilizada principalmente por escuelas de negocios, centros educativos, departamentos de RR. HH. y líderes funcionales responsables del desarrollo de equipos y la implementación de nuevas prácticas.

¿Qué incluye la organización de un foro llave en mano?

Desarrollo del concepto y la estructura

Formulamos los objetivos del foro, determinamos los ejes clave y elaboramos el programa: sesión plenaria, paneles de discusión, secciones, proyectos especiales de socios. Desarrollamos el guion para ponentes y moderadores, teniendo en cuenta la duración, el cambio de formatos y los puntos de máxima atención del público.

Selección del lugar y equipamiento técnico

Seleccionamos la ubicación según el formato y la escala del foro, diseñamos los planos de las salas y los flujos de participantes. Organizamos el equipamiento: escenario, sonido, iluminación, pantallas, sistemas de traducción simultánea, grabación y transmisión en línea, para que los participantes puedan conectarse tanto presencial como virtualmente.

Registro, logística y servicio

Configuramos el registro: landing page o formulario, envíos de correo, áreas personales, pases QR, trabajo en el mostrador de registro en el lugar. Nos encargamos de la logística: traslados de ponentes y delegaciones, señalización en la sede y acompañamiento de los participantes.

Trabajo con socios, patrocinadores y catering

Ayudamos a integrar a socios y patrocinadores en el programa del foro: presentaciones, paneles de discusión, stands, zonas especiales, actividades con marca. Organizamos el catering según la estructura del programa: pausas para café, almuerzos, cócteles, zonas de conversación informal, teniendo en cuenta el horario de las sesiones y los recorridos de los participantes.
Foto y vídeo

Etapas de la organización de un foro empresarial

Establecimiento de objetivos y formación del concepto

Junto con usted, determinamos los objetivos del foro, los temas clave, las audiencias objetivo y el resultado esperado para el negocio, la industria o el territorio. Sobre esta base, elaboramos el concepto: formato de la sesión plenaria, conjunto de secciones, tipos de paneles de discusión, formato de participación de socios y patrocinadores.

Diseño del programa y la estructura del evento

Desarrollamos el programa del foro: cuadrícula de sesiones por salas y días, rol de moderadores y ponentes, espacios para networking y proyectos especiales. Preparamos el guion del evento, detallando la duración, las transiciones entre bloques y los requisitos para presentaciones y discursos.

Selección del lugar y preparación de la infraestructura

Alquilamos una sede en Moscú acorde a la escala y formato del foro, acordamos las condiciones técnicas y la zonificación. Planificamos el funcionamiento de las zonas de registro, la sala plenaria, las secciones, el catering, los stands de socios y los espacios de negociación, para que los participantes puedan moverse cómodamente entre las sesiones.

Organización del registro, logística y bloque de socios

Configuramos soluciones de TI para el registro y la comunicación con los participantes, establecemos procesos en los mostradores de registro y zonas de ayuda. Paralelamente, acordamos los paquetes para socios y patrocinadores, la integración de sus actividades en el programa y la logística de ponentes y delegaciones.

Realización del foro y acompañamiento

El día del evento, nuestro equipo coordina todos los procesos: trabajo de salas, oradores y moderadores, registro de participantes, catering, soporte técnico, transmisiones y servicio. Esto permite mantener el programa dentro del horario y brindar un nivel de servicio cómodo para todos los participantes del foro.

Resumen de resultados y post-soporte

Después del foro, le entregamos materiales fotográficos y de video, un informe del programa y, si es necesario, datos de participantes y encuestas de satisfacción. Esto ayuda a evaluar el resultado de nuestro evento y utilizarlo como base para futuros eventos empresariales.

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¿Por qué vale la pena confiar la organización del foro a nosotros?

Experiencia en eventos complejos

Realizamos foros empresariales y grandes conferencias con varias salas, secciones paralelas y un programa intenso, donde es importante sincronizar el trabajo de oradores, moderadores, participantes y socios. Esto nos ayuda a detectar con anticipación los puntos débiles en logística, horarios y servicio, y resolverlos en la etapa de preparación.

Enfoque en las tareas del cliente

Al preparar el foro, partimos de sus objetivos: lanzamiento de iniciativa, formación de agenda, búsqueda de socios, trabajo con la comunidad. Construimos el programa de modo que cada pista y formato —desde la sesión plenaria hasta el panel de discusión— ofrezca un resultado claro.

Equipo fuerte

El equipo de proyectos de Aventura incluye productores de eventos empresariales, directores, coordinadores y técnicos especializados que trabajan con foros desde hace años. Sabemos cómo reunir comités de programa, organizar el trabajo de oradores y moderadores, y mantener un alto nivel de servicio en el lugar.

Proceso transparente y responsabilidad

Fijamos plazos y presupuesto al inicio del proyecto y actualizamos regularmente los estados de las tareas. El día del foro, somos responsables de su realización integral para que usted pueda concentrarse en el contenido del evento y las comunicaciones.

Cartas de agradecimiento

Desde 2006 hemos realizado más de 1000 eventos en toda Rusia
MegaFon
Director de SF OJSC "MegaFon Retail" M.I. Sakhnov
Pulkovo
Jefe del departamento de selección de personal y desarrollo de la marca del empleador Y.V. Romantsev
Gazprom Neft Refinery
Presidente del Comité Sindical N.I. Donskih

¿De qué depende el costo de organizar un foro?

Escala y formato

El costo depende de la cantidad de participantes, días y salas, el formato del programa: sesiones plenarias o un foro multipista completo con secciones y actividades de socios.

Requisitos de espacio y equipamiento

El presupuesto depende del nivel del lugar, su infraestructura, la necesidad de zonas adicionales y el volumen de equipamiento técnico: escenario, iluminación, sonido, pantallas, traducción, grabación y transmisiones en línea.

Composición del programa y bloque de socios

Cuanto más compleja es la estructura del programa, mayores son los costos laborales de preparación: trabajo con ponentes y moderadores, desarrollo de secciones, debates en panel, proyectos especiales de socios y patrocinadores.

Catering, registro y logística de participantes

La cantidad y el formato de las pausas para café, almuerzos, eventos nocturnos, soluciones de registro y navegación, traslados y alojamiento de las delegaciones: todos son partidas presupuestarias separadas que conforman el costo final.



Nuestros principios
Honestidad
Fijamos el presupuesto y las condiciones al inicio. Entiendes de antemano por qué estás pagando, sin gastos ocultos y sorpresas desagradables durante la preparación.
Innovación
Ofrecemos formatos modernos y soluciones creativas: desde programas interactivos hasta eventos en línea e híbridos utilizando tecnologías actuales y efectos visuales.
Minuciosidad
Consideramos cada detalle del evento corporativo: programación, guion, equipamiento técnico y trabajo de contratistas. Esto evita contratiempos y permite llevar a cabo el evento a un alto nivel.
Responsabilidad
Cumplimos con los plazos y acuerdos. Asumimos la responsabilidad de la realización del proyecto y llevamos cada tarea hasta el resultado.
Experticia
Más de 15 años en la industria de eventos: conocemos las soluciones que funcionan y adaptamos el formato del evento a los objetivos comerciales, audiencia y presupuesto.
FAQ

¿Se puede hacer un foro "llave en mano" en Moscú?

Sí, cuéntenos qué objetivos debe perseguir el evento y crearemos un evento único para su negocio.

¿Cuántos días dura la organización del foro?

Todo depende de la escala del evento y sus objetivos. Los eventos empresariales requieren una preparación especial, por lo que su organización puede llevar varios meses.

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