La sostenibilidad es una tendencia de los últimos años no solo en el estilo de vida de las personas y las actividades empresariales, sino también en la industria de eventos.

Cómo organizar un evento ecológico

En primer lugar, es necesario definir los objetivos del evento, el número de invitados y los resultados deseados. Luego, es importante realizar un análisis del posible impacto ambiental del evento, identificando las áreas clave de preparación donde se puede incorporar un enfoque sostenible. No es necesario actuar por la fuerza ni en detrimento del programa: comience con pasos fácilmente realizables. Incluso la limpieza del lugar, si el evento se realizó al aire libre, o la eliminación de objetos de plástico pueden ser una contribución al medio ambiente.

Utilización de recursos ecológicamente limpios

Al elegir el lugar y los proveedores de servicios, prefiera aquellos que apoyen prácticas ecológicas. Por ejemplo, el uso de fuentes de energía renovables, materiales biodegradables o productos orgánicos.

Gestión de residuos

Cree condiciones para la separación y reciclaje de residuos. Por ejemplo, encuentre puntos ecológicos en su ciudad donde se recicla material secundario. También, en el evento, dé preferencia a materiales reutilizables o biodegradables para catering, decoración del lugar y requisitos.

Reducción del consumo de energía

Optimice el uso de energía eligiendo equipos de iluminación y eficiencia energética. Si es posible, use luz natural y apague dispositivos innecesarios para ahorrar energía.

Planificación logística

Reduzca el número de viajes individuales al evento mediante el uso compartido de automóviles o transporte público. También, para un evento pequeño, puede contratar un transporte único para los participantes, eligiendo un coche eléctrico.

Aplicación de tecnologías modernas

Utilice herramientas digitales para la promoción del evento y registro de participantes. Renuncie a la creación de material impreso y otros soportes de papel para cualquier información. Esto ayudará a reducir el uso de recursos necesarios para producir dicho material.

Educación e involucramiento

Invite a un experto como orador al evento, quien llevará a cabo una conferencia temática sobre un estilo de vida sostenible para los participantes. También puede incluir en el programa una jornada de limpieza, participación en diversas actividades, una búsqueda ecológica, taller sobre reutilización creativa, clasificación de residuos o reciclaje de objetos.

Ideas para la organización de eventos ecológicos

Proyectores en lugar de pancartas

Elimine las estructuras publicitarias hechas con láminas de PVC para la marca del lugar como primer paso hacia la ecología. Estos productos pueden ser reemplazados por sistemas de proyección que funcionan con tecnologías energéticamente eficientes y permiten decorar brillantemente el lugar. Además, con proyectores se puede cambiar el estilo del lugar, mostrar la transición a otra parte del programa y más. Alquilar este equipo difícilmente será más costoso que imprimir, transportar y montar pancartas.

Digitalización en lugar de impresión tradicional

En cada evento, los invitados reciben en promedio más de 1,5 kg de papel: folletos, volantes, programas, esquemas y más. En la mayoría de los casos, estos materiales son desechables y después del evento terminan en el contenedor más cercano. Es más práctico y beneficioso para la naturaleza desarrollar una aplicación o cuenta del evento en redes sociales. La información estará disponible en unos pocos clics, lo que ayudará a los participantes a orientarse en el lugar, obtener más información sobre el evento, realizar encuestas, hacer contactos o dejar comentarios.

Monitores en lugar de letreros

Tanto pantallas táctiles como pantallas LED ayudarán a decorar el espacio interior o al aire libre además de los proyectores al reemplazar señalizaciones publicitarias y otras tablas informativas. La ventaja adicional es que es más fácil gestionar la información virtual: se puede cambiar o actualizar rápidamente. Además las pantallas ayudarán a crear una zona interactiva con entretenimiento para los participantes del evento.

Eliminación del plástico

Los cócteles o coffee breaks generalmente requieren utensilios de plástico. Para hacer el evento más ecológico, se puede optar por servicios de catering que utilicen vajilla de materiales reciclados o reutilizables, como papel reciclado, porcelana, vidrio, caña de azúcar, etc. Esto también se aplica a la decoración del lugar y la producción de souvenirs. Por ejemplo, se puede hacer una zona de bienvenida digital y crear stands con materiales de madera y cartón. En lugar de entregar distintivos y bolígrafos, invitar a los participantes a un chat común a través de un enlace o código QR, y ofrecer certificados en línea o códigos promocionales de socios como regalos. Si no se pueden evitar los regalos, que sean de materiales biodegradables como bambú, tela de algodón o papel kraft.

Compartir alimentos (foodsharing)

Existen servicios en línea que ofrecen calcular la cantidad de comida por persona para que los organizadores puedan evitar gastos innecesarios en alimentos o pedidos. También se puede pedir a los invitados que elijan previamente sus opciones del menú. Si después del evento sobra comida, es mejor donarla a quienes la necesiten en lugar de simplemente desecharla. Esto se puede hacer a través de grupos o canales de intercambio en redes sociales.

Inclusión de verduras y frutas frescas en el menú

Reemplace bocadillos y postres con productos estacionales. Será ecológico y beneficioso para la salud. Se puede colaborar con granjas, panaderías, mercados de verduras y productores para vender productos que no hayan podido venderse o estén cerca de su fecha límite. Sin embargo, no olvide la seguridad: la empresa debe tener la licencia correspondiente y los productos deben estar certificados.

Plantas en macetas y flores

Evite decorar el lugar con arreglos florales desechables y opte por una "zona verde" con plantas en macetas que además de embellecer el lugar purifican el aire y delimitan el espacio.

Fuentes alternativas de energía

En eventos al aire libre se pueden utilizar paneles solares para iluminar el lugar o cargar dispositivos electrónicos. Además, incluso los participantes pueden generar electricidad mediante máquinas elípticas o bicicletas estáticas en áreas recreativas promoviendo un estilo de vida ecológico y saludable.

Mínimo residuo cero (Zero Waste)

Al renunciar al plástico y la impresión también se debe minimizar el uso de recursos como agua, electricidad y combustible. Organice eventos al aire libre o anime a los participantes a llegar caminando para reducir las emisiones contaminantes al ambiente. También evite el uso de globos aerostáticos, confeti, fuegos artificiales, bolsas plásticas y envoltorios.

Capacitación, gamificación y formación

La educación ambiental nunca está de más: no todos saben cómo clasificar correctamente los residuos y que los vasos de papel no son reciclables. Además de instalar contenedores de clasificación, como organizador puede capacitar al personal de limpieza, servicios de catering y otro personal en la separación de residuos, así como lanzar una campaña informativa para los participantes.

Dado que en la práctica los nuevos conocimientos se asimilan mejor, se pueden agregar al programa del evento juegos temáticos o cuestionarios dedicados a la ecología. Para mayor credibilidad, invite a oradores autorizados: representantes de organizaciones ambientales, activistas, voluntarios, empleados de puntos ecológicos o científicos que puedan compartir experiencia, resultados de investigaciones y estadísticas oficiales. Además, se puede realizar una excursión a una planta de reciclaje cercana o participar en una jornada de limpieza urbana, limpieza de espacios públicos, acciones de plantación de árboles y talleres de reciclaje de materiales.

La actividad humana siempre causará daños a la naturaleza, pero reducir el impacto ambiental está en nuestras manos. Mejorar la sostenibilidad de un evento y la lealtad de los participantes no es tan difícil como parece: basta con utilizar recursos alternativos y tecnologías avanzadas. Esto hace que el evento no solo sea sostenible, sino también tendencia y atractivo para la audiencia. El equipo de la agencia de eventos “Aventura” comparte un enfoque responsable con el medio ambiente, por lo que al organizar eventos utiliza métodos profesionales y modernos. Te ayudaremos a llevar a cabo cualquier evento de calidad y minimizar su huella de carbono.