ご自身のイベントにプロの司会者を選ぶ方法

イベントの成功は、会場や楽しいショープログラムよりも、イベント全体を通じてゲストと関わる人によって大きく左右されます。

司会者は聴衆の雰囲気やイベント全体の印象に影響を与えます。今日、サービス市場はそのような専門家であふれているため、会社とイベント自体の両方の要件に合った司会者を選べることが重要です。

イベントの司会者を探す方法

候補者を探す簡単な方法は、インターネットを利用することです。フォーラムやテーマ別のグループ、コミュニティには多くの専門家がいて、その中から適した人を選べます。しかし、全員を本質的に評価するには十分な時間とエネルギーが必要なので、期限が限られていると、ふさわしい候補者を見逃すリスクが高まります。

同じくらい一般的な司会者の探し方は、口コミです。知人に尋ねることができます。友人、部下、取引先はきっとポジティブまたはネガティブな経験を共有してくれるでしょう。この方法にも欠点があります。ある会社に良い印象を与えた司会者が、別の会社にも必ずしも気に入られるとは限りません。したがって、専門家の連絡先を尋ねるときは、その人がどのような形式のイベントを担当したかを確認しましょう。スポーツ系のチームビルディングとビジネスカンファレンスには、同じ人が適している可能性は低いです。

万能な選択肢は、イベントエージェンシーに依頼することです。マネージャーは、イベントの形式、予算、クライアントの要望を考慮して、最も適した候補者を選ぶために、いくつかの質問をします。この方法の利点は、司会者がエージェンシーの他の請負業者と連携して仕事をしているため、特定のDJ、アーティスト、音響オペレーター、照明技師とどう連携するかをすでに知っていることです。

司会者を選ぶ際に注目すべきポイント

イベントの顔となる司会者を探し始める前に、イベントの形式を決める必要があります。プログラムに応じて候補者を選ぶためのいくつかの推奨事項を以下に示します。

• アクティブなイベントは、健康的なライフスタイルを実践し、スポーツへの関心を共有する人に任せるべきです。

• ビジネスカンファレンスや製品のプレゼンテーションは、厳格な進行規定を守れる司会者の手に委ねると、より効果的に進みます。

• 社内イベントは、ユーモアのセンスがある専門家に任せるのが良いでしょう。

イベントの形式が決まったら、予算を決める必要があります。予算は重要な役割を果たします。司会者のサービス価格の範囲は2万ルーブルから数千ユーロまで幅があります。司会者の報酬は経験に直接依存しますが、最も高い価格なのはメディア出演者（有名人）です。

一部の企業は、自社のステータスを強調し、従業員に印象づけるために、有名司会者を招きます。しかし、そのような金銭的負担が常に正当化されるわけではありません。多くの場合、メディア出演者は、普通の司会者ができるようにHRチームビルディングを進行することができません。問題はスターのプロフェッショナリズムの欠如ではなく、その専門分野にあります。

イベントの形式とおおよその予算は、候補者の範囲を著しく狭める可能性があります。次に、司会者に求められる経験とスキルを明確にする必要があります。それらについては、直接会話するか、過去のイベントの写真・動画素材を請求して確認してください。

契約に署名する用意があることは、候補者の専門的な資質を裏付けます。イベント業界には、関連書類を作成せずに仕事をする司会者が多数いますが、安全な取引に同意する人に注目するのが良いでしょう。

専門家は、イベントの準備を3～4か月前から始めることを推奨しています。特に、大規模なイベント（新年、3月8日、2月23日など）の直前に行う場合はそうです。これは、人気のある司会者は祝日に近い日付が埋まっている可能性があるためです。イベントを実施する専門家を選ぶ際には、そのスケジュールの忙しさを忘れないでください。

司会者との面接の進め方

複数の候補者を選んだら、彼らと直接会う場を設けましょう。まず、以下の点に注目してください：

• 外見。人前に立つ人物にとって、この要素は周囲の印象に直接影響します。形式に関わらず、司会者は清潔感のある身だしなみであるべきです。きちんと髪を整え、イベントの雰囲気に合った清潔な服装を着用していることが求められます。

• 正確な言葉遣い。候補者が何をどのように話すかに耳を傾けましょう。発音上の誤りがないか、ジャーゴンやつなぎ言葉、下品な言葉遣いを使っていないか、言語障害や明らかななまりがないかを確認します。

• 個人的な印象。専門家についての全体的な印象を補う細部に注目してください。立ち居振る舞いや会話中のジェスチャーは、ゲストがこの人と一緒に心地よく過ごせるかどうかを判断する助けになります。

• 即興力。どんなイベントも不測の事態を避けられません。専門家が適切なタイミングで状況を掌握し、適切なジョークで緊張を和らげたり、主催者が問題に対処している間にゲストの気をそらしたりできることが重要です。候補の司会者に、これまでに同様のケースがあったか、その際どう対応したかを尋ねてみましょう。

• 仕事の原則。候補者に、イベントで普段どのように行動するのか、つまり主催者に従うのか、それとも脚本の共同作成者として準備段階で当初の計画を補足するのかを確認しましょう。

• 趣味。複数の専門家から一人を選べない場合は、彼らの趣味や音楽の好み、教養について尋ねてみましょう。これらの分野でゲストとの相互理解を得られることは、候補者の強みとなります。

そもそも司会者を直接手配すればよいのに、なぜイベントオーガナイザーが必要なのか

クライアントのよくある誤解は、司会者のサービスにはイベントの進行だけが含まれるのではない、というものです。ゲストの席案内を手伝い、ウェイターやその他のスタッフを監督してくれると考え、発注者はイベントでオーガナイザー会社のサービスを必要と感じません。 

重要なのは、司会者はゲスト向けのエンターテインメントプログラムのみを担当し、ケータリングの仕事、小道具の準備、その他の運営上の問題を同時に管理することはできないという点です。さらに、多くの専門家は、自分の活動に関係のないタスクに気を取られずに仕事をしたいため、オーガナイザーなしでの協力を拒否します。