Wie man einen professionellen Moderator für seine Veranstaltung auswählt

Der Erfolg einer Veranstaltung hängt oft weniger vom Veranstaltungsort und dem Unterhaltungsprogramm ab, sondern vielmehr von der Person, die während des gesamten Events mit den Gästen interagiert.

Der Moderator beeinflusst die Stimmung des Publikums und den Gesamteindruck der Veranstaltung. Heute ist der Dienstleistungsmarkt mit solchen Spezialisten überfüllt, daher ist es wichtig, einen Moderator auswählen zu können, der sowohl den Anforderungen des Unternehmens als auch der Veranstaltung selbst entspricht.

Wie man einen Moderator für eine Veranstaltung findet

Eine einfache Möglichkeit, einen Kandidaten zu finden, ist das Internet. In Foren, thematischen Gruppen und Communities gibt es eine Vielzahl von Spezialisten, unter denen man einen passenden auswählen kann. Aber Sie benötigen genügend Zeit und Energie, um alle im Wesentlichen zu bewerten, sodass bei begrenzten Fristen das Risiko steigt, einen würdigen Kandidaten zu übersehen.

Eine ebenso beliebte Methode, einen Moderator zu finden, ist die Mundpropaganda. Sie können sich an Bekannte wenden: Freunde, Untergebene und Partner werden sicherlich positive oder negative Erfahrungen teilen. Auch diese Methode hat Nachteile: Ein Moderator, der auf ein Unternehmen einen positiven Eindruck gemacht hat, muss nicht unbedingt einem anderen gefallen. Fragen Sie daher beim Erbitten der Kontakte eines Spezialisten nach, welches Format der Veranstaltung er moderiert hat: Für ein sportliches Teambuilding und eine Geschäftskonferenz wird kaum dieselbe Person geeignet sein.

Eine universelle Option ist die Kontaktaufnahme mit einer Event-Agentur. Der Manager wird eine Reihe von Fragen stellen, um die am besten geeignete Kandidatur unter Berücksichtigung des Veranstaltungsformats, des Budgets und der Wünsche des Kunden auszuwählen. Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Moderatoren, die im Team mit anderen Auftragnehmern der Agentur arbeiten, bereits wissen, wie sie mit bestimmten DJs, Künstlern, Tontechnikern und Lichttechnikern interagieren.

Worauf Sie bei der Auswahl eines Moderators achten sollten

Bevor Sie mit der Suche nach dem Hauptmoderator der Veranstaltung beginnen, müssen Sie das Format des Events festlegen. Hier sind einige Empfehlungen, die helfen, einen Kandidaten je nach Programm auszuwählen:

• Aktive Veranstaltungen sollten Sie jemandem anvertrauen, der einen gesunden Lebensstil pflegt und Interesse am Sport teilt;

• geschäftliche Konferenzen oder Präsentationen eines Produkts verlaufen effektiver in den Händen eines Moderators, der sich an ein striktes Reglement halten kann;

• Firmenveranstaltungen sollten Sie besser einem Spezialisten anvertrauen, der sich durch Sinn für Humor auszeichnet.

Wenn das Format der Veranstaltung bekannt ist, müssen Sie das Budget festlegen. Es spielt eine nicht unbedeutende Rolle: Die Preisspanne für die Leistungen von Moderatoren reicht von 20.000 Rubel bis zu mehreren Tausend Euro. Das Honorar des Moderators hängt direkt von seiner Erfahrung ab, aber den höchsten Preis haben Medienpersönlichkeiten.

Manche Unternehmen laden Star-Moderatoren ein, um ihren Status zu unterstreichen und auf die Mitarbeiter Eindruck zu machen. Solche finanziellen Aufwendungen sind nicht immer gerechtfertigt: Oft bewältigt eine Medienpersönlichkeit die Durchführung eines HR-Teambuildings nicht so, wie es ein gewöhnlicher Moderator könnte. Das Problem liegt nicht am fehlenden Professionalismus des Stars, sondern an seiner Spezialisierung.

Das Format des Events und das ungefähre Budget können den Kandidatenkreis deutlich einschränken. Danach müssen Sie die Erfahrung und die Fähigkeiten festlegen, die der Moderator haben sollte. Informieren Sie sich darüber in einem persönlichen Gespräch oder fordern Sie Foto- und Videomaterial von durchgeführten Veranstaltungen an.

Die Bereitschaft, einen Vertrag zu unterzeichnen, bestätigt die professionellen Qualitäten des Kandidaten. In der Event-Branche gibt es viele Moderatoren, die ohne Ausstellung entsprechender Dokumente arbeiten, aber Sie sollten Ihr Augenmerk besser auf denjenigen richten, der einer sicheren Transaktion zustimmt.

Fachleute empfehlen, mit der Vorbereitung auf die Veranstaltung 3-4 Monate im Voraus zu beginnen, besonders wenn das Event rund um große Feiertage geplant ist: Neujahr, der 8. März, der 23. Februar usw. Das liegt daran, dass bei beliebten Moderatoren die Termine in der Nähe der Feiertage belegt sein können. Wenn Sie einen Spezialisten für die Durchführung der Veranstaltung auswählen, vergessen Sie nicht seine Auslastung.

Wie man ein Interview mit einem Moderator führt

Wenn Sie mehrere Kandidaten ausgewählt haben, vereinbaren Sie ein persönliches Treffen mit ihnen. Achten Sie in erster Linie auf die folgenden Faktoren:

• Äußere Erscheinung. Bei einer Person des öffentlichen Lebens wirkt sich dieser Faktor direkt auf die Wahrnehmung durch andere aus. Unabhängig vom Format sollte der Moderator gepflegt aussehen: ordentlich frisiert sein und saubere Kleidung tragen, die zur Stimmung der Veranstaltung passt.

• Korrekte Sprache. Hören Sie genau hin, was und wie der Kandidat spricht: ob er phonetische Fehler macht, ob er Jargon, Füllwörter und unanständige Ausdrücke verwendet, ob er Sprachfehler oder einen deutlichen Akzent hat.

• Persönlicher Eindruck. Achten Sie auf Details, die das Gesamtbild des Spezialisten ergänzen. Die Art, sich zu geben, oder die Gestik im Gespräch helfen bei der Einschätzung, ob sich die Gäste mit dieser Person wohlfühlen werden.

• Improvisationsfähigkeit. Keine Veranstaltung ist vor höherer Gewalt gefeit. Wichtig ist, dass der Spezialist rechtzeitig die Situation in die Hand nehmen kann: mit einem passenden Witz Spannungen löst oder die Gäste ablenkt, während die Organisatoren das Problem klären. Fragen Sie den potenziellen Moderator, ob es in seiner Praxis ähnliche Fälle gab und wie er gehandelt hat.

• Arbeitsprinzipien. Finden Sie heraus, wie der Kandidat es gewohnt ist, bei einer Veranstaltung zu handeln: sich den Organisatoren unterzuordnen oder Mitautor des Skripts zu sein und den ursprünglichen Plan in der Vorbereitungsphase zu ergänzen.

• Interessen. Wenn Sie sich nicht zwischen mehreren Spezialisten entscheiden können, fragen Sie sie nach ihren Hobbys, musikalischen Vorlieben und ihrem Allgemeinwissen. Ein Vorteil für den Kandidaten ist es, wenn er in diesen Bereichen eine gemeinsame Sprache mit Ihren Gästen findet.

Warum braucht man überhaupt Event-Organisatoren, wenn man den Moderator direkt buchen kann

Ein häufiges Missverständnis von Kunden besteht darin, dass die Leistungen eines Conférenciers nicht nur die Durchführung der Veranstaltung umfassen. In der Annahme, dass er beim Platzieren der Gäste hilft, die Kellner und andere Dienste kontrolliert, sehen Auftraggeber keine Notwendigkeit für die Leistungen eines Veranstaltungsorganisators bei der Veranstaltung. 

Es ist wichtig zu verstehen, dass der Moderator sich nur um das Unterhaltungsprogramm für die Gäste kümmert und nicht gleichzeitig die Arbeit des Caterings, die Vorbereitung von Requisiten und andere organisatorische Fragen kontrollieren kann. Zudem lehnen viele Fachleute eine Zusammenarbeit ohne Organisatoren ab, weil sie ihre Arbeit ausführen möchten, ohne sich durch Aufgaben ablenken zu lassen, die nichts mit ihrer Tätigkeit zu tun haben.