Comment choisir un animateur professionnel pour son événement

Le succès d'un événement dépend en grande partie non pas du lieu de l'événement et d'un programme de spectacle captivant, mais de la personne qui interagira avec les invités tout au long de l'événement.

L'animateur influence l'humeur du public et l'impression générale de l'événement. Aujourd'hui, le marché des services est saturé de ce type de spécialistes, il est donc important de savoir choisir un animateur qui corresponde aux exigences à la fois de l'entreprise et de l'événement lui-même.

Comment trouver un animateur pour un événement

Une façon simple de chercher un candidat est de se tourner vers Internet. Sur les forums, dans les groupes et communautés thématiques, il y a une multitude de spécialistes parmi lesquels on peut choisir celui qui convient. Mais vous avez besoin de suffisamment de temps et d'énergie pour évaluer chacun sur le fond, donc avec des délais limités, le risque de passer à côté d'un candidat digne de ce nom augmente.

Une méthode tout aussi populaire pour trouver un animateur est le bouche-à-oreille. Vous pouvez vous adresser à vos connaissances : amis, subordonnés et partenaires partageront certainement une expérience positive ou négative. Cette méthode a aussi ses inconvénients : un animateur qui a fait bonne impression à une entreprise ne plaira pas forcément à une autre. Par conséquent, lorsque vous demandez les coordonnées d'un spécialiste, renseignez-vous sur le format d'événement qu'il a animé : la même personne ne conviendra probablement pas pour un team building sportif et une conférence d'affaires.

L'option universelle est de faire appel à une agence événementielle. Le manager posera une série de questions afin de choisir le candidat le plus approprié en tenant compte du format de l'événement, du budget et des souhaits du client. L'avantage de cette méthode est que les animateurs, travaillant en binôme avec les autres prestataires de l'agence, savent déjà comment interagir avec des DJ, artistes, ingénieurs du son et éclairagistes spécifiques.

À quoi faut-il prêter attention lors du choix d'un animateur

Avant de commencer la recherche de la personne qui sera le visage de l'événement, il est nécessaire de définir le format de l'événement. Voici quelques recommandations qui vous aideront à choisir un candidat en fonction du programme :

• les événements actifs doivent être confiés à une personne qui adopte un mode de vie sain et partage l'intérêt pour le sport ;

• les conférences professionnelles ou les présentations de produit seront plus efficaces entre les mains d'un animateur capable de respecter un règlement strict ;

• les événements d'entreprise gagnent à être confiés à un spécialiste qui se distingue par son sens de l'humour.

Lorsque le format de l'événement est connu, il faut déterminer le budget. Il joue un rôle non négligeable : la fourchette de prix des services d'animateurs varie de 20 000 roubles à plusieurs milliers d'euros. La rémunération du maître de cérémonie dépend directement de son expérience, mais les tarifs les plus élevés sont ceux des personnalités médiatiques.

Certaines entreprises invitent des animateurs stars pour souligner leur statut et impressionner leurs collaborateurs. Ces dépenses ne sont pas toujours justifiées : souvent, une personnalité médiatique ne s'acquitte pas d'un team building RH aussi bien qu'un animateur ordinaire pourrait le faire. Le problème ne réside pas dans un manque de professionnalisme de la star, mais dans sa spécialisation.

Le format de l'événement et le budget approximatif peuvent sensiblement réduire le cercle des candidats. Ensuite, il faut déterminer l'expérience et les compétences que doit posséder l'animateur. Renseignez-vous lors d'un entretien personnel ou demandez des photos et des vidéos des événements déjà animés.

La disposition à signer un contrat confirme les qualités professionnelles du candidat. Dans l'industrie de l'événementiel, il existe de nombreux animateurs qui travaillent sans formaliser les documents correspondants, mais il vaut mieux s'arrêter sur celui qui accepte une transaction sécurisée.

Les spécialistes recommandent de commencer la préparation de l'événement 3 à 4 mois à l'avance, surtout si l'événement est prévu à l'approche d'événements majeurs : Nouvel An, 8 mars, 23 février, etc. Cela s'explique par le fait que les dates proches des fêtes peuvent être déjà prises chez les animateurs populaires. En choisissant un spécialiste pour animer l'événement, n'oubliez pas sa charge de travail.

Comment mener un entretien avec un animateur

Lorsque vous avez sélectionné plusieurs candidats, organisez un entretien en personne avec eux. Tout d'abord, prêtez attention aux facteurs suivants :

• Apparence. Pour une personne publique, ce facteur influence directement l'attitude de son entourage. Quel que soit le format, l'animateur doit avoir une apparence soignée : être bien coiffé et porter des vêtements propres, adaptés à l'ambiance de l'événement.

• Expression orale. Écoutez ce que le candidat dit et comment il le dit : ne commet-il pas d'erreurs phonétiques, n'utilise-t-il pas de jargon, de mots parasites ni de langage grossier, n'a-t-il pas de défauts d'élocution ou un accent marqué.

• Impression personnelle. Faites attention aux détails qui complètent l'image générale du spécialiste. Sa manière de se tenir ou sa gestuelle dans la communication vous aidera à conclure si les invités seront à l'aise avec cette personne.

• Capacité à improviser. Aucun événement n'est à l'abri d'un imprévu. Il est important que le spécialiste puisse prendre la situation en main à temps : détendre l'atmosphère par une plaisanterie appropriée ou distraire les invités pendant que les organisateurs règlent le problème. Demandez à l'animateur potentiel si de tels cas se sont produits dans sa pratique et comment il a agi.

• Principes de travail. Renseignez-vous auprès du candidat sur sa façon d'agir lors de l'événement : obéir aux organisateurs ou être coauteur du scénario et compléter le plan initial dès la phase de préparation.

• Centres d'intérêt. Si vous n'arrivez pas à faire votre choix parmi plusieurs spécialistes, interrogez-les sur leurs passions, leurs préférences musicales et leur érudition. Un atout pour le candidat sera le fait qu'il trouve un terrain d'entente avec vos invités dans ces domaines.

Pourquoi faire appel à des organisateurs d'événements quand on peut directement engager un animateur ?

Une erreur fréquente des clients consiste à croire que les services d'un maître de cérémonie incluent non seulement la conduite de l'événement. Pensant qu'il aidera à installer les invités, qu'il supervisera les serveurs et les autres services, les clients ne voient pas la nécessité de recourir aux services d'une société organisatrice pour l'événement. 

Il est important de comprendre que l'animateur ne s'occupe que du programme de divertissement pour les invités et ne peut pas en même temps contrôler le travail du service traiteur, la préparation des accessoires et résoudre d'autres questions d'organisation. De plus, de nombreux spécialistes refusent de collaborer sans organisateurs, car ils veulent faire leur travail sans être distraits par des tâches qui n'ont rien à voir avec leur activité.