El éxito de un evento depende en gran medida no del lugar ni del entretenimiento, sino de la persona que interactuará con los invitados durante todo el evento.
El presentador influye en el ánimo del público y en la impresión general del evento. Hoy el mercado de servicios está repleto de este tipo de especialistas, por lo que es importante saber elegir a un presentador que cumpla con los requisitos tanto de la empresa como del propio evento.
Cómo encontrar un presentador para un evento
Una forma sencilla de buscar candidato es recurrir a internet. En foros, grupos temáticos y comunidades hay una gran cantidad de especialistas entre los que se puede elegir al adecuado. Pero necesitará bastante tiempo y energía para evaluarlos a todos a fondo, por lo que, con plazos ajustados, aumenta el riesgo de pasar por alto a un candidato digno.
No menos popular es la forma de encontrar un presentador mediante el boca a boca. Puede preguntar a conocidos: amigos, subordinados y socios seguramente compartirán experiencias positivas o negativas. Este método también tiene desventajas: un presentador que causó una buena impresión en una empresa no necesariamente gustará a otra. Por eso, al pedir los contactos de un especialista, pregunte qué formato de evento condujo: para un team building deportivo y una conferencia de negocios difícilmente sirva la misma persona.
La opción universal es recurrir a una agencia de eventos. El gerente hará una serie de preguntas para elegir al candidato más adecuado teniendo en cuenta el formato del evento, el presupuesto y los deseos del cliente. La ventaja de este método es que los presentadores, al trabajar en conjunto con otros proveedores de la agencia, ya saben cómo interactuar con DJ, artistas, técnicos de sonido e iluminación específicos.
En qué hay que fijarse al elegir a un presentador
Antes de empezar a buscar al presentador principal del evento, es necesario definir el formato del evento. Aquí tienes algunas recomendaciones que te ayudarán a elegir al candidato en función del programa:
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los eventos activos conviene confiarlos a una persona que lleve un estilo de vida saludable y comparta el interés por el deporte;
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las conferencias de negocios o las presentaciones de producto serán más efectivas en manos de un presentador capaz de ceñirse a un reglamento estricto;
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los eventos corporativos es mejor confiarlos a un especialista que destaque por su sentido del humor.
Cuando el formato del evento ya está claro, hay que definir el presupuesto. Este juega un papel importante: el rango de precios de los servicios de presentadores varía desde 20 mil rublos hasta varios miles de euros. La remuneración del maestro de ceremonias depende directamente de su experiencia, pero los que tienen el precio más alto son las personalidades mediáticas.
Algunas empresas invitan a presentadores famosos para subrayar su estatus y causar una buena impresión en sus empleados. No siempre estos costes financieros están justificados: a menudo una personalidad mediática no se desenvuelve en la organización de un team building de RRHH tan bien como podría hacerlo un presentador normal. El problema no radica en la falta de profesionalidad de la estrella, sino en su especialización.
El formato del evento y el presupuesto aproximado pueden reducir notablemente el círculo de candidatos. A continuación, hay que definir la experiencia y las habilidades que debe tener el presentador. Infórmate sobre ellas mediante una conversación personal o solicita materiales fotográficos y de vídeo de eventos ya realizados.
Consejo: No te fíes de los vídeos creados a partir de fragmentos de eventos. El presentador puede seleccionar los momentos positivos y ocultar los fallidos. Por eso, solicita el vídeo completo del evento y elige tú mismo los episodios para verlos.
La disposición a firmar un contrato confirma la calidad profesional del candidato. En la industria de eventos hay muchos presentadores que trabajan sin formalizar los documentos correspondientes, pero es mejor fijarse en quien acepte un acuerdo seguro.
Los especialistas recomiendan empezar la preparación del evento con 3-4 meses de antelación, sobre todo si el evento se planifica en vísperas de grandes acontecimientos: Año Nuevo, 8 de marzo, 23 de febrero, etc. Esto se debe a que los presentadores populares pueden tener ocupadas las fechas más cercanas a las festividades. Al elegir a un especialista para la celebración del evento, no olvides su carga de trabajo.
Cómo realizar una entrevista con un presentador
Cuando haya seleccionado varios candidatos, organice una reunión personal con ellos. En primer lugar, preste atención a los siguientes factores:
Apariencia. En una persona pública, este factor influye directamente en la actitud de los demás. Independientemente del formato, el presentador debe verse pulcro: estar bien arreglado y llevar ropa limpia que corresponda al ambiente del evento.
Habla correcta. Preste atención a lo que dice y cómo lo dice el candidato: si comete errores fonéticos, si utiliza jerga, muletillas o lenguaje obsceno, si tiene defectos del habla o un acento evidente.
Impresión personal. Preste atención a los detalles que complementan la idea general del especialista. La forma de comportarse o los gestos al comunicarse ayudarán a concluir si los invitados se sentirán cómodos con esta persona.
Capacidad de improvisación. Ningún evento está exento de imprevistos. Es importante que el especialista pueda tomar el control de la situación a tiempo: aliviar la tensión con un chiste oportuno o distraer a los invitados mientras los organizadores resuelven el problema. Pregunte al posible presentador si ha tenido casos similares en su práctica y cómo actuó.
Principios de trabajo. Averigüe con el candidato cómo acostumbra actuar en un evento: obedecer a los organizadores o ser coautor del guion y complementar el plan inicial durante la etapa de preparación.
Intereses. Si no puede decidirse entre varios especialistas, pregúnteles sobre sus aficiones, preferencias musicales y erudición. Será una ventaja para el candidato el hecho de que encuentre afinidad con sus invitados en estas áreas.
¿Para qué se necesitan organizadores de eventos si se puede contratar directamente a un presentador?
Un error frecuente de los clientes consiste en creer que los servicios de un maestro de ceremonias incluyen no solo la conducción del evento. Al pensar que él ayudará a acomodar a los invitados, supervisará a los camareros y otros servicios, los clientes no ven la necesidad de los servicios de una empresa organizadora en el evento.
Es importante entender que el presentador se ocupa únicamente del programa de entretenimiento para los invitados y no puede controlar al mismo tiempo el trabajo del catering, la preparación del atrezzo y resolver otras cuestiones organizativas. Además, muchos especialistas se niegan a colaborar sin organizadores, porque quieren desempeñar su trabajo sin distraerse con tareas que no tienen relación con su actividad.
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