Онлайн-формат мероприятий за последние годы прочно вошел в нашу жизнь. Виртуальные события можно проводить в любых форматах, к тому же они помогают расширить географию гостей.

Формулирование концепции

Определение целей

Это может быть: повышение узнаваемости, презентация новинок, обучение, сбор лидов для продажи, расширение аудитории, организация нетворкинга, увеличение лояльности аудитории и так далее. Обозначьте конечные показатели эффективности event-задач и срок, за который необходимо добиться результата. Например, если цель — привлечение подписчиков в соцсети, определите, какое конкретно число новых пользователей нужно.

Выбор темы

Направление мероприятия должно быть интересным и полезным для участников. Конкретная тематика позволит выстроить логичную структуру повествования, привлечь экспертов в качестве спикеров и создать из зрителей целевую аудиторию или потенциальных клиентов.

Выявление особенностей

К характерным чертам мероприятия относятся его формат, количество участников, продолжительность и площадка. Это поможет заранее определить объем ресурсов для проведения ивента и обеспечить качественное техническое сопровождение. Немаловажно обозначить открытость трансляции: она может быть доступной для всех желающих или иметь ограниченный вход по предварительной регистрации.

Разработка программы

Успешное проведение мероприятия строится на насыщенной программе, интересных спикерах и привлекательном контенте. Поэтому в первую очередь нужно разработать сценарий, где будут определены порядок выступлений, показ презентаций и возможные активности для вовлечения участников: музыкальные паузы, голосование, речь ведущего и так далее. Обратите внимание на чередование живого контента и заранее записанных выступлений: прямой эфир зрители обычно ценят сильнее.

Также важно обеспечить модерацию, чтобы в процессе онлайн-ивента спамеры не обрушили трансляцию. Кроме того, модераторы помогут спикерам или зрителям разобраться в инструментах площадки: включить запись или демонстрацию экрана, задать вопрос, оставить комментарий в чате, провести опрос или голосование и многое другое.

Подготовка к мероприятию

Этап включает проверку технической составляющей ивента. Убедитесь в исправной работе интернет-соединения, отключите ненужные устройства и программы, которые могут перегружать сеть, а также звук и уведомления на устройстве. Проведите тест-драйв камеры, микрофона и демонстрации экрана, а также проверьте отсутствие фонового шума и других неполадок.

Также можно собрать экспертов перед ивентом, чтобы отрепетировать сценарий, внести корректировки в программу, объяснить технические нюансы онлайн-платформы или сообщить о каких-либо изменениях. Это поможет спикерам адаптироваться к условиям и качественнее выступить перед зрителями. 

Планирование позволит избежать задержек и ошибок в проведении события, что укрепит имидж компании и повысит доверие аудитории. Если у вас нет достаточного опыта в проведении онлайн-ивентов, обратитесь в компанию “Авентура”. Специалисты обеспечат качественную организацию виртуального мероприятия за счет опыта, профессионального оборудования и квалификации сотрудников.

Техническое обеспечение

Перед проведением мероприятия важно организовать регистрацию участников. Сбор данных может происходить через заполнение формы на сайте ивента или в социальных сетях. Заранее определите, какая информация о гостях вам понадобится, чтобы не делать форму слишком длинной: люди не хотят тратить много времени на написание подробных ответов.

Выбор площадки зависит от необходимого количества инструментов. Одни платформы предлагают ограниченный список возможностей, а другие — расширенный перечень опций, иногда даже выходящих за рамки обычных видеоконференций. Геймификацию, доступ по запросу, интерактивные функции и другие дополнения можно обратить в пользу мероприятия: вовлечь участников, продемонстрировать техническую подкованность, подчеркнуть имидж компании и обеспечить комфорт зрителей и спикеров. Также можно настроить трансляцию на нескольких каналах: сайте компании, стриминговой площадке и социальных сетях.

Еще одним преимуществом онлайн-встречи может стать нетворкинг: создайте общий чат для участников мероприятия в мессенджере, социальной сети или на специальном сервисе. Так вы сможете вовлекать зрителей, задавать им вопросы, следить за обратной связью, предлагать темы для обсуждения и так далее. Не забудьте прописать правила общения и ввести хэштеги для удобного поиска актуальной информации. 

Если ваша задача заключается в адаптации обычного мероприятия под онлайн-формат, необходимо учесть несколько факторов:

• количество камер;

• возможности освещения;

• площадь помещения;

• число спикеров в кадре;

• внешний вид фона и общей картинки трансляции.

Привлечение участников

Эффективное продвижение мероприятия заключается в создании портрета целевой аудитории и выборе подходящих каналов распространения информации. К последним относятся email-рассылка, контент в социальных сетях, сотрудничество с блогерами, таргетированная и контекстная реклама, СМИ и другие маркетинговые инструменты. Также важно продумать дизайн материалов: они должны отображать фирменный стиль бренда и статус мероприятия, а также сообщать необходимую информацию о времени, названии, формате, спикерах и площадке события.

Если вам нужна высокая посещаемость, то лучше заняться привлечением участников заранее. Регулярные напоминания о мероприятии позволят охватить широкую аудиторию, а потенциальным зрителям помогут не забыть об ивенте. Также удержать внимание к новостям о событии можно с помощью поэтапного раскрытия подробностей, проведения конкурса в прямом эфире или длительного розыгрыша пригласительных, подарков от спонсоров и других презентов.