Бриф и цели. Фиксируем состав коллектива, возраст, физическую подготовку, бюджет, традиции компании и то, чего повторять не стоит.
Площадка и договор. Показываем несколько вариантов со сметами, проверяем свободные даты, условия аренды и скрытые платежи, согласовываем договор.
Сценарий, тайминг и команда. Расписываем вечер по минутам — кто выходит, когда подача блюд, когда награждение, сколько длится уличный блок. Подбираем ведущего, диджея, артистов, инструкторов на активностях, фотографа и видеооператора.
Питание, техника, оформление. Меню под формат: банкет, фуршет, барбекю, фуд-траки, станции с горячими напитками, с учетом вегетарианцев и аллергий. Плюс свет, звук, сцена, экраны, шатры с обогревом, мобильные санузлы, декор зала, фотозона и брендинг.
Логистика и проживание. Автобусы от офиса или метро двумя волнами, сопровождающий в каждом, ранний обратный рейс для тех, кто уезжает первым. При выезде с ночевкой — распределение по номерам, заселение до начала программы, завтрак.
Смета, план Б и работа на площадке. Прозрачный расчет по статьям и закрывающие документы для бухгалтерии. К сильному морозу, оттепели или дождю готовим сокращенную версию уличной части. В день события все держит координатор: подрядчики, тайминг, форс-мажоры. После — фото-, видеоотчет и обратная связь от участников.
Можно ли запускать фейерверки?
На большинстве загородных площадок — да, при согласовании с администрацией и соблюдении требований пожарной безопасности. Мы работаем с лицензированными подрядчиками и оформляем разрешения. Альтернатива без пиротехники — холодные фонтаны, световое или лазерное шоу.
Как решается вопрос с дорогой до природной локации?
Мы заранее организуем автобусы от офиса и обратно. Но если программа плотная и застолье долгое, разумнее взять формат с проживанием: сотрудники ночуют на месте и возвращаются утром.
Можно ли пригласить семьи и детей?
Да. Загородная площадка для этого подходит лучше городского ресторана: детям выделяют отдельную зону с аниматорами и своей программой, а взрослая часть идет параллельно.
Сколько времени сотрудники проводят на воздухе?
Обычно 1,5–2 часа с перерывами на обогрев. Этого достаточно, чтобы люди успели поиграть, но не замерзли и не устали.
Что будет, если ударит мороз или, наоборот, все растает?
Уличную часть мы всегда планируем с запасом. При −20 и ниже блоки сокращаем, добавляем точки обогрева и горячие напитки, часть активностей переносим в помещение. Если снега нет, вместо снежных забав ставим программу, которая от погоды не зависит. Площадку без теплого зала для зимнего мероприятия мы в работу не берем.
Можно ли совместить новогодний активный корпоратив с деловой частью?
Да, это частый запрос: утром — итоги года, стратегическая сессия или награждение, дальше отдых и вечерняя программа. Загородный отель с конференц-залом позволяет провести оба блока в одном месте.
Как сделать корпоратив, который понравится всем?
Мы предлагаем комбинировать развлечения от спокойных и классических, до спортивных и азартных. Именно так каждый найдёт что-то по душе.
За сколько времени начинать организацию новогоднего корпоратива?
Организовывать зимнее корпоративное мероприятие лучше заранее: на подготовку в среднем уходит от двух до четырех недель. Но лучшие загородные площадки и востребованных подрядчиков бронируют на декабрь еще осенью, поэтому чем раньше вы определитесь с датой, тем шире выбор.
Мы организуем уникальное событие для вас, осталось только уточнить детали
