Wie man ein Konferenzprogramm ohne Überlastung zusammenstellt

Wie man das Konferenzprogramm rund um den Teilnehmerweg aufbaut, überflüssige Vorträge streicht, Tracks trennt und Zeit für Wege und Pausen absichert.

Ein überladenes Konferenzprogramm wirkt in der Tabelle selten überladen. Es enthält einfach viele starke Themen, bekannte Referenten und nützliche Formate. Das Problem wird erst später sichtbar: Der Teilnehmer wählt zwischen gleich wichtigen Sessions, kommt nach dem Wechsel zu spät, verpasst das Mittagessen und nimmt zum Finale die Inhalte nicht mehr auf.

Bei Aventura beginnen wir das Programm nicht mit einer Liste von Vorträgen, sondern mit dem Weg des Menschen. Zuerst bestimmen wir, mit welcher Frage er kommt und was er mitnehmen soll. Dann behalten wir nur die Blöcke, die ihn zu diesem Ergebnis führen. So wird das Programm kürzer, aber nützlicher.

Womit beginnt man das Programm einer Konferenz?

Beginnen Sie mit einem Satz: „Nach der Konferenz kann der Teilnehmer …“. Die Fortsetzung sollte eine Handlung, eine Entscheidung oder einen klaren nächsten Schritt beschreiben. Die Formulierung „erfährt viel Neues“ hilft nicht bei der Themenauswahl. Die Formulierung „vergleicht drei Ansätze und erarbeitet eine Lösung für sein Team“ gibt bereits einen Rahmen vor.

Für eine Business-Konferenz legen wir vier Ergebnisebenen fest:

1. Für das Geschäft des Auftraggebers. Welche Veränderung unterstützt die Veranstaltung: Start einer Geschäftssparte, Austausch von Praktiken, Entwicklung einer Community, Schulung von Partnern.
2. Für das Publikum. Welche Aufgabe kann eine Person nach dem Programm lösen.
3. Für jeden Block. Welche Frage schließt er ab und womit endet er.
4. Für den gesamten Tag. Wie bilden die Blöcke einen zusammenhängenden Weg und keinen Katalog von Vorträgen.

Lässt sich die These einer Session mit keiner Ebene verbinden, ist sie ein Kandidat für die Streichung, die Verschiebung in die Materialien oder ein separates Treffen. Die Bekanntheit eines Sprechers allein macht einen Vortrag nicht gerade in diesem Programm erforderlich.

Es ist sinnvoll, sofort Pflichtinhalte und mögliche Ergänzungen zu trennen. Die Pflichtblöcke bilden das inhaltliche Gerüst. Ergänzungen kommen erst dann in den Zeitplan, wenn darin Übergänge, Pausen und Reserve eingeplant sind. Bei der Vorbereitung einer Konferenz, eines Forums oder Seminars sichern wir dieses Gerüst ab, bevor wir mit der Einladung von Sprechern beginnen: Bereits zugesagte Vorträge zu kürzen ist schwieriger.

Das Tagesgerüst wird vom Teilnehmerweg aus aufgebaut

Der Weg zeigt, wie viele Entscheidungen ein Mensch treffen muss und wie oft er den Modus wechselt. Anmeldung, Plenarteil, Track-Auswahl, Wechsel, Praxissession und Networking erfordern unterschiedliche Arten von Aufmerksamkeit. Wenn man sie ohne Tempowechsel aneinanderreiht, beginnen selbst gute Vorträge miteinander zu konkurrieren.

Wir erstellen ein Rohentwurf-Gerüst in einer solchen Tabelle:

Diese Tabelle ersetzt nicht das minutiöse Timing. Sie wird früher benötigt, um überflüssige Wiederholungen und Brüche zu erkennen. Zum Beispiel kann das Publikum nach einem komplexen analytischen Vortrag eine Diskussion oder eine Pause brauchen und nicht noch einen Vortrag derselben Dichte.

Wie lässt sich die passende Anzahl an Tracks bestimmen?

Die Anzahl der Tracks ergibt sich aus den unterschiedlichen Aufgaben der Zielgruppen, nicht aus der Zahl der freien Säle. Ein einzelner Track ist für die Teilnehmenden einfacher: Es gibt keine Auswahl, und das Risiko, Wichtiges zu verpassen, ist geringer. Mehrere Tracks sind gerechtfertigt, wenn Gruppen mit unterschiedlichem Vorbereitungsstand, unterschiedlicher Funktion oder unterschiedlicher praktischer Aufgabe zusammenkommen.

Vor der Aufteilung stellen wir drei Fragen:

• Kann eine gemeinsame Session allen Gruppen einen Mehrwert bieten?
• Hat jeder Track ein eigenständiges Ergebnis?
• Kann ein Teilnehmer den Unterschied anhand von Titel und Beschreibung erkennen, ohne eine lange Ankündigung zu lesen?

Sind die Antworten unklar, sollten die Tracks besser zusammengelegt werden. Parallelität um der Kapazität willen verlagert das Problem auf die Teilnehmenden: Sie müssen zwischen ähnlichen Themen wählen. Persönliche Präferenzen und Auswahlkonflikte betrachten wir als eigene Planungsaufgabe. Deshalb stellen wir gefragte Themen nicht ohne Grund gegeneinander.

Für ein Programm mit mehreren Tracks erstellen wir eine Konfliktmatrix. In den Zeilen stehen die wichtigsten Zielgruppensegmente, in den Spalten die Sessions. Wenn zwei Sessions für dieselbe Gruppe relevant sind, legen wir sie zeitlich auseinander. Ist eine Überschneidung unvermeidlich, legen wir vorab den Hauptpfad, eine Wiederholung, eine Aufzeichnung oder Material nach der Veranstaltung fest.

Die Dauer eines Blocks richtet sich nach der Aufgabe

Ein Vortrag, ein Interview, eine Podiumsdiskussion und eine praktische Arbeit haben unterschiedliche Anforderungen an die Zeit. Wir legen nicht allen Beiträgen nur wegen eines schönen Zeitrasters dieselbe Dauer zu. Zuerst beschreiben wir das Ergebnis des Blocks und prüfen dann, wie viele Schritte dafür nötig sind.

Ein kurzer Vortrag eignet sich für eine Idee und eine klare Schlussfolgerung. Ein Interview braucht Zeit für den einführenden Kontext und für Rückfragen. Eine Podiumsdiskussion ist sinnvoll, wenn die Positionen der Teilnehmenden unterschiedlich sind und der Moderator sie anhand eines gemeinsamen Rahmens vergleichen kann. Eine praktische Session umfasst Anleitung, Durchführung, Diskussion und Festhalten des Ergebnisses. Bleibt nur Zeit für das Gespräch, ist es keine Praxis mehr.

Im Zeitplan müssen bei jedem Block sichtbar sein:

• Auftritt und Platzierung des Referenten;
• Einführung durch den Moderator;
• Hauptteil;
• Fragen oder Festhalten der Schlussfolgerung;
• technischer Abschluss und Szenenwechsel.

Wir kennzeichnen starre und flexible Grenzen getrennt. Der Beginn der Übertragung, das Mittagessen, der Transfer und die gemeinsame Session gehören zu den starren. Fragen aus dem Publikum oder ein Teil der Diskussion können flexibel sein, wenn der Moderator vorab weiß, was gekürzt werden kann. Dieser Ansatz hilft, eine Geschäftsveranstaltung zu organisieren, ohne versteckte Minuten, die später der Pause genommen werden.

Wo gehören Übergänge und Pausen hin?

Ein Übergang ist Teil des Programms, auch wenn auf der Bühne nichts passiert. Er umfasst das Verlassen des Saals, die Schlange an der Garderobe oder am Kaffee, den Weg zwischen den Etagen, die Suche nach der richtigen Tür und das Platznehmen. Deshalb messen wir den Weg auf der Location, statt pauschal fünf Minuten ins Raster zu übernehmen.

Auch eine Pause erfüllt eine Aufgabe. Teilnehmende müssen ihre Aufmerksamkeit umschalten, Nachrichten beantworten, sich unterhalten, sich erholen und zum nächsten Block gelangen. Die Aufmerksamkeitsforschung liefert keine universelle Pausenlänge für jede Konferenz, deshalb versprechen wir keine magische Formel. Stattdessen betrachten wir die Dichte des vorherigen Blocks, den Weg zwischen den Sälen und das folgende Format.

Wir schützen die Pausen mit drei Regeln:

1. Wir nutzen die Pause nicht als Puffer für alle verspäteten Speaker.
2. Wir platzieren wichtigen Inhalt, der Konzentration erfordert, nicht nur in der Kaffeeecke.
3. Wir geben der Moderation ein klares Signal zum Abschluss, damit sich Verzögerungen nicht in der Kette aufbauen.

Für einen langen Tag ist es sinnvoll, die Wahrnehmung abzuwechseln: Zuhören, Diskutieren, Bewegung, selbstständiges Arbeiten. Das ist keine unterhaltsame Einlage, sondern Laststeuerung. Bei der Besichtigung der Event-Location gehen wir die künftigen Übergänge mit der Stoppuhr ab und berücksichtigen Engpässe nach dem Füllen der Säle.

Die Matrix hilft, überflüssige Blöcke zu streichen

Wenn der Entwurf fertig ist, redigieren wir das Programm. Jeder Block erhält eine von vier Markierungen: behalten, zusammenführen, in die Materialien verschieben, streichen. Wir entscheiden nach dem Beitrag zum Ablauf, nicht danach, wer das Thema vorgeschlagen hat.

Besonderes Augenmerk legen wir auf Podiumsdiskussionen. Fünf Kurzvorträge hintereinander werden durch eine gemeinsame Bühne nicht zur Diskussion. Es braucht eine Frage, bei der sich die Positionen unterscheiden, eine Reihenfolge des Vergleichs und ein abschließendes Fazit der Moderation. Andernfalls ist es besser, zwei starke Vorträge und echte Fragen zu behalten.

Nach der Kürzung lesen wir das Programm erneut mit den Augen der Teilnehmenden. Wenn sich die Titel nur durch Fachbegriffe unterscheiden, bleibt die Wahl schwer. In diesem Fall formulieren wir die Titel über die Aufgabe neu: „wie auswählen“, „was prüfen“, „welche Entscheidung treffen“.

Wie stellt man ein Online- und Hybridprogramm zusammen?

Ein Online-Teilnehmer bewegt sich in einem anderen Ablauf. Er sieht die Mitarbeiter am Saal nicht, hört keine Durchsage im Foyer und kann sich zwischen Arbeitsaufgaben einwählen. Im hybriden Format darf man die Übertragung nicht als Kopie des Offline-Programms betrachten.

Wir fügen in den Online-Ablauf eigene Punkte ein: Verbindungsprüfung, Warten auf den Start, Regeln für Fragen, technische Hilfe, Rückkehr nach der Pause und Zugang zu den Materialien. Für eine Online-Konferenz sind kurze Anleitungen und ein sichtbarer Plan des nächsten Blocks besonders wichtig.

Studien zu Videomeetings bringen Müdigkeit mit einer Kombination von Faktoren in Verbindung. Dazu gehören lange Teilnahme, fehlende Pausen, das eigene Bild, viele Gesichter auf dem Bildschirm, eingeschränkte Bewegung und der Aufwand für nonverbale Signale. Deshalb reduzieren wir die Lösung nicht auf die Regel „Kameras ein- oder ausschalten“. Sinnvoller ist es, das Programm selbst neu zu gestalten: durchgehende Abschnitte verkürzen, klare Pausen geben, verschiedene Teilnahmeformen erlauben und keine ständige Reaktion vor der Kamera verlangen.

Bei einer hybriden Veranstaltung muss es für jede Interaktion eine Antwort auf die Frage geben: Was macht in diesem Moment die Person im Saal und was macht die Person am Bildschirm? Wenn das Online-Publikum nur einer Diskussion zusieht, benennen wir das offen. Wenn es teilnimmt, richten wir einen eigenen Fragenkanal ein und benennen eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, die oder der die Fragen an den Moderator weitergibt.

Barrierefreiheit wird vor dem finalen Timing eingeplant

Ein barrierefreies Programm erklärt im Voraus Format, Dauer, Pausen und Teilnahmeform. Das W3C empfiehlt, die Barrierefreiheit von Präsentationen vor der Veranstaltung zu planen, die Teilnehmenden über verfügbare Formate zu informieren und die Bedürfnisse von Referierenden und Publikum zu berücksichtigen. Der kanadische Leitfaden für virtuelle Veranstaltungen rät ebenfalls, frühzeitig eine barrierefreie Plattform zu wählen, Materialien vorzubereiten und die Rollen des Teams zu durchdenken.

Für das Programm bedeutet das konkrete Maßnahmen:

• eine aktuelle Version veröffentlichen und Änderungen kennzeichnen;
• das Format der Session angeben, nicht nur das Thema;
• Zeit für Fragen und technische Umstellungen einplanen;
• Anfragen zur Barrierefreiheit im Voraus sammeln, ohne die Offenlegung einer Diagnose zu verlangen;
• Materialien in einer Form vorbereiten, die sich nach dem Vortrag öffnen lässt;
• vorab über Aktionen informieren, die ein separates Gerät oder eine App erfordern.

Der US-Leitfaden für barrierefreie Meetings lenkt den Blick auf den Weg der Teilnehmenden, die Raumgestaltung, die Kommunikation und die Möglichkeit, eine Anpassung zu erbitten. Diese Prinzipien sind als Prüffragen nützlich, doch die konkreten Anforderungen einer Veranstaltung gleichen wir mit der Location, dem Format und den geltenden Vorschriften ab.

Wie führt man einen letzten Probelauf des Programms durch?

Der letzte Probelauf findet ohne Zuschauer statt, aber entlang der realen Route. Wir lesen keine Zeilenbezeichnungen in der Tabelle vor. Das Team spielt die Abläufe durch: öffnet die Registrierung, zeigt den Begrüßungsbildschirm, lädt den Referenten ein, wechselt die Präsentation, übergibt das Mikrofon, beendet den Block und führt die Leute in den nächsten Saal.

Wir prüfen fünf Ebenen:

1. Inhalt. Gibt es Wiederholungen, Lücken und einen Block ohne Ergebnis?
2. Zeit. Sind Servicehandlungen, Übergänge und Puffer an kritischen Schnittstellen berücksichtigt?
3. Raum. Schafft es der Besucherstrom, die reale Route zu bewältigen?
4. Technik. Stimmen Programm, Regiedrehbuch, Übertragung und Materialien der Referenten überein?
5. Kommunikation. Erhalten Teilnehmer, Moderator und Team dieselbe aktuelle Version?

Wir führen ein Änderungsprotokoll: was sich geändert hat, warum, wer es bestätigt hat und wo die Information aktualisiert wurde. Die letzte Version des Programms muss einen Verantwortlichen haben. Sonst gelangt eine Korrektur in der Tabelle nicht auf die Website, den Bildschirm, in die E-Mail an den Teilnehmer oder in das Skript des Moderators.

Vor der Freigabe stellen wir uns kurze Fragen:

• Lässt sich die Logik des Tages in einer Minute erklären?
• Hat jeder Block ein beobachtbares Ergebnis?
• Sind parallele Tracks unterscheidbar?
• Sind die Übergänge gemessen?
• Sind die Pausen abgesichert?
• Weiß der Moderator, was bei Verzögerung gekürzt wird?
• Ist die separate Route des Online-Teilnehmers verständlich?
• Stimmen alle veröffentlichten Versionen überein?

Wenn auch nur eine Antwort negativ ist, ist das Programm noch nicht bereit. Besser einen Block vor der Ankündigung streichen, als den Teilnehmer zwischen Versprechen wählen zu lassen, die physisch nicht einzuhalten sind.

Quellen

• W3C Web Accessibility Initiative: Making Events Accessible
• Accessibility Standards Canada: Best practices for accessible virtual events
• U.S. Department of Justice: Accessible Meetings
• NIH PubMed Central: Übersicht über Ermüdungsfaktoren bei Videokonferenzen