Organisation und Durchführung von Konferenzen | Organisation von Business-Konferenzen aus einer Hand
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Organisation von Konferenzen

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  • seit 2010 Jahre
  • 1000+ Veranstaltungen
  • 4 Büros: Moskau, St. Petersburg, Omsk, Tjumen
  • Vertrag und festes Budget
  • Gazprom Neft
  • MegaFon
  • Sovcombank
  • Planungszentrum "Tele2-Russland
  • Sberbank Russland
  • PJSC "Rostelecom
  • OTP Bank
  • Ericsson
Features
  • Wir übernehmen den gesamten Zyklus der Konferenzorganisation
  • Wir bieten bewährte Lösungen, Dienstleister und Formate, die die Effizienz der Veranstaltung steigern
  • Wir garantieren klare Koordination, Einhaltung der Fristen und Kontrolle aller Prozesse
Features
  • Wir übernehmen den gesamten Zyklus der Konferenzorganisation
  • Wir bieten bewährte Lösungen, Dienstleister und Formate, die die Effizienz der Veranstaltung steigern
  • Wir garantieren klare Koordination, Einhaltung der Fristen und Kontrolle aller Prozesse

Phasen der Konferenzvorbereitung

  • Entwicklung eines Veranstaltungsplans. Welche Fragen sollen geklärt werden, Dauer, Teilnehmerzahl und so weiter.
  • Wir laden Sprecher ein, erzählen über die Veranstaltung, vereinbaren Treffen und die Vorbereitung darauf.
  • Das Szenario der Veranstaltung. Wir berechnen die Reihenfolge der Redner, die Pausen, die Dauer der Veranstaltung.
  • Suche nach einer Location, Gestaltung der Fläche in Ihrem Stil, Suche nach Auftragnehmern, Organisation von Ruhezonen, Catering und alles andere.
  • Arbeit mit technischer Ausstattung. Wir bestellen, prüfen, konfigurieren.
  • Arbeit mit Gästeeinladungen, Druck von Souvenirprodukten, Platzierung der Sitzplätze.
  • Werbung für die Veranstaltung. Im Internet, in den Medien, im TV. Damit beschäftigen sich unsere Marketingleute.
  • Wir erzählen in den Medien, gegenüber Journalisten, im Internet und so weiter über die vergangene Veranstaltung. Alle werden von Ihnen erfahren!

Wie viel kostet die Organisation von Konferenzen

Budget ab 1 Mio. ₽

Das Ergebnis hängt von Teilnehmerzahl, Location, Technik und Programm ab.

  • bis 50 Teilnehmer
    ab 1 Mio. ₽
    • Location und technika
    • Registrierung Gäste
    • Kaffeepause
    • Moderator oder moderator
    • Fotos und Videos
  • 50–300 Teilnehmer
    Kostenvoranschlag für Aufgabe
    • Wsjo von perwogo paketa
    • Bühne, Leinwand, Simultanton
    • Branding des Geländes
    • Übertragung online
    • Stehempfang
  • 300 Teilnehmer und Mehr
    Kostenvoranschlag für Aufgabe
    • Regisseur und technisches Team
    • mehrere Säle und potokow
    • Logistik, Transfers, Unterkunft
    • Empfang Redner
    • Wideoprodakschn

Den genauen Kostenvoranschlag senden wir innerhalb von 1 Werktag – kostenlos. Den Kostenvoranschlag fixieren wir zu Beginn, ohne versteckte Kosten.

Erhalten smetu

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Die Konferenz Code/R.

Jährliche Konferenz für IT-Spezialisten von "Raiffeisenbank" im "Expocenter". Unser Team übernahm die gesamte Organisation des Events: von der Entwicklung des Branding-Konzepts der Location bis zur Durchführung des Gala-Dinners.
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Kasachisches Forum

Vom 5. bis 7. November 2019 nahm das Team der Eventagentur "Aventura" an der Organisation eines groß angelegten und sehr wichtigen Events für ganz Russland teil - dem XVI. Forum für die interregionale Zusammenarbeit zwischen Russland und Kasachstan...
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Familientag für Gazpromneft

Umgesetztes jährliches Programm zur Betreuung der Mitarbeiter und ihrer Familien. Der ganzheitliche Ansatz vereinte einen gesunden Lebensstil, Aktivitäten für Kinder und ökologische Workshops. Die Abschlussverlosung mit attraktiven Preisen brachte alle Teilnehmer zusammen und festigte die Markenwerte.
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Sportveranstaltung für Rostelekom

Wir hatten das Ziel, eine Veranstaltung zu schaffen, die zu einem Höhepunkt im Unternehmensleben von "Rostelecom" wird und die Mitarbeiterloyalität steigert. Wir haben eine dynamische Unternehmens-Spartakiade entwickelt, bei der jeder Teilnehmer die Möglichkeit hatte, sich zu zeigen und die Unterstützung der Kollegen zu spüren.
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Kundentag der Firma "Ekoniva"

Kombinierte Veranstaltung für Kunden: Der offizielle Teil findet im Händlerzentrum mit einer Präsentation von Geräten statt, gefolgt von einem informellen Teil im Restaurant "Riga-Moskau" mit einer Kochshow und Karaoke.
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Stand Gazpromneft auf der Ausstellung Agro-Omsk

Wir haben einen Stand "Gazpromneft-Regionale Vertriebe" für die Veranstaltung entwickelt und den Bereich mit Bannern und dem Firmenlogo gestaltet. Außerdem wurde ein Catering für die Gäste des Pavillons organisiert, BTL-Aktivitäten mit Hostessen und Firmenmerchandise.
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20-jähriges Jubiläum der Agro Expert Group und Feldtag.

Organisation des Jubiläumstages "Tag des Feldes" für die Firma "Agroexpert Group". Die Veranstaltung fiel mit dem 20-jährigen Bestehen des Unternehmens zusammen, daher haben wir das Geschäftsprogramm mit dem Fest verbunden. Die Gäste erwarteten: eine Willkommenszone, ein offizieller Teil mit Ehrungen und ein einzigartiger Feld-Meisterkurs zum Abschluss.
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Touristentreffen Gazprom Neft

Veranstaltungen für über 80 Mitarbeiter der Firma Gazpromneft Catalytic Systems. Das Programm umfasste Wettbewerbe zur Bewältigung eines touristischen Hindernisparcours, sportliche Orientierung und vieles mehr.
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Tag des Chemikers

Durchführung des jährlichen Festes für die Bewohner auf dem Hauptplatz der Stadt Volkhov anlässlich des 20-jährigen Jubiläums der Firma "PhosAgro". Das Festival fand auf 2 Bühnen statt und endete am Abend mit Auftritten der Headliner Igor Kornelyuk und Niletto.
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Interbranchenkonferenz "PRO Bitum"

Organisation der größten Branchenkonferenz zum Thema Herstellung und Anwendung von Bitumenmaterialien im Straßenbau in Russland. Die Veranstaltung 2018 vereinte über 450 Schlüsselspieler des Marktes: Vertreter föderaler Behörden, führende Bau- und Projektorganisationen sowie Bitumen- und Polymerbitumenhersteller. Wir haben eine Plattform für einen direkten Dialog zwischen Regulierungsbehörden und Unternehmen geschaffen, um die Entwicklungsrichtung der Branche vorzugeben.
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Wie wir Konferenzen abhalten.

Wir analysieren den Markt und bestimmen die Trends.

Wir analysieren Trends, erfahren, was den Menschen gefällt, und orientieren uns daran bei der Planung.

Wir bereiten einen Veranstaltungsplan vor.

An ihm arbeiten die kreativsten Menschen unseres Unternehmens. Wir schreiben einen detaillierten Plan, ein Drehbuch und machen sogar Skizzen!

Wir laden Referenten ein (nach Absprache mit Ihnen).

Wir wählen sie selbst aus oder laden diejenigen ein, die Sie möchten.

Sitzplan für Gäste und Redner

Wir platzieren die Gäste und Redner der Veranstaltung so, dass alle bequem sitzen und niemand die Sicht auf die Bühne versperrt.

Wir erstellen einen Zeitplan für Auftritte.

Planen Sie die Auftritte so, dass alle rechtzeitig auftreten können. Berücksichtigen Sie alle Pausen und Zeit für Gespräche miteinander.

Wir drucken Broschüren und andere Werbematerialien für Veranstaltungen.

Wenn Sie den Gästen Ihrer Veranstaltungen Souvenirs schenken, wird dies lange in Erinnerung bleiben und es wird eine schöne Geste gegenüber ihnen sein. Die Loyalität zu Ihrem Unternehmen wird steigen.

Der Marketingexperte beschäftigt sich mit der Förderung.

Die Zielgruppe erfährt von der Veranstaltung durch Werbung in sozialen Netzwerken, den Medien und bei Bloggern. Es werden mehr Gäste zu Ihnen kommen und viele Menschen werden von Ihnen erfahren.

Wir organisieren den Transfer.

Wenn die Konferenz in einer anderen Stadt stattfindet, bringen wir die Sprecher direkt vom Flughafen und Bahnhöfen zum Veranstaltungsort.

Unterkunft für Gäste

Buchen Sie Hotels für die Sprecher, wenn Sie eine Veranstaltung in einer anderen Stadt durchführen.

Wir erstellen eine Website für die Konferenz und arbeiten auch am Corporate Design.

Auf der Website werden wir alle Fragen beantworten, einen Ticketkauf-Button hinzufügen und über Ihr Unternehmen berichten.

Warum Konferenzen abhalten?

Für eine erfolgreiche Geschäftsführung muss man thematische Events besuchen und veranstalten. So erfahren mehr Menschen von Ihnen und Sie bleiben stets über die neuesten Trends Ihres Geschäfts im Bilde.
  • Etwas Neues
Sie helfen, neue Informationen zu gewinnen und eigene Erfahrungen zu teilen.

  • Menschen kennenlernen
Zur Konferenz kommen interessierte Menschen, die selbst neue Partner und Kunden finden möchten. Eine großartige Möglichkeit, neue nützliche Kontakte zu knüpfen.

  • Feedback
Besonders nützlich für kleine, gerade entstehende Unternehmen. Man kann sein Startup vorstellen und sogar zeigen und eine Bewertung von echten Profis hören.

  • Unterstützung
Auf Konferenzen kann man viel Motivation für neue Taten gewinnen. Unterstützung ist in jedem Lebensbereich wichtig, und auf Konferenzen sind Menschen, die für dasselbe brennen wie Sie!

  • Inspiration
Foren und Konferenzen in anderen Städten sind eine gute Möglichkeit, das Land kennenzulernen, neue Menschen zu treffen und sich für die weitere Arbeit inspirieren zu lassen.

Tipps zur Organisation von Konferenzen

Veranstaltungsraum

Dies ist möglicherweise die schwierigste Aufgabe. Durch die Anmietung einiger Locations können die Ticketpreise steigen und so weiter.
Es ist sehr wichtig, einen hellen und geräumigen Ort mit bequemen Sitzen und einer großen Bühne zu finden. Der Raum muss so berechnet werden, dass alle Redner und Gäste hineinpassen und sich dabei wohlfühlen.

Technischer Aspekt.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Technik funktioniert: Licht, Lautsprecher, Computer und Laptops, Projektor und Brandschutz. Es ist besser, eine technische Probe durchzuführen, um Notfälle zu vermeiden.

Werbung für das Event

Es ist wichtig, bereits bei der Auswahl des Veranstaltungsortes über die Werbekampagne nachzudenken. Es gibt viele kostenpflichtige und kostenlose Möglichkeiten zur Promotion. Nutzen Sie so viele Werbemöglichkeiten wie möglich für Ihre Veranstaltung. Zum Beispiel Werbung im Internet und in den Medien, Fernsehen, Einladungen über soziale Netzwerke und so weiter.

Vorbereitung des Eventplans

Es ist wichtig, einen detaillierten Veranstaltungsplan zu erstellen, damit Sie den Erfolg der Veranstaltung überwachen können, die Gäste bezüglich des Zeitplans beraten können und über alle Redner informieren können. Es ist auch sehr wichtig, die Pausenzeiten zu berechnen und Zeit für die technische Vorbereitung einzuplanen.

Beispiele durchgeführter Veranstaltungen

Jährliche Konferenz
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Lehrkonferenz
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Konferenz "Schönheit und Gesundheit"
Konferenz "Schönheit und Gesundheit"
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Kunden

Arten von Konferenzen und ihre Ziele

  • Wissenschaftlich-praktische — Wissenschaftler treffen sich bei solchen Veranstaltungen, um Erfahrungen auszutauschen und konkret gestellte Fragen zu diskutieren
  • Online-Konferenz — eine neue Art von Business-Veranstaltungen, deren Hauptvorteil darin besteht, dass man als Teilnehmer einer Konferenz oder eines Forums teilnehmen kann, ohne seinen Arbeitsplatz zu verlassen.
  • Business-Foren — sie lösen bestimmte konkrete Fragen zum gestellten Thema. Sie sind für Inhaber von Unternehmen jeder Größe notwendig.
  • Pressekonferenz — sie werden für Medien und Journalisten veranstaltet, um ihnen ein Produkt oder eine Dienstleistung vor allen anderen zu präsentieren und Rezensionen und Feedback zu erhalten. Mit ihrer Hilfe erfahren viele Menschen von Ihnen.
  • Präsentationen — sie werden organisiert, um Ihre neuen Dienstleistungen oder Produkte zu zeigen.
Fotos und Videos

Dankesschreiben

Wir organisieren Business-Frühstücke für kleine Gruppen und groß angelegte Business-Veranstaltungen.
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MegaFon
Direktor des SF OJSC "MegaFon Retail" M.I. Sakhnov
Pulkovo
Leiter der Personalbeschaffung und Employer Branding Development Abteilung Y.V. Romantsev
Gazprom Neft Refinery
Vorsitzender des Gewerkschaftskomitees N.I. Donskih
Unsere Prinzipien
Ehrlichkeit
Ehrlichkeit
Fixieren Sie das Budget und die Bedingungen zu Beginn. Sie verstehen im Voraus, wofür Sie bezahlen - ohne versteckte Kosten und unangenehme Überraschungen während der Vorbereitung.
Innovativität
Innovativität
Wir bieten moderne Formate und kreative Lösungen: von interaktiven Programmen bis hin zu Online- und Hybridveranstaltungen unter Verwendung aktueller Technologien und visueller Effekte.
Gründlichkeit
Gründlichkeit
Wir durchdenken jedes Detail der Firmenveranstaltung: Timing, Skript, technische Ausstattung und die Arbeit der Auftragnehmer. Dies ermöglicht es, Probleme zu vermeiden und die Veranstaltung auf einem hohen Niveau durchzuführen.
Leistungsfähigkeit
Leistungsfähigkeit
Wir halten Termine und Vereinbarungen ein. Wir übernehmen die Verantwortung für die Umsetzung des Projekts und bringen jede Aufgabe zum Abschluss.
Expertise
Expertise
Seit über 16 Jahren in der Eventbranche: Wir wissen, welche Lösungen funktionieren, und wählen das Veranstaltungsformat passend zu den Unternehmenszielen, der Zielgruppe und dem Budget.

In welchem anderen Format kann eine Konferenz abgehalten werden?

Wissenschaftliche und praktische Konferenzen

Bei solchen Veranstaltungen treffen sich führende Wissenschaftler, praktizierende Forscher und Studenten, um aktuelle Kenntnisse und Arbeitsergebnisse in einem bestimmten wissenschaftlichen Bereich zu diskutieren und auszutauschen. Diese Konferenzen sind oft auf die akademische Umgebung ausgerichtet, können aber auch einen offenen Format für alle Interessierten haben. Das Programm solcher umfangreichen Veranstaltungen umfasst oft Podiumsdiskussionen und Roundtables, aber im Mittelpunkt stehen immer die Vorträge von bestimmten Rednern.

Geschäftskonferenzen

Solche Veranstaltungen, die auch Business-Kongressen, Seminaren und Foren ähneln, werden für Unternehmer, Business-Coaches und Experten in bestimmten Bereichen organisiert. Am häufigsten werden im Programm hier Fragen der Wirtschaft, der IT-Technologien und der Industrie diskutiert. Diese Konferenzen implizieren am Ende praktische Lösungen: die Annahme von Entwicklungsstrategien, die Auswahl einzelner Innovationen usw. Als Business-Veranstaltung soll die Konferenz als Instrument für Networking dienen. Teilnehmer von Business-Konferenzen suchen Ideen, Investoren, Partner, Kunden und sogar Mitarbeiter für ihre Unternehmen sowie zusätzliche Möglichkeiten für ihre eigene berufliche und persönliche Entwicklung.

Pressekonferenzen

Dies sind Veranstaltungen, organisiert von privaten Marken, Behörden, öffentlichen Organisationen und Medienpersönlichkeiten, um wichtige Informationen an Journalisten und die breite Öffentlichkeit zu präsentieren. Solche Events werden oft für die Ankündigung von Neuigkeiten und Veranstaltungen, Produktveröffentlichungen, sowie die Bekanntgabe bedeutender Entscheidungen und Ergebnisse von Wettbewerben oder Diskussionen genutzt. Pressekonferenzen beinhalten in der Regel Redebeiträge der Sprecher, die Beantwortung von Fragen der Medien und einen anschließenden Bericht oder Überblick in schriftlicher und visueller Form (Foto und Video). Diese Veranstaltungen sind ein wichtiges Instrument zur Bildung der öffentlichen Meinung und zur Interaktion mit Fernseh-, Print- und Online-Medien.

Ausstellungen und Präsentationen.

Dies sind Veranstaltungen, deren Hauptziel es ist, dass die Teilnehmer über ihre Marken, Unternehmenserfolge, Produkte und Dienstleistungen, neue Märkte usw. berichten. Solche Konferenzen sind auf Werbung und Marketing ausgerichtet und werden oft durchgeführt, um die Aufmerksamkeit der Zielgruppe zu erregen. Das Wichtigste hierbei ist es, die Stärken des Unternehmens eindrucksvoll zu präsentieren und das Markenimage zu unterstützen. Auch wird bei diesen Events zwangsläufig auf die Interaktion mit den Zuhörern und Zuschauern geachtet: Kunden erhalten persönliche Beratung, stellen Fragen, geben Feedback usw.
Projektbeispiele
FAQ

In wie vielen Tagen können Sie eine Konferenz organisieren?

Dies sind nicht die einfachsten Events in der Organisation. Um sich erfolgreich darauf vorzubereiten, muss man viel und sorgfältig daran arbeiten. Vom Umfang her kann die Veranstaltung beliebig sein und die Vorbereitung darauf kann von mehreren Monaten bis zu einem Jahr dauern. Unser Unternehmen bemüht sich, die im Vertrag festgelegten Fristen nicht zu verletzen. Um mehr über die Organisationsfristen zu erfahren – kontaktieren Sie den Manager des Unternehmens. Er wird Sie beraten.

Wird das Management während der gesamten Veranstaltung bei uns sein?

Ja, natürlich. Die Manager sind bis zum Ende der Veranstaltung anwesend und übernehmen die gesamte Arbeit. Fragen der Gäste beantworten, das Timing überwachen, aufgetretene Probleme lösen und so weiter. Niemand lässt Sie mit einem ganzen Event allein.

Was passiert, wenn ein unvorhergesehenes Ereignis auf der Veranstaltung eintritt?

Kein Problem. Wir haben immer einen Plan B für unvorhergesehene Situationen. Die Manager können verhandeln und mit Menschen kommunizieren, wissen, wie man am besten vorgeht, und die Kollegen sind immer bereit zu helfen. Wir lassen die Unseren nicht im Stich und sind immer bereit, einzuspringen.

Wie viel kostet die Organisation von Konferenzen?

Budget — ab 1 Mio. ₽. Die genaue Kalkulation senden wir innerhalb von 1 Werktag — kostenlos.

was wchodit in stoimost?

Alles, was für ein Event aus einer Hand nötig ist: Location und Technik, Gästeregistrierung, Kaffeepause, Moderator, Foto und Video, Bühne, Bildschirm, Simultanton, Branding der Location, Online-Übertragung. Den Kostenvoranschlag legen wir zu Beginn fest und arbeiten auf Vertragsbasis – ohne versteckte Kosten.

Wie früh sollte man sich melden?

Je früher, desto größer die Auswahl an Locations, Künstlern und Terminen. Hinterlassen Sie eine Anfrage — innerhalb von 1 Werktag senden wir Ihnen einen Kostenvoranschlag und Programmvarianten.

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