Welcome Day für neue Mitarbeitende 2026: Programm und Skript

Wir beleuchten den Welcome Day für neue Mitarbeitende: wie er sich vom Onboarding unterscheidet, wie man Programm, Rollen, Route und einen nützlichen Mehrwert nach dem Event zusammenstellt.

Der Welcome Day für neue Mitarbeitende gibt einer Gruppe von Neulingen einen gemeinsamen Start und hilft, Menschen mit dem Unternehmen zu verbinden, bevor sie sich auf die Abteilungen verteilen. In einem Treffen soll der Teilnehmende verstehen, wie das Geschäft funktioniert, Führungskräfte sehen, Kolleginnen und Kollegen kennenlernen und einen klaren Fahrplan für die ersten Wochen erhalten. Die Veranstaltung ersetzt nicht den gesamten Onboarding-Prozess. Sie schafft einen Ankerpunkt innerhalb dieses Prozesses.

Wir bei «Aventura» beginnen ein solches Projekt mit den Fragen des Neulings: Wo bin ich gelandet, warum braucht es meine Rolle, an wen wende ich mich und was mache ich als Nächstes? Danach fügen wir Inhalte, Kennenlernen, Navigation und den technischen Plan zu einem Skript zusammen. So bleibt bei der Live-Veranstaltung ein praktischer Nutzen, und die Show zieht die Aufmerksamkeit nicht auf sich.

Wie unterscheidet sich der Welcome Day vom Onboarding?

Der Welcome Day ist eine separate Veranstaltung innerhalb einer längeren Einarbeitung der Mitarbeitenden. Dort vermittelt das Unternehmen den gemeinsamen Kontext, bringt Menschen miteinander in Kontakt und zeigt verfügbare Hilfskanäle. Das Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag und setzt sich nach dem Event fort: Die Führungskraft stellt Aufgaben, der Mentor unterstützt bei der Arbeit, HR- und IT-Teams kümmern sich um Dokumente und Zugänge.

Die Unterscheidung ist schon beim Briefing wichtig. Wenn der Kunde erwartet, dass ein einziges Treffen alle Onboarding-Fragen löst, wird das Programm überladen. An einem Tag versucht man, Arbeitssicherheit, Unternehmensgeschichte, Produkte und Dutzende Richtlinien unterzubringen. Der Neuling hört viele Worte und verliert den nächsten Schritt.

Wir unterteilen die Aufgaben in drei Ebenen:

1. До события участник получает организационную информацию, доступы и короткий вводный пакет.
2. На Welcome Day человек знакомится с компанией, ключевыми людьми и маршрутами помощи.
3. После встречи руководитель и наставник продолжают профессиональную адаптацию в подразделении.

So erhält die Veranstaltung ihren Platz im System. CIPD beschreibt Induction als Prozess, bei dem der neue Mitarbeiter die Organisation und das Arbeitsumfeld kennenlernt, und nicht als eine einzige Präsentation. Auch die praktische Onboarding-Liste von Atlassian umfasst Vorbereitung, den ersten Tag und langfristige Unterstützung. Diese Rahmen helfen dabei, vom Welcome Day nicht mehr zu versprechen, als er leisten kann.

Для общей встречи подходит производственная логика der Geschäftsveranstaltung: цель, аудитория, модерация, выступающие, маршрут участника и зафиксированный результат. Der unterhaltsame Teil unterstützt das Kennenlernen, ersetzt es aber nicht.

Ergebnis des Treffens für Neuling und Unternehmen

Ein nützliches Ergebnis wird über die Handlungen der Teilnehmer formuliert. Nach dem Welcome Day kann der Neuling erklären, womit sich das Unternehmen beschäftigt, die nächsten Arbeitsschritte nennen, den richtigen Kanal finden und sich an eine konkrete Person wenden. HR erhält die Fragen der Gruppe und erkennt Lücken in den Materialien. Führungskräfte verstehen, wo die Erwartungen der Mitarbeiter von der tatsächlichen Arbeitsweise abweichen.

Die Formulierung „mit der Unternehmenskultur vertraut machen“ klingt schön, ist aber schwer zu überprüfen. Wir übersetzen sie in beobachtbare Merkmale:

• сотрудник знает роль своего подразделения в общей цепочке;
• понимает, кто принимает решения по его рабочим вопросам;
• находит базовые правила и контакты без длинного поиска;
• findet grundlegende Regeln und Kontakte ohne langes Suchen;
• hat mindestens einige Kolleginnen und Kollegen außerhalb des eigenen Teams kennengelernt;

Das Unternehmen erhält eine Fragenkarte ohne Bewertung der Neulinge. Wenn mehrere Personen eine Prozedur verwechseln, sollte man die Erklärung oder den Prozess selbst prüfen. Wenn remote arbeitende Mitarbeiter die Fragen aus dem Saal nicht hören, wird zuerst das Format der Übertragung korrigiert, und die Beteiligung wird erst danach bewertet.

Gallup betrachtet die Erfahrung der ersten Arbeitskontakte als eine Abfolge von Begegnungen mit Führungskräften, Kolleginnen und Kollegen, Aufgaben und Möglichkeiten, Stärken einzusetzen. Der Welcome Day kann diese Abfolge stärken, wenn das Szenario mit den weiteren Maßnahmen der Führungskraft und des Mentors verknüpft ist.

Wie stellt man Inhalte ohne Überfrachtung zusammen?

Wir stellen die Inhalte des Welcome Day rund um die Entscheidungen zusammen, die ein Neuling in den ersten Wochen benötigt. Die Geschichte des Unternehmens und die Arbeitsregeln belassen wir in der Tiefe, die zum Handeln befähigt. Detaillierte Regelungen lagern wir in zugängliche Materialien aus und versehen sie mit einem Link, einem Verantwortlichen und einer Möglichkeit, Fragen zu stellen. Jeder Block beantwortet eine konkrete Frage eines Teilnehmenden.

Im ersten Briefing fragen wir HR und die interne Kommunikation:

• kennt den Plan für die erste Woche und den nächsten Feedback-Punkt.
• Teilnehmerprofil: Funktionen, Städte, Arbeitsformat und Startdatum;
• Onboarding-Plan vor und nach dem Treffen;
• Pflichtthemen und Dokumente;
• Unternehmensstruktur und Verantwortliche für Schlüsselprozesse;
• Häufige Fragen neuer Mitarbeitender;
• Einschränkungen bei Fotos, Aufnahmen und Veröffentlichung von Materialien;
• Anforderungen an Barrierefreiheit und Sprachversionen;
• Liste der Führungskräfte, Mentorinnen und Mentoren sowie Expertinnen und Experten;

Dann bauen wir eine Matrix auf: „Frage des Neulings – kurze Antwort – Person – Format – Material nach dem Event“. Sie hilft, wiederkehrende Vorträge zu eliminieren. Wenn zwei Speaker die Struktur des Unternehmens erklären, gibt der eine eine Gesamtübersicht und der andere zeigt einen konkreten Arbeitsablauf.

Programm für einen eintägigen Welcome Day

Das eintägige Programm ist vom allgemeinen Kontext bis zum persönlichen Weg der Mitarbeitenden aufgebaut. Am Morgen verstehen die Teilnehmenden den Aufbau des Unternehmens und lernen die Führungskräfte kennen. Zur Tagesmitte arbeiten sie mit Teams und Prozessen. Der abschließende Block beantwortet praktische Fragen und gibt jedem den nächsten Schritt.

Zwischen den inhaltlichen Teilen braucht es Pausen, Gespräche und Bewegung.

Das Beispielprogramm muss an Schichten, Städte und Gruppengröße angepasst werden:

Короткие выступления требуют редакторской подготовки. Мы даем спикеру один вопрос, несколько тезисов и понятный финал. Если человек должен запомнить канал помощи, этот адрес показывают на экране, повторяют голосом и добавляют в материалы.

Für Remote-Teilnehmende lassen wir die Kamera nicht am Ende des Saals. Online-Event und Livestream erfordern eine eigene Stream-Moderation, eine verständliche Frageoberfläche, eine große Darstellung der Materialien und gleich viel Zeit für die Beteiligung.

Rollen von Team und Führungskräften

У каждой части Welcome Day есть владелец. HR отвечает за путь адаптации и данные участников. Руководители дают смысл и отвечают на вопросы. Внутренние коммуникации собирают единый язык.

Модератор держит темп и переводит разговор к практике. Организационная команда соединяет площадку, трансляцию, регистрацию, питание и резерв.

Мы фиксируем роли до финального сценария:

• Der Projektauftraggeber bestätigt Ziel, Zielgruppe und Ergebnis;
• Der HR-Verantwortliche verknüpft die Veranstaltung mit dem Onboarding-Programm;
• Die Führungskraft eröffnet den Tag und erklärt die Prioritäten ohne langen Bericht;
• Funktionsvertreter zeigen Arbeitsabläufe;
• Mentoren und Kollegen unterstützen das Kennenlernen in kleinen Gruppen;
• Der Moderator steuert Fragen und Zeit;
• Koordinatoren lenken die Teilnehmerströme;
• Das Technikteam ist zuständig für Ton, Screens, Kommunikation und Backup;
• Der Arbeitsschutzbeauftragte und andere Verantwortliche für Pflichtthemen genehmigen ihre Blöcke.

Мы репетируем выступления руководителей так же, как остальные части. Просим отвечать на реальные вопросы новичков: как принимаются решения, где просить помощь, какие ошибки допустимы в обучении и чего ждать от первых недель. Биография спикера и перечень достижений компании могут остаться в материалах.

Professioneller Business-Moderator wird benötigt, wenn es der Gruppe schwerfällt, Fragen direkt zu stellen, oder wenn das Programm viele Übergänge zwischen Speakern hat. Seine Aufgabe ist es, zu klären, Wiederholungen zu reduzieren und das Gespräch behutsam zum gewünschten Ergebnis zurückzuführen.

Wie bringt man Menschen ohne Zwang zusammen?

Знакомство работает, когда у участника есть понятный повод начать разговор и право выбрать комфортный способ участия. Мы не заставляем новичка публично рассказывать личные факты, выступать без подготовки или соревноваться за внимание. Вместо этого даем короткие рабочие вопросы, небольшие группы и несколько каналов Kontakte.

Подходящие механики:

1. Funktionskarte. Der Teilnehmer findet Personen, mit denen er im Arbeitsprozess Berührungspunkte haben wird.
2. Routenanalyse. Eine kleine Gruppe zeichnet den Weg einer Anfrage von Kunden oder Mitarbeitenden bis zur Lösung nach.
3. Themenmeetings. An den Tischen sitzen Vertreter aus IT, HR, Sicherheit, Produkt und internen Services.
4. Partnergespräch. Neue Mitarbeitende diskutieren eine vorab festgelegte Frage zur Rolle und den Erwartungen.
5. Fragenboard. Eine Person sendet eine Frage mit oder ohne Namen und wählt eine öffentliche oder persönliche Antwort.

Эти механики не требуют громкой самопрезентации. Они помогают получить рабочий контакт. Для группы из разных должностей задания не должны проверять специальную экспертизу одного отдела: такой конкурс быстро делит людей на знающих и остальных.

Materialien des internen Marken-Launches für Mitarbeitende kann als angrenzendes Format genutzt werden, wenn der Welcome Day mit einer Aktualisierung der Werte oder der Unternehmenssprache zusammenfällt. Aber die Aufgaben sollten besser getrennt werden: Einem Neuling geht es in erster Linie um einen verständlichen Start, nicht um eine Prüfung der Markenkenntnis.

Format für Büros, Schichtbetrieb und Remote-Teams

Единый Welcome Day не обязан означать одинаковый экран для всех. Офисной группе важны маршрут по месту и живые знакомства. Сменным сотрудникам нужна программа, которая не нарушает рабочий график. Удаленным участникам требуется полноценная цифровая комната, где слышно вопросы, видны материалы и доступна помощь.

Inhalt остается общим, а способы участия меняются.

В гибриде мы проверяем равенство действий. Если зал может поговорить с руководителем, удаленная группа тоже получает очередь вопросов. Если участники в офисе собирают карту контактов, цифровой участник выполняет эквивалентную задачу, а не смотрит на чужую активность.

Das Szenario des bundesweiten Programms lässt sich mit dem Artikel über Serien von Firmenveranstaltungen in verschiedenen Städten. Dort sind ein einheitlicher Standard, lokale Rollen und die Kontrolle der Materialversionen wichtig.

Barrierefreiheit, Sicherheit und personenbezogene Daten

Доступность начинается до регистрации. Участник должен узнать формат встречи, длительность блоков, способ запросить условия и доступные каналы участия. На площадке нужны понятная навигация, бесступенчатый маршрут, работающие микрофоны и возможность сделать паузу. Для видео готовят субтитры или текстовую альтернативу, а цифровые материалы проверяют на читаемость.

В проекте руководства рабочей группы W3C по удаленным встречам рассматриваются доступность платформы, материалов, звука, видео и участия. Отдельное стабильное руководство W3C WAI описывает субтитры и текстовые альтернативы для аудио и видео. Для Welcome Day это означает несколько конкретных действий:

• im Vorfeld die Teilnahmebedingungen erfragen, ohne unnötig medizinische Details zu erheben;
• das Programm und den Lageplan in einem barrierefreien digitalen Format bereitstellen;
• für alle Sprecher und Fragen ein Mikrofon verwenden;
• für relevantes Videomaterial Untertitel oder Text bereitstellen;
• die obligatorische Mechanik nicht nur auf schnelle Bewegung oder öffentliches Reden stützen;
• einen ruhigen Raum und ausreichende Pausen vorsehen;
• einen Ansprechpartner für Hilfe vor Ort und im Stream benennen.

Статья 214 Трудового кодекса Российской Федерации закрепляет обязанности работодателя в сфере охраны труда. Welcome Day остается событийной частью адаптации и не подменяет отдельные обязательные процедуры компании. Организаторы согласуют с владельцами процесса, какие темы можно объяснить в общей программе, а что проходит по установленному порядку.

Регистрационная форма собирает только нужные данные. Федеральный закон N 152-ФЗ требует связывать обработку персональных данных с конкретными и заранее определенными целями. Поэтому организационную регистрацию, запрос условий доступности, результаты заданий и кадровые данные лучше разделять по доступу и срокам хранения.

О фото-, видео- или аудиозаписи участников сообщают заранее. Статья 152.1 Гражданского кодекса Российской Федерации регулирует обнародование и дальнейшее использование изображения гражданина и предусматривает исключения. Unternehmen проверяет применимое основание, получает согласие там, где оно необходимо, и дает понятный способ сообщить об отказе от съемки. Мы заранее выделяем зоны без съемки или снимаем разрешенные служебные материалы отдельно.

Was bei der Probe prüfen?

Репетиция должна пройти по реальному пути участника: от приглашения и входа до получения материалов после события. Seilkurs проверяет понятность инструкций, длительность блоков, выступления, звук, трансляцию, навигацию, доступность и резерв. Anmerkungen werden mit Verantwortlichem und Frist festgehalten, sonst gehen sie im Aufbautag unter.

Checkliste für den Probedurchlauf:

1. Die Einladung auf dem Smartphone öffnen und alle Links prüfen.
2. Die Registrierung mit Standard- und Sonderwünschen durchlaufen.
3. Eingang, Garderobe, Saal, Sanitärräume und Ruhezone finden.
4. Präsentationen, Videos, Mikrofone und Remote-Zuschaltungen starten.
5. Jede Aufgabe ohne Erläuterungen des Autors prüfen.
6. Übergänge und Warteschlangen zwischen den Blöcken erfassen.
7. Eine Frage aus dem Saal und aus dem Online-Raum senden.
8. Verspätung des Referenten, Verbindungsverlust und Raumwechsel simulieren.
9. Ausgabe von Kontakten, Regeln und persönlichem Plan überprüfen.
10. Evakuierungsrouten gemeinsam mit dem Veranstaltungsort durchgehen.

Es ist hilfreich, zum Probedurchlauf eine Kollegin oder einen Kollegen einzuladen, die oder der nicht an der Entwicklung beteiligt war. Diese Person bemerkt schneller interne Abkürzungen, unklare Schemata und Anweisungen, die nur für ihre Autorinnen und Autoren verständlich sind.

Der benachbarte Artikel über den Compliance-Tag für Mitarbeiter zeigt, wie man den allgemeinen Event-Teil von verbindlichen Regeln und Expertenanalysen trennt. Für den Welcome Day gilt dasselbe Prinzip: Die Inhalte werden von den Prozessverantwortlichen genehmigt, und das Event-Team ist für Klarheit und Ablauf verantwortlich.

Kennzahlen und Arbeit nach dem Event

Die Metriken des Welcome Day zeigen, ob der Neuling eine Stütze für die kommenden Wochen erhalten hat. Die Teilnahmequote allein beantwortet diese Frage nicht. Wir schauen auf das Verständnis der Route, die Verfügbarkeit von Hilfe, die Qualität der Kontakte und die Themen der Fragen. Nach einiger Zeit gleicht HR den Eindruck der Veranstaltung mit der tatsächlichen Erfahrung der Mitarbeitenden ab und passt das Programm an.

Passende Kennzahlen:

Direkt nach dem Treffen erhält die teilnehmende Person eine Seite mit Kontakten, Links und einem Plan. Unbeantwortete Fragen werden unter den Verantwortlichen aufgeteilt und an die Gruppe zurückgespielt. Nach der ersten Woche prüft die Führungskraft oder der Mentor, ob die Aufgaben klar und die Hilfe verfügbar ist.

Nach dem finalen Foto wird die Person in den Arbeitsprozess übergeben. Damit endet der Veranstaltungsteil des Welcome Day.

Wir verknüpfen einen Unterhaltungs-Score oder öffentliche Aktivität nicht mit der Bewertung von Mitarbeitenden. Eine introvertierte Person kann alle nötigen Informationen erhalten, ohne vor dem Saal aufzutreten. Metriken sollen dem Programm helfen und nicht eine zusätzliche Prüfung für Neulinge schaffen.

Kostenplan und Briefing für die Agentur

Die Kalkulation hängt von der Anzahl der Streams, der Location, der Speaker-Zusammensetzung, der Tiefe der redaktionellen Arbeit, der Gestaltung der Bereiche, der Übertragung, der Verpflegung und der Geografie ab. Um Angebote zu vergleichen, übergibt der Auftraggeber ein einheitliches Briefing und bittet darum, Pflichtleistungen, Optionen und variable Kosten zu trennen. Die Position „Organisation Welcome Day“ ohne Teamzusammensetzung und Ergebnis bietet keine Grundlage für die Auswahl.

Im Briefing halten wir fest:

• Ziel und überprüfbares Ergebnis;
• Teilnehmerzahl, Positionen, Städte und Sprachen;
• Eintrittstermine der Mitarbeitenden und eine passende Frequenz;
• Veranstaltungsort und Remote-Format;
• Pflichtthemen und Inhaltsverantwortliche;
• Liste der Führungskräfte, Mentoren und Referierenden;
• Mechaniken zum Kennenlernen und zur Fragensammlung;
• Anforderungen an Barrierefreiheit und Arbeitsschutz;
• Regeln für Foto, Video und Aufzeichnung;
• Registrierungsdaten und Zugänge;
• Materialien nach der Veranstaltung;
• Technisches Backup und Reporting.

In der Kalkulation weisen wir Konzept, Szenario, Redaktion der Auftritte und Design der Materialien separat aus. Den Produktionsblock unterteilen wir in Location, Ausstattung, Übertragung, Personal, Verpflegung, Logistik und Bericht. Für variable Positionen legen wir eine Berechnungseinheit fest, damit der Auftraggeber die Auswirkungen eines neuen Streams, der Anbindung einer Stadt oder einer zusätzlichen Zone sieht.

Wenn der Welcome Day eine große Zahl neuer Mitarbeitender aus verschiedenen Teams zusammenbringen soll, können wir bei Aventura Inhalte, Kennenlernen und Produktion in einem Projekt bündeln. Запросите смету через форму, um Zielgruppe, Termine, Location und Teilnahmeformat zu besprechen.

Quellen

• Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation, Artikel 214: Pflichten des Arbeitgebers im Bereich Arbeitsschutz
• 152-FZ, Artikel 5: Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten
• Zivilgesetzbuch der Russischen Föderation, Artikel 152.1: Schutz des Bildnisses eines Bürgers
• CIPD: Induction
• Gallup: Why the Onboarding Experience Is Key for Retention
• Atlassian: Aufgabenliste für das Onboarding von Mitarbeitenden
• W3C: Accessibility of Remote Meetings
• W3C: Making Audio and Video Media Accessible