Comment organiser un petit-déjeuner de presse d'entreprise en 2026

Guide pratique pour le petit-déjeuner de presse de l'entreprise : choix du thème et des médias, brief, lieu, programme, intervenants, kit de presse et travail après la rencontre.

Si vous voulez comprendre comment organiser un petit-déjeuner de presse pour votre entreprise, ne commencez pas par le restaurant et le café, mais par la raison pour laquelle un journaliste se déplacerait le matin. Il faut un thème qui mérite d'être discuté, un accès à des intervenants compétents et des documents avec lesquels la rédaction pourra travailler après la rencontre. C'est pourquoi, chez Aventura, nous commençons le petit-déjeuner de presse par l'objectif éditorial, puis nous choisissons la table, le menu, l'éclairage et le service.

Le petit-déjeuner de presse d'entreprise est une rencontre restreinte avec des médias spécialisés. L'entreprise annonce une nouvelle ou donne un contexte significatif, répond aux questions et laisse du temps pour de brèves conversations individuelles. Le format ne promet pas de publications. Sa mission est de créer des conditions de travail pour une conversation précise et substantielle.

Si le petit-déjeuner de presse est déjà prévu, demandez un devis et discutez du format. Dans votre demande, indiquez le thème, la ville, la date prévue, la composition des intervenants et les rédactions pour lesquelles la rencontre peut être utile.

Quand un petit-déjeuner de presse est-il pertinent ?

Le petit-déjeuner de presse convient lorsque l'entreprise doit expliquer une nouvelle information à un petit groupe de journalistes spécialisés et leur donner un accès direct aux experts. Le format se justifie si les rédactions peuvent poser des questions et obtenir des preuves. Si le sujet peut être traité de manière complète par un communiqué, un seul commentaire ou une interview individuelle, un événement séparé n'ajoutera que des dépenses et des risques organisationnels.

Commencez par une seule phrase : « Après la rencontre, le journaliste pourra expliquer à son audience que... ». La suite doit contenir un fait précis, un changement, une étude, un lancement, une conclusion sectorielle ou la position de l'entreprise. La formulation « faire découvrir la marque aux médias » est trop générale. Elle ne répond pas à la question de la rédaction : pourquoi consacrer du temps au déplacement et à la conversation.

Le format fonctionne lorsque cinq conditions sont réunies :

• il existe une nouvelle information ou un sujet complexe qui nécessite un contexte ;
• l'entreprise est prête à montrer les sources des données et à répondre aux demandes de précision ;
• un dirigeant ou un expert spécialisé maîtrisant les faits est disponible ;
• les journalistes invités écrivent régulièrement sur ce sujet ;
• l'équipe pourra rapidement envoyer les réponses, documents et photographies promis.

Si le contenu principal devient la démonstration d'un atelier, d'un laboratoire ou d'un site, il vaut mieux envisager une visite de presse sur le site de production. Si la nouvelle s'adresse à un large pool de médias et nécessite une session publique formelle, il est plus utile d'organiser une grande rencontre avec les médias sous forme de conférence de presse.

Renoncer à l'événement peut aussi être une bonne décision. Nous le recommandons si l'orateur n'est pas prêt à discuter de questions complexes, si les chiffres ne sont pas encore vérifiés, si les restrictions juridiques n'ont pas été analysées ou s'il n'existe pas de position unifiée au sein de l'entreprise. Reporter la rencontre coûte moins cher que de corriger des commentaires contradictoires après publication.

Comparaison du petit-déjeuner de presse avec d'autres formats

Le petit-déjeuner de presse se distingue de la conférence de presse par sa taille et la profondeur des échanges, du briefing par sa durée et le volume de contexte, de l'interview par l'absence d'exclusivité pour une seule rédaction. La restauration reste un élément de service et ne définit pas le format. Si les principaux invités sont des clients et des partenaires, il s'agit déjà d'un petit-déjeuner d'affaires, même si un journaliste est présent à la rencontre.

L'enveloppe du format peut être similaire. Le créneau matinal, une petite salle et une table commune se retrouvent aussi lors d'événements d'affaires. La différence réside dans l'objectif, la composition des invités et les règles d'utilisation de l'information. Pour une audience de clients, nous organisons séparément un petit-déjeuner d'affaires intimiste, où l'indépendance éditoriale des médias n'est pas au centre du scénario.

Ne mélangez pas les formats pour le prestige. Si la moitié du programme est occupée par une présentation produit et que les questions des journalistes sont reléguées aux dernières minutes, l'appellation « petit-déjeuner de presse » ne change rien. La rédaction évalue l'accès à l'information, et non une plaque à l'entrée.

Comment rédiger un brief pour un petit-déjeuner de presse ?

Le brief relie l'occasion d'information, l'audience des médias, les intervenants, les preuves, les contraintes et la suite souhaitée de la conversation. Une page suffit pour la première discussion. On y consigne ce que recevra le journaliste et qui est responsable de chaque fait. Le scénario détaillé apparaîtra plus tard, lorsque le client aura confirmé que le sujet résiste aux questions et que l'équipe dispose des éléments pour y répondre.

Chez Aventura, nous commençons par un bref brief du client. Il est rempli par l'équipe relations publiques, le chef de projet et le collaborateur responsable des données côté entreprise. Le juriste et le responsable des données personnelles sont associés aux champs où figurent un embargo, des restrictions de divulgation, une inscription ou une captation.

Exemple de brief

Après avoir rempli le brief, organisez une courte réunion avec le client interne. Lisez le brief comme un journaliste : où est l'affirmation, où est la preuve, où est la formule publicitaire, et où la réponse honnête manque encore. Supprimez les belles paroles. Envoyez les chiffres non vérifiés au propriétaire des données.

Ensuite, élaborez le cahier des charges dans l'ordre :

1. Fixez un seul sujet et le résultat éditorial.
2. Désignez le responsable du projet côté entreprise.
3. Dressez une liste préliminaire des rédactions concernées par le sujet.
4. Sélectionnez les intervenants en fonction des questions probables.
5. Rassemblez les faits, les documents et les limites de divulgation.
6. Choisissez le format de la partie commune et des échanges individuels.
7. C'est seulement ensuite que vous calculerez le lieu, le service, la technique et la captation.

Cet ordre protège le budget. Si l'on réserve d'abord le restaurant, puis que l'on découvre que l'intervenant n'est disponible qu'en ligne ou que les données ne peuvent pas être divulguées, l'équipe devra réorganiser une enveloppe déjà achetée.

Vous souhaitez réunir le sujet, la liste des médias, le programme, le lieu et le service dans un seul cahier des charges ? Laissez une demande de devis. Nous analyserons les données de départ et vous montrerons quelles décisions sont nécessaires avant la réservation.

Cartographie des rédactions et invitation

Invitez les journalistes en fonction de l'adéquation au sujet, et non de la notoriété du média ou de la taille de l'ancienne base de contacts. Pour chaque rédaction, il faut comprendre son profil, ses récents articles, la question possible et l'intervenant adéquat. L'invitation annonce la nouvelle, les conditions de participation et l'intérêt rédactionnel, sans promesses publicitaires ni pression. Cette sélection est préférable à un envoi massif à d'anciens contacts.

Pour chaque rédaction, indiquez le profil du sujet, l'intérêt potentiel, l'intervenant adéquat, les documents disponibles et le prochain contact. Cela aide à voir qu'une même rencontre apporte une valeur différente à un média économique, à un média sectoriel, à une rédaction locale et à un auteur professionnel.

Ne mettez pas dans la liste de médias tous ceux qui ont déjà communiqué avec l'entreprise. Vérifiez si la personne écrit actuellement sur le sujet, si elle travaille dans la même rédaction et si le format correspond à ses articles. Un message adressé « au rédacteur en chef en général » se perd souvent, car il n'explique pas pourquoi la lettre est arrivée à ce destinataire précis.

L'invitation doit contenir :

• un sujet précis sans superlatifs publicitaires ;
• les intervenants et une brève explication de leur compétence ;
• la date, l'heure de début et de fin, l'adresse et les règles d'accès ;
• le format de la discussion et les conditions d'embargo convenues à l'avance, le cas échéant ;
• les documents ou l'accès que recevra la rédaction ;
• le délai de confirmation de participation et un contact professionnel ;
• le moyen de signaler les besoins d'accessibilité et de restauration.

Le premier courriel doit tenir sur un seul écran sans long historique de l'entreprise. Placez les détails sur la page d'inscription ou dans une courte fiche d'information. L'objet du courriel doit aider le rédacteur à évaluer le contenu : « Invitation presse : résultats d'une étude de marché et échange avec les auteurs » est plus clair que « Petit-déjeuner privé d'une marque ».

L'inscription se fait en deux étapes. D'abord, le participant envoie une demande, puis l'équipe confirme la place en tenant compte de la capacité et du profil de la rencontre. Dans le courriel de confirmation, fournissez un fichier calendrier, un plan d'accès, un contact le jour de l'événement et l'heure de rendez-vous. S'il n'y a plus de places, informez honnêtement de la liste d'attente sans promettre une participation.

Nous avons détaillé la mécanique du formulaire, des statuts de la demande et de l'inscription à l'entrée dans l'article sur l'inscription des participants à un événement. Pour un petit-déjeuner de presse, on ajoute la vérification de la rédaction et du rôle de l'invité, mais le principe de collecte minimale des données reste.

Comment choisir le lieu et le menu ?

Le lieu doit garantir l'audibilité, la confidentialité, un accès facile, un parcours accessible, une surface de travail et un endroit calme pour les interviews. Le menu est subordonné au programme : le service, le débarrassage et la machine à café ne doivent pas coïncider avec une déclaration clé ou une question complexe. La décision est prise après une visite matinale du lieu, lorsque le bruit réel, le flux des invités et le travail du service sont visibles.

Venez visiter le même jour de la semaine et à la même heure que ceux prévus pour la rencontre. Un restaurant le matin sonne différemment d'une salle vide l'après-midi. Vérifiez les tables voisines, la musique, la vaisselle, la machine à café, la ventilation, le flux d'entrée et le parcours de service des serveurs.

Nous parcourons le trajet de l'invité depuis la rue jusqu'à sa place à table. Sur le parcours, nous vérifions l'entrée, le vestiaire, l'ascenseur, les toilettes, la signalétique et le point de rencontre. Le journaliste ne doit pas appeler l'organisateur depuis l'entrée voisine ni chercher un étage fermé cinq minutes avant le début.

Pour travailler dans la salle, il faut :

• un placement où les participants se voient et s'entendent ;
• un espace pour un ordinateur portable, un téléphone, un bloc-notes et de l'eau ;
• des prises ou des points de recharge sécurisés ;
• un microphone si l'acoustique ne permet pas d'enregistrer une parole claire ;
• un éclairage uniforme sur les visages des intervenants et un écran lisible ;
• un angle dégagé pour le photographe sans passage entre la table et l'intervenant ;
• un coin calme séparé pour les interviews courtes ;
• un parcours accessible et la possibilité de signaler à l'avance des besoins individuels.

Nous ne plaçons pas toute l'équipe de l'entreprise en une seule ligne face aux médias. Un tel schéma crée rapidement deux camps et nuit à la conversation. Le modérateur a besoin d'une vue d'ensemble de la table, et il est préférable de répartir les intervenants de manière à ce que le journaliste puisse s'adresser à l'expert concerné sans faire transiter la question à travers toute la salle.

Le service reçoit son propre scénario. Le café de bienvenue peut être servi avant l'ouverture officielle. Pendant les messages clés et le bloc de questions générales, une fenêtre silencieuse s'applique : les employés du lieu ne changent pas la vaisselle, ne proposent pas de plats chauds et ne passent pas devant les caméras. Il est pratique de vérifier le choix détaillé du service avec le contenu sur le format de restauration lors d'un événement. Si le lieu ne fournit pas un service adapté, calculez séparément le service traiteur pour une réunion d'affaires.

Le menu doit permettre de travailler. Évitez les plats qui nécessitent un service complexe, se coupent bruyamment ou occupent toute la table. Précisez les allergènes et les restrictions alimentaires sur une base volontaire et transmettez-les uniquement à ceux qui en ont besoin pour le service. Pour une première recherche, vous pouvez trouver un lieu pour une réunion en petit comité, mais seule une visite confirme l'acoustique, la confidentialité et le régime matinal.

Programme, rôles et minutage de travail

Le programme conduit les participants d'une entrée en douceur vers la nouvelle, les questions et les entretiens individuels. La partie commune doit être plus courte que le temps consacré aux discussions. Un producteur tient à jour la version actuelle du minutage, le modérateur gère le contenu, et le coordinateur consigne les questions et les documents promis. Pour chaque transition, un responsable et un scénario de secours sont désignés à l'avance.

Ci-dessous, un exemple de 105 minutes. Ce n'est pas une norme. Raccourcissez ou allongez les blocs selon la complexité du sujet, le nombre d'intervenants, les exigences des rédactions et la logistique du lieu.

Il n'est pas nécessaire de cumuler les rôles sans raison. L'hôte de la rencontre accueille les invités et pose le contexte, tandis que le modérateur veille au sujet, à l'ordre de passage et au temps. Le contact presse vérifie les faits et tient compte des délais des rédactions. Le coordinateur des entretiens individuels recueille les demandes des journalistes ; le technicien est responsable du micro, de l'écran et de l'enregistrement. Un autre membre de l'équipe tient le registre des questions.

Ordre de préparation du programme :

1. Inscrivez au calendrier l'heure d'arrivée de l'équipe et de la vérification technique.
2. Séparez l'enregistrement, le café de bienvenue et le début officiel.
3. Limitez le nombre d'interventions aux seuls intervenants nécessaires.
4. Prévoyez un temps distinct pour le bloc de questions générales.
5. Prévoyez de courtes interviews et la distribution des documents.
6. Associez le service des plats aux fenêtres silencieuses et de conversation.
7. Ajoutez une marge pour un retard, une défaillance de la présentation ou une nouvelle urgente à l'ordre du jour.
8. Désignez un responsable pour chaque transition.

Le plan B se prépare avant la répétition. Si l'intervenant principal est en retard, le modérateur peut commencer par le contexte et les présentations. Si la présentation ne s'ouvre pas, l'intervenant dispose d'une fiche de faits imprimée et d'une version orale de son intervention. Si une actualité majeure détourne l'attention des rédactions, l'équipe décide s'il faut reporter la rencontre, connecter les participants en ligne ou envoyer les documents sans événement.

Comment préparer les intervenants aux questions ?

L'intervenant a besoin de trois messages confirmés, d'une carte des questions probables, de limites de compétence claires et d'un ordre précis pour vérifier les faits. La répétition permet de vérifier le contenu, non le jeu d'acteur. Si la réponse exacte n'est pas disponible, l'intervenant le dit clairement et transmet la question au responsable, qui reviendra avec une information vérifiée.

Le dirigeant de l'entreprise n'est pas toujours le meilleur intervenant pour chaque question. Un responsable peut expliquer une décision et une stratégie, tandis qu'un expert métier présentera plus précisément la méthodologie d'une étude, les caractéristiques techniques ou l'impact sur un processus. La composition se choisit en fonction des questions des rédactions, et non selon la hiérarchie des postes.

Préparez une fiche pour chaque intervenant :

• le sujet principal et le rôle dans le programme global ;
• trois messages avec des faits ou des exemples ;
• les noms exacts, les fonctions, les dates, les unités de mesure et la base de comparaison ;
• les questions auxquelles l'intervenant répond lui-même ;
• les sujets qu'il transmet à un autre expert ;
• les informations qui ne peuvent pas être divulguées dans le mode choisi ;
• la formulation à utiliser lorsqu'une réponse nécessite une vérification ;
• le contact de la personne chargée des supports et des réponses après la rencontre.

N'écrivez pas de longues réponses apprises par cœur. Elles sonnent comme un communiqué de presse et empêchent de réagir à une question. Il vaut mieux donner à l'intervenant une logique courte : reconnaître la question, répondre sur le fond, apporter une confirmation et délimiter ce qui est connu.

Lors de la répétition, le modérateur pose des questions faciles et difficiles. L'équipe vérifie que les intervenants ne se contredisent pas, ne remplacent pas un fait par une appréciation et ne promettent pas des données inexistantes. Il est utile d'enregistrer un court extrait sur téléphone : on entend ainsi plus facilement les phrases surchargées et le jargon inutile.

Nous travaillons séparément les transitions : l'ouverture, la prise de parole, une question difficile, une demande de commentaire exclusif, l'arrêt d'un service et la consignation d'une réponse différée. La méthode générale de ce type de répétition est décrite dans l'article sur la répétition technique de l'événement.

La formule « sans commentaire » laisse souvent plus de questions que de clarté. Si l'entreprise ne peut pas divulguer une information, l'intervenant indique brièvement la raison dans les limites autorisées. Si les données ne sont pas disponibles, il annonce que la question est consignée et que la réponse sera transmise après vérification. Le délai précis est fixé par le responsable du fait, en tenant compte de la date limite de la rédaction.

Régime d'information, inscription et données personnelles

Il est plus sûr de tenir la partie générale avec autorisation de publication et citation directe (on the record), et de convenir de toute exception avant la divulgation d'informations. L'embargo fonctionne comme un accord préalable sur l'heure de publication. Dans le formulaire d'inscription, on ne collecte que les données nécessaires à la confirmation de la participation, au contact, à l'accès et aux exigences déclarées volontairement par l'invité.

Associated Press part du principe du mode on the record par défaut et exige que les autres conditions soient convenues à l'avance. En pratique, les modes d'information de référence (background) et de conversation sans publication (off the record) peuvent être compris différemment par les rédactions. Ne vous contentez donc pas d'un seul mot. Précisez si l'information peut être publiée, comment citer la source et quelles données sont exclues.

La formulation de travail de l'animateur peut être la suivante : « La session générale se déroule on the record. Les documents sous embargo peuvent être publiés après la date et l'heure indiquées dans la lettre. Si une réponse individuelle est proposée comme information de référence, nous convenons d'abord de la formule d'attribution exacte. »

Ne déclarez pas a posteriori que ce qui a été dit n'est pas publiable. N'envoyez pas un fichier sensible avec une petite mention en bas de l'e-mail en espérant que la rédaction ait automatiquement accepté. Si les conditions sont critiques, obtenez une confirmation explicite avant de transmettre le document.

Le mot « accréditation » dans la loi russe sur les médias est lié aux règles formelles d'organisation et à la demande de la rédaction. Pour une rencontre privée et restreinte, une « inscription des médias » ou une « confirmation de participation » suffit généralement. Si l'entreprise met en place une accréditation complète, les règles, les délais, les droits des participants et les motifs des décisions doivent être formalisés séparément.

Le formulaire d'inscription doit correspondre à l'objectif. On a généralement besoin du nom, de la rédaction, du rôle et d'un contact professionnel. Rendez les champs relatifs aux repas, à l'accessibilité ou à l'accompagnement facultatifs. Ne demandez les données de passeport que lorsque le lieu ou l'installation à accès réglementé les exige pour le passage. Dans ce cas, expliquez la finalité, les destinataires, la durée de conservation et la procédure de suppression.

La loi fédérale n° 152-FZ exige une finalité déterminée, un volume de données proportionné et une durée de conservation limitée. Depuis le 1er septembre 2025, le consentement au traitement des données personnelles, lorsqu'il est utilisé comme base juridique, est formalisé séparément des autres informations à confirmer. Ne regroupez pas la participation, le traitement des données et l'envoi de communications publicitaires dans une seule case obligatoire. La forme concrète est vérifiée par un juriste ou le responsable de la protection des données personnelles de l'entreprise.

Avant le début d'un enregistrement audio, photo ou vidéo, informez les participants de la prise de vue, des finalités et des modes d'utilisation des documents. Définissez la base juridique et la forme du consentement avec un juriste ; obtenez un consentement distinct là où il est requis. L'invité doit disposer d'un moyen clair de signaler une restriction à la prise de vue.

Que mettre dans un kit de presse ?

Un kit de presse doit réduire le travail de recherche des rédactions et le nombre de demandes répétées. Rassemblez une page HTTPS à jour ou un dossier contenant la nouvelle, une fiche de faits, les biographies des intervenants, les données sources, des photos, des légendes et un contact professionnel. Chaque fichier doit avoir un nom clair, une version et une date de mise à jour.

Contenu minimal :

1. Un paragraphe sur l'essentiel de la nouvelle.
2. Le programme et les informations organisationnelles.
3. Un communiqué de presse ou un avis aux médias.
4. Une note avec les faits clés, les périodes, les unités de mesure et les sources.
5. Les noms exacts, les fonctions et de brèves biographies des intervenants.
6. Un rapport, une étude ou une description de la méthodologie si le sujet est fondé sur des données.
7. Des photos, logos et graphiques avec légendes et conditions d'utilisation.
8. Des réponses aux questions difficiles, publiables.
9. Le contact d'une personne capable de répondre dans les délais des rédactions.
10. La date de mise à jour et le numéro de version.

N'envoyez pas plusieurs archives lourdes avec des fichiers final_final2. Il est préférable de mettre le kit principal à disposition via un lien stable unique, et de fournir dans l'e-mail une courte description et un document clé. Le PDF doit comporter une couche texte. Pour les tableaux, un fichier lisible par machine est utile ; pour les images, des légendes et un texte alternatif.

Avant la rencontre, il est possible de transmettre la logistique et des supports d'information publics. Les éléments sous embargo ne sont transmis qu'après accord sur les conditions. Après la rencontre, mettez à jour le kit avec les réponses, les photos et les versions corrigées. Pour savoir comment organiser la diffusion des photos, vidéos et transcriptions, nous détaillons tout dans l'article sur les supports après la conférence.

Travail après la réunion et évaluation du résultat

Après la réunion, l'équipe clôture chaque promesse séparément : fait, commentaire, photographie, document ou contact d'expert. Le résultat est évalué en fonction de la pertinence des participants, de l'exactitude de la couverture, de la qualité des questions et des demandes ultérieures. Le simple nombre de publications ne montre pas si les rédactions ont compris le sujet. Il est également important de vérifier quelles informations ont nécessité des précisions ou des corrections.

Pendant la réunion, le coordinateur tient un journal :

Les contacts réels et les évaluations internes ne figurent pas dans l'article public ni dans la liste de diffusion générale. Le journal de travail n'est accessible qu'à l'équipe qui en a besoin pour répondre.

Après la réunion, procédez dans l'ordre :

1. Vérifiez que le lien vers le kit presse s'ouvre et contient les versions à jour.
2. Envoyez aux participants les documents généraux promis.
3. Répondez personnellement aux questions en suspens.
4. Transmettez le dossier aux journalistes confirmés qui n'ont pas pu venir.
5. Corrigez l'erreur détectée dans toutes les versions et indiquez la mise à jour.
6. Mettez à jour la liste des médias et l'historique des contacts.
7. Effectuez un débriefing interne sur le programme, les questions, le service et le lieu.
8. Recueillez la veille sans faire pression sur les rédactions.

Ne demandez pas à valider un article déjà rédigé s'il n'y a pas eu d'accord préalable. L'entreprise peut signaler correctement une erreur factuelle et fournir une confirmation, mais l'évaluation éditoriale et les conclusions appartiennent aux médias.

AMEC distingue les résultats immédiats du travail, la perception de l'information par le public, les changements ultérieurs et la contribution à l'objectif de l'organisation. Les résultats immédiats comprennent les documents publiés, les interviews réalisées et les publications. La perception montre l'attention, la compréhension du sujet, la qualité des questions et la participation des journalistes. Les changements ultérieurs peuvent inclure de nouvelles demandes, une modification d'attitude ou de comportement, si cela est mesuré. La contribution à l'objectif de l'organisation n'est évaluée que là où la relation de cause à effet peut être justifiée.

N'utilisez pas l'équivalent publicitaire de la valeur des publications comme évaluation universelle. Regardez l'exactitude, la pertinence du média, la visibilité des messages clés, la qualité des questions, les nouveaux contacts et la nécessité de corrections. L'absence d'article immédiat ne signifie pas toujours un échec : la rédaction a pu obtenir du contexte pour un futur article ou conserver l'expert comme source.

Budget et check-list finale

On compare le budget d'un petit-déjeuner de presse à volume de travail égal, et non uniquement sur le montant final. Comptez séparément la préparation du contenu, le lieu, la restauration, la technique, l'inscription, la captation et le travail après la rencontre. La vérification finale doit confirmer la préparation de la nouvelle, des intervenants, du parcours des invités et des responsables des réponses.

Demandez aux prestataires un devis basé sur un seul brief. Sinon, une proposition inclura la technique et le personnel, une autre ne montrera que la location, et une troisième laissera le post-traitement hors du montant. La ventilation permet de voir quel bloc change en cas de réduction de l'effectif, de choix d'un autre lieu ou de renoncement à l'enregistrement vidéo.

Ce qu'il faut prévoir dans le budget

Ne prévoyez pas un nombre non confirmé de publications comme résultat que l'organisateur doit garantir. Le prestataire gère la production de la rencontre, tandis que l'équipe PR gère la qualité du sujet, des relations et des supports. La décision de publication appartient à la rédaction.

Check-list plusieurs semaines avant la rencontre

• le sujet est formulé en une phrase ;
• les faits, sources et formulations autorisées sont confirmés ;
• le format et la composition des rédactions sont choisis ;
• les intervenants et les responsables des réponses complexes sont désignés ;
• le régime d'information, l'enregistrement et la captation sont validés ;
• le lieu a été visité le matin ;
• le budget est établi selon un volume de travail unique.

Check-list une semaine avant

• les invitations ont été envoyées aux contacts pertinents ;
• les inscriptions sont vérifiées, les participants ont reçu une confirmation ;
• le programme et le plan de salle sont établis ;
• le press-kit est téléchargé et ouvert depuis un appareil externe ;
• les intervenants ont fait une répétition ;
• le personnel de service connaît les créneaux sans interruption ;
• le plan B est confirmé par les décideurs.

Check-list la veille et le jour de la rencontre

• les noms et fonctions sont vérifiés dans tous les supports ;
• la liste d'accès est transmise dans la composition minimale nécessaire ;
• le parcours, l'ascenseur, la signalétique et l'entrée accessible sont vérifiés ;
• les microphones, l'écran, l'éclairage, l'enregistrement et internet fonctionnent ;
• le modérateur connaît le régime d'information et l'ordre des questions ;
• le coordinateur a ouvert le journal des demandes ;
• le service est interrompu pendant les messages clés ;
• le contact presse est prêt à corriger le fichier et à mettre à jour la version.

Check-list après la rencontre

• les supports promis ont été envoyés ;
• les questions en suspens ont reçu des responsables et des statuts ;
• les rédactions intéressées absentes ont reçu le dossier ;
• les erreurs ont été corrigées dans toutes les versions ;
• la veille vérifie les faits et les messages clés ;
• la liste des médias et l'historique des contacts sont mis à jour ;
• l'équipe a fait un débriefing du lieu, du programme et du service.

Le petit-déjeuner de presse d'une entreprise peut s'organiser comme un seul parcours de travail : sujet, rédactions, intervenants, lieu, service, supports et travail après la rencontre réunis dans un même plan. Chez Aventura, nous pouvons préparer la rencontre et coordonner le travail de tous les prestataires selon un timing unique. Demandez un devis pour un petit-déjeuner de presse.

Sources

• American Library Association: Media Relations Handbook
• Associated Press: Telling the Story
• Loi de la Fédération de Russie sur les médias, article 48 : accréditation
• Loi fédérale n° 152-FZ, article 5 : principes du traitement des données personnelles
• Loi fédérale n° 152-FZ, article 9 : consentement au traitement des données personnelles
• W3C WAI: Making Events Accessible
• AMEC: Integrated Evaluation Framework - Planning
• AMEC: Taxonomy of Evaluation
• AMEC: Barcelona Principles 4.0