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Organisation de forums et de séminaires

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Points forts
  • Le nombre et le format des pauses-café, déjeuners, événements en soirée, solutions d'enregistrement et de navigation, transferts et hébergement des délégations – autant de postes budgétaires distincts qui déterminent le coût final.
  • Nous établissons le plan de l'événement, rédigeons le scénario et imaginons le concept créatif.
  • Nous engageons des animateurs, commandons le catering, équipons les zones de détente pour les invités.
Points forts
  • Le nombre et le format des pauses-café, déjeuners, événements en soirée, solutions d'enregistrement et de navigation, transferts et hébergement des délégations – autant de postes budgétaires distincts qui déterminent le coût final.
  • Nous établissons le plan de l'événement, rédigeons le scénario et imaginons le concept créatif.
  • Nous engageons des animateurs, commandons le catering, équipons les zones de détente pour les invités.

Organiser des forums d'affaires et professionnels à Moscou, c'est travailler sur un événement commercial complexe où il faut combiner en une seule journée des séances plénières, des sessions parallèles, des tables rondes, des zones partenaires et un networking vivant entre participants. Nous prenons en charge l'organisation de forums clés en main : de l'élaboration du programme et du scénario à la sélection du lieu, de l'équipement, de l'inscription, de la diffusion, du traiteur et de la logistique pour les intervenants et les invités.

L'équipe d'Aventura travaille avec des forums de tailles diverses — des événements intimistes de 100 à 200 participants aux grandes manifestations accueillant des centaines et des milliers d'invités, y compris des projets internationaux. Pour les entreprises privées, les associations professionnelles et les structures étatiques, nous concevons des forums de manière à ce que chaque séance plénière, table ronde et session contribue à un résultat concret : transactions, partenariats, initiatives et notoriété de la marque.

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La conférence Code/R

Conférence annuelle pour les professionnels de l'informatique de "Raiffeisenbank" à "Expocenter". Notre équipe a pris en charge l'organisation complète de l'événement : depuis le développement du concept de branding du lieu jusqu'à la tenue du dîner de gala.
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Forum kazakh

Du 5 au 7 novembre 2019, l'équipe de l'agence événementielle "Aventura" a participé à l'organisation d'un événement d'une grande importance pour toute la Russie - le XVIe forum de coopération interrégionale entre la Russie et le Kazakhstan...
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Journée familiale pour Gazprom Neft

Nous avons mis en œuvre un programme annuel de soutien aux employés et à leurs familles. Notre approche globale a combiné un mode de vie sain, des activités pour enfants et des ateliers écologiques. Une loterie finale avec des prix attractifs a rassemblé tous les participants et a renforcé les valeurs de la marque.
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Événement sportif pour Rostelecom

Nous avions pour objectif de créer un événement qui deviendrait un moment fort de la vie d'entreprise de Rostelecom et renforcerait la fidélité des employés. Nous avons développé une olympiade d'entreprise dynamique où chaque participant a eu l'opportunité de se mettre en valeur et de ressentir le soutien de ses collègues.
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La journée client de la société "Econiva"

Événement combiné pour les clients : une partie officielle au centre des concessionnaires avec une présentation d'équipements, suivie d'une partie informelle au restaurant "Riga-Moscou" avec un spectacle culinaire et du karaoké.
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Stand Gazprom Neft à l'exposition Agro-Omsk

Nous avons conçu le stand "Gazpromneft-Ventes régionales" pour l'événement et avons décoré l'espace avec des bannières arborant le logo de l'entreprise. Nous avons également organisé le service traiteur pour les invités du pavillon, des activités BTL avec des hôtesses et des articles promotionnels de la marque.
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Le 20e anniversaire du groupe Agro Expert et la Journée des champs

Organisation du "Jour du champ" jubilaire pour la société "Agroexpert group". L'événement coïncidait avec le 20e anniversaire de l'entreprise, c'est pourquoi nous avons combiné le programme d'affaires avec la célébration. Les invités ont pu profiter : d'une zone d'accueil, d'une partie officielle avec remise de prix et un atelier pratique unique dans les champs en clôture.
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Le rassemblement touristique de Gazpromneft

Nous avons organisé des événements pour plus de 80 personnes pour les employés de Gazpromneft Catalytic Systems. Le programme comprenait des compétitions sur un parcours d'obstacles touristique, des activités sportives d'orientation et bien plus encore.
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La Journée du chimiste

Nous avons organisé la fête annuelle sur la place principale de la ville de Volkhov, à l'occasion du 20e anniversaire de l'entreprise "PhosAgro". La fête, à grande échelle, s'est déroulée sur 2 scènes. La soirée s'est terminée par une performance des têtes d'affiche Igor Kornelyuk et Niletto.
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Conférence intersectorielle "PRO Bitum"

Organisation de la plus grande conférence sectorielle consacrée à la production et à l'utilisation de matériaux bitumineux dans la construction routière en Russie. L'événement-2018 a réuni plus de 450 acteurs clés du marché : des représentants des organes fédéraux, des principales entreprises de construction et de conception, ainsi que des fabricants de bitume et de polymères bitumineux. Nous avons créé une plateforme pour un dialogue direct entre les régulateurs et les entreprises, définissant ainsi les orientations du développement du secteur.
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Какие форумы мы организуем

Pourquoi confier l'organisation du forum à nous

Мероприятия собирают компании, ассоциации, регуляторов и экспертов конкретного сегмента: промышленность, агро, IT, финансы и другие отрасли. En savoir plus Quels forums organisons-nous Forums d'affaires sectoriels et congrès Ces rassemblements réunissent entreprises, associations, régulateurs et experts d'un segment spécifique : industrie, agro, IT, finance et autres secteurs.

Forums d'affaires et congrès sectoriels

Ces événements rassemblent des entreprises, des associations, des régulateurs et des experts d'un segment spécifique : industrie, agro, IT, finance et autres secteurs. Ces rendez-vous d'affaires permettent de discuter des changements du marché et de la loi, de présenter des cas et des projets, et d'établir un dialogue entre les entreprises et l'État.

Инвестиционные и экономические форумы

Le forum d'entreprise est un événement professionnel interne pour les employés, partenaires et clients clés. Dans le programme de tels événements, nous combinons des séances plénières avec des discours de la direction, des sections thématiques pour les départements, des sessions stratégiques et des formats pour impliquer les participants dans les changements.

Forums d'investissement et économiques

Ils réunissent les professionnels des RH, de la formation et du développement, de la culture d'entreprise et de la communication interne. L'accent est mis sur les cas pratiques, les sessions de tendances, les tables rondes avec des directeurs RH et les sections consacrées à des outils et programmes spécifiques de développement des employés.

Quels forums organisons-nous

Forums éducatifs et RH

Avant tout, le forum est une plateforme de dialogue. Il rassemble des représentants du monde des affaires, de l'État et de la communauté d'experts pour discuter des tendances et des solutions sectorielles. Cela est pertinent pour les entreprises russes et internationales, les associations et les administrations régionales qui souhaitent donner le ton des discussions et participer à l'élaboration d'initiatives.

Élaboration de l'agenda sectoriel

Le forum est un outil essentiel pour les affaires. À travers des sessions plénières, des tables rondes, des séminaires et du networking informel, les participants trouvent des clients, des sous-traitants, des investisseurs et des partenaires technologiques. Cet objectif est particulièrement important pour les startups, les promoteurs, les fonds d'investissement et les entreprises qui construisent un écosystème autour de leurs produits et services.

Élargissement et renforcement des liens

Le statut de participation au forum — organisateur, partenaire, sponsor ou intervenant — renforce le positionnement de l'entreprise en tant qu'expert et acteur fiable du marché. Ce résultat est important pour les marques qui développent leur direction RP, pénètrent de nouveaux marchés ou établissent des relations à long terme avec la communauté professionnelle et les médias.

Promotion de la marque et de la réputation

Le forum permet de comparer les approches des entreprises, de voir des exemples concrets, de discuter des erreurs et des solutions dans un format vivant de questions-réponses. Les écoles de commerce, les centres de formation, les départements RH et les leaders fonctionnels, responsables du développement des équipes et de la mise en œuvre de nouvelles pratiques, bénéficient particulièrement de cet aspect.

Quels problèmes la tenue de forums permet-elle de résoudre

Échange d'expériences et formation

Nous formulons les objectifs du forum, définissons les axes clés, élaborons le programme : séance plénière, tables rondes, sections, projets spéciaux des partenaires. Nous développons un scénario pour les intervenants et modérateurs, en tenant compte du timing, des changements de formats et des points d'attention maximale du public.

Élaboration du concept et de la structure

Nous sélectionnons un lieu adapté au format et à l'ampleur du forum, concevons les plans des salles et les flux de participants. Nous organisons l'équipement : scène, son, lumière, écrans, systèmes de traduction simultanée, enregistrement et diffusion en ligne, pour que les participants puissent se connecter aussi bien en présentiel qu'à distance.

Sélection du site et équipement technique

Nous mettons en place l'inscription : landing page ou formulaire, newsletters, espaces personnels, passes QR, tenue du stand d'inscription sur place. Nous prenons en charge la logistique : transferts des intervenants et délégations, navigation sur le site et accompagnement des participants.

Inscription, logistique et service

Nous aidons à intégrer les partenaires et sponsors dans le programme du forum : interventions, tables rondes, stands, espaces dédiés, activités de branding. Nous organisons le catering en fonction du programme : pauses-café, déjeuners, cocktails, zones de convivialité — en tenant compte de l'emploi du temps des sessions et des itinéraires des participants.
Photos et vidéos

Ce qui est inclus dans l'organisation clé en main d'un forum

Travail avec les partenaires, sponsors et traiteur

Avec vous, nous définissons les objectifs du forum, les thèmes clés, les publics cibles, le résultat attendu pour l'entreprise, le secteur ou le territoire. Sur cette base, nous élaborons le concept : format de la séance plénière, ensemble des sections, types de tables rondes, format de participation des partenaires et sponsors.

Définition des objectifs et élaboration du concept

Nous développons le programme du forum : grille des sessions par salles et par jours, rôles des modérateurs et intervenants, créneaux pour le networking et les projets spéciaux. Nous préparons le scénario de l'événement, définissons le timing, les transitions entre les blocs, les exigences pour les présentations et les discours.

Conception du programme et de la structure de l'événement

Nous louons un lieu à Moscou adapté à l'ampleur et au format du forum, convenons des conditions techniques et du zonage. Nous planifions le fonctionnement des zones d'inscription, de la salle plénière, des sections, du catering, des stands partenaires et des espaces de négociation, afin que les participants puissent se déplacer facilement entre les sessions.

Sélection du site et préparation de l'infrastructure

Nous mettons en place des solutions IT pour l'inscription et les communications avec les participants, organisons les processus aux stands d'inscription et dans les zones d'aide. Parallèlement, nous convenons des packages pour les partenaires et sponsors, de l'intégration de leurs activités dans le programme, ainsi que de la logistique des intervenants et délégations.

Organisation de l'inscription, de la logistique et du bloc partenaires

Le jour de l'événement, notre équipe coordonne tous les processus : gestion des salles, intervenants et modérateurs, inscription des participants, catering, support technique, diffusions et services. Cela permet de respecter le timing et de maintenir un niveau de service confortable pour tous les participants du forum.

Tenue du forum et accompagnement

Après le forum, nous vous remettons des photos et vidéos, un rapport sur le programme et, si nécessaire, les données des participants et les enquêtes de satisfaction. Cela aide à évaluer le résultat de notre événement et à l'utiliser comme base pour les futurs rendez-vous d'affaires.

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Étapes d'organisation d'un forum d'affaires

Bilan et post-accompagnement

Nous organisons des forums d'affaires et de grandes conférences avec plusieurs salles, des sessions parallèles et un programme dense, où il est important de synchroniser le travail des intervenants, modérateurs, participants et partenaires. Cela nous permet d'identifier à l'avance les goulets d'étranglement dans la logistique, les horaires et le service, et de les résoudre dès la phase de préparation.

Expérience d'événements complexes

Lors de la préparation d'un forum, nous partons de vos objectifs : lancement d'une initiative, élaboration de l'ordre du jour, recherche de partenaires, travail avec la communauté. Nous structurons le programme de manière à ce que chaque piste et format — de la séance plénière à la table ronde — apporte un résultat concret.

Une équipe solide

L'équipe d'« Aventura » comprend des producteurs d'événements d'affaires, des réalisateurs, des coordinateurs et des techniciens expérimentés dans l'organisation de forums. Nous savons constituer des comités de programme, orchestrer le travail des intervenants et des modérateurs, et maintenir un haut niveau de service sur place.

Processus transparent et responsabilité

Nous fixons les délais et le budget au début du projet et mettons régulièrement à jour les statuts des tâches. Le jour du forum, nous assurons sa coordination globale, afin que vous puissiez vous concentrer sur le contenu de l'événement et les échanges.

Lettres de remerciement

Depuis 2006, nous avons organisé plus de 1000 événements dans toute la Russie
MegaFon
Directeur du SF OJSC "MegaFon Retail" M.I. Sakhnov
Pulkovo
Responsable du recrutement et du développement de la marque employeur Y.V. Romantchev
Gazprom Neft Refinery
Président du Comité syndical N.I. Donskih

De quoi dépend le coût d'organisation d'un forum

Échelle et format

Laisser une demande Laissez une demande et nous vous rappellerons dans les plus brefs délais. Nous organiserons un événement unique pour vous, il ne reste plus qu'à préciser les détails.

Exigences relatives au lieu et à l'équipement

Le coût dépend du nombre de participants, de jours et de salles, du format du programme : séances plénières ou forum multipiste complet avec sections et activités partenaires.

Composition du programme et bloc partenaires

Le budget dépend du niveau du lieu, de son infrastructure, de la nécessité d'espaces supplémentaires et du volume d'équipement technique : scène, éclairage, son, écrans, traduction, enregistrement et diffusions en ligne.

Traiteur, inscription et logistique des participants

Plus la structure du programme est complexe, plus les coûts de préparation sont élevés : travail avec les intervenants et modérateurs, élaboration des sections, panels, projets spéciaux des partenaires et sponsors.



Nos principes
Honnêteté
Fixons le budget et les conditions au départ. Vous comprenez à l'avance ce pour quoi vous payez - sans frais cachés ni mauvaises surprises pendant la préparation.
L'innovation
Nous proposons des formats modernes et des solutions créatives : des programmes interactifs aux événements en ligne et hybrides utilisant les technologies actuelles et les effets visuels.
Le soin minutieux.
Nous réfléchissons à chaque détail de l'événement d'entreprise : timing, scénario, équipement technique et travail des entrepreneurs. Cela permet d'éviter les chevauchements et de mener l'événement à un niveau élevé.
Performance
Respectons les délais et les accords. Nous prenons la responsabilité de la réalisation du projet et menons chaque tâche à bien.
Expertise
Plus de 15 ans dans l'industrie de l'événementiel : nous savons quelles solutions fonctionnent et adaptons le format de l'événement aux objectifs commerciaux, au public cible et au budget.
FAQ

Est-il possible de créer un forum clé en main à Moscou?

Oui, parlez-nous des objectifs que doit poursuivre l'événement et nous créerons un événement unique pour votre entreprise.

Combien de jours dure l'organisation du forum?

Tout dépend de l'envergure et des objectifs de l'événement commercial. Les événements professionnels nécessitent une préparation spéciale, il peut donc être nécessaire plusieurs mois pour les organiser.

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