Organisation eines Forums an zwei Standorten im Jahr 2026

Ein Forum an zwei physischen Standorten erfordert ein einziges Programm, eine gemeinsame Akkreditierung, gesteuerte Transfers und einen zentralen Stab. Wir analysieren, wie man Zeitplan, Teilnehmerrouten und Teamarbeit miteinander verbindet.

Die Organisation eines Forums an zwei Standorten wird zwischen den Sitzungen komplizierter. Eine Gruppe muss das Gebäude verlassen, in ein Transportmittel einsteigen, die Kontrolle am zweiten Objekt passieren und rechtzeitig den Saal erreichen. Wenn Programm, Transport und Zugang getrennt verwaltet werden, verschiebt eine Verzögerung den Zeitplan in beiden Gebäuden.

Wir bei Aventura fassen zwei Standorte in einen operativen Plan zusammen: gemeinsame Geschäftsaufgabe, Master-Timing, Teilnehmerregister und Stab. Wenn Sie bereits zwei Objekte in Betracht ziehen, senden Sie uns die Adressen, Zielgruppen und den Programmentwurf. Wir prüfen die Teilnehmerroute und bereiten Fragen für die Kalkulation vor.

Wann braucht ein Forum zwei Veranstaltungsorte?

Ein zweiter Veranstaltungsort ist gerechtfertigt, wenn er die Einschränkung des ersten aufhebt: den benötigten Raumtyp bietet, unvereinbare Besucherströme trennt oder selbst zu einem eigenständigen Teil des Inhalts wird. Wenn die zweite Adresse nur für mehr Größe sorgt, aber den Großteil der Gäste ständig zwischen den Gebäuden pendeln lässt, sollte zunächst das Programm überarbeitet und die Variante mit einem Veranstaltungsort geprüft werden.

Die Organisation eines Forums an zwei Veranstaltungsorten beginnt mit dem Grund. Wir suchen kein zweites Gebäude, solange wir nicht verstehen, welche Aufgabe sich durch die Zonierung des ersten Objekts nicht sinnvoll lösen lässt.

Die Arbeitsgrundlagen gehören in der Regel zu einer von fünf Gruppen:

• Kapazität und Besucherströme. Ein Gebäude verkraftet die gleichzeitige Belastung zusammen mit Foyer, Registrierung, Verpflegung, Servicebereichen und sicheren Wegen nicht.
• Unvereinbare Formate. Plenarsitzung, Ausstellung, vertrauliche Verhandlungen oder praktische Demonstration erfordern unterschiedliche Bedingungen.
• Unterschiedliche Zugangsmodi. Das umfangreiche Business-Programm, der protokollarische Teil, die Presse und geschlossene Meetings passen nicht in einen einzigen überschaubaren Bereich.
• Der Inhalt ist an das Objekt gebunden. Produktion, Labor, Campus oder Ausstellungsfläche bieten ein Erlebnis, das sich nicht in einen gewöhnlichen Saal übertragen lässt.
• Belastbarkeit des Projekts. Das zweite Objekt wird als eigenständiger Arbeitsbereich benötigt, nicht als dekorative Erweiterung des ersten.

Wir vergleichen die Varianten „ein Veranstaltungsort“ und „zwei Veranstaltungsorte“ nach denselben Kriterien. Eine solche Tabelle ist nützlicher als eine allgemeine Debatte über das Prestige von Adressen.

Die britische Arbeitsschutzbehörde (HSE) empfiehlt, interne Besucherströme zu steuern, keine Engpässe zu schaffen und einen zentralen Kontrollpunkt zu unterhalten. Deshalb prüfen wir vor dem zweiten Vertrag zunächst, ob sich die Aufgabe innerhalb eines Objekts lösen lässt.

Wenn zwei Veranstaltungsorte nötig sind, ist es sinnvoll, sofort ein spezielles technisches Lastenheft für ein Unternehmensforum zu erstellen. Für ein Projekt, das einen vollständigen Programm- und Produktionsrahmen erfordert, verbinden wir diese Arbeit außerdem mit der Organisation von Foren und Seminaren.

Vier Programmmodelle an zwei Veranstaltungsorten

Am stabilsten funktionieren Modelle, bei denen die Teilnehmenden den Großteil des Tages an einem Ort verbringen. Das Programm lässt sich nach Funktionen, Zielgruppen, Zeitfenstern oder im Voraus gewählten Routen aufteilen. Gemeinsame Blöcke wahren die Einheit des Forums, doch verpflichtende Ortswechsel bleiben selten und finden zwischen den großen Programmteilen statt.

Zwei Veranstaltungsorte dürfen nicht als benachbarte Räume geplant werden, zwischen denen man in einer Minute wechseln kann. Wir stellen zwei vollwertige Programme zusammen und legen im Voraus fest, wo sie sich verbinden.

Modell „Anker und Satellit“

Am Hauptort finden die Eröffnung, das Plenarprogramm und gemeinsame Ankündigungen statt. Der zweite Ort übernimmt einen eigenständigen Track, eine Ausstellung, Demonstrationen, geschlossene Meetings oder einen praktischen Teil. Gäste können den Großteil des Tages an einem Ort verbringen und nur einmal wechseln, wenn ihre Route dies vorsieht.

Aufteilung nach Zielgruppen

Die Veranstaltungsorte erhalten unterschiedliche feste Gruppen: zum Beispiel Führungskräfte und Expertinnen und Experten, Partner und das interne Team, ein offenes und ein geschlossenes Programm. Jede Gruppe hat ihren eigenen Kern des Tages. Den gemeinsamen Sinn tragen einheitliche Botschaften, eine gemeinsame Eröffnung, abschließende Materialien oder ein abgestimmter Abschluss.

Kohortenwellen

Gruppen wechseln die Veranstaltungsorte nach im Voraus festgelegten Zeitfenstern. Dieser Ansatz eignet sich, wenn beide Teile verpflichtend sind, ein gleichzeitiger Massenwechsel aber zu Überlastung führt. Jede Kohorte erhält ihre eigene Farbe, Abgangszeit, Einstiegspunkt und ein empfangendes Team.

Wahl der Route

Die Teilnehmenden wählen im Voraus einen Track und erhalten einen persönlichen Zeitplan. Freie Wahl bleibt nur dort erhalten, wo sie Kapazität, Verpflegung, Transport und Zugangsregelung nicht beeinflusst. Wenn Gäste ihre Route am Tag des Forums ändern, muss das System anzeigen, ob noch Platz ist und wie sie zum nächsten Block gelangen.

Wir verwenden einheitliche Sitzungsnamen, eine Version der Zeitangaben und gemeinsame Regeln für Änderungen. Bei großen Business-Programmen gehört diese Logik zur Organisation von Konferenzen. Den Unterschied zwischen zwei physischen Veranstaltungsorten und einem Präsenz-Online-Modell können Sie zusätzlich im Artikel „Hybride Konferenz für Filialen“ prüfen.

Wie erstellt man einen Master-Timing-Plan?

Ein Master-Timing-Plan verbindet das öffentliche Programm mit der Route der Teilnehmer, dem Transport, dem Einlass, der technischen Bereitschaft und den Entscheidungen des Stabs. Beide lokalen Zeitpläne werden aus einem Master-Timing-Plan erstellt. Ein Umzug endet erst dann, wenn der Teilnehmer die Kontrolle passiert hat, den richtigen Saal erreicht hat und bereit ist, das Programm ohne zusätzliche Suche nach dem Eingang fortzusetzen.

Wir erstellen den Timing-Plan in Schichten. Wenn nur der Beginn und das Ende der Sessions festgehalten werden, gehen im Dokument die Prozesse verloren, die am häufigsten Verzögerungen zwischen den Veranstaltungsorten übertragen.

1. Teilnehmerprogramm. Sessions, gemeinsame Blöcke, parallele Tracks, Verpflegung und Finale.
2. Routen. Verlassen des Saals, Weg zum Einstieg, Warten, Fahrt, Ausstieg, Kontrolle und Einlass.
3. Operationen. Registrierung, Garderobe, Navigation, Reinigung, Verpflegung und Arbeit der Hilfspunkte.
4. Produktion. Soundchecks, Laden von Materialien, Bereitschaft der Bühnen und technische Umschaltungen.
5. Management. Kontrollverbindungen der Stäbe, späteste Entscheidungszeit und Versand von Nachrichten an die Teilnehmer.

Jeder Block erhält einen operativen Status:

• fixiert – die Zeit kann aufgrund von Zugang, externem Referenten, Sicherheit oder gemeinsamer Einbindung nicht geändert werden;
• flexibel – der Block kann in einem vereinbarten Fenster beginnen;
• mit Kurzversion – das Team hat vorab eine verkürzte Variante vorbereitet;
• Ersatz – der Block ersetzt einen abgesagten oder verzögerten Teil des Programms.

Wir setzen den Puffer dort, wo eine Verzögerung auf ein anderes Objekt übergehen kann: nach der allgemeinen Registrierung, vor dem Massenausgang, nach dem Transfer, vor dem gemeinsamen Finale und vor dem Auftritt eines Referenten, der den Veranstaltungsort wechselt. Die Größe des Puffers bestimmt das Team nach einem Testdurchlauf. Eine universelle Zahl ohne Route, Einlassmodus und Verkehrslage wäre reine Fantasie.

Im öffentlichen Zeitplan braucht der Gast den Namen des Blocks, den Veranstaltungsort, den Saal, die Zeit und die Route. Die operative Version enthält zusätzlich die Öffnung der Türen, den Beginn der Gruppensammlung, das Ende des Einstiegs, die letzte zulässige Fahrt und den Kontrollpunkt der Entscheidung.

Vor der Genehmigung des Rasters prüfen wir den Konflikt jedes Publikums: Kann eine Person einen Pflichtblock am ersten Veranstaltungsort beenden und physisch zum nächsten gelangen? Wenn nicht, ändern wir zuerst das Programm. Ein zusätzlicher Bus behebt nicht zwei Sessions, die ohne reales Übergangsfenster angesetzt wurden.

Wenn Programm und Logistik bereits von verschiedenen Teams besprochen werden, fordern Sie ein gemeinsames Schema und einen vorläufigen Kostenvoranschlag an. Wir führen Timing, Routen, Rollen und Kontrollpunkte in einem Arbeitskreislauf zusammen.

Wie berechnet man den Transfer zwischen den Veranstaltungsorten?

Den Transfer berechnen wir anhand des gesamten Weges und der Spitzenbelastung. Zuerst berücksichtigen wir den Ausgang aus dem Saal, den Weg zum Einstiegspunkt und die Wartezeit. Dann addieren wir die Fahrt, die erneute Kontrolle und den Weg zur nächsten Session. Die Beförderungskapazität gleichen wir mit der stärksten Teilnehmerwelle ab. So erhalten wir ein realistisches Zeitfenster für das Programm.

Zuerst erstellen wir eine Nachfragekarte nach Zeitintervallen. Für jedes Fenster brauchen wir vier Antworten: Wie viele Personen werden hinausgehen, welcher Anteil wird fahren, wie viele Plätze sind verfügbar und wie viel Zeit nimmt der vollständige Zyklus eines Fahrzeugs in Anspruch.

Die Basisformeln sind einfach:

• Zykluszeit = Rundfahrzeit + Einsteigen + Aussteigen + Standzeit;
• Intervall = Zykluszeit / Anzahl der Fahrzeuge auf der Linie;
• Beförderungskapazität des Fensters = Anzahl der Fahrten × Nutzkapazität;
• Defizit = Spitzennachfrage - verfügbare Plätze;
• prognostizierte Warteschlange = aufgestaute Nachfrage bis zum Ausgleich.

Die Nutzkapazität entspricht nicht immer dem maximalen Fassungsvermögen laut Fahrzeugpapieren. Wir berücksichtigen die Innenraumaufteilung, Begleitpersonen, Ausrüstung, Gepäck und Plätze für Rollstühle. Die konkreten Werte bestätigt der Beförderer für das gewählte Transportmodell.

Die US-amerikanische Federal Highway Administration (FHWA) empfiehlt, die Fahrzeit mit Einsteigen, Aussteigen und Standzeit zu berechnen und den Transportbedarf mit dem Spitzenandrang der Fahrgäste abzugleichen. Für ein Forum bedeutet das, dass der Stundendurchschnitt nach Ende der Plenarsitzung wenig hilft, wenn eine große Gruppe fast gleichzeitig hinausgeht.

Einstiegspunkt

Die Station darf nicht den Haupteingang, die Feuerwehrzufahrt oder den Fußgängerweg blockieren. Sie benötigt klare Richtungsangaben, eine physische Warteschlange, einen barrierefreien Einstiegsbereich, einen Verantwortlichen für den Punkt und eine Verbindung zum Dispatcher. Gegenläufige Ströme sollten getrennt werden.

Disposition

Der Transportdispatcher sieht die Fahrzeuge, die tatsächliche Ankunftszeit, die Warteschlange an beiden Veranstaltungsorten, die Haupt- und Ausweichroute. Der Fahrer ändert die Route nicht eigenständig, es sei denn, dies ist durch die Sicherheitsvorschriften des Beförderers und die operative Regelung vorgesehen.

Verschiedene Gruppen

Teilnehmer, Referenten, Mitarbeiter, Protokollgäste und Personen mit besonderen Bedingungen können unterschiedliche Routen haben. Die Nachfrage jeder Gruppe berechnen wir separat, damit ein Dienstfahrzeug oder barrierefreier Transport nicht im allgemeinen Strom untergeht.

Für ein Projekt mit mehreren Einstiegspunkten integrieren wir Logistik und Transfers in das allgemeine Produktionsschema. Separat prüfen wir die Rückroute: Gäste können das Programm zu unterschiedlichen Zeiten beenden, und ein Teil des Teams bleibt für den Abbau.

Wichtig. Das Zeitfenster im Programm muss den vollständigen Übergang mit operativer Reserve umfassen. Wenn das Schema nur bei freier Straße, sofortigem Einsteigen und ohne erneute Kontrolle funktioniert, ist es noch nicht bereit.

Einheitliche Akkreditierung und Teilnehmerweg

Für zwei Standorte benötigt man ein einziges Teilnehmerprofil und ein einheitliches Berechtigungsmodell. Das Registrierungsteam trägt darin die Rolle, die erlaubten Zonen, die Gültigkeitsdauer und den gewählten Weg ein. Lokale Stellen arbeiten mit einem einzigen aktuellen Status, und der Notfallmodus darf keine doppelten Ausweise erzeugen oder übermäßige personenbezogene Daten offenlegen.

Ein einziger Badge kann verschiedene Zonen öffnen, aber die Farbe des Kunststoffs ersetzt kein Zugangssystem. Wir erstellen eine Matrix aus Rollen und Standorten: Teilnehmer, Referent, Presse, Partner, Mitarbeiter, Auftragnehmer, Protokollgast. Bei einer Rollenänderung aktualisiert das Registrierungsteam den bestehenden Datensatz und legt kein zweites Profil an.

Das Föderale Gesetz Nr. 152-FZ verlangt, die Datenverarbeitung an konkrete, im Voraus festgelegte Zwecke zu binden, keine übermäßigen Informationen zu erheben und sie nicht länger als nötig zu speichern. Für ein Forum bedeutet das einige praktische Regeln:

1. Erheben Sie nur die Felder, die für Zutritt und Service erforderlich sind.
2. Legen Sie für jeden Verarbeitungszweck die Rechtsgrundlage fest. Wenn die Grundlage die Einwilligung ist, holen Sie diese getrennt von anderen Dokumenten ein. Die Einwilligung zur Verbreitung personenbezogener Daten holen Sie separat ein.
3. Drucken Sie keine Informationen auf den Badge, die für Navigation und Kommunikation nicht erforderlich sind.
4. Beschränken Sie den Zugriff der Mitarbeiter auf die Daten entsprechend ihrer Rolle.
5. Legen Sie das Verfahren für Sperrung, Rückgabe und Löschung von Datensätzen fest.
6. Versenden Sie Listen nicht über private Chats zwischen den Standorten.

Gesundheitsbezogene Daten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Das Registrierungsteam trennt die Abfrage von Barrierefreiheit, spezieller Verpflegung oder medizinischen Einschränkungen vom öffentlichen Profil. Diese Informationen erhalten nur Mitarbeiter, die die entsprechende Leistung organisieren.

Das World Wide Web Consortium W3C empfiehlt kurze Formulare mit eindeutigen Beschriftungen, Anweisungen und verständlichen Fehlermeldungen. Wenn das Formular lang ist, sollte man es besser in logische Schritte unterteilen. Die detaillierte Organisation des Eingangsbereichs behandeln wir im Artikel „Registrierung von Veranstaltungsteilnehmern“.

Den Notfallmodus für die Registrierung bereiten wir vor dem Forum gemeinsam mit dem Auftraggeber und dem Sicherheitsdienst vor. Er muss vier Fragen beantworten:

• wie man einen bestätigten Gast ohne zentrale Verbindung überprüft;
• wie man die doppelte Ausgabe eines Ausweises an verschiedenen Objekten ausschließt;
• wie man eine vorläufige Entscheidung dokumentiert und sie nach der Wiederherstellung synchronisiert;
• wer berechtigt ist, den Zugang manuell zu ändern.

Das Arbeitsschema kann eine lokale geschützte Liste mit Zeitstempel, verschiedene Bereiche für Notfallausweise, ein Protokoll der Offline-Vorgänge und eine obligatorische Abgleichung nach der Wiederherstellung umfassen. Die Spezialisten des Auftraggebers für Informationssicherheit und personenbezogene Daten wählen die technische Lösung und bestätigen die Rechtsgrundlage.

Der Teilnehmerweg beginnt vor dem Eingang. In der Bestätigung müssen Adresse, der richtige Eingang, die Anreise, der Einstiegspunkt, die Abfahrtszeit, die Zugangsregeln und ein Hilfekontakt stehen. Nach dem Umzug soll die Person nicht erneut herausfinden müssen, wohin sie gehen soll und ob ihr Badge gültig ist.

Einheitlicher Stab und lokale Teams

Ein Forum braucht einen zentralen Stab, zwei lokale operative Teams und eine einheitliche Verkehrskontrolle. Der zentrale Stab behält das Gesamtbild im Blick und trifft standortübergreifende Entscheidungen. Die lokalen Leiter steuern Einlass, Säle, Technik und Service an ihrem Objekt im Rahmen der vorab vereinbarten Befugnisse.

Zwei autonome Stäbe erzeugen schnell zwei Versionen des Geschehens. Wenn Standort A eine Session verzögert, kann das Team von Standort B eine Gruppe nach einem bereits veralteten Plan losschicken. Dasselbe passiert bei einer Verlegung des Einlasses: Ohne gemeinsame Entscheidung gehen die Gäste weiter zum alten Punkt. Deshalb trennen wir lokale Ausführung und gemeinsame Entscheidungen.

HSE empfiehlt einen zentralen Kontrollpunkt für Daten zu Teilnehmerzahlen, Warteschlangen und Vorfällen. Die US-Bundesbehörde für Katastrophenschutz (FEMA) nutzt ein Incident-Management-System mit Formularen für Ziele, Rollen, Kommunikation, medizinischen Plan und Aktionsprotokoll. Wir übernehmen daraus eine verständliche Struktur, kopieren das System aber nicht vollständig.

Im Stabspaket halten wir fest:

1. Aufgaben für den nächsten Arbeitsabschnitt;
2. Teamstruktur und Liste der Verantwortlichen;
3. Haupt- und Ersatzkommunikationskanäle;
4. Kontakte der Standorte und Dienste;
5. medizinische und Evakuierungsordnung;
6. Status kritischer Ressourcen;
7. Protokoll der Ereignisse, Entscheidungen und Aufträge;
8. Regeln für die Schichtübergabe.

Ein Eintrag im Protokoll enthält Zeit, Informationsquelle, bestätigten Sachverhalt, Entscheidung, Verantwortlichen und nächsten Kontrollpunkt. Ein Screenshot eines langen Chats bietet diese Klarheit nicht.

Eine kurze Arbeitsnachricht beantwortet zwei Gruppen von Fragen. Zuerst nennen wir Absender, Ort und bestätigten Sachverhalt. Dann erläutern wir Auswirkung, erforderliche Maßnahme, Verantwortlichen und Termin der nächsten Prüfung. Bei einem schwerwiegenden Vorfall ergänzen wir Priorität und Protokollnummer.

Der allgemeine Chat kann für Hintergrundinformationen genutzt werden, aber nicht als einziger Steuerungskanal. Funknetz, dienstliches Mobiltelefon und lokale Benachrichtigung müssen eine klare Reserve haben. Vor dem Forum testet das Team die Kommunikation genau zwischen den Standorten und auf der Transportroute.

Für jede kritische Funktion gibt es einen Stellvertreter und eine Liste der Entscheidungen, die er eigenständig treffen darf. Der Stationsleiter kann den Einstieg bei Überfüllung des Aufnahmepunkts stoppen. Der lokale Leiter kann den Zugang zu einem Gefahrenbereich schließen. Die Entscheidung über eine Änderung des Gesamtprogramms trifft der vorab benannte Leiter des zentralen Stabs.

Sicherheit, Barrierefreiheit und Verpflegung

Sicherheit und Barrierefreiheit prüfen wir auf der gesamten Route zwischen den Gebäuden. Separat achten wir darauf, dass die Warteschlange am Transfer die Evakuierung nicht behindert und der Transport für Gäste mit eingeschränkter Mobilität geeignet ist. Für die Verpflegung braucht jede Location einen eigenen Plan für Lieferung, Lagerung und Ausgabe. Die Prüfung führen wir gemeinsam mit den zuständigen Diensten durch.

Jede Location hat eigene Verfahren, Systeme und Verantwortliche. Der Gesamtplan des Forums legt Anzeichen für einen schwerwiegenden Ausfall, den Ablauf der Eskalation an die Leitung, Bedingungen für den Stopp von Programm und Transport, die Verbindung zu den Diensten und einheitliche Mitteilungen an die Teilnehmenden fest.

Das russische Ministerium für Katastrophenschutz (MChS) achtet bei Kontrollen von Orten mit großem Menschenaufkommen auf Brandmeldeanlagen und Alarmierung, Rettungswege, Feuerlöschmittel, Rauchabzug und Übungsevakuierungen. Für zwei Locations prüfen wir zusätzlich die Schnittstelle zwischen den Locations:

• Die Warteschlange bei Registrierung und Einlass blockiert keine Ausgänge;
• der Bus versperrt keine Feuerwehrzufahrt;
• nach der Evakuierung werden Personen nicht in Richtung eines gefährlichen Objekts geschickt;
• lokale Durchsagen widersprechen nicht der Entscheidung des zentralen Stabs;
• die aufnehmende Location bestätigt ihre Bereitschaft, bevor die nächste Gruppe losgeschickt wird.

Barrierefreiheit zieht sich durch die gesamte Route: digitales Formular, Ankunft, Ausstieg, Kontrolle, Registrierung, Saal, Sanitärbereich, Verpflegung, Einsteigen in den Transport und Evakuierung. Eine Rampe am Eingang nützt nichts, wenn der Einstiegspunkt nicht zugänglich ist oder eine Mitarbeiterin an der zweiten Location den Gast erneut öffentlich bittet, seinen Bedarf zu erklären.

Wir führen einen separaten Durchgang der Route durch und prüfen Türen, Kurven, Kabelkanäle, Ständer, Navigation, Beleuchtung und Unterstützung. W3C gilt für den digitalen Teil: Das Formular muss verständlich, bedienbar sein und darf keine überflüssigen Angaben verlangen.

Verpflegung an zwei Locations erfordert ein gemeinsames Konzept und separate operative Pläne. Rospotrebnadzor weist auf Rückverfolgbarkeit und klare Abgrenzung der Verantwortung bei Herstellung, Transport, Lagerung und Abgabe hin. An jeder Location braucht es eine verantwortliche Person für Annahme, Dokumente, Kennzeichnung, Lagerbedingungen und die Entscheidung, eine Charge nicht auszugeben.

Die Verpflegungszeiten verknüpfen wir mit den Transfers. Wenn der verbindliche Bus genau dann abfährt, wenn die Ausgabelinie öffnet, muss der Teilnehmende zwischen Essen und Programm wählen. Wir entzerren diese Prozesse im Master-Timing und kalkulieren Anlauf, Warteschlange, Mahlzeit und Weg zum Einstieg.

Für einen komplexen Service wird Catering für eine Veranstaltung gemeinsam mit Programm und Routen geplant, nicht als separate Menübestellung. Der gemeinsame Durchgang der technischen und operativen Schnittstellen ergänzt die technische Probe der Veranstaltung.

Was tun bei einer Transferverzögerung oder einem Verbindungsverlust?

Ein Ausweichszenario muss ein messbares Auslösekriterium, einen Entscheidungsverantwortlichen, die erste Maßnahme, eine Mitteilung an die Teilnehmenden und die Bedingung für die Rückkehr zum Normalbetrieb enthalten. Formulierungen wie „wir setzen einen Bus ein“ oder „wir verschieben die Session“ funktionieren nicht ohne verfügbare Ressource, Befugnisse, Kontrollzeitpunkt und eine im Voraus vorbereitete Programmversion an jedem Veranstaltungsort.

Jedes Risiko erfassen wir in einer Karte mit zwei Teilen. Im ersten halten wir das frühe Anzeichen einer Störung, die Auslöseschwelle des Szenarios und die Person fest, die das Problem bestätigt. Im zweiten nennen wir den Entscheidungsverantwortlichen, die erste Maßnahme, die Programmänderung, die Mitteilungen für Team und Gäste sowie den Zeitpunkt der nächsten Überprüfung.

Der Trigger hängt vom konkreten Projekt ab. Er lässt sich nicht aus einem allgemeinen Artikel ableiten. Das Team legt die sichere Grenze der Warteschlange, die zulässige Abweichung im Zyklus, den spätesten Entscheidungszeitpunkt und die Abbruchbedingungen fest, nachdem es die Veranstaltungsorte und die Route geprüft hat.

Das lokale Programm muss den Sinn des Forums zumindest für einen begrenzten Zeitraum erhalten. Das kann eine moderierte Diskussion, eine Fragerunde, vorbereiteter Content oder eine geänderte Reihenfolge der Blöcke sein. Die Reserve muss nicht das ursprüngliche Szenario kopieren, aber sie darf das Publikum nicht ohne Informationen lassen.

Die Pläne prüft das Team in einer Tischübung und einem durchgängigen Probelauf. Das Team spielt das Ende der Session, die Ankündigung, den Ausgang der Gruppe, das Einsteigen, die Verbindung der Leitstellen, die Ankunft, den Einlass und den Start des nächsten Blocks durch. Die separate Prüfung des Busses ohne den Saal bestätigt nicht die Funktionsfähigkeit der gesamten Kette.

Die allgemeine Methodik für andere Störungsarten haben wir im Artikel „Krisenplan für Veranstaltungen“ zusammengestellt. Für ein Forum an zwei Veranstaltungsorten kommen der Transport, die Bereitschaft des zweiten Veranstaltungsorts, Gäste aufzunehmen, und das Recht hinzu, den Gegenstrom zu stoppen.

Kennzahlen und Zusatzkosten zweier Veranstaltungsorte

Die Kennzahlen des Forums müssen die Erfahrung der Teilnehmenden, die Prozessabläufe und die Stabilitätsreserve widerspiegeln. Die Saalauslastung zeigt nicht, wie viele Menschen eine Session wegen einer Warteschlange verpasst oder unterschiedliche Versionen des Programms erhalten haben. Im Budget erfassen wir separat Transport, Disposition, Kommunikation, Navigation, Doppelbesetzung von Posten, Testdurchläufe und Reservekapazitäten.

Wir beschreiben jede Kennzahl im Voraus: Bezeichnung, Formel, Quelle, Verantwortliche und Aktualisierungszeitpunkt. Ohne diese Angaben bedeuten „Verspätung“, „Warteschlange“ und „Verfügbarkeit“ für den Veranstaltungsort, den Beförderer und den Auftraggeber Unterschiedliches.

Programm und Route

• Anteil der Teilnehmenden, die die gewählte Route durchlaufen haben;
• Pflichtwechsel, die im Programmfenster abgeschlossen wurden;
• Konflikte im persönlichen Zeitplan;
• Zeit von der Entscheidung über eine Änderung bis zur Aktualisierung der Kanäle;
• Anzahl der Fälle, in denen ein Teilnehmender einen Block wegen eines Wechsels zwischen den Veranstaltungsorten verpasst hat.

Transfer

• Gesamtzeit vom Verlassen eines Saals bis zum Betreten des nächsten;
• tatsächliches Fahrintervall;
• Wartezeit und maximale Warteschlange;
• Teilnehmende, die nicht in die verfügbare Welle passten;
• Wechsel auf die Ausweichroute und Wiederherstellungszeit;
• Erfüllung bestätigter Anfragen für barrierefreien Transport.

Akkreditierung und Leitungsstab

• Zeit vom Betreten der Warteschlange bis zur Ausgabe des Ausweises;
• Doppelprofile und manuelle Zugriffsänderungen;
• Offline-Vorgänge und Konflikte nach der Synchronisierung;
• Zeit vom Signal bis zur Bestätigung und Entscheidung;
• Anteil der im Protokoll erfassten Entscheidungen;
• widersprüchliche Mitteilungen an die Teilnehmenden.

Sicherheit, Barrierefreiheit und Verpflegung

• Abschluss der Checklisten vor Schichtbeginn;
• Bereitschaft kritischer Posten und Reservekanäle;
• Erfüllung von Anfragen zur Anpassung;
• Anmerkungen zur Route und Zeit ihrer Behebung;
• Partien mit vollständigen Dokumenten und Kennzeichnung;
• Abweichungen beim Transport, der Lagerung oder der Ausgabe von Verpflegung.

Die Zusatzkosten gliedern sich in drei Gruppen. Die erste - Transportreserve, Disponent und Koordinatoren an den Einstiegspunkten. Die zweite - Kommunikation, Navigation und Synchronisierung des Teilnehmerregisters. Die dritte - lokale Leitungsstäbe, Testdurchläufe der Route und Reserve-Programmblöcke.

Wir legen keine universellen Zielprozentsätze oder -minuten fest. Das Projektteam bestimmt sie nach Zeitmessung, Ablaufmodellierung und Abstimmung der Prioritäten des Auftraggebers. Auch eine Nullzahl registrierter Vorfälle gilt nicht als ausreichendes Ergebnis: Schwache Signale könnten einfach nicht ins Protokoll aufgenommen worden sein.

Was sollte dem Veranstalter im Briefing übergeben werden?

Für eine erste Einschätzung sind der Grund für die zweite Location, Adressen, Zielgruppen, verpflichtende Programmpunkte, Entwürfe der Routen und Einschränkungen der Objekte erforderlich. Je früher die Regeln für Einlass, Zufahrt, Kommunikation und Barrierefreiheit bekannt sind, desto genauer lassen sich eine und zwei Locations vergleichen, die Teamzusammensetzung festlegen und sofort die Kosten für Transport, Kommunikation, Synchronisation und Reserve aufzeigen.

Wir bei Aventura fragen zuerst: Was genau verliert das Forum, wenn man nur ein Objekt behält? Danach bitten wir um die Ausgangsdaten zu Programm und Abläufen.

1. Ziel des Forums und Entscheidungen, die die Zielgruppe zusammenführen sollen.
2. Grund für die zweite Location und Kriterium für den Verzicht auf sie.
3. Adressen, Eingänge, Zufahrten, Zugangsmodi und Montagebeschränkungen.
4. Teilnehmersegmente und voraussichtliche Startlocations.
5. Verpflichtende Programmpunkte für jede Gruppe.
6. Referenten und Mitarbeiter, die das Objekt wechseln müssen.
7. Vorläufige Zeitfenster für Verpflegung, Transfer und gemeinsamen Abschluss.
8. Kapazität der Säle, Eingangsbereiche und Wartebereiche nach Angaben der Locations.
9. Verfügbare Route und Anfragen für Spezialtransport oder Service.
10. Regeln zur Datenverarbeitung und Rollen im Akkreditierungssystem.
11. Kontakte der Verwaltungen der Locations, der Sicherheit, der Technik und des Transporteurs.
12. Gewünschte Zusammensetzung des Berichts und Verantwortliche für die Kennzahlen.

Vor dem Kostenplan ist es sinnvoll, beide Objekte zu besichtigen und die Route unter Bedingungen zu testen, die der Zeit des Forums nahekommen. Danach erstellen wir eine Karte der Besucherströme, eine Zeitmessung des gesamten Weges vom Verlassen des einen Saals bis zum Betreten des anderen, ein Steuerungsschema, eine Bedarfsberechnung und ein Ausweichszenario.

Das allgemeine Briefing für eine Firmenveranstaltung hilft, die Basisdaten zu sammeln. Bei einem Projekt mit zwei Locations kommen interstandortbezogene Abhängigkeiten, Haltepunkte und der Verantwortliche für die einheitliche Version des Zeitplans hinzu.

Wenn Sie ein Forum in zwei Gebäuden planen, senden Sie uns die Adressen, die Zusammensetzung der Auditorien und den Programmentwurf. Wir bei Aventura sammeln die Fragen für die Veranstaltungsorte, prüfen die Routen und erstellen ein Organisationskonzept mit Kostenvoranschlag.

Quellen

• HSE: Besucherstrommanagement innerhalb des Veranstaltungsorts
• HSE: Planung von Vorfällen und Notfällen
• FHWA: Fußgängerzugang und Shuttle-Verkehr bei Sonderveranstaltungen
• FHWA: Umsetzungsplan für geplante Sonderveranstaltungen
• USFA/FEMA: NIMS Command and Coordination
• FEMA: Formulare des Incident Command System
• W3C WAI: barrierefreie Formulare
• Arbeitsministerium Russlands: Bundesgesetz Nr. 152-FZ
• Katastrophenschutzministerium Russlands: Brandschutz an Orten mit Massenaufenthalt von Menschen
• Rospotrebnadzor: Catering bei Außer-Haus-Verpflegung