Organisation d'un forum sur deux sites en 2026

Un forum réparti sur deux sites physiques exige un programme unique, une accréditation commune, des transferts maîtrisés et un poste de commandement central. Nous analysons comment relier le planning, les parcours des participants et le travail des équipes.

L'organisation d'un forum sur deux sites se complique entre les sessions. Un groupe doit sortir du bâtiment, monter dans le transport, passer le contrôle sur le second site et arriver à temps dans la salle. Si le programme, le transport et l'accès sont gérés séparément, un seul retard décale le planning dans les deux bâtiments.

Chez Aventura, nous réunissons deux sites en un seul plan opérationnel : objectif d'affaires commun, master-timing, registre des participants et poste de commandement. Si vous envisagez déjà deux sites, transmettez-nous les adresses, les publics et le brouillon du programme. Nous vérifierons le parcours des participants et préparerons les questions pour le calcul.

Quand un forum a-t-il besoin de deux sites ?

Un second site se justifie s'il lève une contrainte du premier : il offre le type d'espace requis, sépare des flux incompatibles ou devient une partie autonome du contenu. Si la seconde adresse n'ajoute que de l'ampleur mais oblige la majorité des invités à circuler en permanence entre les bâtiments, mieux vaut d'abord remanier le programme et étudier l'option d'un site unique.

L'organisation d'un forum sur deux sites commence par une raison. Nous ne cherchons pas un second bâtiment tant que nous ne comprenons pas quelle tâche ne peut pas être raisonnablement résolue par le zonage du premier lieu.

Les motifs opérationnels relèvent généralement de l'un des cinq groupes suivants :

• Capacité et flux. Un seul bâtiment n'absorbe pas la charge simultanée avec le hall, l'accueil, la restauration, les zones techniques et les parcours sécurisés.
• Formats incompatibles. La séance plénière, l'exposition, les négociations à huis clos ou une démonstration pratique exigent des conditions différentes.
• Modes d'accès différents. Le programme d'affaires de masse, la partie protocolaire, la presse et les réunions fermées ne tiennent pas dans un seul contour clair.
• Le contenu est lié au lieu. Une production, un laboratoire, un campus ou un espace d'exposition offrent une expérience qui ne peut pas être transposée dans une salle ordinaire.
• Résilience du projet. Le second lieu est nécessaire comme contour de travail autonome, et non comme extension décorative du premier.

Nous comparons les options « un site » et « deux sites » selon des critères identiques. Un tel tableau est plus utile qu'un débat général sur le prestige des adresses.

L'Health and Safety Executive (HSE) du Royaume-Uni recommande de gérer les flux internes, de ne pas créer de goulots d'étranglement et de maintenir un point de contrôle central. C'est pourquoi, avant le second contrat, nous vérifions d'abord si la tâche peut être résolue au sein d'un seul lieu.

Si deux sites sont nécessaires, il est utile de rédiger immédiatement un cahier des charges spécial pour un forum d'entreprise. Pour un projet qui exige un contour complet de programme et de production, nous associons également ce travail à l'organisation de forums et de séminaires.

Quatre modèles de programme sur deux sites

Les modèles les plus robustes sont ceux dans lesquels le participant passe la majeure partie de la journée sur un seul site. Le programme peut être divisé par fonctions, par publics, par vagues horaires ou par parcours prédéfinis. Les séquences communes préservent l'unité du forum, mais les déplacements obligatoires restent rares et s'effectuent entre les grandes parties du programme.

Deux sites ne peuvent pas être planifiés comme des salles voisines que l'on rejoint en une minute. Nous concevons deux programmes à part entière et déterminons à l'avance leurs points de jonction.

Modèle « ancre et satellite »

Le site principal accueille l'ouverture, le programme plénier et les annonces communes. Le second accueille un track autonome, une exposition, des démonstrations, des rencontres fermées ou une partie pratique. L'invité peut passer la majeure partie de la journée au même endroit et ne se déplacer qu'une seule fois, si son parcours le prévoit.

Répartition par publics

Les sites reçoivent des groupes stables distincts : par exemple, dirigeants et experts, partenaires et équipe interne, programme ouvert et programme fermé. Chaque groupe a son propre cœur de journée. Le sens global est porté par des messages communs, une ouverture conjointe, des supports de synthèse ou un final coordonné.

Vagues par cohortes

Les groupes changent de site selon des créneaux prédéfinis. Cette approche convient lorsque les deux parties sont obligatoires, mais qu'un déplacement massif simultané crée une surcharge. La cohorte reçoit sa couleur, son heure de départ, son point d'embarquement et son équipe d'accueil.

Choix du parcours

Le participant choisit son track à l'avance et reçoit un planning personnalisé. Le libre choix n'est conservé que là où il n'affecte ni la capacité, ni la restauration, ni le transport, ni le régime d'accès. Si l'invité modifie son parcours le jour du forum, le système doit indiquer s'il reste de la place et comment rejoindre la séquence suivante.

Nous utilisons les mêmes intitulés de sessions, une seule version des horaires et des règles communes de modification. Pour les grands programmes d'affaires, cette logique s'inscrit dans l'organisation de conférences. La différence entre deux sites physiques et un modèle présentiel-en ligne peut être vérifiée en complément dans l'article « Conférence hybride pour les filiales ».

Comment construire un master-timing unique ?

Un master-timing unique relie le programme public au parcours du participant, au transport, à l'accès, à la préparation technique et aux décisions du PC de coordination. Les deux plannings locaux sont construits à partir d'un seul master-timing. Le transfert ne se termine que lorsque le participant a passé le contrôle, rejoint la salle voulue et est prêt à poursuivre le programme sans chercher une entrée supplémentaire.

Nous construisons le timing par couches. Si l'on ne conserve que le début et la fin des sessions, le document perd les processus qui transmettent le plus souvent le retard entre les sites.

1. Programme des participants. Sessions, blocs communs, parcours parallèles, restauration et final.
2. Parcours. Sortie de salle, trajet jusqu'à l'embarquement, attente, trajet, débarquement, contrôle et entrée.
3. Opérations. Enregistrement, vestiaire, signalétique, nettoyage, restauration et fonctionnement des points d'assistance.
4. Production. Soundchecks, chargement des contenus, préparation des scènes et bascules techniques.
5. Pilotage. Liaisons de contrôle des PC de coordination, heure limite de décision et diffusion des messages aux participants.

Chaque bloc reçoit un statut opérationnel :

• fixe - l'horaire ne peut pas être modifié en raison de l'accès, d'un intervenant externe, de la sécurité ou d'une diffusion commune ;
• flexible - le bloc peut commencer dans une fenêtre convenue ;
• avec version courte - une version raccourcie a été préparée à l'avance par l'équipe ;
• de secours - le bloc remplace une partie du programme annulée ou retardée.

Nous plaçons un tampon là où le retard peut se répercuter sur un autre site : après l'enregistrement commun, avant une sortie massive, après un transfert, avant le final commun et avant l'intervention d'un speaker qui change de site. La taille du tampon est déterminée par l'équipe après un passage test. Un chiffre universel, sans parcours, sans mode d'accès et sans situation routière, serait une invention.

Dans le planning public, l'invité a besoin du nom du bloc, du site, de la salle, de l'horaire et du parcours. La version opérationnelle contient en plus l'ouverture des portes, le début du rassemblement du groupe, la fermeture de l'embarquement, le dernier départ admissible et le point de contrôle de décision.

Avant de valider la grille, nous vérifions les conflits pour chaque public : une personne peut-elle terminer un bloc obligatoire sur le premier site et se rendre physiquement au suivant ? Si non, nous modifions d'abord le programme. Un bus supplémentaire ne corrigera pas deux sessions placées sans fenêtre de transition réelle.

Si le programme et la logistique sont déjà discutés par des équipes différentes, demandez le schéma global et une estimation préliminaire. Nous réunirons le timing, les parcours, les rôles et les points de contrôle dans un seul circuit de travail.

Comment calculer le transfert entre les sites ?

Nous calculons le transfert en fonction du trajet complet et de la charge de pointe. Nous prenons d'abord en compte la sortie de la salle, l'accès au point d'embarquement et l'attente. Ensuite, nous ajoutons le trajet, le contrôle de sécurité et le chemin jusqu'à la session suivante. Nous vérifions la capacité de transport par rapport à la vague de participants la plus dense. Nous obtenons ainsi une fenêtre réaliste dans le programme.

Nous commençons par établir une carte de la demande par intervalles de temps. Pour chaque créneau, quatre réponses sont nécessaires : combien de personnes sortiront, quelle proportion prendra le transport, combien de places sont disponibles et combien de temps prend le cycle complet d'un véhicule.

Les formules de base sont simples :

• temps de cycle = temps de trajet aller-retour + embarquement + débarquement + stationnement ;
• intervalle = temps de cycle / nombre de véhicules en circulation ;
• capacité de transport du créneau = nombre de trajets × capacité utile ;
• déficit = demande de pointe - places disponibles ;
• file d'attente prévisionnelle = demande accumulée jusqu'au rétablissement de l'équilibre.

La capacité utile n'est pas toujours égale au maximum indiqué sur la carte grise. Nous tenons compte de l'aménagement intérieur, des accompagnateurs, de l'équipement, des bagages et des places pour fauteuils roulants. Les valeurs précises sont confirmées par le transporteur pour le modèle de véhicule choisi.

La Federal Highway Administration (FHWA) des États-Unis recommande de calculer le temps de trajet avec l'embarquement, le débarquement et le stationnement, et de comparer les besoins en transport à l'arrivée maximale des passagers. Pour un forum, cela signifie que la moyenne horaire est peu utile après la fin de la séance plénière, lorsque un grand groupe sort presque simultanément.

Point d'embarquement

La station ne doit pas bloquer l'entrée principale, la voie pompiers ou le cheminement piéton. Elle doit comporter des indications claires, une file d'attente physique, une zone d'embarquement accessible, un responsable de point et une liaison avec le dispatcheur. Il est préférable de séparer les flux opposés.

Répartition

Le dispatcheur transport voit les véhicules, l'heure d'arrivée réelle, la file d'attente sur les deux sites, l'itinéraire principal et l'itinéraire de secours. Le conducteur ne modifie pas l'itinéraire de sa propre initiative, sauf si les règles de sécurité du transporteur et le règlement opérationnel le prévoient.

Groupes différents

Les participants, les intervenants, les collaborateurs, les invités protocolaires et les personnes à besoins spécifiques peuvent avoir des itinéraires différents. Nous calculons la demande de chaque groupe séparément, afin qu'un véhicule de service ou un transport accessible ne disparaisse pas dans le flux général.

Pour un projet avec plusieurs points d'embarquement, nous intégrons la logistique et les transferts dans le schéma de production global. Nous vérifions séparément le trajet retour : les invités peuvent terminer le programme à des heures différentes, et une partie de l'équipe restera pour le démontage.

Important. La fenêtre dans le programme doit inclure la transition complète avec une marge opérationnelle. Si le schéma ne fonctionne que lorsque la route est libre, l'embarquement instantané et l'absence de contrôle de sécurité, il n'est pas encore prêt.

Accréditation unique et parcours du participant

Pour deux sites, il faut un profil de participant unique et un modèle unique de droits d'accès. L'équipe d'inscription y enregistre le rôle, les zones autorisées, la durée de validité et le parcours choisi. Les points locaux fonctionnent avec un seul statut à jour, et le mode de secours ne doit pas créer de duplicatas de badges ni divulguer de données personnelles superflues.

Un seul badge peut ouvrir différentes zones, mais la couleur du plastique ne remplace pas le système d'accès. Nous construisons une matrice des rôles et des sites : participant, intervenant, presse, partenaire, collaborateur, sous-traitant, invité protocolaire. En cas de changement de rôle, l'équipe d'inscription met à jour l'enregistrement existant et ne crée pas un second profil.

La loi fédérale n° 152-FZ exige de lier le traitement des données à des finalités précises et prédéfinies, de ne pas collecter d'informations excessives et de ne pas les conserver plus longtemps que nécessaire. Pour un forum, cela se traduit par plusieurs règles pratiques :

1. Ne collectez que les champs nécessaires à l'accès et au service.
2. Définissez la base juridique pour chaque finalité de traitement. Lorsque la base est le consentement, formalisez-le séparément des autres documents. Obtenez séparément le consentement à la diffusion des données personnelles.
3. N'imprimez pas sur le badge des informations inutiles à l'orientation et à la communication.
4. Limitez l'accès des collaborateurs aux données selon leur rôle.
5. Établissez la procédure de blocage, de restitution et de suppression des enregistrements.
6. Ne transférez pas les listes entre les sites via des messageries personnelles.

Les informations relatives à la santé relèvent de catégories spéciales de données personnelles. L'équipe d'inscription sépare la demande d'accessibilité, de restauration spéciale ou de restrictions médicales du profil public. Ces informations ne sont accessibles qu'aux collaborateurs qui organisent le service concerné.

Le World Wide Web Consortium (W3C) recommande des formulaires courts avec des libellés explicites, des instructions et des messages d'erreur clairs. Si le formulaire est long, il vaut mieux le diviser en étapes logiques. Nous détaillons l'organisation du groupe d'entrée dans l'article « Inscription des participants à un événement ».

Nous préparons le mode d'inscription de secours avant le forum avec le client et le service de sécurité. Il doit répondre à quatre questions :

• comment vérifier un invité confirmé sans liaison centrale ;
• comment exclure la double délivrance d'un badge sur différents sites ;
• comment enregistrer une décision temporaire et la synchroniser après rétablissement ;
• qui a le droit de modifier manuellement l'accès.

Le schéma de travail peut inclure une liste locale sécurisée avec horodatage, différentes plages de badges d'urgence, un journal des opérations hors ligne et une vérification obligatoire après rétablissement. Les spécialistes du client en sécurité de l'information et en données personnelles choisissent la solution technique et confirment la base juridique.

Le parcours du participant commence avant l'entrée. La confirmation doit contenir l'adresse, l'entrée appropriée, le moyen de s'y rendre, le point d'embarquement, l'heure de départ, les règles d'accès et le contact d'assistance. Après le déménagement, la personne ne doit pas avoir à redécouvrir où aller et si son badge est valable.

Un état-major unique et des équipes locales

Un forum doit avoir un état-major principal unique, deux équipes opérationnelles locales et un contrôle unique des transports. L'état-major principal garde la vue d'ensemble et prend les décisions inter-sites. Les responsables locaux gèrent l'entrée, les salles, la technique et le service sur leur site dans les limites des pouvoirs convenus à l'avance.

Deux états-majors autonomes créent rapidement deux versions de ce qui se passe. Si le site A retarde une session, l'équipe du site B peut envoyer un groupe selon un plan déjà obsolète. Il en va de même en cas de déplacement de l'entrée : sans décision commune, les invités continueront de se diriger vers l'ancien point. C'est pourquoi nous séparons l'exécution locale et les décisions communes.

HSE recommande un point de contrôle central pour les données sur les effectifs, les files d'attente et les incidents. La Federal Emergency Management Agency (FEMA) des États-Unis utilise un système de gestion des incidents avec des formulaires pour les objectifs, les rôles, la communication, le plan médical et le journal des actions. Nous en reprenons une structure claire, sans copier le système dans son intégralité.

Dans le kit de l'état-major, nous conservons :

1. les tâches pour la prochaine étape de travail ;
2. l'organigramme de l'équipe et la liste des responsables ;
3. les canaux de communication principaux et de secours ;
4. les contacts des sites et des services ;
5. la procédure médicale et d'évacuation ;
6. le statut des ressources critiques ;
7. le journal des événements, des décisions et des instructions ;
8. les règles de passation de relève.

Une entrée dans le journal contient l'heure, la source de l'information, le fait confirmé, la décision, le responsable et le prochain point de contrôle. Une capture d'écran d'un long chat n'offre pas une telle clarté.

Un court message de travail répond à deux groupes de questions. D'abord, nous indiquons l'expéditeur, le lieu et le fait confirmé. Ensuite, nous expliquons l'impact, l'action requise, le responsable et le délai de la prochaine vérification. Pour un incident grave, nous ajoutons la priorité et le numéro de l'entrée dans le journal.

Le chat commun peut servir pour l'information de référence, mais pas comme unique canal de gestion. Le réseau radio, la téléphonie mobile professionnelle et l'alerte locale doivent disposer d'un secours clair. Avant le forum, l'équipe teste la communication précisément entre les sites et sur l'itinéraire de transport.

Chaque fonction critique a un suppléant et une liste de décisions qu'il est habilité à prendre de manière autonome. Le responsable de station peut arrêter l'embarquement en cas de saturation du point d'accueil. Le responsable local peut fermer l'accès à une zone dangereuse. La décision de modifier le programme général est prise par le responsable de l'état-major principal désigné à l'avance.

Sécurité, accessibilité et restauration

Nous vérifions la sécurité et l'accessibilité sur tout le parcours entre les bâtiments. Nous veillons notamment à ce que la file d'attente pour le transfert ne gêne pas l'évacuation et que le transport soit adapté aux personnes à mobilité réduite. Pour la restauration, chaque site nécessite son propre plan de livraison, de stockage et de distribution. Nous effectuons ces vérifications avec les services responsables.

Chaque site dispose de ses propres procédures, systèmes et responsables. Le plan général du forum définit les signes de défaillance grave, la procédure de transmission d'un problème à la direction, les conditions d'arrêt du programme et des transports, la liaison avec les services et les messages uniformes aux participants.

Lors de ses contrôles des lieux de rassemblement, le Ministère des situations d'urgence de Russie (MChS) attire l'attention sur l'alarme incendie et l'alerte, les voies d'évacuation, les moyens d'extinction, le désenfumage et les exercices d'évacuation. Pour les deux sites, nous vérifions en outre la jonction entre les sites :

• la file d'enregistrement et d'embarquement ne bloque pas les sorties ;
• le bus ne bloque pas la voie d'accès des pompiers ;
• après l'évacuation, les personnes ne sont pas dirigées vers un objet dangereux ;
• les annonces locales ne contredisent pas la décision du poste de commandement général ;
• le site d'accueil confirme sa disponibilité avant l'envoi du groupe suivant.

L'accessibilité concerne tout le parcours : formulaire numérique, arrivée, dépose, contrôle, enregistrement, salle, sanitaires, restauration, embarquement dans le transport et évacuation. La présence d'une rampe à l'entrée ne résout rien si le point d'embarquement est inaccessible ou si un agent sur le second site demande à nouveau au participant d'expliquer publiquement son besoin.

Nous effectuons un parcours séparé et vérifions les portes, les virages, les chemins de câbles, les stands, la signalétique, l'éclairage et l'assistance. La norme W3C s'applique à la partie numérique : le formulaire doit être compréhensible, utilisable et ne pas demander d'informations superflues.

La restauration sur deux sites exige une conception commune et des plans opérationnels distincts. Le Rospotrebnadzor insiste sur la traçabilité et la répartition des responsabilités lors de la fabrication, du transport, du stockage et de la vente. Sur chaque site, un responsable doit être désigné pour la réception, les documents, le marquage, les conditions de stockage et la décision d'arrêter la distribution d'un lot.

Nous relions les horaires de restauration aux transferts. Si le bus obligatoire part au moment où la ligne de distribution ouvre, le participant doit choisir entre manger et le programme. Nous séparons ces processus dans le rétroplanning et calculons l'approche, la file d'attente, le repas et le trajet jusqu'à l'embarquement.

Pour un service complexe, la restauration événementielle se planifie avec le programme et les parcours, et non comme une simple commande de menu. Une visite conjointe des jonctions techniques et opérationnelles complète la répétition technique de l'événement.

Que faire en cas de retard de transfert ou de perte de contact ?

Le scénario de secours doit contenir un signal de déclenchement mesurable, un responsable de la décision, une première action, un message aux participants et une condition de retour à la normale. Les formulations « ajoutons un bus » ou « décalons la session » ne fonctionnent pas sans ressource disponible, sans pouvoir de décision, sans heure de contrôle et sans version du programme préparée à l'avance sur chaque site.

Chaque risque est formalisé sous forme de fiche en deux parties. Dans la première, nous consignons le signal précoce de défaillance, le seuil de déclenchement du scénario et la personne qui confirme le problème. Dans la seconde, nous indiquons le responsable de la décision, la première action, la modification du programme, les messages pour l'équipe et les invités, ainsi que l'heure du prochain contrôle.

Le déclencheur dépend du projet concret. Il ne peut pas être défini à partir d'un article générique. L'équipe détermine la limite sûre de la file d'attente, l'écart de cycle admissible, l'heure limite de décision et les conditions d'arrêt après inspection des sites et du parcours.

Le programme local doit conserver le sens du forum au moins pendant une période limitée. Il peut s'agir d'une discussion animée par un modérateur, d'une séance de questions, d'un contenu préparé ou d'une modification de l'ordre des blocs. La réserve n'est pas tenue de copier le scénario initial, mais elle ne doit pas laisser l'audience sans information.

L'équipe vérifie les plans par un exercice sur table et une répétition générale. L'équipe joue la fin de la session, l'annonce, la sortie du groupe, l'embarquement, la liaison entre les postes de commandement, l'arrivée, l'entrée et le démarrage du bloc suivant. Vérifier le bus séparément de la salle ne confirme pas le bon fonctionnement de toute la chaîne.

Nous avons rassemblé la méthodologie générale pour d'autres types de défaillances dans l'article « Plan de gestion de crise d'un événement ». Pour un forum sur deux sites, s'y ajoutent le transport, la capacité du second site à accueillir les invités et le droit d'arrêter le flux inverse.

Indicateurs et coûts supplémentaires de deux sites

Les indicateurs du forum doivent refléter l'expérience du participant, le fonctionnement des processus et la marge de résilience. La fréquentation des salles ne montre pas combien de personnes ont manqué une session à cause d'une file d'attente ou ont reçu différentes versions du programme. Dans le budget, nous comptons séparément le transport, la régulation, la communication, la signalétique, le doublement des postes, les parcours tests et les ressources de secours.

Nous décrivons chaque indicateur à l'avance : nom, formule, source, responsable et fréquence de mise à jour. Sans cela, « retard », « file d'attente » et « disponibilité » signifieront des choses différentes pour le site, le transporteur et le client.

Programme et parcours

• part des participants ayant suivi la trajectoire choisie ;
• transitions obligatoires réalisées dans la fenêtre prévue au programme ;
• conflits dans le planning individuel ;
• délai entre la décision de modification et la mise à jour des canaux ;
• nombre de cas où un participant a manqué un bloc en raison d'une transition entre sites.

Transfert

• temps total entre la sortie d'une salle et l'entrée dans une autre ;
• intervalle réel de circulation ;
• temps d'attente et file d'attente maximale ;
• participants n'ayant pas pu prendre la navette disponible ;
• passages sur l'itinéraire de secours et temps de rétablissement ;
• taux de réalisation des demandes confirmées de transport accessible.

Accréditation et PC de crise

• temps entre l'entrée dans la file d'attente et la délivrance du badge ;
• doublons de profils et modifications manuelles des accès ;
• opérations hors ligne et conflits après synchronisation ;
• temps entre le signal, la confirmation et la décision ;
• part des décisions consignées dans le journal ;
• messages contradictoires adressés aux participants.

Sécurité, accessibilité et restauration

• clôture des check-lists avant prise de poste ;
• préparation des postes critiques et des canaux de secours ;
• taux de réalisation des demandes d'adaptation ;
• remarques sur le parcours et délai de leur traitement ;
• lots avec documents et marquage complets ;
• écarts lors du transport, du stockage ou de la distribution des repas.

Les coûts supplémentaires se répartissent en trois groupes. Le premier : réserve de transport, régulateur et coordinateurs des points d'embarquement. Le deuxième : communication, signalétique et synchronisation du registre des participants. Le troisième : PC de crise locaux, parcours tests et blocs logiciels de secours.

Nous ne fixons pas de pourcentages ou de minutes cibles universels. L'équipe projet les détermine après chronométrage, modélisation des flux et validation des priorités du client. Un nombre nul d'incidents enregistrés ne suffit pas non plus comme bilan : des signaux faibles ont pu simplement ne pas être consignés dans le journal.

Que transmettre à l'agence dans le brief ?

Pour une première évaluation, il faut la raison de la seconde site, les adresses, les audiences, les blocs obligatoires, un projet de parcours et les contraintes des lieux. Plus tôt on connaît les règles d'entrée, d'accès, de liaison et d'accessibilité, plus on peut comparer précisément un et deux sites, définir la composition de l'équipe et présenter immédiatement les coûts de transport, de liaison, de synchronisation et de réserve.

Chez Aventura, nous demandons d'abord : que perdra exactement le forum si l'on conserve un seul site. Ensuite, nous demandons les données initiales sur le programme et les opérations.

1. L'objectif du forum et les décisions qui doivent rassembler l'audience.
2. La raison de la seconde site et le critère pour y renoncer.
3. Les adresses, entrées, accès, modes d'accès et contraintes de montage.
4. Les segments de participants et les sites de départ envisagés.
5. Les blocs obligatoires pour chaque groupe.
6. Les intervenants et collaborateurs qui doivent changer de site.
7. Les fenêtres prévisionnelles de restauration, de transfert et de final commun.
8. La capacité des salles, des groupes d'entrée et des zones d'attente selon les données des sites.
9. Le parcours accessible et les demandes de transport ou de service spécial.
10. Les règles de traitement des données et les rôles dans le système d'accréditation.
11. Les contacts des administrations des sites, de la sécurité, de la technique et du transporteur.
12. La composition souhaitée du rapport et les responsables des indicateurs.

Avant le devis, il est utile de visiter les deux sites et de parcourir le trajet dans des conditions proches de l'horaire du forum. Ensuite, nous élaborons une carte des flux, le chronométrage de tout le trajet depuis la sortie d'une salle jusqu'à l'entrée dans l'autre, le schéma de gestion, le calcul de la demande et le scénario de secours.

Le brief général pour un événement d'entreprise aidera à rassembler les données de base. Dans un projet sur deux sites, on y ajoute les dépendances entre sites, les points d'arrêt et le responsable de la version unique du planning.

Si vous prévoyez un forum dans deux bâtiments, envoyez-nous les adresses, la composition des salles et un brouillon du programme. Chez Aventura, nous rassemblerons les questions pour les sites, vérifierons les itinéraires et préparerons un schéma d'organisation avec un devis.

Sources

• HSE : gestion des flux à l'intérieur du site
• HSE : planification des incidents et des situations d'urgence
• FHWA : accès piéton et navettes lors d'événements spéciaux
• FHWA : plan de mise en œuvre pour les événements spéciaux planifiés
• USFA/FEMA : NIMS Command and Coordination
• FEMA : formulaires Incident Command System
• W3C WAI : formulaires accessibles
• Ministère du Travail de Russie : loi fédérale n° 152-FZ
• Ministère des Situations d'urgence de Russie : sécurité incendie des lieux de forte affluence
• Rospotrebnadzor : restauration en service traiteur