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Organización de conferencias

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Características distintivas
  • Nos encargamos del ciclo completo de organización de la conferencia
  • Ofrecemos soluciones probadas, contratistas y formatos que aumentan la eficiencia del evento
  • Garantizamos una coordinación clara, cumplimiento de plazos y control de todos los procesos
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  • Nos encargamos del ciclo completo de organización de la conferencia
  • Ofrecemos soluciones probadas, contratistas y formatos que aumentan la eficiencia del evento
  • Garantizamos una coordinación clara, cumplimiento de plazos y control de todos los procesos

Etapas de preparación de conferencias

  • Desarrollo del plan del evento. Qué temas debe abordar, duración, número de asistentes, etc.
  • Invitamos a los ponentes, hablamos del evento, acordamos reuniones y su preparación.
  • Guion del evento. Calculamos el orden de los ponentes, los descansos, la duración del evento.
  • Búsqueda de ubicación, decoración del espacio con tu estilo, búsqueda de proveedores, organización de zonas de descanso, catering y todo lo demás.
  • Trabajo con el equipo técnico. Lo pedimos, verificamos, configuramos.
  • Trabajo con las invitaciones de los invitados, impresión de artículos promocionales, colocación de asientos.
  • Publicidad del evento. En internet, en medios, en TV. De esto se encargan nuestros especialistas en marketing.
  • Contamos sobre el evento pasado en los medios, a periodistas, en internet, etc. ¡Todos se enterarán de ti!

Casos geniales

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Conferencia Code/R

Conferencia anual para especialistas en TI de "Raiffeisenbank" en "Expocentre". Nuestro equipo se encargó de toda la organización del evento: desde el desarrollo del concepto de branding del lugar hasta la realización de una cena de gala.
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Foro de Kazajistán

Del 5 al 7 de noviembre de 2019, el equipo de la agencia de eventos "Aventura" participó en la organización de un evento masivo y muy importante para toda Rusia: el XVI Foro de Cooperación Interregional entre Rusia y Kazajistán...
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Día familiar para Gazpromneft

Implementamos un programa anual para cuidar a los empleados y sus familias. Un enfoque integral que combinó un estilo de vida saludable, actividades infantiles y talleres ecológicos. Una lotería final con premios activos unió a todos los participantes y reforzó los valores de la marca.
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Evento deportivo para Rostelecom

Creamos un evento que se convirtió en un punto culminante de la vida corporativa de Rostelecom y aumentó la lealtad de los empleados. Desarrollamos una dinámica competición corporativa donde cada participante tuvo la oportunidad de destacarse y sentir el apoyo de sus colegas.
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Día del cliente de la compañía "Ekoniva

Evento combinado para clientes: una parte oficial en el centro de distribución con presentación de equipos y una continuación informal en el restaurante "Riga-Moscú" con un show culinario y karaoke.
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Stand de Gazpromneft en la exposición Agro-Omsk

Diseñamos el stand "Gazpromneft-Regional Sales" para el evento y decoramos el área con pancartas con el logotipo de la empresa. También organizamos catering para los invitados del pabellón, actividades btl con azafatas y merchandising corporativo.
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20 aniversario de Agro Expert Group y Día del Campo

Organización del "Día del Campo" con motivo del 20 aniversario de Agroexpert Group. Combinamos el programa empresarial con la celebración. Los invitados disfrutaron de: una zona de bienvenida, una parte oficial con premiaciones y un exclusivo taller práctico en el campo al final.
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Encuentro turístico de Gazprom Neft

Realizamos eventos para más de 80 personas para los empleados de Gazpromneft Catalytic Systems. El programa incluyó competiciones en una pista de obstáculos, orientación deportiva y mucho más.
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Día del Químico

Celebramos un festival anual en la plaza principal de la ciudad de Volkhov, en conmemoración del 20 aniversario de FosAgro. El festival a gran escala se llevó a cabo en 2 escenarios y culminó con las actuaciones estelares de Igor Kornelyuk y Niletto.
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Conferencia intersectorial "PRO Bitum

Organización de la conferencia sectorial más grande dedicada a la producción y aplicación de materiales bituminosos en la construcción de carreteras en Rusia. El evento-2018 reunió a más de 450 actores clave del mercado: representantes de autoridades federales, principales contratistas y empresas de diseño, así como fabricantes de betunes y polímeros modificados. Creamos un espacio para un diálogo directo entre reguladores y empresas, estableciendo la dirección del desarrollo del sector.
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Cómo realizamos conferencias

Analizamos el mercado y determinamos tendencias

Analizamos las tendencias, descubrimos qué le gusta a la gente y partimos de ello al preparar el plan.

Preparamos el plan del evento

Trabajan en él las personas más creativas de nuestra empresa. ¡Escribimos un plan detallado, un guion e incluso hacemos bocetos!

Invitamos a oradores (previa coordinación con usted)

Los elegimos nosotros mismos o invitamos a quienes tú quieras.

Plan de distribución de invitados y oradores

Distribuimos a los invitados y ponentes del evento de manera que todos tengan buena visibilidad y nadie obstruya la vista al escenario.

Creamos el cronograma de presentaciones

Calcula las intervenciones para que todos tengan tiempo de hablar. Tenemos en cuenta todos los descansos y el tiempo para conversar entre ellos.

Imprimimos folletos y otro material publicitario para el evento

Si regalas artículos promocionales a los invitados de tus eventos, se recordará durante mucho tiempo y será un gesto hermoso hacia ellos. La lealtad hacia tu empresa aumentará.

El especialista en marketing se encarga de la promoción

El público objetivo se entera del evento a través de publicidad en redes sociales, medios de comunicación y blogueros. Llegarán más invitados y muchas personas te conocerán.

Organizamos el traslado

Si la conferencia es en otra ciudad, llevamos a los ponentes directamente al lugar del evento desde el aeropuerto y las estaciones.

Alojamiento de invitados

Reservamos hoteles para los ponentes, si realizas el evento en otra ciudad.

Creamos el sitio web para la conferencia, así como trabajamos en la identidad corporativa

En la web respondemos a todas las preguntas, añadimos un botón de compra de entradas, hablamos de tu empresa.

¿Por qué realizar conferencias?

Para tener éxito en los negocios, es necesario asistir y organizar eventos temáticos. Así te conocerá más gente y estarás siempre al tanto de las últimas tendencias de tu negocio.
  • Algo nuevo
Ayudan a obtener nueva información y compartir tu experiencia.

  • Conocer gente
A las conferencias asisten personas interesadas que quieren encontrar nuevos socios y clientes. Es una excelente oportunidad para establecer contactos útiles.

  • Retroalimentación
Особенно полезно для небольших, только зарождающихся компаний. Можно рассказать и даже показать свой стартап и услышать оценку от настоящих профессионалов.

  • Soporte
Particularmente útil para pequeñas empresas que están comenzando. Puedes contar e incluso mostrar tu startup y recibir la evaluación de verdaderos profesionales.

  • Вдохновение
Форумы и конференции в других городах — это хороший способ посмотреть на страну, новых людей и вдохновиться работать дальше.

Consejos para organizar conferencias

Espacio para el evento

Los foros y conferencias en otras ciudades son una buena manera de conocer el país, nuevas personas e inspirarse para seguir trabajando.
Esta es quizás la tarea más difícil. El alquiler de ciertos locales puede aumentar el precio de las entradas, entre otras cosas.

Aspecto técnico

Es muy importante encontrar un lugar luminoso y espacioso con asientos cómodos y un escenario grande. Hay que calcular el espacio para que quepan todos los ponentes e invitados y estos se sientan cómodos.

Publicidad del evento

Hay que asegurarse de que todo el equipo: luces, altavoces, ordenadores y portátiles, proyector y seguridad contra incendios estén en buen estado y funcionen correctamente. Es mejor hacer un ensayo técnico para evitar imprevistos.

Preparación del plan del evento

Hay que pensar en la campaña publicitaria ya en la etapa de selección del lugar. Existen muchas formas gratuitas y de pago de promoción. Si es posible, utiliza tantas formas como sea posible para promocionar tu evento. Por ejemplo, publicidad en internet y medios de comunicación, TV, invitaciones a través de redes sociales, etc.

Ejemplos de eventos realizados

Conferencia anual
Conferencia anual
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Conferencia educativa
Conferencia educativa
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Conferencia "Belleza y Salud
Conferencia "Belleza y Salud
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Clientes

Tipos de conferencias y sus objetivos

  • Hay que elaborar cuidadosamente el plan del evento para poder seguir su éxito, asesorar a los invitados sobre los horarios del evento e informar sobre todos los ponentes. También es muy importante calcular el tiempo de los descansos y reservar tiempo para la preparación técnica.
  • Онлайн-конференция — новый вид бизнес мероприятий, его главный плюс в том, что быть участником конференции или форума можно быть, не покидая свое рабочее место.
  • Бизнес-форумы — решают определенные конкретные вопросы по поставленной теме. Foros de negocios: resuelven problemas específicos sobre un tema establecido..
  • Rueda de prensa Resuelven cuestiones concretas sobre un tema determinado. Son necesarios para propietarios de negocios de cualquier tamaño.
  • Presentaciones Se organizan para los medios y periodistas, para presentarles un producto o servicio antes que a los demás y obtener reseñas y comentarios. Gracias a ellos, muchas personas se enteran de ti.
Foto y vídeo

Cartas de agradecimiento

Desde 2006 hemos realizado más de 1000 eventos en toda Rusia
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MegaFon
Director de SF OJSC "MegaFon Retail" M.I. Sakhnov
Pulkovo
Jefe del departamento de selección de personal y desarrollo de la marca del empleador Y.V. Romantsev
Gazprom Neft Refinery
Presidente del Comité Sindical N.I. Donskih
Nuestros principios
Honestidad
Honestidad
Fijamos el presupuesto y las condiciones al inicio. Entiendes de antemano por qué estás pagando, sin gastos ocultos y sorpresas desagradables durante la preparación.
Innovación
Innovación
Ofrecemos formatos modernos y soluciones creativas: desde programas interactivos hasta eventos en línea e híbridos utilizando tecnologías actuales y efectos visuales.
Minuciosidad
Minuciosidad
Consideramos cada detalle del evento corporativo: programación, guion, equipamiento técnico y trabajo de contratistas. Esto evita contratiempos y permite llevar a cabo el evento a un alto nivel.
Responsabilidad
Responsabilidad
Cumplimos con los plazos y acuerdos. Asumimos la responsabilidad de la realización del proyecto y llevamos cada tarea hasta el resultado.
Experticia
Experticia
Más de 15 años en la industria de eventos: conocemos las soluciones que funcionan y adaptamos el formato del evento a los objetivos comerciales, audiencia y presupuesto.

¿En qué otro formato se puede realizar una conferencia?

Conferencias científico-prácticas

На таких мероприятиях ведущие ученые-теоретики, практикующие исследователи и студенты сходятся для обсуждения и обмена актуальными знаниями и результатами работы в конкретной научной области. ¿En qué otro formato se puede realizar una conferencia? Conferencias científico-prácticas: En este tipo de eventos, destacados científicos teóricos, investigadores prácticos y estudiantes se reúnen para debatir e intercambiar conocimientos actuales y resultados de trabajo en un área científica específica.. Estas conferencias suelen estar orientadas al ámbito académico, pero también pueden tener un formato abierto para todos los interesados..

Conferencias empresariales

En estos eventos, destacados teóricos, investigadores prácticos y estudiantes se reúnen para discutir e intercambiar conocimientos actuales y resultados de trabajo en un campo científico específico. Estas conferencias suelen estar orientadas al ámbito académico, pero también pueden tener un formato abierto para todos los interesados. En el programa de estos eventos a gran escala se pueden encontrar paneles de discusión y mesas redondas, pero el centro siempre son las ponencias de oradores específicos.

Ruedas de prensa

Estos eventos, similares a congresos de negocios, seminarios y foros, se organizan para emprendedores, entrenadores empresariales y expertos en áreas específicas. La mayoría de las veces, en el programa se discuten temas de economía, tecnologías de la información e industria. Estas conferencias implican soluciones prácticas al final: adopción de estrategias de desarrollo, selección de innovaciones específicas, etc. Como evento de negocios, la conferencia está destinada a servir como herramienta de networking. Los participantes de conferencias empresariales buscan ideas, inversores, socios, clientes e incluso empleados para sus empresas, así como oportunidades adicionales para su propio desarrollo profesional y personal.

Exposiciones y presentaciones

Estos son eventos donde el objetivo principal es que los participantes hablen sobre sus marcas, éxitos de la empresa, productos y servicios, nuevos mercados de venta, etc. Estas conferencias están orientadas a la publicidad y el marketing y a menudo se realizan para captar la atención del público objetivo. Lo más importante aquí es mostrar de manera impactante las ventajas de la empresa y mantener la imagen de la marca. También en estos eventos se presta atención a la interacción con los oyentes y espectadores: los clientes reciben consultas personalizadas, hacen preguntas, dan retroalimentación, etc.
FAQ

¿Con cuántos días de anticipación pueden organizar una conferencia?

No son los eventos más fáciles de organizar. Para prepararlos con éxito, se necesita trabajar mucho y meticulosamente. La magnitud del evento puede ser cualquier cosa y su preparación puede tomar desde varios meses hasta un año. Nuestra empresa se esfuerza por no incumplir los plazos establecidos en el contrato. Para obtener más información sobre los plazos de organización, comuníquese con el gerente de la empresa. Él lo asesorará.

¿Los gerentes estarán con nosotros durante todo el evento?

Sí, por supuesto. Los gerentes están presentes hasta el final del evento y se encargan de todo el trabajo. Responder preguntas de los invitados, controlar los tiempos, resolver problemas que surjan, etc. Nadie los dejará solos con todo el evento.

¿Si ocurre un caso de fuerza mayor durante el evento?

No hay problema. Siempre tenemos un plan B para situaciones imprevistas. Los gerentes saben negociar y comunicarse con las personas, saben cómo actuar de la mejor manera, y los colegas siempre están listos para ayudar. No abandonamos a los nuestros y siempre estamos listos para respaldarlos.

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