Organisation et tenue de conférences | Organisation de conférences d'affaires clé en main
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Organisation de conférences

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  • depuis 2010 année
  • 1000+ événements
  • 4 bureaux: Moscou, Saint-Pétersbourg, Omsk, Tioumen
  • contrat et un devis fixe
  • Gazprom Neft
  • MegaFon
  • La Banque soviétique
  • Centre de planification "Tele2-Russie
  • La Sberbank de Russie
  • PAO "Rostelecom
  • Banque OTP
  • Ericsson
Points forts
  • En savoir plus Ce qui inclut l'organisation de la conférence Préparation du plan de l'événement, rédaction du scénario
  • Nous prenons en charge le cycle complet d'organisation de la conférence
  • Nous proposons des solutions éprouvées, des prestataires et des formats qui augmentent l'efficacité de l'événement
Points forts
  • En savoir plus Ce qui inclut l'organisation de la conférence Préparation du plan de l'événement, rédaction du scénario
  • Nous prenons en charge le cycle complet d'organisation de la conférence
  • Nous proposons des solutions éprouvées, des prestataires et des formats qui augmentent l'efficacité de l'événement

Étapes de préparation des conférences

  • Élaboration du plan de l'événement. Quelles questions il doit traiter, la durée, le nombre de participants, etc.
  • Nous invitons des intervenants, parlons de l'événement, convenons de rencontres et de leur préparation.
  • Scénario de l'événement. Nous déterminons l'ordre des intervenants, les pauses et la durée de l'événement.
  • Recherche du lieu, décoration de l'espace selon votre style, recherche de prestataires, organisation des zones de détente, traiteur et tout le reste.
  • Gestion de l'équipement technique. Nous commandons, vérifions et réglons.
  • Gestion des invitations des invités, impression des articles souvenirs, disposition des places.
  • Publicité de l'événement. Sur Internet, dans les médias, à la télévision. Nos spécialistes marketing s'en occupent.
  • Nous parlons de l'événement passé dans les médias, aux journalistes, sur Internet, etc. Tout le monde entend parler de vous !

Combien coûte l'organisation de conférences

budget à partir de 1 M ₽

Le résultat dépend du nombre de participants, du lieu, de la technique et du programme.

  • jusqu'à 50 participants
    à partir de 1 M ₽
    • Site et technique
    • Enregistrement des invités
    • Pause-café
    • Animateur ou modérateur
    • Photos et vidéos
  • 50–300 participants
    devis sur mesure
    • Tout du premier forfait
    • Scène, écran, son synchronisé
    • Branding de l'espace
    • Diffusion en ligne
    • Cocktail dinatoire
  • 300 participants et plus
    devis sur mesure
    • Réalisateur et équipe technique
    • Plusieurs salles et flux
    • Logistique, transferts, hébergement
    • Accueil des intervenants
    • Production vidéo

Nous enverrons un devis précis sous 1 jour ouvré — gratuitement. Le devis est fixé au démarrage, sans frais cachés.

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La conférence Code/R

Conférence annuelle pour les professionnels de l'informatique de "Raiffeisenbank" à "Expocenter". Notre équipe a pris en charge l'organisation complète de l'événement : depuis le développement du concept de branding du lieu jusqu'à la tenue du dîner de gala.
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Forum kazakh

Du 5 au 7 novembre 2019, l'équipe de l'agence événementielle "Aventura" a participé à l'organisation d'un événement d'une grande importance pour toute la Russie - le XVIe forum de coopération interrégionale entre la Russie et le Kazakhstan...
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Journée familiale pour Gazprom Neft

Nous avons mis en œuvre un programme annuel de soutien aux employés et à leurs familles. Notre approche globale a combiné un mode de vie sain, des activités pour enfants et des ateliers écologiques. Une loterie finale avec des prix attractifs a rassemblé tous les participants et a renforcé les valeurs de la marque.
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Événement sportif pour Rostelecom

Nous avions pour objectif de créer un événement qui deviendrait un moment fort de la vie d'entreprise de Rostelecom et renforcerait la fidélité des employés. Nous avons développé une olympiade d'entreprise dynamique où chaque participant a eu l'opportunité de se mettre en valeur et de ressentir le soutien de ses collègues.
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La journée client de la société "Econiva"

Événement combiné pour les clients : une partie officielle au centre des concessionnaires avec une présentation d'équipements, suivie d'une partie informelle au restaurant "Riga-Moscou" avec un spectacle culinaire et du karaoké.
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Stand Gazprom Neft à l'exposition Agro-Omsk

Nous avons conçu le stand "Gazpromneft-Ventes régionales" pour l'événement et avons décoré l'espace avec des bannières arborant le logo de l'entreprise. Nous avons également organisé le service traiteur pour les invités du pavillon, des activités BTL avec des hôtesses et des articles promotionnels de la marque.
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Le 20e anniversaire du groupe Agro Expert et la Journée des champs

Organisation du "Jour du champ" jubilaire pour la société "Agroexpert group". L'événement coïncidait avec le 20e anniversaire de l'entreprise, c'est pourquoi nous avons combiné le programme d'affaires avec la célébration. Les invités ont pu profiter : d'une zone d'accueil, d'une partie officielle avec remise de prix et un atelier pratique unique dans les champs en clôture.
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Le rassemblement touristique de Gazpromneft

Nous avons organisé des événements pour plus de 80 personnes pour les employés de Gazpromneft Catalytic Systems. Le programme comprenait des compétitions sur un parcours d'obstacles touristique, des activités sportives d'orientation et bien plus encore.
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La Journée du chimiste

Nous avons organisé la fête annuelle sur la place principale de la ville de Volkhov, à l'occasion du 20e anniversaire de l'entreprise "PhosAgro". La fête, à grande échelle, s'est déroulée sur 2 scènes. La soirée s'est terminée par une performance des têtes d'affiche Igor Kornelyuk et Niletto.
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Conférence intersectorielle "PRO Bitum"

Organisation de la plus grande conférence sectorielle consacrée à la production et à l'utilisation de matériaux bitumineux dans la construction routière en Russie. L'événement-2018 a réuni plus de 450 acteurs clés du marché : des représentants des organes fédéraux, des principales entreprises de construction et de conception, ainsi que des fabricants de bitume et de polymères bitumineux. Nous avons créé une plateforme pour un dialogue direct entre les régulateurs et les entreprises, définissant ainsi les orientations du développement du secteur.
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Comment nous organisons des conférences

Analysons le marché et déterminons les tendances

Nous analysons les tendances, découvrons ce que les gens aiment et nous en servons pour préparer le plan.

Nous préparons un plan d'événement.

Les personnes les plus créatives de notre entreprise travaillent sur lui. Nous écrivons un plan détaillé, un scénario et même faisons des croquis!

Nous invitons des conférenciers (en accord avec vous)

Nous les choisissons nous-mêmes ou appelons ceux que vous voulez.

Plan de placement des invités et des orateurs

Nous installons les invités de l'événement et les conférenciers de manière à ce que tout le monde puisse regarder confortablement et que personne ne bloque la vue de la scène.

Créons un programme de performances

Planifiez les performances de manière à ce que tout le monde ait le temps de se produire. Prenons en compte toutes les pauses et le temps pour discuter les uns avec les autres.

Nous imprimons des brochures et d'autres supports publicitaires pour l'événement.

Si vous offrez des produits souvenirs aux invités de vos événements, cela restera longtemps dans leur mémoire et sera un beau geste à leur égard. La fidélité envers votre entreprise augmentera.

Le marketeur s'occupe de la promotion.

La cible sera informée de l'événement grâce à la publicité sur les réseaux sociaux, les médias et les blogueurs. Vous attirerez plus de visiteurs et vous serez connu de nombreuses personnes.

Organisons le transfert.

Si la conférence a lieu dans une autre ville, nous amènerons les conférenciers directement sur le lieu de leur intervention depuis les aéroports et les gares.

Hébergement des invités

Réserver des hôtels pour les conférenciers si vous organisez un événement dans une autre ville.

Nous créons un site web pour la conférence et travaillons également sur l'identité visuelle de l'entreprise.

Sur le site, nous répondrons à toutes vos questions, ajouterons un bouton d'achat de billets, et présenterons votre entreprise.

Pourquoi organiser des conférences

Pour réussir dans les affaires, il faut participer et organiser des événements thématiques. Ainsi, plus de gens vous connaîtront et vous serez constamment au courant des dernières tendances de votre secteur.
  • Quelque chose de nouveau
Ils aident à acquérir de nouvelles informations et à partager son expérience.

  • Rencontrer des gens
Les conférences attirent des personnes intéressées qui souhaitent elles-mêmes trouver de nouveaux partenaires et clients. Une excellente occasion de nouer de nouvelles relations utiles.

  • Retour d'information
Particulièrement utile pour les petites entreprises en démarrage. Vous pouvez présenter, voire montrer votre startup et recevoir l'avis de véritables professionnels.

  • Support
Lors des conférences, on peut puiser beaucoup de motivation pour de nouveaux accomplissements. Le soutien est important dans tous les aspects de la vie, et lors des conférences, il y a des gens qui brûlent de la même passion que vous !

  • Inspiration
Les forums et conférences dans d'autres villes sont un bon moyen de découvrir le pays, de nouvelles personnes et de s'inspirer pour continuer à travailler.

Conseils pour l'organisation de conférences

Espace pour l'événement

C'est peut-être la tâche la plus difficile. En raison de la location de certains lieux, le prix des billets peut augmenter, etc.
Il est très important de trouver un endroit lumineux et spacieux avec des sièges confortables et une grande scène. Il faut calculer l'espace pour que tous les intervenants et invités y tiennent et se sentent à l'aise.

Aspect technique

Il est nécessaire de s'assurer que tout l'équipement : lumières, haut-parleurs, ordinateurs et ordinateurs portables, projecteur et sécurité incendie, sont en bon état de fonctionnement. Il est préférable de faire une répétition technique pour éviter les imprévus.

Publicité pour l'événement

Il faut penser à la campagne publicitaire dès le choix du lieu. Il existe de nombreux moyens payants et gratuits de promotion. Utilisez autant de moyens que possible pour promouvoir votre événement. Par exemple, publicité sur Internet et dans les médias, à la télévision, invitations via les réseaux sociaux, etc.

Préparation du plan de l'événement

Il est nécessaire de dresser un plan détaillé de l'événement afin que vous puissiez suivre le succès de celui-ci, conseiller les invités sur le timing de l'événement, et présenter tous les intervenants. Il est également très important de prévoir le temps des pauses et d'inclure du temps pour la préparation technique.

Exemples d'événements organisés

La conférence annuelle
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Conférence de formation
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Conférence "Beauté et Santé"
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Clients

Types de conférences et leurs objectifs

  • Conférences scientifiques et pratiques : les chercheurs se rencontrent lors de ces événements pour partager leurs expériences et discuter de questions spécifiques.
  • Conférence en ligne — un nouveau type d'événements d'affaires, son principal avantage est que l'on peut être participant d'une conférence ou d'un forum sans quitter son lieu de travail.
  • Forums d'affaires — résolvent des questions spécifiques sur un thème donné. Ils sont nécessaires aux propriétaires d'entreprises de toute taille.
  • Conférence de presse — ils sont organisés pour les médias et les journalistes afin de leur présenter un produit ou un service avant les autres et d'obtenir des critiques et des retours. Grâce à eux, un grand nombre de personnes vous connaissent.
  • Présentations — ils sont organisés pour présenter vos nouveaux services ou produits.
Photos et vidéos

Lettres de remerciement

Depuis 2010, nous avons réalisé plus de 1000 événements dans toute la Russie
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MegaFon
Directeur du SF OJSC "MegaFon Retail" M.I. Sakhnov
Pulkovo
Responsable du recrutement et du développement de la marque employeur Y.V. Romantchev
Gazprom Neft Refinery
Président du Comité syndical N.I. Donskih
Nos principes
Honnêteté
Honnêteté
Fixons le budget et les conditions au départ. Vous comprenez à l'avance ce pour quoi vous payez - sans frais cachés ni mauvaises surprises pendant la préparation.
L'innovation
L'innovation
Nous proposons des formats modernes et des solutions créatives : des programmes interactifs aux événements en ligne et hybrides utilisant les technologies actuelles et les effets visuels.
Le soin minutieux.
Le soin minutieux.
Nous réfléchissons à chaque détail de l'événement d'entreprise : timing, scénario, équipement technique et travail des entrepreneurs. Cela permet d'éviter les chevauchements et de mener l'événement à un niveau élevé.
Performance
Performance
Respectons les délais et les accords. Nous prenons la responsabilité de la réalisation du projet et menons chaque tâche à bien.
Expertise
Expertise
Plus de 16 ans dans l'industrie événementielle : nous savons quelles solutions fonctionnent et nous choisissons le format de l'événement en fonction des objectifs de l'entreprise, du public et du budget.

Dans quel autre format peut-on organiser une conférence ?

Conférences scientifiques et pratiques

Lors de ces événements, des scientifiques théoriciens de premier plan, des chercheurs praticiens et des étudiants se réunissent pour discuter et échanger des connaissances et des résultats de travail actuels dans un domaine scientifique spécifique. Ces conférences sont souvent orientées vers le milieu académique, mais peuvent également avoir un format ouvert à tous. Le programme de ces événements de grande envergure peut inclure des discussions en panel et des tables rondes, mais l'organisation de présentations par des conférenciers spécifiques reste toujours au centre.

Conférences d'affaires

Ces événements, similaires aux congrès d'affaires, séminaires et forums, sont organisés pour les entrepreneurs, les coachs d'affaires et les experts dans des domaines spécifiques. Le programme comprend généralement des discussions sur l'économie, les technologies de l'information et l'industrie. Ces conférences aboutissent à des solutions pratiques : adoption de stratégies de développement, sélection d'innovations, etc. En tant qu'événement professionnel, la conférence sert d'outil de réseautage. Les participants aux conférences d'affaires recherchent des idées, des investisseurs, des partenaires, des clients et même des employés pour leurs entreprises, ainsi que des opportunités supplémentaires pour leur développement professionnel et personnel.

Conférence de presse

Ce sont des événements organisés par des marques privées, des autorités publiques, des organisations communautaires et des personnalités médiatiques afin de présenter des informations importantes aux journalistes et au grand public. Ces événements sont souvent utilisés pour annoncer des actualités et des événements, des lancements de produits, des décisions importantes et des résultats de concours ou de discussions. Les conférences de presse comprennent généralement des discours des intervenants, des réponses aux questions des médias, ainsi qu'un rapport ou une revue écrite et visuelle (photos et vidéos). Ces événements sont un outil important pour façonner l'opinion publique et interagir avec les médias télévisés, imprimés et en ligne.

Expositions et présentations

Ce sont des événements dont l'objectif principal est de permettre aux participants de parler de leurs marques, des succès de l'entreprise, des produits et services, des nouveaux marchés, etc. Ces conférences sont axées sur la publicité et le marketing et sont souvent organisées pour attirer l'attention du public cible. L'essentiel ici est de mettre en valeur de manière impressionnante les atouts de l'entreprise et de soutenir l'image de la marque. Lors de ces événements, une attention particulière est également accordée à l'interaction avec les auditeurs et les spectateurs : les clients reçoivent des consultations personnalisées, posent des questions, donnent leur feedback, etc.
Exemples de projets
FAQ

En combien de jours pouvez-vous organiser une conférence?

Ce ne sont pas les événements les plus simples à organiser. Pour s'y préparer avec succès, il faut travailler beaucoup et minutieusement. L'ampleur de l'événement peut être quelconque et sa préparation peut prendre de plusieurs mois à un an. Notre entreprise s'efforce de respecter les délais indiqués dans le contrat. Pour en savoir plus sur les délais d'organisation — contactez le gestionnaire de l'entreprise. Il vous conseillera.

Les managers seront-ils avec nous tout au long de l'événement?

Oui, bien sûr. Les gestionnaires sont présents jusqu'à la fin de l'événement et prennent en charge tout le travail. Répondre aux questions des invités, surveiller le timing, résoudre les problèmes survenus, etc. Personne ne vous laissera seul face à tout un événement.

Que se passe-t-il en cas de force majeure lors de l'événement?

Pas de panique. Nous avons toujours un plan « B » en cas d'imprévus. Les gestionnaires savent négocier et communiquer avec les gens, savent comment agir au mieux, et les collègues sont toujours prêts à venir en aide. Nous ne laissons pas les nôtres en difficulté et sommes toujours prêts à prendre le relais.

Combien coûte l'organisation de conférences ?

Budget : à partir de 1 M ₽. Nous envoyons le devis précis sous 1 jour ouvré — gratuitement.

Qu'est-ce qui est inclus dans le prix ?

Tout ce qu'il faut pour un événement clé en main : lieu et technique, enregistrement des invités, pause café, animateur ou modérateur, photo et vidéo, scène, écran, son synchronisé, habillage du lieu, diffusion en ligne. Le devis est fixé au démarrage et nous travaillons sous contrat — sans frais cachés.

Combien de temps à l'avance faut-il nous contacter ?

Plus tôt vous nous contactez, plus large est le choix de lieux, d'artistes et de dates. Laissez une demande — sous 1 jour ouvré, nous enverrons un devis et des options de programme.

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