Corporate AI Day: cómo reunir casos, dividir a los participantes por nivel, realizar talleres seguros y dar seguimiento a las ideas después del evento.
AI Day para empleados es un día interno de práctica con inteligencia artificial. En las tareas de sus departamentos, los empleados trabajan con herramientas permitidas. Al final del día, la empresa se queda con tarjetas de tareas, responsables y reglas de verificación; no basta con charlas generales.
En Aventura comenzamos la preparación con el contexto laboral. RR. HH. y el equipo de formación se encargan de la audiencia; la transformación digital, de los casos y las herramientas; la seguridad de la información y los abogados, de los límites del trabajo con datos. Luego unimos el contenido, el escenario, los talleres, las zonas de demostración y el plan técnico en un solo guion.
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Aclararemos el formato del evento y le propondremos el siguiente paso.
¿Por qué necesita la empresa un AI Day separado?
Un AI Day es necesario cuando los empleados ya prueban herramientas con inteligencia artificial, pero actúan de manera dispersa. Algunos no saben por dónde empezar. Otros cargan datos innecesarios en los servicios o confían en la primera respuesta. Un día separado armoniza los términos y reglas básicas, muestra los límites del uso permitido y convierte el interés en varias tareas de trabajo verificables.
El día tiene tres objetivos: explicar las posibilidades y limitaciones de la tecnología, practicar técnicas con materiales permitidos y seleccionar iniciativas para su posterior verificación.
Un AI Day no reemplaza la política corporativa, la formación en seguridad de la información o un largo programa de desarrollo de habilidades. Da un punto de partida común y ayuda a ver la diferencia entre una demostración llamativa y un escenario útil. Para una empresa compleja, lo estructuramos siguiendo la lógica de un evento de negocios: objetivo, audiencia, responsables del contenido, recorrido del participante y resultado documentado.
El formato más cercano en el sitio es el día de innovación en la empresa. La diferencia es que el AI Day requiere un marco separado para los datos, la verificación de respuestas, la autoría y el control humano.
Resultado del día: casos, habilidades y soluciones
Después del evento, cada escenario seleccionado debe tener un próximo paso. El participante sabe elegir una herramienta permitida, formular una consulta, verificar la respuesta y comprender cuándo la tarea requiere un experto. El departamento recibe una ficha de tarea con un responsable y un criterio de beneficio. La empresa obtiene una lista de cuestiones que deben resolverse mediante políticas, formación o un proyecto piloto.
No nos proponemos «inspirar a todos con la inteligencia artificial». La emoción ayuda a captar la atención, pero es difícil de aprovechar al día siguiente laboral. Los resultados observables son más concretos:
- el empleado distingue entre datos abiertos, internos y confidenciales;
- sabe qué servicios permite la empresa para tareas laborales;
- verifica hechos, cálculos, referencias y limitaciones de la respuesta;
- sabe describir la tarea antes de elegir la herramienta;
- registra el resultado esperado y el método de verificación;
- transfiere el caso prometedor al responsable del proceso.
El marco de gestión de riesgos de inteligencia artificial del NIST (NIST AI RMF) propone cuatro funciones: Govern, Map, Measure y Manage. Para el programa del día, las traducimos en cuatro preguntas: quién establece las reglas, dónde se aplica el sistema, cómo se verifica el resultado y quién toma la decisión sobre el uso posterior.
En lugar de un ranking público de participantes, evaluamos la calidad de la ficha y la claridad de la verificación. Un usuario experimentado puede desconocer las limitaciones del proceso, mientras que un principiante puede entender bien la tarea laboral en sí.
¿Cómo recopilar casos de trabajo antes del evento?
Antes de desarrollar el programa, recopilamos de los departamentos tarjetas cortas de tareas. En el formulario se describe una acción que consume recursos, los datos necesarios, el resultado aceptable y la persona que verificará la respuesta. Tras una selección inicial, los especialistas eligen la ruta: demostración abierta, entorno protegido o rechazo con explicación escrita del motivo.
La tarjeta de trabajo del caso contiene:
- Contexto y propietario del proceso.
- Acción concreta del empleado hoy.
- Datos de entrada y su nivel de acceso.
- Resultado deseado sin prometer automatización.
- Criterios de control de calidad.
- Error que causará un daño notable.
- Entorno permitido para el taller práctico.
- Siguiente paso después del evento.
Para el escenario elegimos casos comprensibles para varias funciones. Para el laboratorio son adecuadas las tareas específicas de un solo departamento. Por ejemplo, un análisis general puede mostrar la estructura de un documento con datos sintéticos, mientras que un piloto cerrado con materiales reales se realizará más tarde en un entorno aprobado.
Por separado, comprobamos si la tarea no repite un proyecto ya existente. Día de demostración corporativa ayuda a comparar iniciativas maduras, mientras que AI Day primero alinea las habilidades y reglas básicas. Estos formatos se pueden conectar: las tarjetas fuertes de AI Day pasan al demo day después de su verificación.
Programa AI Day de un día
El programa de un día avanza desde la regla general hacia la práctica autónoma. Por la mañana, los participantes reciben un contexto común y ven el análisis de un caso real. Luego se dividen en rutas, trabajan en grupos pequeños y regresan con tarjetas de soluciones. El cierre sirve para seleccionar los próximos pasos, no para competir con presentaciones bonitas.
El ejemplo de programa se adapta a las funciones, turnos, ciudades y acceso a las herramientas:
La tabla reúne los puntos clave de la sección: Bloque, Tarea del participante, Formato. Úsela como una guía rápida al preparar el evento.
| Bloque | Tarea del participante | Formato | Qué queda |
|---|---|---|---|
| Diagnóstico inicial | elegir su nivel e interés | formulario corto sin clasificación pública | ruta del participante |
| Apertura | comprender los objetivos y los límites del día | conversación entre el líder y el moderador | contexto común |
| Práctica segura | conocer las reglas de datos y verificación | análisis de situaciones con expertos | recordatorio y contactos |
| Demostración en vivo | ver el camino desde la tarea hasta la verificación | trabajo del presentador con un ejemplo sintético | esquema de solución |
| Laboratorios | probar el enfoque en su propio rol | grupos pequeños con facilitador | borrador de la tarjeta del caso |
| Zona de demostración | comparar los enfoques de los departamentos | stands y demostraciones cortas | lista de contactos útiles |
| Clínica de casos | verificar el valor y los riesgos de la idea | mesas de expertos | observaciones y propietario |
| Cierre | elegir la ruta siguiente | defensas cortas sin evaluación espectáculo | lista de pilotos y preguntas |
Las conferencias ocupan una parte limitada del día. Incluso un experto sólido no puede ofrecer a una sola audiencia una profundidad igualmente útil para todos. La práctica comienza con una tarea simple, y luego el participante elige el nivel de complejidad: precisión del contexto, verificación de fuentes, trabajo con varias opciones o diseño del control humano.
Para una gran audiencia, son adecuadas las mecánicas de conferencia, foro o seminario: el escenario común establece el marco, y las salas paralelas dan profundidad. Los traslados, la capacidad y el tiempo de acceso al equipo deben calcularse con la misma atención que el contenido.
Tres rutas para diferentes niveles de preparación
Un taller único casi siempre divide a la audiencia entre los que se aburren y los que lo encuentran difícil. Ofrecemos tres rutas: básica para quienes resuelven por primera vez una tarea laboral con IA, aplicada para usuarios habituales y de proyecto para propietarios de procesos. Todas las rutas comparten reglas comunes de seguridad y verificación, pero las tareas, el ritmo y los resultados esperados son diferentes.
La tabla reúne los puntos clave de la sección: Ruta, Para quién, Práctica. Úsela como una guía rápida al preparar el evento.
| Ruta | Para quién | Práctica | Resultado |
|---|---|---|---|
| Básica | usa IA con poca frecuencia | plantear la tarea, dar contexto, verificar la respuesta | recordatorio personal |
| Aplicada | utiliza herramientas en el trabajo | comparar métodos de solución y criterios de calidad | técnica de trabajo mejorada |
| De proyecto | es dueño de un proceso o producto | describir el caso, riesgo, métrica y contorno de control | ficha de candidato para piloto |
La ruta la elige el propio participante o el líder del grupo antes del evento. Debe seguir siendo posible el cambio entre flujos. Si el grupo básico avanza más rápido, el facilitador ofrece un ejemplo adicional. Si el flujo de proyecto se topa con una cuestión legal o de seguridad, el experto la registra y no inventa una respuesta en el escenario.
GOV.UK, en su guía para el desarrollo de habilidades de IA para empleadores, vincula la formación con las tareas reales del puesto y aconseja mostrar cuándo no se debe utilizar la herramienta. Allí también se describe un enfoque modular y diferentes formas de participación. Para un AI Day, esta lógica es más útil que un taller general para toda la empresa.
¿Cómo realizar un taller sin fuga de datos?
El taller seguro se basa en un entorno previamente autorizado y materiales preparados. El participante no debe decidir en el momento si puede subir un contrato, una base de clientes, un documento de personal o un informe interno. Antes del evento, los organizadores acuerdan los servicios, las cuentas, los conjuntos de datos, las reglas de grabación de pantalla y el procedimiento para consultar a un especialista.
Dividimos los materiales en cuatro niveles:
- Datos abiertos que ya están publicados legalmente.
- Ejemplos sintéticos creados específicamente para el ejercicio.
- Conjuntos de datos de formación anonimizados después de la verificación por el propietario de los datos.
- Datos de trabajo reales solo en un entorno protegido aprobado y no en un taller masivo.
La Ley Federal N 152-FZ vincula el tratamiento de datos personales con fines específicos y predeterminados. La composición de los datos debe corresponder a estos fines. La realización de un AI Day en sí no crea una base separada para recopilar información adicional sobre empleados o clientes. Para los formularios de registro, diagnóstico y tarjetas de tareas, es necesario determinar por separado el acceso y el período de conservación según el propósito del tratamiento.
El Proyecto de Seguridad GenAI de OWASP describe clases de riesgos de aplicaciones basadas en modelos de lenguaje de gran tamaño, incluyendo la inyección de instrucciones maliciosas en la solicitud (prompt injection) y la divulgación de información sensible. En el evento, no convertimos este material en una conferencia técnica para todos. Basta con mostrar situaciones de trabajo: una instrucción sospechosa dentro de un archivo, una solicitud de datos cerrados, una respuesta convincente sin fuente y un intento de usar el resultado sin verificación.
El NIST recomienda documentar el contexto de aplicación, las limitaciones, la retroalimentación y las acciones de gestión de riesgos. Por lo tanto, cada laboratorio recibe un protocolo simple: qué se introdujo, qué se obtuvo, cómo se verificó, qué sigue siendo desconocido y quién es responsable del siguiente paso.
El artículo vecino sobre el día de la ciberseguridad para empleados ayuda a separar la práctica general del evento de las reglas obligatorias de seguridad de la información. La política es aprobada por el propietario del proceso. El equipo organizador la hace comprensible en el recorrido del participante.
Roles del equipo y preparación de los ponentes
Antes del guion final, asignamos responsables para el objetivo del día, la formación, la seguridad, el ámbito legal y la producción. El director define el sentido del AI Day. Los expertos son responsables de las reglas en su área, y el moderador mantiene la conversación dentro de las tareas verificables. El equipo organizativo conecta el programa con el espacio, el registro, el equipamiento, los accesos y el plan de reserva.
Asignamos los roles antes del guion final:
- el cliente aprueba el objetivo, la audiencia y el resultado del evento;
- el equipo de formación y desarrollo de empleados (L&D) o HR recopila el perfil de los participantes y las rutas de aprendizaje;
- la transformación digital gestiona el embudo de casos;
- la seguridad de la información coordina las herramientas y los datos;
- el abogado verifica las restricciones aplicables y las formulaciones;
- los propietarios de procesos preparan las tareas de trabajo;
- los ponentes y facilitadores reciben preparación editorial;
- el moderador gestiona las preguntas, el tiempo y los límites de las promesas;
- el equipo técnico prepara las cuentas, la red, las pantallas y el plan de respaldo;
- los coordinadores ayudan con los flujos y registran las preguntas.
Al ponente se le da una pregunta, varias tesis y un final concreto. La demostración se ensaya con los mismos permisos de cuenta y datos que habrá en el lugar. Si el servicio no está disponible, el presentador cuenta con una grabación del escenario permitido, capturas de pantalla de los pasos clave y una tarea que el grupo puede analizar sin conexión.
Zona de demostración y laboratorios de los departamentos
En la zona de demostración, los departamentos muestran escenarios de trabajo y explican de inmediato cómo verifican el resultado. Cada stand tiene una tarea, datos permitidos, autor del enfoque, método de verificación y una limitación conocida. El visitante debe comprender en unos minutos a quién le es útil el escenario y qué se necesitará para la verificación en su departamento.
Estaciones adecuadas:
- trabajo con un documento abierto extenso y verificación de enlaces;
- preparación de varias opciones de estructura del mensaje;
- clasificación de solicitudes sintéticas según criterios establecidos;
- búsqueda de contradicciones en el conjunto de formación;
- creación de un borrador de instrucciones con verificación experta obligatoria;
- análisis de una respuesta errónea y reconstrucción de la cadena de verificación.
Talleres y estaciones prácticas requieren una misma instrucción para los facilitadores. Especificamos la entrada, la acción, el resultado esperado, la limitación y la forma de ayudar al participante. La estación no debe recopilar datos de trabajo en la cuenta personal del presentador ni guardar el historial sin una base acordada.
El intercambio entre departamentos se organiza en torno a la tarea. El participante marca las propuestas que desea discutir y recibe el contacto del propietario. En el tablero común, cada propuesta tiene un estado indicado: idea, requiere verificación, lista para prototipo o detenida con motivo.
¿Cómo comprobar el lugar y el equipo?
Antes del AI Day para empleados, repetimos el recorrido completo del participante desde la invitación hasta el envío de la tarjeta de tarea. Primero comprobamos las cuentas, el acceso y la red; luego el equipo, la navegación y la conexión entre salas. Al final, el equipo realiza un escenario de respaldo en caso de fallo para que los presentadores conozcan el procedimiento sin improvisar.
Checklist del ensayo:
- Abrir la invitación y el programa en el teléfono.
- Iniciar sesión con la cuenta de prueba del participante.
- Comprobar el acceso solo a los servicios permitidos.
- Ejecutar cada ejercicio con datos de entrenamiento.
- Simular un fallo de red y la indisponibilidad de una herramienta.
- Mostrar la solicitud y la respuesta en pantalla sin información personal.
- Enviar una pregunta desde la sala y desde la transmisión remota.
- Comprobar subtítulos, contraste, navegación y la posibilidad de pausar.
- Recorrer las transiciones entre salas con un grupo real.
- Comprobar la recogida de tarjetas y los permisos de acceso después del evento.
Para los empleados remotos se necesita una sala digital separada, no una cámara al final de la sala. El W3C, en el borrador de la guía sobre reuniones remotas accesibles, considera la plataforma, los materiales, el sonido, el video y la participación como un sistema único. Si la sala trabaja en grupos pequeños, la audiencia remota recibe una tarea equivalente y su propio facilitador.
Con una audiencia distribuida se puede aprovechar la experiencia de eventos híbridos y en línea. El presentador técnico de la transmisión supervisa el acceso y las preguntas mientras el moderador principal trabaja con el escenario.
Métricas y continuación después del AI Day
El alcance y la evaluación del programa solo reflejan la impresión de los participantes. Para verificar la aplicación, se necesitan datos sobre los talleres completados, la calidad de las tarjetas de tareas, las preguntas cerradas y las decisiones sobre los proyectos piloto. Estos indicadores ayudan a entender si el interés general se ha traducido en acciones seguras y si el responsable del proceso ha obtenido material para la siguiente decisión.
Dividimos los indicadores por niveles:
La tabla reúne los puntos clave de la sección: Nivel, Pregunta, Qué registrar. Úsela como referencia rápida al preparar el evento.
| Nivel | Pregunta | Qué registrar |
|---|---|---|
| participación | si la persona pudo completar la ruta elegida | finalización de bloques sin clasificación pública |
| comprensión | si el participante conoce las reglas y la verificación | respuestas a preguntas situacionales cortas |
| aplicación | si la persona describió una tarea laboral | tarjetas con propietario y criterio de resultado |
| seguridad | si el participante notó el riesgo de datos o errores | soluciones de situaciones de aprendizaje |
| continuación | si se tomó una decisión sobre un caso prometedor | estado, propietario, fecha del próximo análisis |
Inmediatamente después del evento, el participante recibe un recordatorio con las herramientas permitidas, el canal de preguntas y los materiales de su ruta. El equipo publica las respuestas a preguntas comunes después de la verificación por parte de los propietarios. Después de un plazo acordado, los propietarios de los casos vuelven a las tarjetas y actualizan el estado.
La UNESCO relaciona la capacidad institucional para implementar la IA de manera responsable con las habilidades, las medidas de protección, el liderazgo y la superación de las barreras de datos e infraestructura. La ILO complementa este panorama con el pensamiento crítico, la creatividad, la ética y el trabajo conjunto entre humanos e IA. Por lo tanto, una buena continuación después del evento evalúa la calidad de la decisión, la responsabilidad y el impacto en el trabajo de las personas, no solo la nueva función del servicio.
Si las mejores ideas requieren un desarrollo colaborativo profundo, se pueden trasladar a un hackathon corporativo. El AI Day proporciona reglas uniformes para describir tareas y una selección inicial. El hackathon es necesario más adelante, cuando la tarea, el equipo, los datos y los criterios del proyecto piloto ya estén definidos.
Brief y presupuesto
Antes de calcular el presupuesto, el cliente y el organizador acuerdan las condiciones iniciales. En el brief se registran el objetivo y la composición de la audiencia. Luego, el nivel de preparación, las herramientas permitidas, las reglas de acceso a los datos, los expertos y el resultado esperado. Sin este marco, el presupuesto compara la cantidad de pantallas y presentadores, pero no la calidad de la práctica.
Al inicio se necesitan respuestas:
- quién es el cliente y quién toma la decisión sobre los casos;
- qué roles y ciudades participan;
- qué herramientas ya utilizan los empleados;
- qué servicios y cuentas están permitidos;
- qué datos son admisibles en los ejercicios;
- quién aprueba la seguridad, el cumplimiento legal y el contenido;
- si se necesitan rutas paralelas y formato híbrido;
- cuántos laboratorios y facilitadores se requieren;
- cómo se recopilan las fichas de los casos;
- qué sucederá con ellas después del evento.
En el presupuesto mostramos por separado la conceptualización, el guion, la edición de ponentes y el desarrollo de los ejercicios. En el bloque de producción calculamos el espacio y el equipamiento escénico. Otro bloque incluye la red, el personal, la decoración, el registro y la reserva. Las partidas variables dependen del número de flujos, estaciones, ciudades y participantes.
Preguntas frecuentes
El AI Day es necesario cuando los empleados ya prueban herramientas con inteligencia artificial, pero actúan de manera dispersa. Algunos no saben por dónde empezar. Otros cargan datos innecesarios en los servicios o confían en la primera respuesta. Un día separado alinea los términos y las reglas básicas, muestra los límites del uso permitido y convierte el interés en varias tareas laborales verificables.
Antes del desarrollo del programa, recopilamos de los departamentos fichas breves de tareas. En el formulario se describe la acción que requiere esfuerzo, los datos necesarios, el resultado aceptable y la persona que verificará la respuesta. Tras una selección inicial, los especialistas eligen la ruta: demostración abierta, entorno protegido o rechazo con explicación escrita del motivo.
El programa de un día avanza desde la regla general hacia la práctica autónoma. Por la mañana, los participantes reciben un contexto común y ven el análisis de una tarea real. Luego se dividen en rutas, trabajan en grupos pequeños y regresan con fichas de soluciones. El cierre sirve para seleccionar los siguientes pasos, no para competir con presentaciones llamativas.
Un taller único casi siempre divide a la audiencia entre quienes se aburren y quienes lo encuentran difícil. Proponemos tres rutas: básica para quienes resuelven por primera vez una tarea laboral con IA, aplicada para usuarios habituales y de proyecto para responsables de procesos. Todas las rutas comparten las reglas de seguridad y verificación, pero las tareas, el ritmo y el resultado esperado son diferentes.
Un taller seguro se basa en un entorno previamente autorizado y materiales preparados. El participante no debe decidir en el momento si puede cargar un contrato, una base de clientes, un documento de personal o un informe interno. Antes del evento, los organizadores acuerdan los servicios, las cuentas, los conjuntos de datos, las reglas de grabación de pantalla y el procedimiento para consultar a un especialista.
Si la empresa necesita un día práctico con un resultado laboral medible, en Aventura podemos reunir el contenido, las rutas y la producción en un solo proyecto. Solicite el presupuesto a través del formulario, para discutir las tareas de los departamentos, las normas de datos y el formato de participación.
Fuentes
- NIST: AI Risk Management Framework
- UNESCO: AI for the Public Sector
- GOV.UK: What works for AI upskilling - employer guide
- International Labour Organization: Core skills in the age of artificial intelligence
- 152-FZ, artículo 5: principios del tratamiento de datos personales
- 152-FZ, artículo 6: condiciones del tratamiento de datos personales
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