Consentimiento para fotos y videos en eventos corporativos en 2026

Cómo organizar la grabación en un evento corporativo: consentimientos y negativas, briefing del fotógrafo, revisión de las imágenes, publicación, almacenamiento y eliminación de materiales.

El aviso sobre la grabación no otorga permiso para cualquier forma de publicación. Una negativa que quedó solo en el formulario es fácil de perder entre el registro, el trabajo del fotógrafo y la selección de las imágenes. Por eso el proceso debe montarse antes del evento, y los roles y canales deben definirse de antemano.

Si la grabación ya está incluida en el plan del evento, podemos vincularla con el registro, el recorrido de los invitados y el plan de publicación. Solicite un presupuesto o vea cómo funciona la foto y videograbación del evento.

¿Cuándo se necesita el consentimiento para fotos y vídeos?

El consentimiento para fotos y vídeos de un evento corporativo se evalúa teniendo en cuenta el tipo de imagen, las circunstancias de la grabación y el canal de destino. La publicación de un retrato reconocible suele requerir una evaluación más estricta que un plano general de reportaje. Un evento corporativo cerrado no puede considerarse automáticamente un evento público, y un aviso en la entrada no confirma el consentimiento para cualquier uso.

La base principal es el artículo 152.1 del Código Civil de la Federación de Rusia. Como regla general, la divulgación y el uso posterior de la imagen de una persona se permiten con su consentimiento. El mismo artículo recoge excepciones, pero cada una depende de las circunstancias.

La excepción puede aplicarse cuando se graba en un lugar abierto al público o en un evento público, siempre que la persona concreta no sea el objeto principal del uso. Por eso un plano general de la sala y una portada personal con un empleado se evalúan de forma distinta.

Si a partir de una foto o un vídeo el operador puede identificar a una persona, el trabajo de la empresa con esos archivos puede quedar sujeto a la Ley Federal N.º 152-FZ «Sobre datos personales». Para la grabación, el almacenamiento, la transmisión y la difusión abierta se comprueban la finalidad, la base y el régimen aplicable.

Antes de elaborar el formulario de consentimiento, prepare una lista de finalidades y canales de publicación. Para cada tipo de material, el equipo responde a cuatro preguntas: quién aparece en la imagen, para qué se necesita el material, dónde se publicará y durante cuánto tiempo estará disponible.

Aclaración. Este material explica la lógica general de la organización de la grabación. No sustituye a una consulta jurídica sobre un evento concreto, el formulario de consentimiento, la composición de los participantes y los canales de publicación.

Grabación, almacenamiento y publicación: acciones distintas

Una cámara en la sala, un archivo de trabajo y una publicación abierta generan tareas diferentes para el organizador. El aviso sobre la grabación no cubre automáticamente la edición, la cesión a proveedores, la publicidad ni la reutilización de la imagen. Para cada etapa se necesitan un objetivo claro, un acceso restringido, un plazo de trabajo con los archivos y un responsable de la decisión.

Resulta práctico dividir el recorrido del material en tres etapas.

1. Registro. El fotógrafo o el operador de cámara crea el archivo original.
2. Procesamiento interno. El equipo importa el material, realiza la selección y la edición, y después almacena o entrega los archivos finales.
3. Publicación. La versión final llega a un canal interno, al sitio web, a una red social o a una plataforma publicitaria.

El artículo 152.1 del Código Civil de la Federación de Rusia se refiere ante todo a la divulgación y al uso posterior de la imagen. Al mismo tiempo, una grabación en la que se puede identificar a una persona ya puede convertirse en objeto de tratamiento de datos personales. Por eso, la frase «por ahora no publicamos nada» no elimina las cuestiones sobre la finalidad, el acceso y el plazo de conservación de los originales.

El cartel en la entrada informa de antemano al invitado sobre las cámaras y proporciona el contacto del responsable. Sin embargo, no muestra si la persona aceptó aparecer en un banner publicitario, dar una entrevista para un canal abierto o ceder su imagen a un socio.

En Aventura diferenciamos el plano general, la fotografía posada, el retrato personal y la entrevista ya en el briefing. Para cada material indicamos el canal y la persona que aprueba la publicación. Así el fotógrafo tiene menos situaciones controvertidas y el equipo editorial, menos archivos con un estatus poco claro.

¿Se puede considerar un evento corporativo como un evento público?

Un gran número de invitados por sí solo no convierte un evento corporativo cerrado en público. Si el acceso se realiza mediante listas o invitaciones, el equipo verifica por separado los fundamentos para utilizar imágenes reconocibles. Importan la accesibilidad del evento, el papel de la persona en la composición, el contexto de la grabación y el modo concreto de uso posterior del material.

El artículo 152.1 del Código Civil de la Federación de Rusia no otorga una autorización general para filmar y publicar a todas las personas en cualquier evento masivo. Es necesario evaluar simultáneamente la accesibilidad del evento y el papel de la persona en el material concreto.

En un plano general se ven la sala, el escenario y decenas de invitados, y nadie queda destacado por un pie de foto, la composición o el montaje. En una publicación publicitaria personal, el rostro del empleado se convierte en el centro del material. Aunque ambos archivos se hayan hecho en el mismo minuto, sus escenarios de uso son distintos.

Para una fotografía colectiva posada, el consentimiento puede derivarse del comportamiento de los participantes y de las circunstancias de la grabación. El Pleno del Tribunal Supremo admite el uso de dicha imagen por uno de los participantes sin un nuevo consentimiento de los demás, si los participantes aceptaron explícitamente ser fotografiados, no prohibieron la publicación y la imagen no revela la vida privada. El alcance de dicho consentimiento se evalúa igualmente según el contexto: no abarca automáticamente cualquier publicidad, una nueva campaña ni la cesión a un tercero.

Si el formato es discutible, el equipo fija la cuestión antes del evento. El abogado del cliente verifica el estatus del evento, los tipos de imágenes, los canales y la base legal adecuada. El fotógrafo no debe resolver esta cuestión junto al escenario.

La grabación forma parte del plan general del evento. Cuando organizamos un evento corporativo llave en mano, el modo de fotografía se coordina con la invitación, el registro, la navegación, el guion y el plan de contenidos.

Si le resultan útiles los análisis breves sobre la preparación de eventos, los publicamos en el canal de Telegram de «Aventura». En el artículo se mantiene el proceso de trabajo completo.

Esquema operativo de consentimientos antes del registro

Primero defina los fines, los tipos de materiales y los canales; después diseñe el formulario. El registro al evento, el envío organizativo y el uso público de la imagen deben ser comprensibles para la persona como decisiones distintas. La ley no establece una única interfaz, por lo que el equipo elige el esquema adecuado junto con el abogado y verifica que el consentimiento opcional no se haya convertido en condición de acceso.

Desde el 1 de septiembre de 2025, el consentimiento para el tratamiento de datos personales se formaliza por separado de otros documentos e informaciones que la persona confirma. Si la difusión abierta se basa en el consentimiento del interesado, deben verificarse por separado los requisitos del artículo 10.1 de la Ley Federal No. 152-FZ; en otros casos, el abogado verifica la base legal aplicable.

Transmitimos al abogado el pliego de condiciones del consentimiento con los fines, canales y operaciones. Esta es una lista de verificación de proyecto, no un listado de requisitos obligatorios de cualquier formulario:

• operador y contactos para consultas;
• fines concretos;
• tipos de materiales: imagen; voz; nombre; cargo; cita;
• operaciones: grabación; selección; montaje; almacenamiento; cesión; difusión; eliminación;
• canales: intranet; galería cerrada; sitio web; redes sociales enumeradas; medios de comunicación; publicidad;
• círculo de destinatarios y condiciones de acceso;
• plazo o condición comprensible de finalización;
• forma de revocación;
• restricciones que la persona puede elegir;
• papel del fotógrafo, del videógrafo y del editor.

Una de las variantes de la interfaz de registro es la siguiente:

1. La persona confirma su participación y recibe los mensajes organizativos.
2. Elige por separado el modo permitido de foto y vídeo.
3. Si es necesario, marca los canales autorizados.
4. Ve la forma de cambiar su decisión antes del evento y en el recinto.
5. Recibe un contacto para consultas después de la publicación.

Deje la casilla vacía y coloque la posibilidad de rechazo en un lugar visible. Para nuevos fines, la empresa vuelve a verificar la base y no se apoya en una elección antigua.

El documento jurídico depende del esquema concreto. La tarea del organizador es dar al abogado un mapa preciso de los procesos, y no pedirle que redacte un «consentimiento para todo» sin una lista de canales y operaciones.

¿Qué hacer si una persona ha rechazado?

El rechazo debe recorrer todo el trayecto desde el registro hasta la grabación, la selección y la publicación. Si la marca se queda solo en el formulario, el fotógrafo y el editor no se enteran de ella. No pedimos a la persona que explique públicamente su decisión al directivo, al presentador ni a los colegas: este procedimiento reduce la presión y no revela información innecesaria.

En el artículo sobre la fiesta corporativa sin obligatoriedad analizamos en detalle la voluntariedad de la participación. Para la grabación rige la misma lógica organizativa: la elección debe ser visible, accesible y no crear una presión oculta.

Una de las variantes prácticas del proceso:

1. Añada una opción específica en el registro.
2. Permita cambiar la decisión antes del inicio del programa.
3. Designe a un coordinador que acepte el rechazo verbal en el recinto.
4. Elija un marcador para el equipo de grabación.
5. Cree una zona sin grabación.
6. Entregue al fotógrafo y al editor una lista breve de restricciones.
7. Revise los archivos seleccionados antes de la publicación.
8. Registre un contacto para futuras consultas.

El marcador puede estar en la acreditación, en una pulsera, en la tarjeta del coordinador o en el recorrido del invitado. La ley no establece un color universal para la pulsera o la acreditación. Elegimos la señal teniendo en cuenta la iluminación, la decoración del recinto y otras señalizaciones para el equipo.

Por analogía con el principio WCAG para el contenido web, no utilizamos el color como única señal: añadimos texto, forma o pictograma. Es una solución práctica para la accesibilidad y el trabajo con iluminación compleja, no un requisito del W3C para las acreditaciones físicas.

El propio marcador no debe revelar el motivo del rechazo. Al fotógrafo le basta con entender la acción: no se puede fotografiar a la persona en primer plano o el material no se puede publicar sin una verificación adicional.

La lógica de la elección y del cambio de estado conviene incluirla ya durante el registro de los participantes del evento. Así la marca está disponible para los responsables antes de que el invitado entre en la sala y no se pierde entre el formulario, la lista de registro y el briefing del equipo de grabación.

Mapa de cobertura y briefing del equipo

El briefing del fotógrafo debe incluir la lista de tomas obligatorias, el mapa de zonas, las restricciones sobre personas y objetos, las reglas de entrega de archivos y el contacto del responsable de los casos controvertidos. Este esquema ayuda a elegir el ángulo antes de que empiece el programa y no traslada las decisiones jurídicas al equipo de grabación en el momento del trabajo.

Marcamos el régimen de grabación sobre el recorrido del evento. Un modelo sencillo consta de tres niveles:

El mapa ayuda a elegir el ángulo incluso antes de abrir el registro. También protege documentos, pantallas, acreditaciones y zonas de servicio de aparecer por accidente en el encuadre.

En el briefing del equipo de grabación se incluyen:

1. objetivos y canales futuros;
2. tomas generales y personales obligatorias;
3. modelo de marcador de negativa;
4. mapa de zonas;
5. lista de pantallas, documentos y objetos cerrados;
6. procedimiento de actuación ante una negativa verbal;
7. prohibición de publicar por cuenta propia;
8. dispositivos permitidos y canal de entrega;
9. plazo de entrega y eliminación de copias de trabajo;
10. contacto del responsable de aprobar la publicación.

Al contratista se le transmiten únicamente los datos necesarios para la grabación. Si trata datos por encargo del cliente, el contenido del encargo se verifica conforme a la parte 3 del artículo 6 de la Ley Federal N.º 152-FZ: se fijan los objetivos, las categorías de datos, las operaciones, la prohibición de divulgación y los requisitos de protección de los archivos.

Para su propio portafolio, el contratista puede actuar como responsable independiente, por lo que este objetivo se evalúa por separado. La publicación por parte del fotógrafo no se presupone por defecto si el contrato y el consentimiento no prevén expresamente lo contrario.

¿Cómo revisar las imágenes antes de publicarlas?

Antes de la publicación, el representante designado por el cliente revisa a las personas reconocibles, los pies de foto, las acreditaciones, las pantallas, los documentos y el canal de publicación elegido. Un enlace a la carpeta con los archivos originales todavía no significa que el material esté autorizado para su publicación. Cada versión final se contrasta por separado con el objetivo, el canal y las restricciones acordados.

Primero, el equipo descarta las imágenes con restricciones evidentes. Después, revisa los archivos restantes según la tabla.

Utilizamos una única versión vigente. Si se recortó la imagen, se difuminó la acreditación o se modificó el pie de foto, la nueva versión vuelve a pasar la revisión. El estado «en general está bien» no lo consideramos una autorización para publicar.

La urgencia posterior al evento a menudo rompe el proceso. Se quieren publicar las fotografías esa misma noche y el vídeo de informe al día siguiente. Es mejor prever la velocidad en los roles y el cronograma de antemano que reducir la revisión.

Esta lógica es útil no solo para la fiesta corporativa. En el material sobre contenido después de la conferencia analizamos los responsables de los materiales, las versiones y la publicación en distintos canales.

Empleados, menores, clientes y directivos

Un mismo formulario y un mismo procedimiento rara vez sirven para todos los participantes. Los empleados, los menores, los clientes invitados y los proveedores tienen contextos, firmantes y canales admisibles distintos. El equipo separa previamente estos grupos, tiene en cuenta la voluntariedad de la decisión y remite a revisión jurídica los fundamentos controvertidos y los métodos de confirmación.

Empleados. La relación laboral no otorga al empleador un derecho universal a utilizar la imagen del empleado en relaciones públicas y publicidad. El fin laboral y la publicación de marketing abierta son escenarios distintos. La negativa a una grabación opcional no debe vincularse a una prima, al acceso a la celebración ni a la evaluación del comportamiento.

Clientes y socios. Para los invitados se indican de antemano el operador, los fines, los canales y la forma de negarse. Una frase genérica en la invitación explica poco un retrato personal, una entrevista o un uso publicitario.

Menores. Para las imágenes con un menor se comprueba primero si se requiere el consentimiento conforme al artículo 152.1 del Código Civil de la Federación de Rusia. Si se requiere, el abogado determina quién lo otorga teniendo en cuenta la edad y la capacidad jurídica del menor, y cómo confirmar las facultades del representante legal. También tenemos en cuenta la opinión del menor y no añadimos en el pie de foto datos innecesarios sobre la escuela, el domicilio o la familia.

Directivos e invitados conocidos. El estatus de la persona no anula automáticamente el derecho a la imagen. Se comprueba por separado la existencia de un interés público estatal, social o de otro tipo. Una intervención en el escenario, una foto protocolaria, una entrevista y una portada publicitaria se valoran como episodios distintos.

Proveedores y artistas. El artículo 152.1 del Código Civil de la Federación de Rusia menciona por separado el caso de posar a cambio de una remuneración. El pago de una actuación o participación no puede equipararse automáticamente al posado remunerado. Las condiciones de uso de la imagen, el tratamiento de datos personales y la transferencia de archivos se comprueban igualmente según el contrato y el fin real.

¿Cuándo una foto se convierte en biometría?

Una fotografía normal, por sí sola, no se convierte automáticamente en datos personales biométricos. El régimen del artículo 11 de la Ley Federal No. 152-FZ exige comprobar si el operador utiliza características fisiológicas o biológicas de la persona para establecer su identidad. Lo que importa es la finalidad del tratamiento y el funcionamiento real del servicio, no el nombre comercial de la función.

El artículo 11 de la Ley Federal No. 152-FZ vincula los datos personales biométricos con las características fisiológicas y biológicas que permiten establecer la identidad y que el operador utiliza con esa finalidad. Lo que importa no es solo el archivo en sí, sino también la forma en que se procesa.

Escenarios que requieren una verificación específica de biometría y perfilado:

• búsqueda de una persona en todas las imágenes mediante un selfi;
• galería personal automática por coincidencia facial;
• acceso al recinto mediante reconocimiento facial;
• etiquetado automático de invitados, si el servicio establece la identidad;
• análisis de emociones vinculado al perfil del participante: no es automáticamente biometría según el artículo 11, pero supone un riesgo adicional de tratamiento y perfilado;
• carga de archivos originales en un servicio que crea plantillas faciales: la finalidad y el uso de la plantilla requieren una verificación técnica.

Aquí no basta con un briefing fotográfico habitual. Se necesita una verificación específica por parte de un abogado y de un especialista en seguridad de la información. El equipo estudia la arquitectura del servicio, el contrato, el almacenamiento, la transferencia de datos y una forma alternativa de participación sin reconocimiento facial.

No hay que guiarse únicamente por el nombre comercial de la función. El servicio puede hablar de «búsqueda inteligente», pero en la práctica realizar una comparación de rostros. Solicite al proveedor la descripción técnica y las condiciones del tratamiento.

Revocación, eliminación y conservación de materiales

Para los archivos originales, las versiones de trabajo y los materiales finales se establecen plazos, accesos y responsables distintos. En caso de revocación o requerimiento, el responsable suspende la publicación controvertida durante la verificación del régimen aplicable. Después, el jurista determina qué debe cesarse o eliminarse y si existe otro fundamento legal para continuar el tratamiento.

No existe un plazo universal de conservación de las fotografías de eventos. Se vincula a la finalidad. Los archivos originales, las imágenes seleccionadas para el informe, la galería cerrada y el archivo histórico responden a objetivos distintos.

Una tabla de trabajo puede tener este aspecto:

La frase «conservamos de forma indefinida» es mejor no utilizarla como estándar. El principio de la Federal Law No. 152-FZ exige no conservar datos que permitan identificar a una persona más tiempo del declarado para la finalidad, salvo que la ley o el contrato establezcan otro plazo.

Para las solicitudes se establece un único procedimiento. El responsable localiza el material, verifica el canal y el fundamento, suspende la transmisión ulterior, notifica a los encargados del tratamiento y documenta la decisión sobre las copias. Si la imagen se ha difundido en internet infringiendo el apartado 1 del artículo 152.1 del Código Civil de la Federación de Rusia, la persona puede exigir su eliminación y la prohibición de su difusión ulterior.

No se puede prometer la eliminación de todas las capturas de pantalla, republicaciones y cachés de terceros. La empresa responde de sus propios canales y de los encargados del tratamiento dentro de los deberes aplicables. Esta limitación no excluye las exigencias a los propietarios de las plataformas ni otras formas legales de protección.

Lista de verificación del organizador

Repase esta lista antes de aprobar la inscripción y vuelva a comprobarla antes de entregar los archivos al equipo editorial. La lista de verificación ayuda a vincular los objetivos de la grabación, las decisiones de los invitados, el trabajo de los proveedores y la publicación de los materiales. Remita al abogado responsable los fundamentos controvertidos, los formularios de consentimiento y los requisitos aplicables al encargado del tratamiento de datos personales del cliente.

Antes del evento

1. Anote para qué se necesita la grabación.
2. Enumere los formatos: plano general; retrato; entrevista; vídeo; publicidad.
3. Indique todos los canales de publicación.
4. Separe la inscripción, el envío de comunicaciones y el uso de la imagen.
5. Envie el formulario de consentimiento a revisión jurídica.
6. Defina el procedimiento de negativa y de cambio de decisión.
7. Elabore un mapa de «permitido / previa coordinación / sin grabación».
8. Designe al responsable de aprobar la publicación.
9. Fije las reglas de trabajo de los proveedores y del portafolio.
10. Establezca el acceso y el plazo para cada grupo de archivos.

En el recinto

1. Coloque un aviso claro sobre la grabación y el contacto del responsable.
2. Dé al invitado la posibilidad de cambiar su elección.
3. Utilice un marcador con texto o pictograma; deje el color como señal complementaria.
4. Realice una sesión informativa con el fotógrafo y los coordinadores.
5. Excluya la grabación de zonas privadas y pantallas cerradas.
6. Antes de la entrevista, confirme el guion concreto.
7. Registre la negativa verbal con el coordinador.

Después del evento

1. Retire las imágenes con restricciones antes de entregarlas al equipo editorial.
2. Revise a las personas, los pies de foto, las acreditaciones, los documentos y las pantallas.
3. Coteje el material con el canal autorizado.
4. Apruebe una única versión final.
5. Acuerde por separado el derecho del proveedor al portafolio.
6. Separe los archivos públicos, las grabaciones cerradas y los originales.
7. Guarde la decisión y el plazo de revisión.
8. Gestione las solicitudes a través de un único responsable.

Si necesita vincular la grabación, el registro, el recorrido de los invitados y la publicación de materiales en un solo plan, deje una solicitud para el cálculo. Elaboraremos el esquema operativo del evento y entregaremos las formulaciones jurídicas para su revisión a los especialistas responsables del cliente.

Fuentes

• GARANT: artículo 152.1 del Código Civil de la Federación de Rusia «Protección de la imagen del ciudadano».
• GARANT: Ley Federal de 27.07.2006 n.º 152-FZ «Sobre los datos personales», texto vigente.
• GARANT: Resolución del Pleno del Tribunal Supremo de la Federación de Rusia de 23.06.2015 n.º 25.
• W3C WCAG 2.1: el color no debe ser el único medio de transmitir información.