2019 год требует от Ивент-организаторов новых подходов в работе, чтобы мероприятия возымели больший эффект. Приоритетом становится не просто впечатление от события, а запоминающееся впечатление. Такой подход должен достигаться путем ориентации на каждого участника мероприятия, который из объекта становится субъектом действа. Эта трансформация гостей станет наглядным показателем эффективности события.

Агентство событий «Авентура» активно следит за популярными трендами и новыми веяниями в Ивент-отрасли, чтобы применять их в своей деятельности. Рассмотрим главные тенденции 2019 года.

Пассивная вовлеченность

Наиболее ярко этот аспект проявляется при использовании современных технологий. Их изобилие на площадке приветствуется, но не всегда бывает оправданным и целесообразным. Применение новомодных гаджетов и различных цифровых панелей должно быть, в первую очередь, практичным и полезным для участников.

Каждый гость должен иметь быстрый доступ к любой интересующей его информации о мероприятии. Не допускайте ситуаций, когда участники в растерянности листают страницы браузера для разрешения какого-либо вопроса или не могут зарегистрироваться в нужном приложении из-за слабого сигнала интернета.

Важно предупредить такие упущения, чтобы все цифровые сервисы работали быстро и обеспечивали максимальную вовлеченность всех присутствующих в общении. Для большей надежности упростите инструменты навигации, заранее обеспечьте доступ каждого участника, например, к мини-сайту или чат-боту, которые будут гидом мероприятия и обеспечат ответы на все вопросы о площадке.

Тщательное планирование

Программа любого мероприятия должна быть максимально продуманной, наполненной и содержательной. Только спланированный каждый ее шаг будет эффективен и приведет к той самой трансформации. Постепенный переход от этапа к этапу превращает запланированный результат в реальный. Участники ощущают на себе изменения, которые происходят по тщательно продуманному плану, и видят готовый результат.

Именно подробный план и содержание программы позволят потенциальным участникам и спонсорам наперед оценить перспективу своего участия. Ведь каждому хочется конкретики: что меня ожидает, чему я научусь, что получу от этого мероприятия и стоит ли мне в нем участвовать?

Внимание к комфортной мебели

Оформление зала, стулья и другая мебель для гостей, их расположение имеют гораздо большее значение, чем кажется на первый взгляд. Спикеры должны чувствовать себя уверенно и комфортно на трибуне. Беспокойство о том, как они выглядят на чересчур низком диванчике или слишком высоком стуле, повлияет на качество выступления, и цель может быть не достигнута.

Расположение и пребывание участников на местах также должно быть продумано до мелочей. Каждый гость рассчитывает на комфортное времяпровождение, поэтому ваша задача – учесть возможные потребности и желания каждого. Об этом подробнее – в следующем пункте.

Внимание каждому

Беспрерывный поток информации сделал нас намного избирательнее к контенту. А ивент-индустрия как раз основывается на максимальной наполненности и содержательности каждого события. Не стоит забывать, что участники – это не безликая масса, а множество индивидуальностей со своими желаниями. Позвольте им выбирать интересующие направления, будь то лишь выставочный зал, торговая площадка, лекция, тренинг или зона нетворкинга. Не требуйте от всех заинтересованности в полном пакете мероприятия.

Такое внимание к потребностям каждого участника даст свои результаты. Вы получите положительные отзывы в соцсетях, которые станут лучшей рекламой. А разделение билетов по категориям позволит проанализировать на будущее спрос гостей и оптимизировать последующие Ивент-проекты.  

Пропустить, чтобы получить больше

Этот подход основан на так называемом синдроме РПНАС (радость от пропуска не актуальных событий). Большая перегруженность программ современных ивентов обоснована ограничением во времени. Организаторы пытаются за короткий срок реализовать множество замыслов. Поэтому участники задействованы в разных секциях, знакомятся, чему-то учатся, что-то запоминают, ведут переговоры, заключают сделки. Часто эти линии протекают параллельно, плюс активность в соцсетях, отдых и веселье.

Разумеется, с таким объемом любому человеку сложно справиться, а неподготовленному и подавно. Отсюда появляется страх пропустить что-то важное и интересное. Стрессовая ситуация и усталость снижают способность принимать активное участие в событиях и взаимодействовать продуктивно.

Новый подход заключается в возможности отойти от суеты ивента и отвлечься, «переварить» информацию, отдохнуть за чашкой кофе и даже помедитировать. Это могут быть не только перерывы, но и отдельные зоны, где желающие могут восстановить силы и отдохнувшими вернуться к продуктивной деятельности.

Безопасность прежде всего

Если раньше этот пункт ограничивался охраной и антитеррористическими мерами, то сегодня не менее важной стала кибер-безопасность. Защита персональных данных каждого клиента находится в приоритете, поэтому важно продумать меры цифровой безопасности наперед.

Защитите все свои базы данных и электронные ящики паролями и ограничителями доступа. Узнайте о безопасности протокола WiFi на территории, а также обеспечьте должную защиту персональных данных всех гостей.

Актуальность в социальных вопросах

 Последние исследования говорят о том, что люди все чаще обращают внимание на наличие четкой позиции бренда по острым проблемам общества. Соответствие общепринятым тенденциям в отношении окружающей среды, защиты животных, социальных проблем создадут положительный имидж среди гостей и местных жителей.

Подтверждение ваших взглядов может проявляться в мелочах. Используйте энергосберегающие технологии, позаботьтесь о сохранности среды в месте, где проводится мероприятие, инвестируйте в местную инфраструктуру. Остатки еды от фуршета или часть вырученных средств можно передать в приют бездомных животных.

Новые веяния в Ивент-индустрии не перечеркивают традиционных подходов. Часто они соседствуют, взаимодействуют, сменяя друг друга постепенно. Агентство событий «Авентура» старается идти в ногу со временем и учитывать актуальные потребности общества. Новые тренды, внимание к деталям, вовлеченность каждого участника – это главные приоритеты агентства. Соответствие тенденциям 2019 года свидетельствует о высоком профессионализме всех сотрудников.