ноя

Как провести корпоратив: советы от профессионалов

В данной статье мы подробно расскажем об особенностях организации и проведения корпоративов, предложим несколько советов для упрощения процесса подготовки мероприятия, а также подскажем несколько оригинальных идей.

Организация корпоратива требует неограниченного количества сил и энергии: необходимо подобрать площадку и оформить ее, выбрать концепцию, продумать праздничную программу, пригласить ведущего и т. д. Тем временем многие сотрудники отказываются посещать подобные мероприятия. Одни не могут расслабиться и отдохнуть в кругу коллег, другим не подходит формат корпоратива. Возникает масса вопросов о том, как провести мероприятие, чтобы обеспечить максимальную явку гостей и при этом не упустить важных деталей. Наша команда подготовила советы, которые помогут руководителям и HR-менеджерам компаний провести яркое и незабываемое событие.

Простой способ создать увлекательное и эффективное мероприятие — делегировать задачу профессиональным агентствам. Это универсальный вариант, если нет времени придумывать концепцию и формат корпоратива, подбирать площадку, организовывать кейтеринг, искать ведущего и фотографа. Эксперты “Авентуры” знают, как провести мероприятие, которое будет соответствовать вашим HR- и бизнес-целям, а главное, запомнится надолго.

Если же вы не готовы передать организацию сторонним агентствам, то можете взять эту задачу на себя. Мы составили пошаговый план, который поможет провести корпоратив:

Определиться с целью. Прежде чем организовывать ивент, необходимо понимать, какой результат от него ожидается. Определение цели поможет с выбором формата. Если стоит задача в сплочении коллектива, лучше организовать спортивный либо интеллектуальный тимбилдинг. А чтобы отдохнуть и набраться сил, обычно проводят костюмированные вечеринки и танцевальные баттлы.
Выяснить интересы сотрудников. Чтобы обеспечить максимальную явку на мероприятие, узнайте желания и предпочтения коллектива. Коллеги будут с энтузиазмом готовиться к событию, если концепция заинтересует их еще на этапе идеи.
Выбрать формат. В ивент-индустрии существует множество программ для проведения корпоратива: от классических банкетов и коллективных кинопоказов до театрализованных мероприятий и рафтинга. Подберите подходящую концепцию с учетом возможностей и пожеланий сотрудников, а также целей события.
Придумать мотивацию. Организуйте небольшие подарки, которые гости будут получать во время корпоратива. Это могут быть сувениры, конфеты или изделия полиграфии в брендовой стилистике.
Определить бюджет. Необходимо рассчитать, во сколько обойдется мероприятие. Основные статьи расходов: аренда помещения, услуги ведущего, организация питания. К дополнительным относятся: фото- и видеосъемка, оформление зала, подарки гостям и т.д.
Подобрать площадку. Локация должна соответствовать формату мероприятия. Например, если планируется спортивный корпоратив, то лучше рассматривать вместительные парк-отели, загородные клубы и базы отдыха. Для квизов, вечеринок и мастер-классов подходят как открытые площадки, так и различные помещения.
Организовать питание. Интеллектуальные или активные мероприятия способны пробудить аппетит у гостей, особенно если они проводятся на свежем воздухе. Поэтому необходимо пикник, фуршет или банкет.
Предусмотреть форс-мажоры. Мероприятие может испортить плохая погода, травма участника или ошибка при расчете количества гостей. Поэтому необходимо продумать план «Б». Подготовьте аптечку, дождевики и дополнительный реквизит, предупредите коллег о дедлайне на решение о присутствии и т.д.

Советы работодателю по организации корпоративного мероприятия

Чередуйте форматы. Если в прошлом году ваш коллектив участвовал в кулинарном мастер-классе, вряд ли в этот раз их заинтересует подобный корпоратив. Для нового события лучше найти свежую идею, которая не оставит никого равнодушным.
Интересуйтесь желаниями коллектива. Если возникли трудности с концепцией мероприятия или выбором места проведения, узнайте мнение коллег на этот счет: создайте опрос для сотрудников, в котором каждый сможет выразить пожелания.
Организуйте фото- и видеосъемку. Существует заблуждение, что можно сделать снимки на телефон ничуть не хуже, чем на профессиональную камеру. Однако, если планируется динамичная вечеринка со световыми эффектами, команда из видеооператора и фотографа окажется совсем не лишней. Они знают, как сделать потрясающие кадры даже при плохом освещении.
Не проводите мероприятие в офисе. Позвольте коллективу отдохнуть от рабочей обстановки. Если необходима экономия, можно рассмотреть площадки на открытом воздухе.
Отправьте приглашение заранее. Сотрудники ценят заботу, поэтому уведомите их о событии заблаговременно, чтобы у всех было достаточно времени на подготовку к мероприятию и планирование личных дел.
Не отнимайте у работников время. Если организовать корпоратив в выходной день, половина коллектива может отказаться посетить ивент из-за семейных планов.

Не делайте участие принудительным. Некоторые сотрудники не могут присутствовать на мероприятии ввиду личных обстоятельств. Не стоит забывать, что посещение ивента должно быть добровольным.

Идеи для лучшего корпоратива

Квест

Популярный формат мероприятия, в котором участникам необходимо выполнять задания различной сложности, чтобы достичь конечной цели. Квест помогает решить HR-задачи и провести время увлекательно. Формат подходит как для помещений, так и для открытых площадок.

Hip-hop вечеринка

Танцевальный корпоратив — отличный способ прокачать чувство ритма и познакомиться с популярным направлением. Закончить мероприятие можно батлом, который определит лучшего в стиле hip-hop. Формат подходит для помещений и открытых площадок, а также для проведения тимбилдингов и корпоративов.

Кулинарный или коктейльный мастер-класс

На мероприятие приглашают профессионального повара или бармена, который научит сотрудников новому рецепту. Формат позволит коллективу проявить кулинарные таланты и насладиться изысканным блюдом или напитком.

Квиз

Интеллектуальная игра, в которой каждый может почувствовать себя эрудитом. Необходимо только выбрать тематику: история компании, кино, музыкальные направления, 90-е и другие.

Спортивное мероприятие

Вариант подходит для летнего и зимнего отдыха. В жаркое время можно организовать рафтинг или треккинг, а в холодное — катание на снегоходах или лыжный забег.

Костюмированная вечеринка

Увлекательное мероприятие, в котором гости могут почувствовать себя в роли любимых героев книг, фильмов или компьютерных игр. Выберите подходящую тематику: сотрудники будут ограничены только своей фантазией.

Как “Авентура” поможет в организации корпоратива

Мы располагаем базой проверенных партнеров и подрядчиков, поэтому оперативно найдем и подготовим локацию, организуем кейтеринг, пригласим ведущего, фотографа и диджея, а при необходимости предусмотрим трансфер.
Наша команда предложит готовую концепцию или подготовит индивидуальный сценарий, исходя из ваших пожеланий, физических возможностей сотрудников и выделенного бюджета.
Мы проведем не просто современное мероприятие, а событие, соответствующее задачам бизнеса, маркетинга, менеджмента и внутренней корпоративной культуры.