Las nuevas condiciones en las que todos nos encontramos en abril de 2020 trasladaron muchas áreas de negocio al teletrabajo. En esta situación, la videollamada se convirtió prácticamente en la herramienta principal para la comunicación, tanto laboral como personal.
Hoy todo el mundo habla de la plataforma Zoom: su asistencia durante la cuarentena creció 20 veces. También siguen siendo relevantes otras herramientas como Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams, etc. Entran en juego todas las herramientas para una videoconexión rápida y accesible.
La oficina en casa - comodidad, accesibilidad y conveniencia. Pero hay un pequeño matiz. Aquí no hay un «administrador de sistemas» que lo sepa todo, que configure rápidamente el sonido, la cámara, actualice los controladores, ayude a instalar los programas necesarios y garantice una conexión a internet sin interrupciones. Ahora tendrás que hacer toda esta «magia» por tu cuenta.
Hemos preparado para ti varios consejos para celebrar una reunión de trabajo, una conferencia u otro encuentro en línea al más alto nivel – ¡incluso estando en casa, con tus pantuflas favoritas!
Una buena «imagen»
Para que se te vea bien y nada distraiga la atención, procura una buena iluminación. Puedes usar luz natural, si está dirigida directamente al rostro y se difumina con una cortina. En una habitación oscura conviene encender una lámpara LED, por ejemplo, de anillo, de las que hoy hay una enorme variedad. Experimenta de antemano con los modos para que la luz sea lo más neutra posible.
Fija la cámara a la altura de tus ojos, para que en el encuadre te veas natural y no con un montón de papadas de más. Intenta mirar al objetivo, no a la pantalla. Esto mejora el contacto visual y predispone a una comunicación abierta.
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| Oficina en casa |
¿Qué hay detrás?
No olvide que en la cámara no solo aparecerá su rostro. Todo el «background» en forma de una pila de ropa sin recoger o un gato jugando interesará a los espectadores no menos que su presentación. Intente retirar del campo de visión cualquier objeto que distraiga: una estantería, cuadros, fotografías en la pared, todo lo que pueda ser objeto de observación.
Algunas opciones de las plataformas pueden ayudar con esto. Por ejemplo, en Skype y Teams se puede desenfocar el fondo, hacerlo borroso, para que la atención se centre solo en su rostro. Y en Zoom, además, se puede poner cualquier imagen de fondo. Incluso el logotipo de la empresa. Por cierto, aquí mismo se puede «retocar» su apariencia, igualando el tono de piel. Y si su empresa es lo bastante liberal y creativa, puede experimentar con fondos para reuniones online, añadiendo así una nota de positividad a la rutina gris.
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| Experimente con fondos para reuniones online, dando un toque de positividad a la rutina gris |
¿Me oye?
Incluso la imagen perfecta no tendrá sentido si no se le oye bien. Para evitar el eco y las interferencias, utilice auriculares. Mejor aún si tiene un micrófono especial que se sujeta a la ropa. Vale la pena adquirirlo si planea comunicarse virtualmente de forma regular. Y sí, la regla de oro del micrófono: apagarlo a tiempo.
«Prepara el trineo» con antelación
Asegúrese de comprobar y conectar todo el día antes del inicio del evento. Inicie sesión, estudie todas las opciones y ajustes para orientarse en la interfaz. Compruebe el sonido, la cámara y cómo se ve la imagen. Es posible que necesite alguna actualización de programas/controladores o que le falte algún adaptador. Es mejor enterarse de esto con antelación y solucionarlo sin prisas ni nervios.
Canal de comunicación libre
Durante la sesión es importante evitar una señal de internet débil. Si existen interferencias, desconecte todas las descargas automáticas, el cliente de torrent, las actualizaciones del antivirus, la tablet del niño con juegos descargándose, etc. Así conseguirá una imagen lo más nítida posible y un sonido limpio.
Y para terminar:
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Desactive el sonido del teléfono;
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Prepare un plan para su intervención;
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Evite cualquier necesidad de levantarse del puesto de trabajo durante la videollamada;
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Grabe la reunión. Así podrá volver a los puntos principales en cualquier momento y también enviársela a quienes no asistieron.
¿Hace falta recordarle que su apariencia debe corresponder al estilo de vestimenta de negocios? Y esto no se refiere solo a la parte superior del cuerpo. ¿Ha visto esos vídeos curiosos de la red en los que un participante «en traje» se levanta antes de tiempo y resulta que... en el mejor de los casos, lleva pantalones de pijama? Recuérdelo y vístase por completo.
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Vístase por completo |
Y lo más importante: asegúrese de que no haya terceros en el encuadre. La esposa, la madre, los niños, el perro: todos deben estar en otra habitación. Para que no ocurra como en las noticias de la BBC, cuando durante la entrevista de Robert Kelly sobre temas de Corea del Sur, sus hijos irrumpieron en su habitación.
A pesar de todos los contratiempos, la vida continúa y el proceso de trabajo también. La agencia de eventos «Aventura» ayudará con gusto a su empresa con la organización de cualquier evento y evento online: desde una reunión hasta un evento corporativo. Pensaremos el programa hasta el último detalle para que su evento resulte lo más productivo e interesante posible.
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