Wie klingen Sie? 5 Tipps für die Durchführung von Online-Events von zu Hause aus

Die neuen Bedingungen, in denen wir alle im April 2020 gelandet sind, haben viele Bereiche des Geschäfts ins "Homeoffice" verlagert. In dieser Situation wurde die Videokommunikation praktisch zum Hauptinstrument für die Kommunikation - geschäftlich und persönlich.

Über die Plattform Zoom sprechen heute alle: Ihre Besucherzahlen sind während der Quarantäne um das 20-Fache gestiegen. Auch andere Dienste wie Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams usw. bleiben relevant. Alle Tools für eine schnelle und kostengünstige Videoverbindung kommen zum Einsatz. 

Das Homeoffice - das ist Komfort, Zugänglichkeit und Bequemlichkeit. Aber es gibt einen kleinen Haken. Hier gibt es keinen allwissenden „Sysadmin“, der schnell den Ton und die Kamera einstellt, Treiber aktualisiert, bei der Installation der benötigten Programme hilft und eine unterbrechungsfreie Internetverbindung gewährleistet. Jetzt muss man diese ganze „Magie“ selbst vollbringen. 

Wir haben für Sie einige Tipps vorbereitet, wie Sie eine Arbeitssitzung, eine Konferenz oder ein anderes Meeting online auf höchstem Niveau abhalten können – sogar wenn Sie zu Hause in Ihren Lieblingshausschuhen sind!

Ein gutes „Bild“

Damit Sie gut zu sehen sind und nichts die Aufmerksamkeit ablenkt, sorgen Sie für eine gute Beleuchtung. Sie können natürliches Licht nutzen, wenn es direkt auf Ihr Gesicht gerichtet und mit einem Vorhang gestreut wird. In einem dunklen Raum sollten Sie eine LED-Lampe einschalten, zum Beispiel eine Ringlampe, von denen es derzeit eine riesige Auswahl gibt. Experimentieren Sie vorher mit den Modi, um das Licht möglichst neutral zu machen.

Befestigen Sie die Kamera auf Augenhöhe, damit Sie im Bild natürlich aussehen und nicht mit einer Menge überflüssiger Kinne. Versuchen Sie, in das Objektiv zu schauen, nicht auf den Bildschirm. Das verbessert den Blickkontakt und fördert eine offene Kommunikation. 

Homeoffice

Was ist im Hintergrund?

Vergessen Sie nicht, dass nicht nur Ihr Gesicht in die Kamera gerät. Der gesamte „Hintergrund“ in Form eines unaufgeräumten Wäschebergs oder einer spielenden Katze wird die Zuschauer nicht weniger interessieren als Ihr Auftritt. Versuchen Sie, alle ablenkenden Gegenstände aus dem Sichtfeld zu entfernen: ein Bücherregal, Bilder, Fotos an der Wand – alles, was zum Betrachtungsobjekt werden könnte.

Dabei können einige Optionen der Plattformen helfen. Zum Beispiel lässt sich in Skype und Teams der Hintergrund unscharf stellen und verschwimmen lassen, damit die Aufmerksamkeit nur auf Ihrem Gesicht liegt. In Zoom können Sie sogar jedes beliebige Bild als Hintergrund einstellen. Sogar das Firmenlogo. Übrigens können Sie hier auch Ihr Aussehen „korrigieren“, indem Sie den Hautton ausgleichen. Und wenn Ihr Unternehmen liberal und kreativ genug ist, können Sie mit Hintergründen für Online-Meetings experimentieren und so den grauen Alltag mit einer Prise Positivität auflockern. 

Experimentieren Sie mit Hintergründen für Online-Meetings, um den grauen Alltag mit einer Prise Positivität aufzulockern

Hören Sie mich?

Selbst das perfekte Bild ergibt keinen Sinn, wenn man Sie schlecht hört. Um Echo und Störgeräusche zu vermeiden, verwenden Sie Kopfhörer. Noch besser ist es, wenn Sie ein spezielles Mikrofon haben, das an der Kleidung befestigt wird. Es lohnt sich, eines anzuschaffen, wenn virtuelle Kommunikation auf regelmäßiger Basis geplant ist. Und ja, die goldene Regel des Mikrofons – ein rechtzeitig ausgeschaltetes Mikrofon.

Alles rechtzeitig vorbereiten

Überprüfen und aktivieren Sie unbedingt alles einen Tag vor Beginn der Veranstaltung. Melden Sie sich im System an, machen Sie sich mit allen Optionen und Einstellungen vertraut, um sich in der Benutzeroberfläche zurechtzufinden. Prüfen Sie Ton, Kamera und wie das Bild aussieht. Möglicherweise sind Programm-/Treiber-Updates erforderlich oder ein Adapter fehlt. Besser, Sie erfahren dies im Voraus und beheben es ohne Eile und Nervenaufwand.

Störungsfreier Kommunikationskanal

Für die Dauer der Sitzung ist es wichtig, ein schwaches Internetsignal auszuschließen. Wenn Störungen auftreten, deaktivieren Sie alle automatischen Downloads, den Torrent-Client, Antivirus-Updates, das Tablet des Kindes mit Spiel-Downloads usw. So erreichen Sie ein möglichst scharfes Bild und klaren Ton.

Und zum Schluss:

• Schalten Sie den Ton Ihres Telefons aus;

• Bereiten Sie für sich einen Redeleitfaden vor;

• Vermeiden Sie jede Notwendigkeit, während der Videokonferenz vom Arbeitsplatz aufzustehen;

• Zeichnen Sie die Besprechung auf. So können Sie jederzeit zu den Kernaussagen zurückkehren und sie auch an Abwesende senden.

Muss man daran erinnern, dass Ihr Erscheinungsbild dem Business-Kleidungsstil entsprechen sollte? Und das betrifft nicht nur den Oberkörper. Haben Sie die kuriosen Videos aus dem Netz gesehen, in denen ein Teilnehmer »im Anzug« zu früh aufsteht und sich … im besten Fall in Pyjamahosen wiederfindet? Denken Sie daran – und ziehen Sie sich vollständig an. 

Ziehen Sie sich vollständig an

Und vor allem: Sorgen Sie dafür, dass keine Unbefugten im Bild sind. Ehefrau, Mutter, Kinder, Hund – sie alle sollten in einem anderen Raum sein. Damit es nicht so ausgeht wie in den BBC-Nachrichten, als während des Interviews von Robert Kelly zum Thema Südkorea seine Kinder in sein Zimmer stürmten.

Trotz aller Unannehmlichkeiten geht das Leben weiter und der Arbeitsprozess ebenso. Die Event-Agentur «Aventura» hilft Ihrem Unternehmen gerne bei der Organisation jeder Veranstaltung und Online-Veranstaltung: vom Meeting bis zum Firmenevent. Wir durchdenken das Programm bis ins kleinste Detail, damit Ihr Event maximal produktiv und interessant wird.