Les nouvelles conditions dans lesquelles nous nous sommes tous retrouvés en avril 2020 ont mis de nombreux secteurs d'activité en télétravail. Dans cette situation, la visioconférence est devenue pratiquement l'outil principal de communication – professionnelle et personnelle.
Tout le monde parle aujourd'hui de la plateforme Zoom : sa fréquentation a été multipliée par 20 pendant le confinement. D'autres outils comme Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams, etc. restent également d'actualité. Tous les instruments de visioconférence rapide et accessible sont mis à contribution.
Le bureau à domicile - c'est le confort, l'accessibilité et la commodité. Mais il y a un petit détail. Ici, pas d'« administrateur système » omniscient qui configurera rapidement le son, la caméra, mettra à jour les pilotes, aidera à installer les programmes nécessaires et assurera une connexion Internet sans interruption. Désormais, toute cette « magie » devra être réalisée par vous-même.
Nous avons préparé pour vous quelques conseils pour organiser une réunion de travail, une conférence ou une autre rencontre en ligne au plus haut niveau – même en restant chez vous, dans vos pantoufles préférées !
Une bonne « image »
Pour que vous soyez bien visible et que rien ne détourne l'attention, veillez à un bon éclairage. Vous pouvez utiliser la lumière naturelle si elle est dirigée directement sur votre visage et diffusée à l'aide d'un rideau. Dans une pièce sombre, il est conseillé d'allumer une lampe LED, par exemple annulaire, dont le choix est aujourd'hui immense. Faites des essais à l'avance avec les modes pour rendre l'éclairage aussi neutre que possible.
Fixez la caméra au niveau de vos yeux, afin que vous apparaissiez naturellement à l'image, et non avec une multitude de mentons superflus. Efforcez-vous de regarder l'objectif, et non l'écran. Cela améliore le contact visuel et invite à une communication ouverte.
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| Bureau à domicile |
Qu'y a-t-il derrière ?
N'oubliez pas que la caméra ne capte pas seulement votre visage. Tout l’« arrière-plan », comme une pile de linge non rangé ou un chat en train de jouer, intéressera les spectateurs tout autant que votre prise de parole. Essayez de retirer du champ de vision tout objet distrayant : une étagère à livres, des tableaux, des photos au mur – tout ce qui pourrait attirer le regard.
Certaines options des plateformes peuvent y aider. Par exemple, dans Skype et Teams, vous pouvez flouter l’arrière-plan, le rendre flou, pour que l’attention se porte uniquement sur votre visage. Et dans Zoom, vous pouvez carrément mettre n’importe quelle image en arrière-plan. Même le logo de l’entreprise. D'ailleurs, ici, vous pouvez aussi « retoucher » votre apparence en uniformisant le teint de votre peau. Et si votre entreprise est suffisamment libérale et créative, vous pouvez expérimenter avec les arrière-plans pour les réunions en ligne, en apportant ainsi une note de positivité à la grisaille du quotidien.
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Expérimentez avec les arrière-plans pour vos réunions en ligne, en apportant une touche de positivité à la grisaille du quotidien |
Vous m’entendez ?
Même une image parfaite n’aura aucun sens si l’on vous entend mal. Pour éviter les échos et les interférences, utilisez un casque. Encore mieux, si vous disposez d’un microphone spécial qui se fixe sur les vêtements. Cela vaut la peine de l’acheter si les échanges virtuels sont prévus de manière régulière. Et oui, la règle d’or du micro – un micro coupé à temps.
« Préparez le traîneau » à l'avance
Assurez-vous de tout vérifier et de tout connecter la veille de l'événement. Connectez-vous au système, explorez toutes les options et paramètres pour vous familiariser avec l'interface. Vérifiez le son, la caméra, l'apparence de l'image. Il est possible que des mises à jour de logiciels/pilotes soient nécessaires ou qu'un adaptateur manque. Il vaut mieux le savoir à l'avance et corriger cela sans hâte ni stress.
Canal de communication libre
Pendant la séance, il est important d'éliminer les signaux Internet faibles. S'il y a des interférences, désactivez tous les téléchargements automatiques, le client torrent, les mises à jour de l'antivirus, la tablette de l'enfant qui télécharge des jeux, etc. Ainsi, vous obtiendrez une image la plus nette possible et un son clair.
Et pour finir :
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Coupez le son de votre téléphone ;
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Préparez un plan d'intervention pour vous-même ;
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Éliminez tout besoin de vous lever de votre poste de travail pendant la visioconférence ;
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Enregistrez la réunion. Ainsi, vous pourrez à tout moment revenir aux points principaux et l'envoyer à ceux qui étaient absents.
Est-il nécessaire de rappeler que votre apparence doit correspondre au style vestimentaire professionnel ? Et cela ne concerne pas seulement la partie supérieure du corps. Vous avez vu ces vidéos cocasses sur Internet où un participant « en costume » se lève trop tôt et se retrouve… au mieux, en pantalon de pyjama. Rappelez-vous en – et habillez-vous complètement.
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Habillez-vous complètement |
Et surtout : assurez-vous de l'absence d'inconnus dans le cadre. Femme, mère, enfants, chien – ils doivent tous être dans une autre pièce. Pour éviter que cela ne se produise, comme dans les actualités de la BBC, lorsque pendant l'interview de Robert Kelly sur les questions de la Corée du Sud, ses enfants ont fait irruption dans sa chambre.
Malgré tous les contretemps, la vie continue et le processus de travail aussi. L'agence événementielle « Aventura » aidera volontiers votre entreprise à organiser tout type d'événement et d'événement en ligne : de la réunion à la soirée d'entreprise. Nous concevrons le programme dans les moindres détails pour que votre événement soit le plus productif et intéressant possible.
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