26
май

Банкетный зал, стадион или лофт? Как выбрать подходящую для мероприятия площадку?

Специалисты агентства событий «Авентура» подготовили для вас несколько примеров, которые наглядно покажут, как преобразовать простое производственное пространство в захватывающую площадку для мероприятия.

Когда концепция мероприятия продумана, а идея согласована, у каждого организатора возникает вопрос: где же провести событие? Чтобы ивент прошел успешно, необходимо выбрать подходящую площадку. Она должна соответствовать целям и задачам события. Сегодня существует большое разнообразие пространств на любой вкус. Остается только определиться с масштабами, необходимыми характеристиками и ценовым диапазоном.

Но иногда возникают моменты, когда ни одна площадка не соответствует заявленным требованиям. Например, на площадке недостаточно свободного места, не подходит формат заведения или у клиента есть свое помещение. В этом случае приходится искать альтернативные варианты и создавать площадку «под себя». Специалисты агентства событий «Авентура» подготовили для вас несколько примеров, которые наглядно покажут, как преобразовать простое производственное пространство в захватывающую площадку для мероприятия.


На что обратить особое внимание при осмотре площадки и с чего начать подготовку?

План помещения

Работа с любой, в том числе и с неподготовленной площадкой, начинается с осмотра помещения. Ивент-менеджеры выезжают на место будущего события, чтобы оценить общее состояние площадки, сфотографировать интерьер, сделать панораму и произвести необходимые замеры. Если при этом у собственников помещения имеется технический план здания с указанием всех размеров, это только плюс. Однако, любую информацию всегда необходимо перепроверять, чтобы избежать ошибок в будущем. 

Иногда ивент-менеджеры даже используют снимки из космоса. Они помогают, когда нет возможности приехать на удаленную площадку. С помощью гугл-карт, например, можно измерить площадь здания или парковки. Далее, по фотографиям, чертежам и панорамам, дизайнеры прорисовывают схемы и 3Д модели площадки, размещают в пространстве мебель и аппаратуру. Благодаря детальной визуализации мы понимаем, будет ли комфортно гостям на данной площадке и соответствует ли она поставленным задачам.


Вместимость

Размер площадки зависит от ряда важных факторов: формата и задач мероприятия, количества и рассадки гостей, а также от вида используемой мебели. Так, например, минимальная площадь на одного участника банкета составляет 2-2,5 кв.м на человека. Для фуршета необходимо не менее 1,5 кв.м на человека, а для конференции с рассадкой “театр”  достаточно 1 кв.м. Также, необходимо учитывать место для танцпола, сцены, анимационных и велком-зон. При этом не стоит выбирать слишком большие или напротив слишком маленькие помещения. В просторном зале с небольшим количеством человек будет также не комфортно, как и в ограниченном пространстве с толпой людей.


Техническое оснащение

При выборе площадки особое внимание стоит уделять техническому оснащению. Важно учитывать количество и формат мебели, техническое состояние и мощность звуковой и световой аппаратуры, наличие кондиционеров, точки доступа к электричеству и необходимое напряжение, а также другие характеристики.

Если площадка представляет собой абсолютно не оборудованное производственное помещение, то все необходимые технические составляющие нужно предусмотреть организаторам. В частности, необходимо учитывать акустику помещения, она отвечает за распространение звуков в пространстве. Так, низкие потолки создают уютную атмосферу, но при большом количестве гостей уровень шума увеличивается в разы.  Высокие потолки же напротив - образуют эхо и реверберацию, поэтому при необходимости организаторы прибегают к драпировке стен. 

Еще одной важной технической характеристикой является свет. Сегодня свет - это не только необходимая составляющая любого мероприятия, но и самый трендовый вариант оформления. С помощью света можно спрятать, то что нужно спрятать и акцентировать внимание на том, что важно показать. Если в помещении не достаточно темно, то используется специальный светонепроницаемый занавес “Blackout”.


Гардероб

Любое мероприятие, как и театр начинается с вешалки. Поэтому при осмотре площадки важно учесть не только наличие гардероба, но и его вместимость. Если помещение не оборудовано гардеробом, то необходимо его предусмотреть и выделить для него место.  


Туалетные комнаты

Заранее стоит посмотреть не только расположение туалетов и их количество, но и их состояние. Иногда случается так, что дамские и мужские комнаты требуют ремонта и гостям будет не комфортно их посещать. Если с техническим состоянием все в порядке, то важно позаботиться о необходимых туалетных принадлежностях и об указателях.


Курилки

Если площадка не располагает оборудованными местами для курения, то важно их организовать и подготовить указатели. При наличии на территории курилок, стоит позаботиться о поддержании в них чистоты.


Навигация

Если площадка достаточно большая, то стоит подготовить план помещения с указанием всех зон (парковка, вход/выход, туалеты, курилка, сцена, зоны активности, фуршетные столы). Помимо этого обязательно необходимы указатели, которые помогут сориентироваться гостям на территории.


Лестницы и лифты

Отдельное внимание стоит уделить состоянию лестниц и лифтов на площадке, если таковые имеются. Важно чтобы каждый гость без проблем смог пройти к месту события. Лифты должны быть технически исправны, а ступеньки лестниц нескользкими и целыми. Помимо основного входа для гостей, стоит узнать где можно завозить крупногабаритное оборудование.


Безопасность и пожарные выходы

Любая площадка для массовых мероприятий должна соответствовать правилам безопасности и быть оборудована запасными пожарными выходами. Необходимо заранее изучить планы эвакуации, а также проверить наличие и исправность пожарной сигнализации.


Парковка

При выборе площадки необходимо обратить внимание на такой значительный критерий как парковка. Ведь от нее во многом зависит успех всего мероприятия. Неважно сколько человек планируется на мероприятии 50 или 500, важно позаботиться не только об их комфортном размещении на площадке, но и о том где они припаркуют свои автомобили. 

Зачастую обычные уличные парковки не рассчитаны на большое количество машин, поэтому если на территории недостаточно места, стоит рассмотреть ближайшие стационарные парковки или услугу Valet-Parking (Валет-паркинг). С помощью данной услуги, гости смогут просто оставить свой автомобиль профессиональному водителю прямо у входа в здание, а он в свою очередь выдаст парковочный талон и отгонит машину на арендованную парковку. Достаточно сделать всего 1 звонок, чтобы автомобиль подали ко входу. Все это экономит время и нервы на поиск свободных парковочных мест.


Транспортная доступность

Доступность площадки и ее месторасположение важны для большинства участников события. Если же вы выбрали какую-то необычную отдаленную площадку для мероприятия, то будьте готовы организовать трансфер для гостей.  


Нестандартные площадки для проведения событий

В 2008 году на неделе моды в Нью-Йорке журнал «Interview» провел вечеринку в недостроенном отеле. Для придания сюрреалистичности интерьеру первый этаж и пентхаус были освящены яркими красными огнями. При этом рубиновая люминесценция располагалась, так чтобы ее было видно с улицы. В качестве декора были выбраны трубы, провода, перевернутые контейнеры для мусора, желтая лента и оранжевая микросетка.


Еще один интересный вариант нестандартной площадки - здание завода. Так, в 2011 году архитектурная студия «Raw Design» организовала мероприятие в старом хлебном заводе, который на днях планировалось снести.


Наше агентство событий “Авентура” неоднократно выступало партнером Ежегодной премии “Главный герой”, в которой награждаются лучшие руководители компаний. Площадки для данного мероприятия всегда выбирались нестандартные: производственное помещение картографической фабрики и лофт-пространство местного закрытого завода. В процессе преобразования обычной площадки в торжественный зал для церемоний были установлены: большая профессиональная сцена, мощные экраны, качественное звуковое, световое и видеооборудование. Осуществлено полное брендирование площадки: декорации, оформление пространства яркими световыми эффектами. Также были организованы тематические анимационные зоны, шоу-программа на сцене и фуршет на 500 человек.


Агентство событий «Авентура» заботится о комфортном пребывании гостей на мероприятии, поэтому всегда подбирает самые лучшие варианты для проведения событий и следит за открытием новых интересных площадок.

Летом актуальны мероприятия на открытом воздухе. Городские и природные парки, прибрежные районы, открытые арены и стадионы – эти места прекрасно подойдут для большого количества человек и порадуют своей естественной красотой. Главное позаботиться о безопасности, биотуалетах, техническом оснащении и укрытии на случай дождя. Также нужно понимать, что большинство таких природных площадок – это чистый холст, и придется вложить немало средств, чтобы обеспечить мероприятие всем необходимым, включая электричество и воду. Мы расскажем Вам о самых необычных площадках мира на открытом воздухе в следующих статьях, следите за новостями и подписывайтесь на нашу рассылку!

Смотрите также

Подпишитесь на рассылку:

Раз или два в месяц мы отправляем дайджест с самыми популярными статьями.

Мы делимся лайфхаками, основами и нюансами процесса организации мероприятий различного масштаба. Интересно?