мая

Что такое ивент?

Event (он же “ивент” или “эвент”) в переводе с английского языка и в широком смысле слова можно понимать как любое частное или публичное событие. Если же сужать параметры ивента, то сегодня к нему относят, в основном, мероприятия, которые организуют для действующих или потенциальных клиентов, коллег, партнеров.

Чаще всего, мероприятие преследует цель проинформировать и привлечь внимание: прорекламировать компанию, продвинуть ее бренд или конкретные товары и услуги. Но бывают и исключения: события могут развлекать и обучать аудиторию. Вне зависимости от конкретного типа ивент, как правило, весьма затратен и требует тщательной подготовки не только по части общей концепции, но и малейших деталей. Такой подход поможет избежать форс-мажоров и удовлетворить все вкусы гостей мероприятия.

Разновидности ивентов

Корпоративные. Сюда относят мероприятия для коллективов, которые способствуют укреплению корпоративной культуры и развитию командного духа. Они могут быть маленькими (на несколько человек из одной компании малого бизнеса) и масштабными (на все отделения и филиалы). Среди самых популярных видов корпоративных ивентов — вечеринки, квесты, квизы, тимбилдинги, спортивные соревнования, банкеты, пикники, походы. Поводом для корпоративного ивента может быть профессиональный праздник, юбилей организации или руководства, общепринятый календарный выходной (на Новый год, 8 Марта, майские) или важная веха в истории и развитии компании (закрытие сделки, сдача квартальных отчетов, новый крупный проект и пр.)
Деловые. Это мероприятия для высшего руководящего звена, партнеров и конкурентов, спонсоров и инвесторов. В основной своей массе такие ивенты решают бизнес-задачи, будь то расширение круга полезных знакомств, обмен профессиональным опытом или прокачка управленческих навыков и способностей к переговорам. К таким событиям относят бизнес-завтраки и деловые обеды, переговоры и дискуссии, круглые столы и питчинги, деловые игры и т.д.
Рекламные. Это мероприятия по продвижению бренда. Они улучшают репутацию компании, повышая лояльность клиентов, рассказывают о новых услугах или продуктах. Сюда входят фестивали и ярмарки, торжественные церемонии открытия/закрытия и красные дорожки, презентации и выставки, другие имиджевые события.

Классификация ивентов — весьма обширная тема, и она не исчерпывается группировкой мероприятий по цели проведения и аудитории участников. Например, можно делить события по их локациям: офисные, на свежем воздухе, в арендованных заведениях, выездные за городом и в других регионах или странах, а также онлайновые и гибридные.
Кроме того, мероприятия можно классифицировать по их формату и характеру, т.е. способу донесения информации и условиям организации. Например, к образовательным ивентам можно отнести мастер-класс, семинар, конференцию, съезд, форум, тренинг и т.п. Развлекательным и в то же время благотворительным можно считать бесплатный концерт для детей или пожилых граждан, спортивный марафон. Некоторые из ивентов также можно отнести к экологическим — подразумевающим заботу об окружающей среде и при этом минимальное негативное воздействие на нее в процессе подготовки и проведения мероприятия.

Как поэтапно организовать ивент?

Подготовка

Прежде всего, начните с определения цели и задач будущего мероприятия. Суть и смысл ивента помогают определиться с его форматом, масштабом и атмосферой, продолжительностью и датой, а также с бюджетом. Потом вы начинаете прописывать желаемый сценарий в общем виде и план, где указываете все организационные вопросы, которые предстоит решить. Это позволит освободить голову, слишком не зацикливаясь на мелочах, но и не упуская важного, а также следовать намеченному во избежание лишних финансовых и временных затрат. Когда понятно, как мероприятие должно выглядеть, можно соотнести свой бюджет с этим планом, то есть составить смету и расписать все статьи расходов, а возможно, еще и запланировать небольшую “подушку безопасности” на случай форс-мажора. После этого нужно сформировать команду по подготовке ивента и распределить обязанности, определив зоны ответственности. В идеале, у каждой задачи из плана подготовки должен быть свой исполнитель.

Программа и локация

Два базовых вопроса составляют организационную основу любого мероприятия. Во-первых, что будут делать гости. Во-вторых, где всё будет происходить. Прежде всего, на данном этапе надо решить, чем и как будут заняты приглашенные на ивент, будь то просмотр шоу, участие в интерактиве, прием пищи и прочее. Отталкиваясь от формата досуга, обучения или общения, можно понять, какие еще лица будут задействованы на событии, то есть найти подрядчиков. На этой стадии определяют ведущих, модераторов, тренеров, инструкторов, официантов, певцов, диджеев и артистов, фотографов и видеооператоров. Параллельно с этим требуется выбрать площадку и по необходимости договориться о ее аренде. Локацию нужно определять исходя из числа гостей, динамичных форм досуга на мероприятии, погодных условий сезона, транспортного удобства и требуемой технической оснащенности. Площадку перед съемом нужно обязательно посещать лично, чтобы проверить подлинность видео и фото этой локации.

Сопутствующие процессы

Информируем о мероприятии. С одной стороны, потребуется разослать приглашения всем участникам. С другой — провести, если нужно, PR-кампанию с привлечением СМИ и блогеров. Среди возможных вариантов: анонсы на сайте компании, пресс-конференция или пресс-релиз, баннеры, афиши, плакаты и буклеты, реклама в соцсетях и мессенджерах, рассылка по электронной почте.
Решаем вопросы обслуживания, безопасности и логистики. Нужно выбрать службу кейтеринга или блюда из банкетного меню ресторанов, заказать транспорт или организовать парковку, проследить за соответствием мероприятия действующим санитарно-эпидемиологическим и противопожарным нормам.
Работаем с площадкой. Нужно организовать ее декоративное и флористическое оформление, построить сцену или разделить локацию на разные зоны, доставить, подключить и настроить свет, звук, проектор и прочее оборудование, арендовать и разместить мебель с реквизитом. Помним о мелочах. Будь то полиграфическая продукция для информирования участников, сувенирный мерч всем гостям или подарки победителям различных соревнований.

Финальные штрихи

Примерно за сутки надо провести итоговую проверку готовности мероприятия, прежде всего, проинспектировав площадку и связавшись со всеми подрядчиками еще раз. Можно сделать чек-лист по оборудованию, декору, реквизиту и сверяться на месте по нему. В процессе прохождения ивента организатор может выполнять координаторские функции. Он отслеживает, чтобы программа шла по сценарию, а при надобности вносит коррективы в оперативном режиме и решает возникающие проблемы. Когда мероприятие закончено, надо проконтролировать, что все участники разошлись, и привести площадку в порядок, например, заказав клининг.

Как оценить эффективность проведенного ивента?

Посчитайте число реальных гостей по сравнению с приглашенными, а также количество упоминаний мероприятия в СМИ и соцсетях уже по его завершению.
Возьмите фидбек у участников, собрав обратную связь сразу же, посредством анкеты, или попросив оставить отзыв позже, например, по электронной почте. Также вы можете спросить у своей команды, удалось ли достичь поставленных целей и избежать типичных ошибок, или нет.
Проанализируйте достижение поставленных целей. Хотели получить доход? Сравните прибыль и затраты. Интересовало расширение клиентской базы? Сосчитайте, сколько контактов собрали. Надо было увеличить продажи или повысить интерес к продукту? Определяйте конверсию по конкретному целевому действию, например, заказ консультации на сайте.