Мероприятия на открытом воздухе в летнее время актуальны как никогда. Городские и природные парки, прибрежные районы, открытые арены и стадионы – эти места прекрасно подойдут для большого количества человек, позволят насладится свежим воздухом и порадуют своей красотой.
Мы расскажем, как подобрать открытую площадку для вашего мероприятия, соответствующую целям и задачам события. Также подскажем, на что обратить особое внимание, чтобы мероприятие на природе прошло максимально комфортно. Помимо этого, вы узнаете о самых необычных площадках мира на открытом воздухе.
Что важно учесть при подготовке к мероприятию на открытой площадке? Советы ивент-специалистов
К выбору места проведения события необходимо подходить максимально серьезно и ответственно. Также нужно понимать, что большинство таких природных площадок – это чистый холст, и придется вложить немало средств, чтобы обеспечить мероприятие всем необходимым, включая электричество и воду. В частности, при подборе открытой ивент-площадки важно учитывать следующие моменты:
1. Разрешение на проведение мероприятия.
Любая площадка относится к государственным или частным владениям, поэтому обязательно нужно согласовать ее использование в качестве места для вашего события. При чем, если объект является общественным местом, то необходимо также получить разрешения не только у органов местного управления, но и у МЧС и полиции. При организации масштабных массовых мероприятий процесс согласования может затянуться, поэтому лучше доверить этот момент профессионалам.
2. Вместимость площадки и количество участников события.
Этот момент актуален не только для закрытых площадок, но и для открытых. Плохо, когда площадка переполнена, но и когда пространство пустует ситуация не лучше. Поэтому, чем точнее будет диапазон по количеству гостей, тем проще будет ориентироваться специалистам. Также размер открытой площадки зависит от формата и целей мероприятия, при этом важно учитывать вид используемой мебели, зоны для активностей, сцены и технического оснащения.
Так, например, для тимбилдинга и для концерта на одно и тоже количество человек понадобится разное пространство. Концерт подразумевает достаточно большую площадку под сцену и профессиональную аппаратуру, и в тоже время достаточно свободное пространство перед сценой с рассадкой гостей или без нее. Для тимбилдинга же важна большая открытая местность для организации различных анимационных зон, площадка для построения команд, и, например, место для шатров и кейтеринга.
3. Схема площадки.
Для комфортного размещения гостей на территории и визуализации расположения интерактивных зон необходимо составить схему площадки и сделать панораму. Для этого специалисты заранее выезжают на будущее место событий и делают необходимые фотографии и замеры. Иногда в этом могут помочь гугл-карты, но в любом случае все необходимо перепроверять лично.
4. Территориальное расположение и парковка.
Если площадка располагается за пределами города, то стоит позаботиться о трансфере для гостей. А также о схеме маршрута для тех, кто планирует добираться самостоятельно. Если для въезда на территорию площадки необходимы пропуска, то о них также нужно подумать заранее. Парковка должна соответствовать необходимому количеству гостей и быть ограждена.
5.Техническое оснащение и электричество.
Особенность открытых площадок и в тоже время их минус, в том, что чаще всего это чистый лист. Здесь важно предусмотреть абсолютно все. Нужно проверить не только количество точек доступа к электричеству, но и их мощность. При этом обязательно необходимо все отметить на схеме площадки. Стоит учесть, что для большого количества аппаратуры необходима высокая мощность. А чтобы избежать перегрузки сети, обязательно нужно сформировать списки всего используемого оборудования.
Также важно рассчитать расстояние от розеток до электрических приборов, чтобы хватило длины кабеля или удлинителя. Здесь стоит подумать и о безопасности гостей: либо расположить кабельные трассы подальше от людей, либо закрыть их специальными накладками “Капами”. На открытых площадках используют электричество от близлежащих зданий, трансформаторных подстанций или столбов. Однако все эти варианты требуют дополнительного согласования с собственниками или контролирующими органами. При этом их мощности может и не хватить для целей мероприятия. Поэтому в приоритете остаются различные генераторы электроэнергии.
6. Безопасность.
Важны как пожарная и эксплуатационная безопасность, так и обработка территории от клещей. Стоит также обратить внимание на ландшафт местности, чтобы на площадке не было ям, торчащей из земли арматуры, зарослей, ядовитых растений, сухих веток и травы, а также мусора. Если территория не огорожена, нужно предусмотреть специальные барьеры. На природе таким ограждением может выступить сигнальная лента.
7. Мебель.
Тип и количество мебели зависит от формата мероприятия и количества человек. Так, например, для фуршета на природе достаточно столиков для закусок и небольшого количества стульев или лавочек для тех, кто захочет отдохнуть. Для корпоративного отдыха с концертной программой на природе, перед сценой будет уместно разместить кресла-мешки или пледы. Как правило, для отдыха на природе не требуется слишком много мебели. А всю необходимую для анимационных зон и программы мебель стоит обязательно просчитать и завести вместе с оборудованием.
8. Навигационные таблички.
Чтобы гости свободно ориентировались на площадке, стоит подготовить указатели и план площадки. Для удобства можно подготовить небольшие индивидуальные карты местности с обозначением всех зон.
9. Биотуалеты с умывальниками и места для курения.
На площадке обязательно должны быть предусмотрены либо стационарные, либо биотуалеты. Их количество будет зависеть от количества гостей на мероприятии. Также важно позаботиться о наличии умывальников. Нужно заранее подумать, где брать воду – либо привозить с собой, либо, при наличии, использовать местный водопровод. Не стоит забывать и о местах для курения, если их нет, то необходимо их организовать.
10. Укрытие на случай дождя.
Как правило подготовка к любому мероприятию длится несколько недель, а то и месяцев. Поэтому предугадать какой будет погода в день события, просто невозможно. И даже если синоптики обещают ясное небо, то доверять им на все сто процентов все-таки не стоит. Лучше заранее предусмотреть укрытие на случай дождя, это могут быть стационарные крытые беседки или специальные шатры.
Уникальные мероприятия на открытых площадках мира
Цветочный Фестиваль в Сингапуре (Singapore Garden Festival)
В конце июля в сингапурском парке «Gardens By The Bay» проводится ежегодный фестиваль цветов, посвященный ландшафтному дизайну. Гости мероприятия окунаются в незабываемый мир садов, где дизайнеры и флористы со всего мира представляют свои цветущие творения. Здесь проводится невероятная шоу программа под открытым небом.
Музыкальный фестиваль Коачелла (США)
В самом сердце Калифорнии (США) располагается Empire Polo Club. Это место прославилось своим музыкальным фестивалем Coachella. Живописная долина Коачелла, находится в пустыне Колорадо и является замечательной площадкой для проведения масштабных событий. Она располагает всем необходимым для любого успешного массового мероприятия: невероятно большой площадью, красивейшими видами и незабываемой атмосферой. Именно поэтому здесь проводится один из крупнейших в мире фестивалей музыки и искусств с одноименным названием «Коачелла».
Фестиваль науки, технологий и искусств Geek Picnic
Самый крупный европейский фестиваль под открытым небом Geek Picnic ежегодно проходит в нескольких городах России. В этом году фестиваль науки, технологий и искусств пройдет в парке на Воробьевых горах в Москве, в Приморском парке Победы Санкт-Петербурга и на набережной ДС “Олимп” в Краснодаре. Организаторы обещают жаркие дебаты о технологиях бессмертия, зону космоса и шоу дронов, а героями фестиваля станут международные эксперты в сфере технологий и науки. Кроме того, гости смогут посетить 200-метровую game-зону.
Сцена в виде искусственного холма на концерте рэпера
В апреле 2019 года на католическую Пасху американский рэпер Уэст Канье организовал музыкальный проект Sunday Service (Воскресная служба) на музыкальном фестивале Coachella (США). Специально для артиста за неделю до выступления организаторы построили необычную сцену, представляющую собой огромный искусственный холм. Он стал самой высокой точкой на фестивале - на нем расположился рэпер, оркестр, хор, а также другие приглашенные друзья-музыканты, исполнившие треки вместе с Уэстом.
Ночь света в Гатчине
В середине августа в Санкт-Петербурге в Гатчинском Дворцовом парке состоится ежегодный международный фестиваль светового искусства «Ночь света». Проект представляет собой конкурс видеомэппинга и световых инсталляций, международные и петербургские арт-проекты, мультимедийные и огненно-пиротехнические шоу.
В этом году тема фестиваля – вода. Водная среда, имеет множество разных состояний и качеств. Вода – это философия и эмоции, умиротворение и агрессия, любовь и ненависть, приливы и отливы… Гатчинский парк и его Белое озеро – наилучшее место для творческих экспериментов с водой, ведь тысячи гостей фестиваля ежегодно посещают берег этого озера.
Специалисты агентства «Авентура» имеют большой опыт в проведении мероприятий на открытом воздухе и всегда готовы подобрать подходящую площадку для вашего события. Мы следим за развитием отрасли и учитываем все тонкости и нюансы в организации каждого события.
Раз или два в месяц мы отправляем дайджест с самыми популярными статьями.
Мы делимся лайфхаками, основами и нюансами процесса организации мероприятий различного масштаба. Интересно?