Подготовка и проведение любого мероприятия — это длительная и кропотливая работа. При организации важно предусмотреть большое количество нюансов и координировать работу многих служб.

Оценка рисков

• Во-первых, нужно определить потенциальные угрозы: оценить место проведения и уровень мероприятия, ожидаемое количество и статус гостей, влияние погодных условий и другие факторы.

• Во-вторых, следует проанализировать вероятность наступления опасных ситуаций и их последствий. Это позволит определить, какие меры безопасности будут наиболее эффективными. Исходя из этого, можно приступить к разработке плана безопасности, который будет включать в себя меры по предотвращению и реагированию на угрозы: медицинская помощь, эвакуационные маршруты, средства тушения пожара, контроль за входом и выходом, установка контрольно-пропускного оборудования, привлечение сотрудников охраны и так далее.

• В-третьих, важно обучить персонал мероприятия минимальному набору действий при чрезвычайной ситуации и способам ее предотвращения. Кроме того, необходимо  обеспечить связь с участниками мероприятия и передать им информацию о мерах безопасности и процедуре эвакуации, чтобы контролировать вывод людей с площадки и не допускать панику среди участников.

Охрана и КПП

Охрану массового мероприятия помогут обеспечить сотрудники ЧОП или МВД. Чтобы правильно организовать их работу, необходимо учесть характеристики мероприятия: тип события, открытость или закрытость площадки, вход свободен для всех или по билетам/приглашениям, размер локации, примерное количество участников, наличие слабых мест территории и так далее.

Среди основных функций сотрудников охраны можно выделить следующие:

• Заблаговременная проверка площадки;

• Организация контрольно-пропускных пунктов;

• Проверка личных вещей гостей (в случае массовости);

• Наблюдение, контроль и предотвращение опасных ситуаций;

• Задержание нарушителей;

• Помощь в эвакуации в случае чрезвычайной ситуации.

Информационная безопасность на мероприятии

Главная цель безопасности мероприятия заключается не только в оперативном реагировании на угрозы, но и предотвращение их появления. Продемонстрируйте все меры безопасности, которые находятся в вашем распоряжении: специализированное оборудование, камеры, металлоискатели, сотрудники охранных служб и так далее. Это поможет сдержать возможных организаторов беспорядков.

Также при входе на площадку можно запрашивать у гостей паспорт или другое удостоверение личности, чтобы сравнить эти сведения со списком зарегистрированных или приглашенных на мероприятие. Это обезопасит ивент от проникновения людей путем кражи личных данных.

Кроме того, не стоит публиковать на всеобщее обозрение информацию о закрытом мероприятии. Пусть она будет доступна только гостям события, чтобы избежать проблем с безопасностью как отдельных людей, так и всей встречи в целом.

Пожарная безопасность

Прежде чем проводить мероприятие, команде организатора или ивент-агентства необходимо пройти противопожарный инструктаж. Они должны уметь пользоваться оборудованием для тушения пожара, знать правила эвакуации и основы первой помощи пострадавшим. На площадке должны быть предусмотрены огнетушители, ломы, топоры, ведра или ящики с песком.

Если на локации планируется установка декораций, сцены, пресс-воллов, корнеров и других предметов, к ним должны прилагаться соответствующие сертификаты, свидетельствующие о пожаробезопасном составе. При этом они не должны закрывать запасные выходы и мешать при эвакуации, а также находиться на расстоянии от нагревающихся световых приборов.

Правила пожарной безопасности устанавливают, что безопасность размера площадки и числа гостей рассчитывается из показателя в 0,75 м2 на человека. Более плотная заполняемость создает определенные риски и мешает эвакуации.

Особое внимание следует уделить использованию пиротехники. Фейерверки и салюты должны иметь соответствующую документацию, и использовать их нужно строго по техническому назначению. На мероприятии с ней могут обращаться только юридические лица, имеющие лицензию на данную деятельность.

Другие меры для обеспечения безопасности при проведении мероприятия

При организации такого масштабного мероприятия, как концерт, спортивное соревнование, день города и так далее, важно предусмотреть дежурство бригад скорой помощи. Они должны находиться близко к площадке, чтобы оказать помощь пострадавшим в любой момент.

Также при проведении ивента следует учитывать эпидемиологическую обстановку в регионе. В некоторых городах периодически вводятся ограничения, связанные с сезонным пиком заболеваемости или повышенного распространения определенных болезней. В этом случае стоит ознакомиться с актуальными распоряжениями на сайте администрации населенного пункта.

Немаловажной является и проверка подрядчиков, которые предоставляют свои услуги при организации ивента. К ним относятся владельцы площадки, места общественного питания или службы кейтеринга, а также агентства, которые предоставляют оборудование, декорации, технику и различный персонал. Их деятельность должна быть сертифицирована, а при обращении за какой-либо услугой необходимо заключать договор.

План действий при возникновении ЧП

Перед мероприятием тщательно продумайте план действий, которому будут действовать участники и персонал в случае возникновения чрезвычайной ситуации. Он должен включать:

• Оповещение и связь: убедитесь в работе звукового сигнала, радиосвязи, громкоговорителей, смс-оповещений или других способов;

• Эвакуация: разместите указатели движения, схему помещения, маркировку эвакуационных выходов и обозначение пунктов сбора на разных зонах мероприятия;

• Ответственность: определите лица, ответственные за безопасность, проверьте корректность работы сотрудников охраны и готовность медицинского персонала;

• Медпомощь: позаботьтесь о наличии медицинского персонала и укажите места для оказания первой помощи.

• Кризис: определите процедуры управления кризисными ситуациями, включая сбор и анализ информации, принятие решений и координацию действий всех ответственных лиц;

• Обучение: предусмотрите заблаговременное обучение персонала для гарантии обеспечения безопасности.