Организация конференций

Организация деловых ивентов — это сложный и кропотливый процесс, поэтому доверьте его нам. Мы создадим мероприятие для любого количества человек и в любом городе.


Фишки

Этапы подготовки конференций

  • Разработка плана мероприятия. Какие вопросы должен решать, длительность, количество участников и так далее.
  • Приглашаем спикеров, рассказываем о мероприятии, договариваемся о встречах и подготовке к ним.
  • Сценарий мероприятия. Рассчитываем последовательность выступающих, перерывы, длительность мероприятия.
  • Поиск локации, оформление площадки в вашем стиле, поиск подрядчиков, организация зон отдыха, кейтеринг и все остальное.
  • Работа с техническим оборудованием. Заказываем, проверяем, настраиваем.
  • Работа с приглашениями гостей, распечатка сувенирной продукции, расстановка мест.
  • Реклама мероприятия. В интернете, в СМИ, по TV. Этим занимаются наши маркетологи.
  • Рассказываем о прошедшем мероприятии в СМИ, журналистам, в интернете и так далее. О вас узнают все!

Как мы проводим конференции

Анализируем рынок и определяем тренды

Анализируем тренды, узнаем что нравится людям и отталкиваемся от этого, при подготовке плана.

Готовим план мероприятия

Над ним работают самые креативные люди нашей компании. Мы пишем подробный план, сценарий и даже делаем наброски!

Приглашаем спикеров (по согласованию с вами)

Выбираем их самостоятельно или зовем тех, кого хотите вы.

План рассадки гостей и спикеров

Рассаживаем гостей мероприятия и спикеров так, чтобы всем было удобно смотреть и никто не загораживал вид на сцену.

Создаем расписание выступлений

Рассчитывает выступления так, чтобы все успели выступить. Учтем все перерывы и время для разговоров друг с другом.

Печатаем для ивента брошюры и другую рекламную продукцию

Если вы подарите сувенирную продукцию гостям ваших ивентов, это запомнится надолго и это будет красивым жестом по отношению к ним. Лояльность к вашей компании повысится.

Маркетолог занимается продвижением

О мероприятии узнает целевая аудитория с помощью рекламы в соцсетях, СМИ и у блогеров. К вам придет больше гостей и о вас узнает множество людей.

Организуем трансфер

Если конференция проходит в другом городе, мы привезем спикеров прямо на месть выступления из аэропорта и вокзалов.

Размещение гостей

Забронируем гостиницы для спикеров, если вы проводите ивент в другом городе.

Создаем сайт для конференции, а так же работаем над фирменным стилем

На сайте ответим на все интересующие вопросы, добавим кнопку покупки билетов, расскажем о вашей компании.

Зачем проводить конференции

Для успешного ведения бизнеса нужно посещать и устраивать тематические ивенты. Так о вас узнает больше людей и вы постоянно будете в курсе последних трендов вашего бизнеса.
  • Что-то новое
Помогают почерпнуть новую информацию и поделиться своим опытом.

  • Познакомиться с людьми
На конференции приходят заинтересованные люди, которые сами хотят находить новых партнеров и клиентов. Отличная возможность завязать новые полезные знакомства.

  • Обратная связь
Особенно полезно для небольших, только зарождающихся компаний. Можно рассказать и даже показать свой стартап и услышать оценку от настоящих профессионалов.

  • Поддержка
На конференциях можно получить много мотивации к новым свершениям. Поддержка важна в любом аспекте жизни, а на конференциях присутствуют люди, которые горят тем же, чем и вы!

  • Вдохновение
Форумы и конференции в других городах — это хороший способ посмотреть на страну, новых людей и вдохновиться работать дальше.

Советы по организации конференций

Помещение для ивента

Это, возможно, самая сложная задача. Из-за аренды некоторых локаций может подняться цена на билеты и так далее.
Очень важно найти светлое и просторное место с удобными сиденьями и большой сценой. Нужно рассчитать помещение так, чтобы в него вместились все спикеры и гости и при этом они должны чувствовать себя комфортно.

Технический аспект

Нужно проследить, чтобы вся техника: свет, колонки, компьютеры и ноутбуки, проектор и пожарная безопасность были исправны и хорошо работали. Лучше провести техническую репетицию, чтобы избежать форс-мажоров.

Реклама ивента

Думать над рекламной кампанией нужно уже на этапе выбора площадки. Есть большое количество платных и бесплатных способов продвижения. по возможности используйте как можно больше способов продвижения вашего мероприятия. Например, реклама в интернете и СМИ, тв, приглашения через социальные сети и так далее.

Подготовка плана ивента

Нужно тщательно составить план мероприятия, чтобы вы могли следить за успешностью мероприятия, могли проконсультировать гостей на счет тайминга ивента, рассказать обо всех спикерах. Еще очень важно рассчитать время перерывов и заложить время на техническую подготовку.

Примеры проведенных мероприятий

Ежегодная конференция
Ежегодная конференция
Подробнее
Обучающая конференция
Обучающая конференция
Подробнее
Конференция "Красота и Здоровье"
Конференция "Красота и Здоровье"
Подробнее

Виды конференций и их цели

  • Научно-практические — ученые встречаются на таких мероприятиях, чтобы делиться опытом и обсуждают конкретно поставленные вопросы
  • Онлайн-конференция — новый вид бизнес мероприятий, его главный плюс в том, что быть участником конференции или форума можно быть, не покидая свое рабочее место.
  • Бизнес-форумы — решают определенные конкретные вопросы по поставленной теме. Они нужны для владельцев бизнесов любого размера.
  • Пресс-конференция — их устраивают для СМИ и журналистов, чтобы презентовать для них товар или услугу раньше остальных и получить рецензии и отзывы. С помощью них о вас узнает большое количество человек.
  • Презентации — их организуют для того, чтобы показать ваши новые услуги или товары.
Фото и видео
Наши принципы
Открытость
Открытость
Мы ведем честную и открытую работу. Не в наших интересах что-то скрывать от заказчика. Мы всегда открыты для новых идей и предложений. Также мы готовы предоставлять клиенту отчеты о проделанной работе, максимально прозрачно обрисовывая реальное положение дел.
Актуальность
Актуальность
Мы представляем клиенту только нужную и актуальную на сегодняшний день информацию. Планируя каждое мероприятие, мы подбираем индивидуальный и оригинальный сценарий, ведь как говорится то, что сработало вчера, не обязательно сработает сегодня, и уж точно не сработает завтра.
Целостность
Целостность
Создавая событие, мы представляем, как оно будет выглядеть в конечном итоге. Мы продумываем всё до мелочей, включая варианты развития событий, а также риски и угрозы, связанные с внешними факторами. Поэтому, чтобы мероприятие удалось, оно должно быть целостным, гармоничным, организованным и тщательно продуманным.
Работа в команде
Работа в команде
Только работа в команде гарантирует организованность, оперативность, взаимопонимание и согласованность, что немаловажно для проведения события. В процессе организации мероприятия мы сотрудничаем с клиентом, который также становится частью сплоченной команды.
Ответственность
Ответственность
Для клиента нет ничего важнее уверенности в том, что его мероприятие пройдет на высшем уровне. В свою очередь, мы гарантируем ответственное исполнение на каждом этапе создания мероприятия.