Организация и проведение конференций | Организация бизнес-конференций под ключ Организация и проведение конференций | Организация бизнес-конференций под ключ
Выберите город
8 (495) 128-10-29
Заказать звонок!

Организация конференций

Оставить заявку
Фишки
  • Берем на себя полный цикл организации конференции
  • Предлагаем проверенные решения, подрядчиков и форматы, повышающие эффективность мероприятия
  • Гарантируем четкую координацию, соблюдение сроков и контроль всех процессов
Фишки
  • Берем на себя полный цикл организации конференции
  • Предлагаем проверенные решения, подрядчиков и форматы, повышающие эффективность мероприятия
  • Гарантируем четкую координацию, соблюдение сроков и контроль всех процессов

Этапы подготовки конференций

  • Разработка плана мероприятия. Какие вопросы должен решать, длительность, количество участников и так далее.
  • Приглашаем спикеров, рассказываем о мероприятии, договариваемся о встречах и подготовке к ним.
  • Сценарий мероприятия. Рассчитываем последовательность выступающих, перерывы, длительность мероприятия.
  • Поиск локации, оформление площадки в вашем стиле, поиск подрядчиков, организация зон отдыха, кейтеринг и все остальное.
  • Работа с техническим оборудованием. Заказываем, проверяем, настраиваем.
  • Работа с приглашениями гостей, распечатка сувенирной продукции, расстановка мест.
  • Реклама мероприятия. В интернете, в СМИ, по TV. Этим занимаются наши маркетологи.
  • Рассказываем о прошедшем мероприятии в СМИ, журналистам, в интернете и так далее. О вас узнают все!

Крутые кейсы

Посмотреть все

Конференция Code/R

Ежегодная конференция для IT-специалистов от "Райффайзенбанка" в "Экспоцентре". Наша команда взяла на себя полный цикл организации ивента: от разработки концепции брендинга площадки до проведения Гала-ужина.
Подробнее

Крутые кейсы

Посмотреть все

Казахстанский форум

5-7 ноября 2019 года команда агентства событий «Авентура» участвовала в организации масштабного и очень важного мероприятия для всей России - ХVI форум межрегионального сотрудничества России и Казахстана...
Подробнее

Крутые кейсы

Посмотреть все

Семейный день для Газпромнефть

Реализовали ежегодную программу заботы о сотрудниках и их семьях. Комплексный подход объединил здоровый образ жизни, детские активности и эко-мастер-классы. Финальная лотерея с активными призами объединила всех участников и закрепила ценности бренда.
Подробнее

Крутые кейсы

Посмотреть все

Спортивное мероприятие для Ростелеком

Перед нами была цель создать событие, которое станет яркой точкой в корпоративной жизни «Ростелекома» и повысит лояльность сотрудников. Мы разработали динамичную корпоративную спартакиаду, где каждый участник получил возможность проявить себя и почувствовать поддержку коллег.
Подробнее

Крутые кейсы

Посмотреть все

Клиентский день компании «Эконива»

Комбинированное мероприятие для клиентов: официальная часть в дилерском центре с презентацией техники и неформальное продолжение в ресторане «Рига-Москва» с кулинарным шоу и караоке.
Подробнее

Крутые кейсы

Посмотреть все

Стенд Газпромнефть на выставке Агро-Омск

Разработали стенд «Газпронефть-Региональные продажи» для мероприятия и оформили площадку баннерами с логотипом компании. Так же был организован кейтеринг для гостей павильона, btl-активности с хостес и фирменный мерч.
Подробнее

Крутые кейсы

Посмотреть все

20-летие Агро Экспрет Груп и День Поля

Организация юбилейного «Дня поля» для компании «Агроэксперт груп». Мероприятие совпало с 20-летием компании, поэтому мы объединили деловую программу с праздником. Гостей ждали: welcome-зона, официальная часть с награждением и уникальный полевой мастер-класс в финале.
Подробнее

Крутые кейсы

Посмотреть все

Туристический слет Газпромнефть

Провели мероприятия на +80 человек для сотрудников компании Газпромнефть Каталитические системы. В программе были состязания на прохождение туристической полосы препятствий, спортивное ориентирование и многое другое.
Подробнее

Крутые кейсы

Посмотреть все

День Химика

Провели ежегодный праздник для жителей на главной площади города Волхов, приуроченный к 20-летию компании «ФосАгро». Праздник с масштабом прошёл на 2-х сценах. Завершился вечер выступлением хедлайнеров Игоря Корнелюка и Niletto.
Подробнее

Крутые кейсы

Посмотреть все

Межотраслевая конференция "PRO Bitum"

Организация крупнейшей отраслевой конференции, посвященной производству и применению битумных материалов в дорожном строительстве России. Мероприятие-2018 объединило свыше 450 ключевых игроков рынка: представителей федеральных органов власти, ведущих подрядных и проектных организаций, а также производителей битумов и ПБВ. Мы создали площадку для прямого диалога между регуляторами и бизнесом, задав вектор развития отрасли.
Подробнее

Как мы проводим конференции

Анализируем рынок и определяем тренды

Анализируем тренды, узнаем что нравится людям и отталкиваемся от этого, при подготовке плана.

Готовим план мероприятия

Над ним работают самые креативные люди нашей компании. Мы пишем подробный план, сценарий и даже делаем наброски!

Приглашаем спикеров (по согласованию с вами)

Выбираем их самостоятельно или зовем тех, кого хотите вы.

План рассадки гостей и спикеров

Рассаживаем гостей мероприятия и спикеров так, чтобы всем было удобно смотреть и никто не загораживал вид на сцену.

Создаем расписание выступлений

Рассчитывает выступления так, чтобы все успели выступить. Учтем все перерывы и время для разговоров друг с другом.

Печатаем для ивента брошюры и другую рекламную продукцию

Если вы подарите сувенирную продукцию гостям ваших ивентов, это запомнится надолго и это будет красивым жестом по отношению к ним. Лояльность к вашей компании повысится.

Маркетолог занимается продвижением

О мероприятии узнает целевая аудитория с помощью рекламы в соцсетях, СМИ и у блогеров. К вам придет больше гостей и о вас узнает множество людей.

Организуем трансфер

Если конференция проходит в другом городе, мы привезем спикеров прямо на месть выступления из аэропорта и вокзалов.

Размещение гостей

Забронируем гостиницы для спикеров, если вы проводите ивент в другом городе.

Создаем сайт для конференции, а так же работаем над фирменным стилем

На сайте ответим на все интересующие вопросы, добавим кнопку покупки билетов, расскажем о вашей компании.

Зачем проводить конференции

Для успешного ведения бизнеса нужно посещать и устраивать тематические ивенты. Так о вас узнает больше людей и вы постоянно будете в курсе последних трендов вашего бизнеса.
  • Что-то новое
Помогают почерпнуть новую информацию и поделиться своим опытом.

  • Познакомиться с людьми
На конференции приходят заинтересованные люди, которые сами хотят находить новых партнеров и клиентов. Отличная возможность завязать новые полезные знакомства.

  • Обратная связь
Особенно полезно для небольших, только зарождающихся компаний. Можно рассказать и даже показать свой стартап и услышать оценку от настоящих профессионалов.

  • Поддержка
На конференциях можно получить много мотивации к новым свершениям. Поддержка важна в любом аспекте жизни, а на конференциях присутствуют люди, которые горят тем же, чем и вы!

  • Вдохновение
Форумы и конференции в других городах — это хороший способ посмотреть на страну, новых людей и вдохновиться работать дальше.

Советы по организации конференций

Помещение для ивента

Это, возможно, самая сложная задача. Из-за аренды некоторых локаций может подняться цена на билеты и так далее.
Очень важно найти светлое и просторное место с удобными сиденьями и большой сценой. Нужно рассчитать помещение так, чтобы в него вместились все спикеры и гости и при этом они должны чувствовать себя комфортно.

Технический аспект

Нужно проследить, чтобы вся техника: свет, колонки, компьютеры и ноутбуки, проектор и пожарная безопасность были исправны и хорошо работали. Лучше провести техническую репетицию, чтобы избежать форс-мажоров.

Реклама ивента

Думать над рекламной кампанией нужно уже на этапе выбора площадки. Есть большое количество платных и бесплатных способов продвижения. по возможности используйте как можно больше способов продвижения вашего мероприятия. Например, реклама в интернете и СМИ, тв, приглашения через социальные сети и так далее.

Подготовка плана ивента

Нужно тщательно составить план мероприятия, чтобы вы могли следить за успешностью мероприятия, могли проконсультировать гостей на счет тайминга ивента, рассказать обо всех спикерах. Еще очень важно рассчитать время перерывов и заложить время на техническую подготовку.

Примеры проведенных мероприятий

Ежегодная конференция
Ежегодная конференция
Подробнее
Обучающая конференция
Обучающая конференция
Подробнее
Конференция "Красота и Здоровье"
Конференция "Красота и Здоровье"
Подробнее
Клиенты

Виды конференций и их цели

  • Научно-практические — ученые встречаются на таких мероприятиях, чтобы делиться опытом и обсуждают конкретно поставленные вопросы
  • Онлайн-конференция — новый вид бизнес мероприятий, его главный плюс в том, что быть участником конференции или форума можно быть, не покидая свое рабочее место.
  • Бизнес-форумы — решают определенные конкретные вопросы по поставленной теме. Они нужны для владельцев бизнесов любого размера.
  • Пресс-конференция — их устраивают для СМИ и журналистов, чтобы презентовать для них товар или услугу раньше остальных и получить рецензии и отзывы. С помощью них о вас узнает большое количество человек.
  • Презентации — их организуют для того, чтобы показать ваши новые услуги или товары.
Фото и видео

Благодарственные письма

С 2006 года провели более 1000 мероприятий по всей России
Все отзывы Заказать звонок
МегаФон
Директор СФ ОАО "Мегафон Ритейл" М.И. Сахнов
Пулково
Руководитель отдела подбора персонала и развития бренда работодателя Ю.В. Романчев
Газпромнефть НПЗ
Председатель Профкома Н.И. Донских
Наши принципы
Честность
Честность
Фиксируем бюджет и условия на старте. Вы заранее понимаете, за что платите — без скрытых расходов и неприятных сюрпризов в процессе подготовки.
Инновационность
Инновационность
Предлагаем современные форматы и креативные решения: от интерактивных программ до онлайн и гибридных мероприятий с использованием актуальных технологий и визуальных эффектов.
Тщательность
Тщательность
Продумываем каждую деталь корпоративного мероприятия: тайминг, сценарий, техническое оснащение и работу подрядчиков. Это позволяет избежать накладок и провести мероприятие на высоком уровне.
Исполнительность
Исполнительность
Соблюдаем сроки и договоренности. Берем на себя ответственность за реализацию проекта и доводим каждую задачу до результата.
Экспертность
Экспертность
Более 15 лет в event-индустрии: знаем, какие решения работают, и подбираем формат мероприятия под цели бизнеса, аудиторию и бюджет.

В каком еще формате можно провести конференцию

Научно-практические конференции

На таких мероприятиях ведущие ученые-теоретики, практикующие исследователи и студенты сходятся для обсуждения и обмена актуальными знаниями и результатами работы в конкретной научной области. Эти конференции часто ориентированы на академическую среду но также могут иметь и открытый формат для всех желающих. В программе таких масштабных ивентов можно встретить панельные дискуссии и круглые столы, но в центре всегда остается организация докладов от конкретных спикеров.

Бизнес-конференции

Подобные мероприятия, также схожие с деловыми конгрессами, семинарами и форумами, организуют для предпринимателей, бизнес-тренеров и экспертов в отдельных областях. Чаще всего в программе здесь обсуждение вопросов экономики, IT-технологий, промышленности. Эти конференции подразумевают в финале практические решения: принятие стратегий развития, выбор отдельных инноваций и пр. Как деловое мероприятие, конференция призвана служить инструментом нетворкинга. Участники бизнес-конференций ищут идеи, инвесторов, партнеров, клиентов и даже сотрудников для своих компаний, а также дополнительные возможности для собственного профессионального и личностного развития.

Пресс-конференции

Это мероприятия, организуемые частными брендами, органами власти, общественными организациями и медийными персонами с целью представить какую-либо важную информацию журналистам и широкой общественности. Такие ивенты часто используются для анонса новостей и мероприятий, продуктовых релизов, объявления значимых решений и результатов каких-либо конкурсов или обсуждений. Пресс-конференции обычно включают выступления спикеров, ответы на вопросы СМИ и последующий отчет или обзор в письменной и визуальной форме (фото и видео). Эти мероприятия являются важным инструментом для формирования общественного мнения и взаимодействия с телевизионными, печатными и онлайн-медиа.

Выставки и презентации

Это мероприятия, где главной целью становится рассказ участников о своих брендах, успехах компании, товарах и услугах, новых рынках сбыта и т.д. Такие конференции ориентированы на рекламу и маркетинг и часто проводятся для привлечения внимания целевой аудитории. Самое главное здесь — эффектно продемонстрировать фишки компании и поддержать имидж бренда. Также на этих ивентах обязательно уделяется внимание взаимодействию со слушателями и зрителями: клиенты получают персональные консультации, задают вопросы, дают обратную связь и пр.
FAQ

За сколько дней вы можете организовать конференцию?

Это не самые простые в организации ивенты. Чтобы успешно к ним подготовиться нужно много и тщательно работать над этим. По размаху мероприятия может быть любым и подготовка к нему может занимать от несколько месяцев до года. Наша компания старается не нарушать сроки, написанные в договоре. Чтобы узнать о сроках организации больше — свяжитесь с менеджером компании. Он проконсультирует вас.

Менеджеры будут с нами на протяжении всего ивента?

Да, конечно. Менеджеры присутствуют до конца мероприятия и берут на себя всю работу. Отвечать на вопросы гостей, следить за таймингом, решать возникшие проблемы и так далее. Никто не оставит вас наедине с целым ивентом.

Если на мероприятии возникнет форс-мажор?

Нестрашно. У нас всегда есть план «Б» на случай непредвиденных ситуаций. Менеджеры умеют договариваться и общаться с людьми, знают как лучше поступить, а на помощь всегда готовы прийти коллеги. Не оставляем своих в беде и всегда готовы подхватить.

Онлайн заявка
Нажимая на кнопку "Отправить", Вы соглашаетесь с правилами обработки персональных данных