Успех события во многом зависит не от места проведения и увлекательной шоу-программы, а от человека, который будет взаимодействовать с гостями на протяжении всего ивента.

Ведущий влияет на настрой аудитории и общее впечатление от мероприятия. Сегодня рынок услуг переполнен подобными специалистами, поэтому важно уметь выбрать ведущего, соответствующего требованиям и компании, и самого события.

Как найти ведущего на мероприятие

Простой способ поиска кандидата — обратиться к интернету. На форумах, в тематических группах и сообществах есть масса специалистов, среди которых можно выбрать подходящего. Но вам необходимо достаточно времени и энергии, чтобы оценить всех по существу, так что при ограниченных сроках увеличивается риск пропустить достойного кандидата.

Не менее популярный способ найти ведущего — сарафанное радио. Вы можете обратиться к знакомым: друзья, подчиненные и партнеры наверняка поделятся позитивным или негативным опытом. Способ тоже имеет недостатки: ведущий, который произвел положительное впечатление на одну компанию, не обязательно понравится другой. Поэтому, запрашивая контакты специалиста, поинтересуйтесь, какой формат мероприятия он вёл: для спортивного тимбилдинга и деловой конференции вряд ли подойдет один и тот же человек.

Универсальный вариант — обратиться в event-агентство. Менеджер задаст ряд вопросов, чтобы выбрать наиболее подходящую кандидатуру с учетом формата мероприятия, бюджета и пожеланий клиента. Преимущество способа в том, что ведущие, работая в одной связке с другими подрядчиками агентства, уже знают, как взаимодействовать с конкретными диджеями, артистами, звукооператорами и световиками.

На что стоит обратить внимание при выборе ведущего

Прежде чем приступать к поиску первого лица мероприятия, необходимо определиться с форматом ивента. Вот несколько рекомендаций, которые помогут выбрать кандидата в зависимости от программы:

• активные мероприятия следует доверять человеку, который поддерживает здоровый образ жизни и разделяет интерес к спорту;

• деловые конференции или презентации продукта пройдут эффективнее в руках ведущего, способного придерживаться строгого регламента;

• корпоративные мероприятия лучше доверить специалисту, который отличается чувством юмора.

Когда формат события стал известен, необходимо определиться с бюджетом. Он играет немаловажную роль: диапазон цен на услуги ведущих варьируется от 20 тысяч рублей до нескольких тысяч евро. Вознаграждение конферансье напрямую зависит от его опыта, но самый высокий прайс имеют медийные личности.

Некоторые компании приглашают звездных ведущих, чтобы подчеркнуть свой статус и произвести впечатление на сотрудников. Не всегда подобные финансовые издержки оправданы: зачастую медийная личность не справляется с проведением HR-тимбилдинга так, как это может сделать обычный ведущий. Проблема кроется не в отсутствии профессионализма звезды, а в её специализации.

Формат ивента и примерный бюджет могут заметно сузить круг кандидатов. Далее необходимо определиться с опытом и навыками, которые должны быть у ведущего. Узнайте о них с помощью личной беседы либо запросите фото- и видеоматериалы с проведенных мероприятий.

Готовность подписать договор подтверждает профессиональные качества кандидата. В ивент-индустрии есть масса ведущих, которые работают без оформления сопутствующих документов, но лучше остановить внимание на том, кто согласен на безопасную сделку.

Специалисты рекомендуют начинать подготовку к мероприятию за 3-4 месяца, особенно если ивент планируется в преддверии масштабных событий: Новый год, 8 Марта, 23 Февраля и т.д. Это обусловлено тем, что у популярных ведущих могут быть заняты ближайшие к праздникам даты. Выбирая специалиста для проведения мероприятия, не забывайте о его загруженности.

Как провести собеседование с ведущим

Когда вы выбрали несколько кандидатов, организуйте с ними личную встречу. В первую очередь, обратите внимание на следующие факторы :

• Внешний вид. У публичного человека этот фактор напрямую влияет на отношение окружающих. Вне зависимости от формата ведущий должен выглядеть опрятно: быть аккуратно подстрижен и носить чистую одежду, соответствующую настроению события.

• Грамотная речь. Прислушайтесь, что и как произносит кандидат: не допускает ли фонетических ошибок, не использует ли жаргонизмы, слова-паразиты и нецензурную лексику, не имеет ли речевых дефектов или явного акцента.

• Личное впечатление. Обращайте внимание на детали, которые дополняют общее представление о специалисте. Манера держаться или жестикуляция в общении помогут сделать вывод о том, будет ли гостям комфортно с этим человеком.

• Умение импровизировать. Ни одно событие не застраховано от форс-мажоров. Важно, чтобы специалист вовремя мог взять ситуацию в свои руки: снял напряжение уместной шуткой или отвлек гостей, пока организаторы разбираются с проблемой. Узнайте у потенциального ведущего, бывали ли в его практике подобные случаи и как он поступал.

• Принципы работы. Выясните у кандидата, как он привык действовать на мероприятии: подчиняться организаторам или быть соавтором сценария и дополнять изначальный план на этапе подготовки.

• Интересы. Если не можете определиться с выбором из нескольких специалистов, спросите их об увлечениях, музыкальных предпочтениях и эрудиции. Преимуществом кандидата станет тот факт, что он найдет взаимопонимание с вашими гостями в этих сферах.

Зачем вообще нужны организаторы мероприятий, если можно сразу заказать ведущего

Частое заблуждение клиентов заключается в том, что в услуги конферансье входит не только проведение ивента. Полагая, что он поможет рассадить гостей, проконтролирует официантов и другие службы, заказчики не видят необходимости в услугах компании-организатора на мероприятии. 

Важно понимать, что ведущий занимается только развлекательной программой для гостей и не может одновременно контролировать работу кейтеринга, подготовку реквизита и решать другие оргвопросы. К тому же, многие специалисты отказываются сотрудничать без организаторов, потому что хотят выполнять свою работу, не отвлекаясь на задачи, которые не имеют отношения к их деятельности.