15
май

От А до Zoom: советы по планированию виртуальных событий

За четыре месяца 2020 года среди всех сервисов видеосвязи Zoom стал главной сенсацией. Акции Zoom выросли в разы за время карантина. За первый квартал 2020-го на платформе появилось больше новых пользователей, чем за весь 2019-й! Только за последний месяц количество пользователей выросло в 20 раз: с 10 млн до 200. А количество поисковых запросов в Яндексе за месяц приближается к 3 млн. Другие сервисы видеосвязи также пользуются повышенным спросом.

Без сомнения, глобальная напряженная ситуация во всем мире напрямую поспособствовала такому всплеску популярности. Большинство работодателей перевели сотрудников на удаленную работу. Врачи из разных стран виртуально проводят собрания и делятся опытом, студенты посещают видеолекции из дома, простые обыватели легко могут попасть на онлайн-вечеринку или даже концерт, а некоторые находят себе пару на «слепых» свиданиях.

Такова новая реальность, и важно вовремя под нее подстроиться. Как быстро влиться в новую онлайн-среду? Как подготовить мероприятие без красиво оформленной локации, без приятного кофе-брейка и без эмоциональной отдачи, которую ощущаешь наяву? Мы расскажем, как спланировать успешное онлайн-мероприятие: на что обратить внимание и каких ошибок избежать.


Цель и стратегия

На самом первом этапе – разработке идеи – вы должны четко определить цель и задачи вашего онлайн-ивента. Чего вы хотите достичь в итоге? Какая ваша целевая аудитория? Каких результатов вы ожидаете? Отсюда у вас появится понимание, какую платформу лучше выбрать, какой функционал вам необходим, какие сервисы нужно привлечь дополнительно (нетворкинг, обмен документами, event-агентство и пр.).


Площадка видеосвязи

Изучите возможные варианты различных платформ, выбирайте в соответствии со своими потребностями. Главное, чтобы она была удобна и проста в использовании, не требовала сложной регистрации участников, имела возможность экспорта контента в YouTube.

Протестируйте весь функционал. Изучите возможности мультимедийного обмена, интерактивных вебинаров, чатов, опросов, геймификации и других необходимых расширений.

Изучите возможные варианты различных платформ

Обратная связь

Взаимодействие и вовлеченность каждого сотрудника должны оставаться приоритетами даже в виртуальном ивенте. Для начала, будущих участников нужно замотивировать присоединиться к событию. Важно, чтобы оно было ожидаемым мероприятием, а не «добровольно-принудительным». Создайте рекламную страницу ивента, придумайте завлекающий логотип и название, краткое и емкое описание, заранее дайте ссылку на трансляцию, напомните о дате и времени. 

Обеспечьте модерацию встроенных чатов во время видеосвязи, чтобы они не были перегружены и обеспечивали обратную связь. Пригласите интересных или популярных личностей, экспертов, чтобы происходило переключение внимания. Разбавьте свое мероприятие отвлекающими деталями, чтобы удержать внимание (цитаты, видео, фото, мемы).

Важно постоянно апеллировать к участникам посредством голосования, опросов, чтобы показать важность и причастность каждого.


Безопасность превыше всего

Виртуальная среда, в которой в одно время собирается огромное количество участников – лакомая цель для незваных посетителей и хакеров. Недостаточная защита может привести к негативным последствиям – от оскорблений и агрессии в чатах до утечки персональных данных участников. Перепроверьте безопасность маршрутизатора вашего интернет-провайдера заранее, обеспечьте дополнительную защиту от хакеров при необходимости.

Безопасность превыше всего

Комфорт и приятные детали

Помните, что сеанс видеосвязи не должен превышать в среднем 3 часов, дольше участниками просто не воспринимается. Также:

  • Позвольте желающим задавать «вопросы из зала», такое взаимодействие дает понимание активного влияния на происходящее.

  • Используйте инструмент для онлайн-голосования. Это поможет вам отслеживать эффективность и эмоциональную отдачу зрителя.

  • Предложите дополнительную возможность нетворкинга (построение деловых связей). Это всегда привлекает внимание, ведь найти контакты и связь с полезными людьми в удаленном режиме стало еще сложнее. Даже простого списка гостей и спикеров уже будет достаточно, чтобы привлечь и заинтересовать тех, кому они будут полезны.

  • После окончания сессии поделитесь полезными материалами, кейсами, презентациями, фото и видео. Не забудьте записать видео трансляцию, чтобы потом ее можно было использовать на своих ресурсах.


Не бойтесь привлекать спонсоров и интегрировать их функции и предложения в свое мероприятие. Это будет выгодно не только вам, но и самим участникам, которые смогут получить какой-нибудь бонус от компании-спонсора.


Как подметила Евгения Глушенкова, исполнительный директор агентства событий «Авентура», компаниям просто необходимо быстро перестроиться, перевести в онлайн все свои рабочие инструменты. Ведь здесь не имеет значения, где находятся сотрудники, партнеры и клиенты, нужен только доступ в интернет.


Используйте новые условия по максимуму: стирайте границы, разрушайте и создавайте новые правила, выходите из зоны комфорта. Делайте каждого участника события (даже если их тысячи) действующим лицом вашего мероприятия. И тогда вы получите продуктивные ивенты высокого качества даже во время мирового кризиса. А наши сотрудники с радостью помогут вам с организацией любого события и сделают это на высшем уровне. Создадим новую реальность вместе?..



Смотрите также

Подпишитесь на рассылку:

Раз или два в месяц мы отправляем дайджест с самыми популярными статьями.

Мы делимся лайфхаками, основами и нюансами процесса организации мероприятий различного масштаба. Интересно?