июн

Как организовать деловое мероприятие

Деловые мероприятия — это не только часть корпоративной культуры у множества компаний, но инструмент событийного маркетинга. Такие ивенты помогают решить различные бизнес-задачи, выбрать методы эффективного менеджмента и пиара, скорректировать стратегические планы бренда. Также они способствуют развитию проектов и формированию рабочих команд.

Сегодня поговорим о том, какими бывают деловые мероприятия и как правильно их организовать.

Цели и задачи деловых мероприятий

Обмен профессиональными знаниями: обсуждение кейсов и трендов в области науки, технологий, HR, рекламы и пр.;
Внутренняя презентация проектов и бизнес-процессов либо медийное представление новых продуктов и услуг;
Увеличение целевой аудитории: знакомство потребителей с брендом;
Трансляция основных ценностей бренда, философии и миссии;
Расширение бизнес-контактов через поиск партнеров, подрядчиков и инвесторов или укрепление текущих деловых отношений;
Обучение и прокачивание soft skills: развитие навыков коммуникации, командной работы, бизнес-этикета, самопрезентации и т.д.;
Формирование позитивного имиджа бренда и укрепление экспертной репутации в профессиональном сообществе;
Привлечение внимания средств массовой информации к бренду и рост популярности в широких кругах: рассказ об истории и успехах компании, представление новинок отрасли и производства;
Поиск новых точек роста и развития: перспектив сотрудничества, отраслей производства, площадок для продаж и т.п.;
Увеличение спроса на продукцию и услуги, среднего чека, доходов компании;
Снижение уровня конфликтности внутри рабочих команд коллектива, выявление лидеров и исполнителей, поиск новых инструментов мотивации.

Виды деловых мероприятий и их особенности

Существует множество классификаций бизнес-ивентов, которые учитывают круг их участников, масштаб, степень официальности и т.д. Например, внутренние деловые мероприятия нужны для работы с коллективом, а внешние — подразумевают взаимодействие не только с сотрудниками. Официальные ивенты организуют для достижения конкретных договоренностей и подписания бумаг, а неформальные — для налаживания общения и досуга.

Вне зависимости от поставленных задач и сложностей организации в современной ивент-индустрии выделяют несколько типичных форматов бизнес-мероприятий. Рассмотрим их подробнее.

Презентация

Подразумевает представление брендом какого-то конкретного новшества, будь то товар, услуга или технология. Часто презентация заключается в выступлении 1-2 спикеров, но обязательно включает качественное визуальное сопровождение. Цель презентации — максимально заинтересовать, создать ажиотаж, удивить и продать. Отсюда и необходимость говорить на языке целевой аудитории, учесть ее боли и показать все выгоды.

Конференция

Это большое собрание, ориентированное на участие представителей разных организаций либо всех филиалов крупной корпорации. На конференции люди обмениваются опытом, рассказывая об особенностях своего бизнеса, региональных успехах, современных тенденциях и пр. Конференция способна привлечь внимание СМИ, а значит, поспособствует поиску партнеров и клиентов. Бизнес-конференции могут проводиться и онлайн, но их программа остается неизменной: выступления спикеров чередуются с обсуждениями, а потом завершаются фиксацией основных тезисов и подведением итогов.

Семинар

Бизнес-семинар похож по механике на конференцию, но подразумевает в разы меньше участников и ориентацию на сотрудников одного коллектива. Часто это выглядит как интерактивный практикоориентированный деловой ивент, где работники взаимно обучают друг друга через небольшие презентации, доклады или мини-лекции. Дискуссия — также важный элемент для семинара. В области ивент-маркетинга встречаются и открытые семинары, которые компания проводит для всех желающих, чтобы прорекламировать свою деятельность.

Тренинг

Это корпоративные образовательные и, как правило, узкоспециализированные мероприятия, призванные повысить профессионализм работников и способствовать их личностному развитию. Тренинг подразумевает работу с опытным ведущим (бизнес-тренером) — экспертом в конкретной теме. Часто это мероприятие может иметь интерактивную основу, т.е. проводиться как бизнес-игра с назначением ролей и проигрыванием определенных моделей поведения. Тренинги могут быть ориентированы и на hard skills (например, учить продавать), и на soft skills (например, прокачивать ораторское мастерство).

Выставка

Мероприятие, тематически схожее с презентацией, но более глобальное. Если презентация может быть частью другого ивента (например, юбилея компании или открытия магазина), то выставка рассматривается как отдельное событие, в котором обычно участвует множество компаний. Выставки могут быть региональными, всероссийскими и международными. Они помогают найти покупателей, изучить конкурентов и громко заявить обо всех своих успехах и фишках. Выставки длятся от пары дней до нескольких недель, поэтому всегда отличаются качественным и разнообразным техническим оснащением (стенды, стеллажи, витрины и пр.).

Прием

Деловые приемы могут иметь форму бизнес-завтраков, ланчей, фуршетов и т.д. Их организуют для партнеров, клиентов, инвесторов, СМИ и пр. Прием, как правило, неформален, поскольку на нем предстоит наладить отношения, и может быть элементом другого события, к примеру, многодневного форума. Нередко приемы устраивают в честь приезда коллег из-за рубежа, после подписания важного контракта и т.д.

Круглый стол

По своим задачам это мероприятие похоже на конференцию или семинар, но акцент смещается здесь со спикеров на всеобщее обсуждение. По сути это совещание, но в свободной форме. Все участники круглого стола имеют равный вес и право высказаться по конкретной теме. Задача ивента, как правило, отыскать эффективное решение какой-либо проблемы или же собрать максимум идей. Часто круглые столы становятся способом формирования брендового имиджа и привлечения медиа, поскольку устраиваются компаниями по очень актуальным вопросам и с приглашением известных деятелей науки, бизнеса, политики и пр.

Разумеется, это далеко не полный перечень мероприятий, которые могут использоваться компаниями для решения различных бизнес-задач. В ивент-отрасли также востребованы сегодня съезды, форумы, пресс-конференции, брифинги, фокус-группы, конгрессы, симпозиумы, дни открытых дверей и т.д. Многие из этих мероприятий находятся на стыке деловых, научных, рекламных и корпоративных событий, что является совершенно нормальным и помогает брендам закрывать разные задачи.

Этапы организации деловых мероприятий

Определение ключевых моментов. В самом начале надо установить цель ивента, очертить круг участников, подумать над продолжительностью и масштабом события. Всё это поможет сформировать бюджет, смету и план действий.
Разработка идеи. Концептуальный подход к бизнес-мероприятию поможет уточнить дальнейшую техническую подготовку и разработать программу. Важно понять, из каких частей (форм активностей) будет состоять событие, и заранее смоделировать итоги, с какими каждый участник должен покинуть площадку.
Подготовка. Сюда обязательно входят поиск площадки (конференц-зал, гостиница, ресторан и т.д.), корпоративное/тематическое оформление и зонирование локации, доставка и настройка звука и света, а также мультимедиа, аренда мебели, подготовка полиграфии и сувениров, решение вопросов кейтеринга, проживания, трансфера. Не менее важным является подбор ведущих, модераторов, тренеров, спикеров и работа с ними.
Промоушен. Если цель делового мероприятия привлечь внимание, необходимо работать над рекламой ивента. Здесь в ход идут различные инструменты: оригинальные приглашения и пресс-конференции со СМИ, анонсы у блогеров, реклама по радио и телевидению и т.д.
Проведение ивента. В день мероприятия важно проконтролировать встречу и размещение всех гостей, следование программе и таймингу, работу техники и наличие запасных планов на случай форс-мажоров. Важно организовать событие так, чтобы на него не повлияли плохие погодные условия, транспортный коллапс на дорогах и т.д.
Постпродакшн. В финале мероприятия полезно собрать обратную связь ото всех участников. Кроме этого, стоит заняться обработкой фото- или видеоконтента с ивента, чтобы дополнить им официальные отчеты либо рассказы о событии на официальном сайте, в социальных сетях, на площадках партнеров и в СМИ.

Почему стоит доверить бизнес-мероприятия нам?

Внушительный опыт и широкая география. Более 10 лет мы организуем B2B-мероприятия не только в России, но за ее пределами.
Работа с современными технологиями. Мы любим экспериментировать и постоянно разрабатываем новые онлайн-форматы и программы гибридных мероприятий.
Большая команда и надежные партнеры. Мы организуем мероприятия под ключ, поэтому быстро находим подрядчиков, а также имеем собственную техническую базу.
Уважение и ответственность. Мы честны со своим клиентами в обсуждении цен и условий организации мероприятий, внимательно подходим к реализации деталей и не подводим со сроками, всегда придерживаясь утвержденного плана.