Организация и проведение пресс-конференций

Пресс-конференция — ответственный процесс, который требует от вас профессионализма и знаний всех тонкостей по созданию таких ивентов.

Для начала нужно определить тему пресс-конференции. Написать сценарий и план с четкими таймингами, которых нужно придерживаться все время. Для подбора площадки нужно учесть количество приглашенных гостей, журналистов, рекламных агентов и так далее.

Форматы проведения пресс-конференций

У такого ивента есть несколько форматов, каждый из которых подойдет на определенный момент развития бизнеса.

Пресс-конференция

Встреча с журналистами. Возможность высказаться по тому или иному вопросу. Она нужна, чтобы журналисты смогли получить комментарии по интересующим вопросам у труднодоступных спикеров.

Пресс-брифинг

Почти то же самое что и пресс-конференция, но сильнее ограничен по длительности. Он нужен для того, чтобы дать журналистам комментарии или быстро высказаться по любой ситуации.

Пресс-ланч

Неформальный вид пресс-конференций, при котором пресса встречается с директорами/управляющими компаний, чтобы получить комментарии по поводу новых продуктов или услуг.

Пресс-тур

Этот ивент подходит для компаний, которые хотят поближе показать себя целевой аудитории и рассказать о себе. Большое мероприятие, на которое, как правило, приглашают много журналистов из других стран и городов.

Круглый стол

Ивент, который нужен, чтобы обсудить проблему, требующую немедленного разбирательства. На нем обычно СМИ получают комментарии от руководителей компании.

Лучше выбирать локации больше, чтобы всем хватило место и у людей оставалось свободное пространство. Продумайте зоны отдыха и кофе-брейки, фотозону, место встречи гостей. Стоит отметить, что в списках гостей нужно указывать также номера машин, на которых они приедут, чтобы не произошло недопониманий.

Вся аппаратура должна быть исправна. Ее мощности должно хватать на выбранный вами зал. Это можно проверить при первой репетиции мероприятия. Разберите на ней вопросы, которые могут задать спикерам, а еще лучше отрепетировать ответы на «неудобные» вопросы от журналистов.


Этапы организации пресс-конференции

Для того чтобы пресс-конференция прошла хорошо и надолго запомнилась вашей аудитории, нужно придерживаться правил. Они помогут не только структурировать ивент на бумаге, но и будут держать все под контролем до самого конца ивента.

Регистрация и встреча приглашенных журналистов

Начало конференции, представление всех спикеров

Знакомство с ведущим мероприятия

Выступление докладчиков

Перерыв (если спикеров много)

Продолжение выступления

Ответы на вопросы СМИ

Закрытие мероприятия

Фото и видео
Наши принципы
Открытость
Мы ведем честную и открытую работу. Не в наших интересах что-то скрывать от заказчика. Мы всегда открыты для новых идей и предложений. Также мы готовы предоставлять клиенту отчеты о проделанной работе, максимально прозрачно обрисовывая реальное положение дел.
Актуальность
Мы представляем клиенту только нужную и актуальную на сегодняшний день информацию. Планируя каждое мероприятие, мы подбираем индивидуальный и оригинальный сценарий, ведь как говорится то, что сработало вчера, не обязательно сработает сегодня, и уж точно не сработает завтра.
Целостность
Создавая событие, мы представляем, как оно будет выглядеть в конечном итоге. Мы продумываем всё до мелочей, включая варианты развития событий, а также риски и угрозы, связанные с внешними факторами. Поэтому, чтобы мероприятие удалось, оно должно быть целостным, гармоничным, организованным и тщательно продуманным.
Работа в команде
Только работа в команде гарантирует организованность, оперативность, взаимопонимание и согласованность, что немаловажно для проведения события. В процессе организации мероприятия мы сотрудничаем с клиентом, который также становится частью сплоченной команды.
Ответственность
Для клиента нет ничего важнее уверенности в том, что его мероприятие пройдет на высшем уровне. В свою очередь, мы гарантируем ответственное исполнение на каждом этапе создания мероприятия.